Comment créer une feuille de route de projet : Une boîte à outils pour le succès

Communiquer l’objectif et la stratégie de votre projet n’est pas toujours facile. Souvent, les parties prenantes et les dirigeants clés veulent voir comment un projet se déroulera, mais n’ont pas le temps de parcourir un plan trop détaillé.

C’est pourquoi une feuille de route de projet est si utile. Il offre un moyen concis de tracer les jalons et les objectifs du projet afin que les décideurs sachent à quels livrables s’attendre et à quel moment. C’est aussi un moyen d’établir des flux de travail efficaces, en vous aidant à déléguer et à gérer les tâches dès le départ.

Nous abordons ici les bases de la création d’une feuille de route de projet, de l’établissement d’un calendrier réaliste à l’établissement de flux de travail équilibrés avec des objectifs définissables.

Nous avons ajouté des liens rapides pour vous aider à naviguer dans le guide et à trouver les informations dont vous avez besoin:

• Qu’est-ce qu’une feuille de route de projet ?
• Feuilles de route des projets et agile : quel est le lien ?
• Comment créer une feuille de route de projet: étape par étape
• Étape 1: Définir les objectifs et les plans du projet
• Étape 2: Créer un calendrier réaliste (exemple inclus)
• Étape 3: Évaluer la valeur et les risques de chaque tâche du projet
• Étape 4: Tenir compte des coûts et des ressources
• Étape 5: Déléguer efficacement
• Étape 6: Fixer des jalons réalisables
• Gestion des contingences et des risques
• Points à retenir

Qu’est-ce qu’une feuille de route de projet ?

Une feuille de route de projet donne un aperçu de haut niveau des buts, objectifs et livrables d’un projet. Il est présenté sous forme de calendrier, indiquant quand et comment les étapes clés du projet seront atteintes.

Une feuille de route de projet doit être simple et concise. Évitez d’inclure trop de détails, car cela entre dans le plan principal du projet. Votre feuille de route devrait orienter le calendrier du projet, ce qui facilitera la gestion des attentes des parties prenantes et la communication des prochaines étapes et jalons à l’équipe.

Considérez une feuille de route de projet comme une ressource en un coup d’œil qui complète le plan de projet principal. Il fournit un aperçu stratégique d’un projet, afin que chacun puisse examiner l’état du projet au fur et à mesure de son achèvement.

Ici, nous examinons ce que devrait contenir une feuille de route de projet:

• Buts et objectifs
• Un calendrier décrivant les étapes clés
• Livrables
• Risques
• Contingences

Feuilles de route des projets et agile : quel est le lien?

La gestion de projet agile devient la norme dans les disciplines axées sur les processus, alors que les entreprises cherchent à s’éloigner des méthodes de travail rigides au profit de cycles de développement courts axés sur l’amélioration et l’optimisation continues. Mais comment les feuilles de route des projets s’inscrivent-elles dans cette nouvelle pratique de gestion ? Et ont-ils encore de la valeur?

Le modèle de gestion de projet agile repose sur une grande collaboration entre les différentes parties prenantes et les équipes, qui se réunissent toutes pour concrétiser le projet. En raison de la nature multidimensionnelle de cette dynamique de travail, il est essentiel que chacun puisse facilement suivre et examiner l’état du projet – et c’est là qu’une feuille de route du projet entre en jeu.

Une feuille de route de projet complète parfaitement la gestion agile. Légères en détails, mais concises et faciles à gérer, les feuilles de route facilitent la gestion de projet agile, les équipes ayant une vision claire des buts et objectifs du projet sans s’enliser dans les petits détails – ce qui est la clé pour parvenir à une stratégie de gestion agile.

Comment créer une feuille de route de projet: étape par étape

Une feuille de route de projet efficace doit communiquer en un coup d’œil les objectifs et les activités du projet de haut niveau. Voici comment créer une feuille de route de projet qui décrit clairement votre stratégie.

Étape 1: Définir les objectifs et les plans du projet

Une bonne feuille de route du projet communique les objectifs et les plans de manière succincte, en fournissant des détails de haut niveau sans s’appuyer sur des notes et des notes de planification excessives. Votre carte doit simplement tracer les objectifs du projet, en soulignant ce à quoi les parties prenantes peuvent s’attendre et comment votre équipe y parviendra.

Commencez par créer une liste de livrables. Il s’agit d’un aperçu prédéfini de ce qui sera réalisé, démontrant la valeur et la faisabilité du projet aux cadres supérieurs. N’offrez pas de tonnes de détails ici; indiquez simplement vos attentes avant de compléter les objectifs avec un calendrier de projet réalisable.

Étape 2: Créer une chronologie réaliste (exemple inclus)

Une chronologie est la partie la plus importante d’une feuille de route de projet. Cela définit non seulement la durée du projet, mais également son évolution, le moment où les jalons seront atteints et la manière dont les différents flux de travail se réuniront pour atteindre les objectifs en fonction du calendrier de votre projet.

Commencez par déterminer les axes de travail et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs, car ceux-ci dicteront la durée du projet et le moment de fixer les jalons clés. Le calendrier doit indiquer le temps qu’il faudra pour atteindre vos objectifs et à quel coût. L’avenir dans lequel vous vous projetez lorsque vous communiquez ces délais et ces coûts dépend de vous et dépendra de la portée du projet et du niveau de travail impliqué.

Ci-dessous, nous avons rassemblé un exemple de feuille de route de projet, afin que vous puissiez avoir une idée claire de l’apparence de votre chronologie.

Étape 3: Évaluez la valeur et les risques de chaque tâche du projet

Certaines tâches ont plus de poids et de responsabilités que d’autres, vous devez donc vous assurer qu’elles sont déléguées aux bonnes personnes. Évaluez chaque tâche en fonction de son importance pour le succès du projet et attribuez-la en conséquence au membre de l’équipe ou au département approprié.

Étape 4: Tenir compte des coûts et des ressources

Chaque flux de travail doit être soigneusement évalué pour évaluer le coût et les ressources nécessaires. Les parties prenantes voudront voir combien de temps, d’argent et de ressources sont investis dans des tâches spécifiques, alors incluez ces informations dans le flux de travail.

Étape 5: Déléguez efficacement

Une fois que vous avez une idée des coûts et des ressources, vous pouvez commencer à déléguer l’activité du projet aux différents départements et aux membres de l’équipe. La délégation nécessite un équilibre minutieux entre le coût et la faisabilité; il est inutile de donner à une personne la propriété principale d’un flux de travail comme mesure de réduction des coûts s’il y a des doutes sur sa capacité à atteindre son objectif. Soyez réaliste et tenez compte de la viabilité à long terme du projet plutôt que des réductions de coûts à court terme.

Astuce – Une feuille de route de projet est une solution en un coup d’œil, alors ne pensez pas que vous devez inclure tous les détails de la façon dont les objectifs seront atteints. Les flux de travail sont un moyen de communiquer la propriété des tâches de projet de haut niveau, mais il ne devrait pas être nécessaire d’aller plus granulaire que cela.

L’activité des membres individuels de l’équipe peut constituer une grande partie d’un flux de travail plus large, il n’est donc pas nécessaire de l’inclure dans la feuille de route. Cela vous permettra de garder les choses plus flexibles, vous permettant de transférer les responsabilités et de créer un plan d’urgence sans justifier chaque changement aux parties prenantes.

Étape 6: Fixer des jalons réalisables

Les flux de travail individuels devraient aider à mettre en évidence le développement d’un projet, et les jalons sont un moyen simple de communiquer les progrès étape par étape aux parties prenantes. Lors de l’établissement des axes de travail, les jalons permettent de voir facilement comment une activité individuelle aidera à atteindre les cibles et les objectifs, en veillant à ce que chaque facette du projet progresse comme prévu dans votre feuille de route.

Gestion des contingences et des risques

Au fur et à mesure que vous établissez le calendrier et commencez à ajouter des axes de travail définis, vous devez considérer les domaines à haut risque et mettre en œuvre des mesures d’urgence qui orienteront le projet vers le succès en cas de problème.

La gestion des risques est cruciale pour la cartographie routière du projet et les principales parties prenantes voudront voir que chaque éventualité a été prise en compte. Mettre en garde une activité spécifique à haut risque avec une étiquette appropriée, telle que « ressources limitées », « potentiel de retards externes » ou « problème de financement », afin que les parties prenantes soient conscientes des zones à risque dès le départ. Cela permet non seulement de gérer les attentes, mais peut également vous aider à résoudre les problèmes; par exemple, si vous approuvez des fonds ou des ressources supplémentaires pour soutenir la réalisation en douceur des axes de travail individuels et des objectifs du projet.

Pour compléter votre feuille de route de projet, créez un document d’urgence couvrant les mesures qui seront prises si l’un des axes de travail ne remplit pas son objectif. Cela devrait effectivement définir un « plan B » pour la réalisation du projet, en tenant compte de l’analyse de la gestion des risques et des mesures d’urgence.

Points à retenir

Voici quelques-uns des points à retenir et des éléments à retenir lors de la création de votre propre feuille de route de projet:

• Une feuille de route de projet devrait avoir du sens pour quiconque la lit, en donnant une ventilation concise de vos objectifs, de votre stratégie et de votre activité en un coup d’œil. Essayez d’éviter d’inclure trop de détails; cela peut être inclus dans une stratégie ou un document de planification plus long.
• Une feuille de route de projet doit contenir deux parties clés: une liste claire d’objectifs et de livrables définis et un calendrier d’accompagnement détaillant les axes de travail qui vous aideront à atteindre vos objectifs.
• Soyez réaliste lors de l’élaboration d’un calendrier de projet et réfléchissez bien à qui déléguer des tâches spécifiques.
• Ne surchargez pas les workstreams avec une activité et des processus granulaires ; n’incluez que des informations de haut niveau pour garder les workstreams du projet flexibles.
• Demandez à un collègue de vérifier votre feuille de route avant de la distribuer aux parties prenantes. S’ils ne peuvent pas comprendre quelque chose ou ont des incertitudes quant à son réalisabilité, vous devrez peut-être apporter quelques modifications.

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