30 Modèles De Factures Pro Forma Gratuits [Excel, Word, PDF]

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L’objectif d’un modèle de facture pro forma est de s’assurer que les deux parties sont sur la même longueur d’onde au sujet d’un accord envisagé à des fins commerciales.

Modèles de Factures Pro Forma

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

Pro forma s’applique aux factures incomplètes. Cela signifie qu’un exemple de facture pro forma n’a pas de numéro de facture. C’est une exigence pour toutes les factures légales. De plus, cette facture n’est qu’un devis ou une estimation où vous décririez les biens ou services que vous vous engagez à vendre.

Un modèle de facture pro forma comprend également les prix des services ou des biens. Avec cette facture entre leurs mains, les clients potentiels ont un aperçu des coûts des produits ou services afin qu’ils puissent prendre une décision.

Quelle est la différence entre une facture et une facture pro forma ?

Une facture est un outil commercial qui contient généralement le montant total des services ou des produits dus au client alors qu’une facture pro forma est simplement une déclaration du vendeur pour fournir des services ou des produits au client à une date et une heure définies.

Échantillons de factures Pro Forma

Pourquoi avez-vous besoin d’une facture pro forma?

L’importance d’un échantillon de facture pro forma devient évidente lorsque deux entreprises envisagent de faire des affaires ensemble pour la première fois, ainsi que pour des transactions d’importation ou d’exportation. Voici quelques raisons pour lesquelles vous avez besoin de cette facture:

  • Pour fournir des détails
    Ce type de facture précise tous les détails de votre transaction afin que le client connaisse le montant exact qu’il paiera et à ce titre, il ne laisse aucun risque de confusion ou de malentendu. De plus, la facture vous aide à conclure des transactions car elle met les clients à l’aise quant aux conditions de votre transaction.
  • Il permet de permettre le paiement
    Une utilisation importante d’un exemple de facture pro forma est de garantir un crédit au client pour l’achat des biens ou services que vous proposez. Si vous avez des acheteurs internationaux, ils peuvent utiliser ce crédit avant d’expédier les marchandises. Sans la facture, de nombreuses transactions internationales n’ont même jamais lieu.
  • Pour franchir les frontières
    Vous pouvez utiliser la facture pour sécuriser les factures consulaires, les documents douaniers et pour déterminer les valeurs d’expédition nécessaires au calcul des taxes d’importation et des droits de douane. Cela s’applique à de nombreux pays du monde entier. Avec ce document en main, les personnes impliquées peuvent traiter la paperasse, réduisant ainsi le temps total de transit.
  • Il accélère la facturation
    Une facture commerciale peut être rapidement finalisée puis expédiée à un client pour les paiements dès que vous avez finalisé la facture pro forma.

Ce type de facture nécessite-t-il un paiement ?

Le service des comptes fournisseurs du client peut émettre un paiement anticipé sur un document réel en utilisant le modèle de facture pro forma que vous avez fourni. La présence de cette facture évite toute confusion quant au montant ou à ce qu’ils doivent.

Une fois la transaction terminée, vous pouvez faire référence au numéro de facture sur une facture standard. Cela évite toute duplication des paiements par le client.

Exemples de factures Pro Forma

Comment créer une facture pro forma ?

Bien que le modèle de facture pro forma ne soit pas utilisé par les services des Comptes fournisseurs ou des Comptes clients, il reste un document officiel et vous, en tant que vendeur, êtes légalement lié à ses conditions générales.

L’exemple de facture pro forma est une offre de vente que vous ne devez pas sous-évaluer. Voici les étapes pour vous guider lors de la création de ce document:

  • Commencez par l’en-tête
    La première partie du document est l’en-tête et elle doit contenir les mots « Facture Pro Forma. »Vous pouvez également inclure le nom et le logo de votre entreprise. Ceux-ci font ressortir votre entreprise.
    Dans presque tous les cas, vous imprimez le formulaire de facture sur le papier à en-tête officiel de l’entreprise et devez déjà inclure les informations mentionnées. Indiquez ensuite vos coordonnées, puis la date à laquelle vous avez créé la facture et la date d’expiration.
  • Les coordonnées de l’acheteur
    Les informations suivantes doivent concerner votre acheteur, notamment son nom, son numéro de téléphone, son adresse postale, le nom de sa société et l’adresse e-mail de sa société.
  • Ajoutez le numéro de facture
    Chaque facture nécessite un numéro et vous utiliserez ce numéro pour référencer les informations comptables de votre entreprise et celles de votre acheteur. Le système de numérotation que vous choisissez est votre décision. Vous pouvez commencer où vous voulez, tant que vous avez des nombres séquentiels.
  • Indiquez la raison pour laquelle vous exportez les marchandises
    Si vous prévoyez d’utiliser la facture pour exporter des marchandises, vous devez expliquer dans la facture la raison pour laquelle vous les exportez.
  • Incluez les informations d’expédition
    Indiquez le mode de transport, le nombre de colis que vous prévoyez d’envoyer et le poids brut total de l’envoi.
  • Créer une ventilation détaillée des frais
    Il est nécessaire de décomposer l’envoi et d’entrer dans les détails spécifiques. Vous devez être aussi détaillé que possible.
    La plupart des factures pro forma ne sont pas acceptées parce que les informations fournies n’étaient pas importantes pour les acheteurs ou que le vendeur n’a pas informé les acheteurs de tout ce qu’ils devaient savoir. Plus vous êtes précis avec les détails, moins il y a de chances que l’acheteur opte pour un autre fournisseur.
  • Indiquez des détails tels que l’expédition, les taxes et le montant total dû
    Avant de faire des calculs sur les taxes de vente appropriées, vous devez d’abord vérifier les lois fiscales. N’oubliez pas d’inclure les frais de manutention et d’expédition nécessaires. Pour les exportations, cela inclut généralement les droits de douane perçus par l’un ou l’autre des pays. Indiquez le montant total et assurez-vous de l’indiquer clairement dans votre facture.
  • Ajouter le pied de page
    Utilisez cet espace pour inclure des informations supplémentaires, comme votre politique de retour ou votre garantie sur les marchandises que vous vendez. Enfin, et aussi important, n’oubliez pas de remercier le client pour son entreprise. Rappelez-vous la valeur de faire preuve d’un peu de courtoisie.
  • Envisagez d’inclure des articles supplémentaires si vous voyez qu’il y a un besoin pour ces
    Les factures créées pour un usage commercial international doivent inclure des informations telles que le numéro de référence de l’acheteur, la date de la demande, le prix de chacun des articles, le point de livraison, les détails d’assurance, les frais de douane et d’expédition et la date d’expédition estimée de l’aéroport ou du port.
    Si vous téléchargez un modèle, vous pouvez modifier votre modèle de facture de manière appropriée si votre entreprise a besoin de champs d’informations supplémentaires.