5 Étapes pour Commencer un Nouveau Ministère

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Construire un ministère et le voir bénir votre communauté peut être extrêmement gratifiant. Peut-être représentez-vous une organisation existante qui aimerait démarrer une nouvelle entreprise, ou peut-être êtes-vous un individu qui envisage de lancer un ministère à partir de zéro. De toute façon, le processus de démarrage peut être complexe. Suivez ces directives pour que les choses se passent plus facilement.

Couvrez les bases

Chaque ministère commence par une idée et un groupe d’individus qui s’engagent à la faire avancer. La première étape consiste à affiner le concept de votre entreprise. Ensuite, faites un plan et créez les documents fondateurs de votre organisation.

Voici quelques considérations à garder à l’esprit lorsque vous et votre personnel vous préparez à servir la communauté.

Affinez votre idée. américain. L’administration des petites entreprises recommande de déterminer qui votre organisation vise à aider, de créer un calendrier d’objectifs raisonnables et de s’assurer que vous disposez des ressources nécessaires pour réussir.

Organisez-vous. Décidez de la structure juridique de votre organisation. Considérez que pour des raisons financières et fiscales, vous devrez peut-être bientôt demander le statut 501 (c) (3)). Pour être admissible à ce statut, votre ministère doit être une fiducie, une société ou une association. Pour plus d’informations sur la façon d’obtenir le statut 501(c)(3), consultez la section « Établissez votre ministère » de cet article.

Tenez compte de tous les coûts liés au démarrage de votre organisation et assurez-vous de disposer d’un financement suffisant. Pour éviter les difficultés financières, mettez de côté suffisamment d’argent pour au moins trois mois d’opérations. Voici quelques dépenses à considérer avant de lancer votre ministère:

  • Frais de demande et de consultation
  • Achat ou location d’une installation
  • Mobilier, équipement et fournitures
  • Services publics et entretien
  • Paie et assurance

Créez les documents fondateurs de votre ministère. Rédigez un énoncé de mission et des règlements administratifs pour communiquer le but et la structure de votre ministère.

Un énoncé de mission doit communiquer les principes fondamentaux de votre organisation. Incluez des références caritatives et bibliques dans la déclaration, car cela vous aidera dans votre demande 501 (c) (3) plus tard.

Les règlements administratifs servent de cadre pour définir la structure et les processus décisionnels de votre ministère. Vous pourriez être tenu légalement responsable du non-respect de vos règlements, alors définissez clairement les procédures et suivez-les de manière cohérente. Faites examiner et approuver tous les documents fondamentaux par un avocat agréé localement avant de les mettre en vigueur.

Réunissez un conseil d’administration. Lorsque vous recrutez un conseil d’administration, n’oubliez pas que votre organisation peut bénéficier du leadership d’experts dans des domaines liés aux activités du conseil. Demandez le soutien de personnes qui croient en votre ministère et qui ont des antécédents professionnels liés à la finance, au droit, à la construction et aux affaires. Lors de sa première réunion, votre conseil d’administration devrait approuver des règlements administratifs, un budget et un calendrier pour atteindre des objectifs mesurables. Les documents fondateurs et les procès-verbaux de cette réunion doivent être conservés indéfiniment pour votre référence — et au cas où ils seraient nécessaires au tribunal.

Établissez votre ministère

Une fois que vous et votre conseil d’administration avez un plan, il est temps d’établir officiellement votre ministère aux yeux de votre État. Cela peut sembler intimidant au début, mais vous pouvez aider à lisser le processus en soumettant des informations complètes et exactes. Voici quelques lignes directrices :

Inscrivez-vous et incorporez votre ministère. De nombreux ministères choisissent de se structurer en sociétés. Structurer votre ministère comme une société peut le faire:

  • Vous aider à affiner le but, les procédures et la vision de votre entreprise.
  • Faites en sorte que votre ministère soit admissible à des subventions et à des tarifs postaux spéciaux.
  • Donnez à votre conseil d’administration la possibilité de protéger les personnes impliquées dans votre ministère contre toute responsabilité individuelle en cas d’accident.

Pour démarrer le processus d’incorporation, vous devez ::

  • Soumettez le nom légal et les statuts constitutifs de votre organisation à votre secrétaire d’État. Le nom de votre ministère identifie votre ministère et ce qu’il représente.
  • Utilisez un moteur de recherche à but non lucratif pour vous assurer que votre nom n’est pas déjà pris. Ou, votre secrétaire d’État peut effectuer la recherche pour une somme modique.
  • Recherchez les exigences de votre État pour ce que vos statuts doivent contenir. Une fois terminé, soumettez le document à votre secrétaire d’État avec les frais nécessaires.

Pour demander officiellement le statut de société, un ministère soumet généralement ses statuts constitutifs au Secrétaire d’État de son État.

Demandez un numéro d’identification d’employeur (EIN). Une fois que votre secrétaire d’État a accepté vos statuts constitutifs, l’étape suivante consiste à demander un numéro d’identification d’employeur (EIN) à l’IRS. Un EIN permet à votre ministère d’ouvrir une boîte postale et de déposer des formulaires fiscaux. Vous pouvez demander un EIN en ligne, par fax, par courrier ou par téléphone.

Enquêter sur le statut d’exonération fiscale. Remplissez l’une des trois instructions ci-dessous en fonction du scénario qui décrit le mieux votre ministère:

  • Si vous démarrez une église, l’IRS et le gouvernement de votre État peuvent déjà reconnaître votre institution comme exonérée d’impôt, bien que le dépôt de documents puisse être requis dans certains cas. Consultez un avocat agréé localement pour connaître les exigences qui s’appliquent. Si votre avocat confirme que l’IRS et votre État reconnaissent votre Église comme exonérée d’impôt, passez à la section « Développez votre équipe ».
  • Si votre entreprise fait partie d’un ministère existant, vous avez peut-être déjà le statut 501(c)(3). Demandez à votre avocat de vous assurer que c’est le cas. Si c’est le cas, passez à la section « Développez votre équipe « . Si ce n’est pas le cas, suivez les instructions de la section  » Fichier pour le statut exonéré d’impôt  » ci-dessous.
  • Si vous commencez un nouveau ministère autre qu’une église, vous devrez soumettre une demande de statut d’exonération fiscale. Suivez les directives ci-dessous.

Fichier pour le statut d’exonération d’impôt. Votre demande de statut 501 (c) (3) devrait inclure une douzaine de parties, y compris le formulaire IRS 1023, votre certificat de formation, vos règlements administratifs, votre EIN, tous les frais nécessaires, un budget proposé pour les deux prochaines années et un résumé de la façon dont votre ministère profite à la communauté.

En recevant le statut 501(c)(3), le revenu lié au ministère de votre organisation sera exonéré d’impôts fédéraux. Les dons aux organisations 501(c)(3) sont déductibles d’impôt. Ce statut peut également vous permettre d’économiser de l’argent sur des taxes d’État, locales et d’emploi réduites, ainsi que des tarifs postaux réduits.

Votre ministère aura la possibilité d’ouvrir un compte bancaire une fois qu’il aura reçu un EIN. Cependant, il peut être préférable d’attendre que vous receviez le statut 501 (c)(3), car les comptes bancaires exonérés d’impôt ont des frais réduits et d’autres avantages. Si votre organisation possède déjà un compte bancaire, demandez à votre banque de le remplacer par un compte exonéré d’impôt lorsque vous recevez le statut 501(c)(3).

Une fois que votre organisation a reçu une exemption des taxes fédérales, travaillez avec un avocat agréé localement pour demander une exemption des taxes de l’État.

Développez votre équipe

L’ajout d’employés et de bénévoles peut accroître la capacité de votre ministère à apporter des changements positifs dans la communauté. Remplissez les documents nécessaires, respectez la loi et créez un processus de paie fiable pour établir une base de confiance avec vos nouveaux employés.

Préparation à l’ajout de votre premier employé. En plus d’obtenir un EIN, votre ministère doit prendre quelques mesures supplémentaires pour être prêt pour votre premier employé:

  • Demandez à votre comptable si vous devez vous inscrire auprès des agences fiscales nationales et locales. Des sociétés de traitement de la paie comme MinistryWorks® de Brotherhood Mutual pourraient vous aider dans cette tâche.
  • Créez un grand livre ou une feuille de calcul électronique pour vous aider à suivre la paie et les impôts de votre ministère.
  • Visitez les États-Unis. Page des affiches en milieu de travail de la Small Business Administration pour savoir si votre organisation est tenue d’accrocher des affiches informant les employés des lois du travail.
  • Configurez des périodes de paie en fonction des lois de votre État.
  • Créer un manuel de l’employé qui comprend les politiques et les attentes en milieu de travail pour les employés du ministère. Un avocat agréé localement devrait examiner et approuver ce manuel.
  • Achetez une police d’assurance contre les accidents du travail. Vous pouvez être légalement tenu d’avoir une politique en place avant de commencer à embaucher.

Restez conforme après l’embauche. Il est essentiel de suivre les lois du travail et les codes fiscaux. Ne pas le faire peut entraîner des amendes et des pénalités sévères. Voici quelques directives clés pour vous aider à rester conforme:

  • Demandez à chacun de vos nouveaux employés de remplir un formulaire I-9 dans les trois jours suivant le début du travail. Le gouvernement utilise ce document pour vérifier l’admissibilité d’un employé à travailler aux États-Unis.
  • Demandez à chacun de vos employés de remplir un formulaire W-4, qui aidera votre organisation à retenir le montant exact de l’impôt fédéral sur le revenu de la rémunération de chaque employé.
  • À la fin de chaque année, remplissez un formulaire W-2 pour chaque employé. Ce document informe le gouvernement sur le salaire, le salaire et les informations fiscales de l’employé de l’année écoulée. Soumettez une copie du W-2 de chaque employé à l’IRS – et à l’employé — au plus tard le 31 janvier de chaque année.
  • Conservez des copies des trois documents énumérés ci-dessus pour tous les employés actifs et conservez les dossiers de chaque individu dans un endroit sécurisé jusqu’à trois ans après qu’ils cessent de travailler pour votre organisation. Enregistrez également un enregistrement des dépôts fiscaux de votre ministère par date.
  • Signalez tous les employés nouvellement embauchés ou réembauchés à votre répertoire d’État dans les 20 jours suivant l’embauche. Les gouvernements des États recueillent ces informations pour les aider à prendre des décisions législatives.
  • Demandez à votre comptable si vous devez préparer le formulaire 941, qui est soumis sur une base trimestrielle pour informer l’IRS des salaires des employés et des impôts retenus.

Pour obtenir de l’aide supplémentaire pour le traitement de la paie et les charges sociales, consultez nos ressources MinistryWorks.

Gérer les entrepreneurs indépendants. Votre ministère peut employer des entrepreneurs indépendants, tels que des évangélistes itinérants. La différence juridique entre les entrepreneurs et les employés n’est parfois pas claire. Consultez votre avocat pour obtenir des éclaircissements. Demandez à un consultant en comptabilité comment retenir correctement les impôts des entrepreneurs. Consultez nos ressources de gestion des employés et des bénévoles pour plus d’informations.

Gérer les risques

Lorsque vous ouvrez les portes de votre ministère et invitez la communauté à entrer dans votre immeuble, il y a un risque accru de blessures, de dommages matériels et de poursuites judiciaires. Ces risques peuvent peser lourdement sur l’esprit du personnel et des administrateurs du ministère, mais la gestion proactive des risques libère votre équipe pour se concentrer davantage sur la sensibilisation.

Examinez les options d’assurance. Envisagez de souscrire les types d’assurance suivants pour votre ministère:

  • Couverture des biens et de la responsabilité civile
  • Couverture automobile commerciale pour les véhicules appartenant au ministère
  • Couverture des accidents du travail et de la responsabilité de l’employeur
  • Couverture de responsabilité globale / excédentaire (protection supplémentaire en fonction des besoins de votre organisation)
  • Couverture des paiements médicaux (couverture pour les blessures médicales subies par des non-employés)

Trouvez le bon agent et la bonne politique. Votre agent d’assurance peut être un partenaire important pour aider votre ministère à gérer les risques. Votre agent devrait aider votre organisation à trouver les couvertures minimales dont elle a besoin pour se conformer à la loi et devrait recommander des couvertures supplémentaires pour répondre aux besoins de votre ministère. Un bon agent d’assurance peut également aider à minimiser les risques en inspectant votre établissement pour détecter les risques pour la sécurité et en fournissant des documents d’éducation et des ressources.

Commencez par rechercher un agent spécialisé dans l’assurance des ministères. Cela peut exclure les agents de votre région immédiate, mais il est important de choisir un agent qui comprend les préoccupations spécifiques et les besoins d’assurance des ministères. De nombreux agents traditionnels offrent des polices standard qui ne couvrent pas les débordements du baptistère, les bris de verre illimités ou les risques liés au conseil pastoral.

Recherchez un agent « indépendant » et non  » captif. »Un agent captif est un employé d’une seule compagnie d’assurance. Les agents indépendants vendent des produits d’assurance de plusieurs sociétés, ce qui leur donne la flexibilité de choisir les produits qui conviennent le mieux à votre organisation.

Lorsque vous envisagez un agent, demandez une liste des clients du ministère de l’agent qui peuvent servir de références. Ces références fournissent une connaissance de première main du service à la clientèle et du niveau d’expérience de l’agent.

Faites également des recherches lorsque vous envisagez de créer une nouvelle compagnie d’assurance. Parlez à des collègues du ministère de votre région qui ont des politiques avec le transporteur et consultez les évaluations des consommateurs d’un service réputé comme A.m. Best.

Évaluer les risques. Lorsque vous travaillez avec votre agent d’assurance pour décider de la couverture dont votre ministère a besoin, tenez compte des questions suivantes:

  • Quels types de pertes sont les plus probables? Inspectez vos terrains, votre équipement, vos véhicules et l’horaire du programme. Prédisez les types de pertes que votre organisation est le plus susceptible de subir.
  • Quels sont les atouts de votre ministère? Votre agent peut vous aider.
  • Dans quelle mesure votre organisation est-elle à l’aise d’assumer des risques? Certains ministères sont à l’aise avec un degré de risque élevé, tandis que d’autres préfèrent une stratégie d’assurance plus conservatrice.

Adoptez les meilleures pratiques

Votre ministère a commencé comme une idée, et après beaucoup de travail acharné, vous avez maintenant le cadre d’une entreprise réussie. Voici quelques considérations finales à garder à l’esprit lorsque vous et votre personnel vous préparez à servir la communauté:

Favoriser la transparence. Bâtissez une réputation d’intégrité en encourageant la transparence dans l’ensemble de votre organisation, à commencer par votre conseil d’administration. Examinez les décisions financières à chaque réunion du conseil d’administration et encouragez les membres à poser des questions. Un membre du conseil d’administration utilisant les fonds du ministère pour employer sa propre entreprise contractante n’est pas le genre d’histoire qui aidera votre ministère à établir une réputation honorable.

Tenir les règlements à jour. Assurez-vous que votre personnel et votre conseil d’administration connaissent bien les règlements administratifs de votre ministère. Est-ce que tout le monde dans votre organisation comprend qui a le pouvoir de prendre des décisions d’embauche et de licenciement? Est-il clair comment les décisions financières sont prises?

Lorsque votre organisation commence à fonctionner, vous devrez peut-être modifier certaines procédures opérationnelles. Mettez à jour vos règlements administratifs pour tenir compte de ces changements, afin que toutes les personnes impliquées dans votre ministère comprennent comment il fonctionne. Assurez-vous que tous les changements aux règlements sont examinés et approuvés par un avocat agréé localement.

Comprendre la LSF. La Fair Labor Standards Act (FLSA), une loi créée principalement pour les entreprises, s’applique également à de nombreux ministères. La LSF régit le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires, l’emploi des mineurs et d’autres questions. Parcourez nos ressources pour savoir comment la LSF peut affecter votre ministère.

Déclarer les revenus provenant d’activités non ministérielles. À mesure que votre organisation grandit, vous pouvez ajouter des sources de revenus provenant d’activités non ministérielles, comme un café ou une librairie. Demandez à votre avocat si les revenus de ces activités sont assujettis à l’Impôt sur le revenu des entreprises non liées (UBIT).

Protéger les enfants et les jeunes. Lorsque vous travaillez avec un tout nouveau personnel, le dépistage des antécédents et la gestion vigilante sont des mesures de sécurité importantes. Encouragez votre personnel à signaler tout incident qui semble étrange ou suspect. Apprenez à votre personnel à signaler les lois relatives à la maltraitance des enfants et à d’autres crimes, ainsi que la procédure interne de votre organisation pour signaler les incidents.

S’adapter aux risques changeants. Au début, certains ministères essaient d’économiser de l’argent en choisissant des polices d’assurance minimales. Mais à mesure que votre ministère se développe, vous risquez de sous-assurer vos bâtiments, vos biens et vos personnes. Restez en contact avec votre agent d’assurance. Ajoutez et mettez à jour des couvertures au besoin pour protéger votre organisation. Besoin d’un agent? Nous vous aiderons à en trouver un ici.