Ce qu’il faut inclure dans votre Contrat de conception graphique

Lorsque vous faites votre marque en tant que graphiste indépendant, vous vous lancez dans les affaires avec vous-même. Oui, il est important de concevoir des logos convaincants ou de concrétiser la vision du client. D’un autre côté, cependant, les prouesses de design à elles seules ne mèneront pas à une carrière réussie. Construire une base de clients, vous commercialiser et protéger votre travail sont des pièces importantes du puzzle. Cependant, rien n’est peut-être plus important que de garantir légalement les conditions et les paiements en rédigeant un contrat de conception graphique concis mais complet.

Si vous commencez à travailler sans avoir recours à un contrat, il est très possible de vous faire court—circuiter par les clients, aussi professionnels soient-ils. Il suffit d’un seul projet et de dizaines d’heures de travail à perdre pour qu’un graphiste freelance comprenne l’importance d’un contrat de design. Mais la rédaction d’un contrat est un exercice d’équilibre — vous ne voulez pas effrayer les clients avec un document totalisant 40 ou 50 pages (vous voulez également couvrir toutes vos bases).

Lorsque vous rédigez votre contrat principal, vous voudrez enregistrer une copie du modèle et la modifier si nécessaire au cas par cas. Mais d’abord, parlons de ce qu’il faut inclure dans un contrat de conception graphique.

Faites simple, mais ne coupez pas les coins ronds

Si vous consultez un avocat ou demandez à un professionnel du droit de rédiger un contrat général pour votre travail à la pige, vous risquez de vous retrouver avec quelque chose de « jargon juridique », ce qui pourrait brouiller votre sens et décourager les clients. Il s’agit d’un contrat de conception graphique — l’objectif doit toujours être une communication claire et directe que les deux parties comprennent. Un bon contrat est solide, mais il décompose toujours les informations à une taille gérable, sans remplissage inutile.

AIGA a une Forme d’accord standard pour les Services de conception, sur son site contenant toutes les informations que vous auriez besoin d’inclure dans un contrat de conception. Maintenant, regardez la longueur de ce document. Votre nouveau client est-il prêt à passer au crible 80 pages de protections et de conditions pour trouver les clauses de travail importantes? Et, combien de clients resteront pour des mots comme « où » et « ainsi »?

À l’autre extrémité du spectre se trouve cet exemple de contrat, pour les graphistes, qui compte moins de 500 mots. Il manque plusieurs clauses et clarifications à ce contrat de base qui doivent toujours être incluses lorsque vous travaillez en tant que designer indépendant.

Trouver un équilibre entre la légèreté et la lisibilité est difficile. Dans cet esprit, voici une liste de points principaux qui devraient toujours apparaître dans vos contrats de conception graphique freelance.

Détails du projet

Cela peut sembler évident — en fait, c’est si simple, c’est souvent négligé. Même si vous et le client avez peut-être une compréhension verbale du projet, il est important d’avoir ces détails par écrit afin que votre rôle et vos livrables soient clairs. Cela empêchera le fluage de la portée à long terme.

Établissez le cadre général du projet et vos responsabilités afin que vous puissiez décliner plus tard si le client vous en demande plus. Si vous n’êtes pas enclin à fournir un support technique une fois vos fichiers livrés, incluez-le explicitement dans le contrat. Si le client a demandé cinq versions d’un logo, puis en demande cinq de plus une fois le projet en cours — un problème courant —, vous pouvez revenir à cette section du contrat de conception pour exclure ce travail supplémentaire.

Échéanciers et délais

Personne ne veut mettre une semaine de travail de 60 heures. Par conséquent, incluez des clauses qui limitent vos heures de travail par semaine, y compris lorsque le client peut vous joindre pendant la journée. Définissez des limites claires – ajoutez une section à votre contrat de conception graphique détaillant vos heures disponibles. Inclure des détails tels que les suivants:

• Week-ends et heures irrégulières – le coût de ces heures, par rapport aux heures de semaine.
• Heures supplémentaires – si le client peut s’attendre à payer un supplément si vous travaillez plus de 40 heures par semaine.
• À quelle vitesse un client peut s’attendre à une réponse lorsqu’il vous pose des questions ou des modifications, pendant les heures creuses.

Dans cette section, vous devez également indiquer les délais convenus. Alors que de nombreux concepteurs détestent les contraintes de délais, cela vous gardera productif tout en aidant le client à comprendre quand vous soumettrez le travail. Ces délais devraient toujours prévoir des jours supplémentaires et des contretemps. Ne vous précipitez pas dans une date limite de contrat, en vous attendant à zéro hoquet dans le processus de création. Donnez-vous plus de temps que nécessaire; de cette façon, le client est agréablement surpris si vous livrez tout tôt.

Responsabilités du client

Décrivez tout ce que le client vous livrera afin que vous puissiez terminer le projet — et quand. Il est également important de délimiter la chaîne de commandement du côté du client, afin que vous ne soyez pas pris au milieu d’un désaccord.

• Brief créatif – utilisez un modèle qui spécifie tous les détails d’un projet que vous devez connaître à l’avance. Expliquez que plus ils en mettent à l’avance, moins ils devront répondre à des questions. Bien que le mémoire soit idéalement le manuel d’exploitation complet du projet, il n’y a parfois pas assez d’informations au début du projet. C’est bon. Vous pouvez leur demander de l’ajouter lorsque plus d’informations sont disponibles.
• Point de contact – demande d’établissement d’une personne à des fins de communication, afin de contrôler le flux d’informations et de demandes. Il y a peu de situations pires que plusieurs personnes vous envoyant directement un e-mail avec leurs propres demandes de modifications (qui pourraient ne pas se parler). Appelez-le respectueusement dès que vous le repérez et demandez un point de contact.
• Processus d’approbation – Établir une voie claire pour terminer le projet. Parfois, votre point de contact se chargera de cela en interne. Cependant, vous pouvez demander des choses comme des délais ou si vous devez vous attendre à une communication supplémentaire d’une personne différente. Si vous préférez leur envoyer des copies papier à signer, dites-le. Si les signatures virtuelles ou les confirmations par e-mail sont suffisantes, incluez ces informations.

Et qu’en est-il des erreurs potentielles? S’il finit par y avoir une faute de frappe, combien de temps le client a-t-il pour vous avertir? Que faire si une image doit être remplacée ? Incluez vos prix pour tout travail supplémentaire, ou demandes de cette nature, une fois le projet terminé. Parfois, il est nécessaire de faire des ajustements après la soumission du produit final — vous devez en discuter à l’avance dans votre contrat. Dans le cas contraire, informez le client que les tâches contractées ont été exécutées et que des frais supplémentaires s’appliqueront pour le travail supplémentaire.

Produits livrables

Décrivez toujours ce que le produit comprend, de préférence dans le mémoire, et de quelle manière vous livrerez le produit final. Quels types de fichiers le client peut-il demander ? Et comment allez-vous livrer ces fichiers? Préférez-vous un e-mail, un lien vers le cloud ou un lecteur flash / disque dur? Si le client spécifie un mode de livraison, indiquez tous les détails de ce processus dans votre contrat.

Incluez également une clause qui explique combien de temps le client peut s’attendre à ce que vous stockiez les fichiers. Si vous avez archivé les fichiers et que le client demande une autre copie dans six mois, devrait-il s’attendre à payer des frais? Clarifiez toutes les situations que vous prévoyez, afin de recevoir une compensation équitable pour la livraison et le stockage des fichiers.

Détails de paiement

C’est peut—être la section la plus importante, du point de vue du concepteur – détaillez exactement quand vous attendez le paiement et par quelle méthode. Les meilleures pratiques générales sont que vous, le concepteur, devriez recevoir un dépôt de 50% de vos frais totaux avant de commencer à travailler. Cela vous protège (ainsi que le client), vous permettant de prioriser leur mission tout en vous motivant à terminer le travail pour recevoir l’autre moitié. Précisez quand vous recevrez le paiement final. Traditionnellement, cela devrait être avant de livrer des fichiers utilisables au client.

Dans les détails de paiement, vous devez justifier tout ajustement supplémentaire ou toute demande de paiement supplémentaire pouvant survenir. Si vous travaillez sur un taux horaire, estimez le temps global et ventilez le paiement, afin que le client ne soit pas surpris si vous en demandez plus, une fois le projet terminé. Si vous travaillez simplement sur un taux de projet, incluez toutes les circonstances qui vous conduiraient à demander plus que le montant convenu.

Voici quelques sous-sections, concernant le paiement, qui vous seront utiles.

Révisions

De nombreux concepteurs choisiront un tarif forfaitaire pour un projet bien défini, tel qu’un site Web ou un logo. Il est typique d’offrir un quota de révisions gratuites dans les limites de ces frais, car les projets passent généralement par quelques séries de commentaires. Deux objectifs aideront les changements corraux, afin de garder le contrôle:

• Définissez ce que signifie « révision ».
• Révisions de groupe, et tout autre changement, aux tours numérotés. Cela aide (oblige parfois) le client à se consolider.

Vous pouvez proposer de petites modifications, comme la correction de fautes de frappe. Mais, si le client demande une refonte complète, une fois qu’une maquette a été approuvée, il dépasse probablement les paramètres du projet convenus. C’est une excellente idée de régler le coût des révisions avant de dépasser le quota inclus. Vous ne voulez pas être coincé à faire du travail supplémentaire, sans compensation équitable. Cela pourrait également aider à maîtriser un client difficile. À ce stade, de nombreux concepteurs reviennent à un taux horaire. Cependant, si un client souhaite que vous travailliez sur une ramification du projet – par exemple, une nouvelle page sur le site Web que vous avez créé pour lui – considérez cela comme un tarif forfaitaire supplémentaire, pas une révision. Encore une fois, reconnaître le manque de respect contractuel le plus tôt possible empêche les situations de faire boule de neige — ou de devenir un « extra » attendu par le client.

Clauses d’annulation

Alors que nous aimerions tous que 100% des projets de conception freelance se déroulent sans problème, ce n’est pas toujours le cas. Lorsque vous (ou le client) décidez de résilier le contrat, que ce soit en raison d’une expérience insatisfaisante, ou simplement que le projet n’est plus nécessaire, votre contrat doit inclure une clause d’annulation, afin que le protocole soit clair.

Si le client met fin au projet, combien vous seront-ils redevables ? Comment allez-vous, ou le client, mettre fin au projet et que devrait-on faire dans cette situation? Cela s’applique au paiement, mais peut également couvrir le retour d’images sous licence et de documents sensibles. Prévoyez la possibilité d’annulation dans votre contrat, de sorte que cela ne devienne pas un casse-tête si la situation se produit.

Cas de force majeure

Un « cas de force majeure  » juridique, souvent appelé force majeure dans les contrats, fait référence à une situation imprévue indépendante de votre volonté qui vous rend incapable de terminer le contrat à temps. Bien que rare, cela peut se produire, en particulier lorsque le stockage numérique est impliqué. Disons que votre appartement inonde, compromettant tout votre matériel et votre stockage. Ou, votre espace de bureau est cambriolé. Ou, il y a une mort dans la famille. À un moment donné, même lorsque vous disposez d’un flux de travail finement réglé, il se peut que vous ne puissiez tout simplement pas respecter un délai — ou terminer le projet du tout.

Dans cette situation, votre client doit savoir à quoi s’attendre. Certains pigistes établis sont à l’aise de perdre la seconde moitié de leur paiement. Cependant, étant donné que chaque travail compte, cette clause devrait demander plus de temps. Au minimum, il doit protéger la livraison de votre paiement. Travaillez avec votre client s’il y a des questions.

Confidentialité

La confidentialité est une clause attendue dans la plupart des contrats de conception indépendants. Vous manipulerez des informations privées et sensibles, relatives à des lancements de produits ou à des stratégies de marketing d’entreprise. De nombreux clients vous fourniront leur propre clause de confidentialité ou contrat à signer. Cependant, vous pouvez négocier et inclure des termes exacts dans votre propre contrat pour rester à l’aise avec le contenu.

Comme les dessins que vous réalisez peuvent ou non être secrets et sensibles, parmi la nomenclature de confidentialité standard, vous devez savoir quelles parties de votre dessin vous pouvez afficher et où. Le client est-il à l’aise avec le fait que vous téléchargiez immédiatement le travail terminé sur votre propre portefeuille de sites Web ou devriez-vous attendre? Si vous devez attendre, à quel moment les dessins cessent-ils d’être confidentiels?

Promotions et crédit

Cette clause est liée au point ci-dessus – vous devriez toujours être en mesure de promouvoir et de partager votre propre travail. Incluez des clauses qui stipulent où et comment vous pouvez utiliser le travail que vous avez créé pour le client.

De nombreux contrats prévoient des indemnités pour que le concepteur utilise des échantillons du travail sur son site Web et son portfolio à des fins d’autopromotion. La plupart des clauses permettent également aux clients de soumettre l’œuvre à des concours et de conserver le droit d’exposer l’œuvre une fois qu’elle a été rendue publique par le client.

Vous souhaitez également être crédité équitablement pour votre travail acharné — incluez des informations contenant la langue exacte de la façon dont vous devriez être crédité – que ce soit sur un communiqué de presse, dans un prix, dans un concours, etc.

(Remarque : certains clients ne voudront en aucun cas vous présenter ou promouvoir le travail. Ajustez votre clause promotionnelle au cas par cas.)

Ce ne sont pas des clauses spécifiques, mais voici quelques directives importantes à garder à l’esprit:

• Permettre la personnalisation: Idéalement, vous rédigerez un modèle de contrat que vous pourrez modifier en fonction de chaque projet. Ajustez, ajoutez et omettez des clauses au besoin pendant que vous discutez des besoins du projet avec votre client, de sorte qu’aucune partie de votre contrat ne semble redondante.
• Toujours obtenir une signature : C’est crucial! Le simple fait d’envoyer au client une copie du contrat ne suffit pas à vous protéger et, surtout, ne tiendra pas légalement. Insistez poliment pour que le client vous remette une copie signée du contrat avant de commencer à travailler. Donnez à vos clients des options pour qu’ils puissent vous envoyer la signature via leur mode de livraison préféré.

Ressources supplémentaires

Bien sûr, l’une des meilleures ressources lors de la rédaction de votre propre contrat est de consulter les contrats d’autres graphistes en activité. Découvrez le modèle de contrat que la créatrice de logo Joni Solis maintient sur son site Web. Bien qu’il n’inclue pas toutes les clauses mentionnées ici, il démontre une appréciation du langage clair et des contrats de conception directe dans l’industrie — par rapport aux contrats denses, pleins de jargon.

Pour une formidable collection d’exemples de clauses que vous pouvez ajuster en conséquence, lisez le guide COMMENT simplifier le langage des contrats.

Pour terminer, gardez à l’esprit que cet article doit simplement être consulté en tant que ressource. Lorsque vous avez des questions importantes au sujet de votre contrat et de votre relation avec un client, consultez toujours un professionnel du droit agréé.

Image du haut par pixome. Toutes les autres images de Crocolot.

(Cet article a été initialement publié en mai 2017. Il a été mis à jour pour refléter les changements dans l’industrie.)