Faites votre Contrat de Location d’Installations Gratuit

Ce contrat comprend les éléments de base tels que les noms des deux parties impliquées, la date et l’heure de la location et les frais de location. Bien que l’accord offre principalement une protection au propriétaire du lieu, il offre également quelques avantages au planificateur d’événements.

Avantages pour le propriétaire du lieu:

• Protection contre la diffamation
• Acceptation des conditions « telles quelles »
• Options de résiliation
• Recouvrement des frais de dommages
• Protection contre les annulations avec conditions

Avantages pour l’organisateur d’événements:

• Les dates sont verrouillées dans
• Protection des tarifs

Comment vous protéger en tant que propriétaire de lieu

En plus d’utiliser un contrat de location d’installations, vous pouvez prendre d’autres mesures pour protéger votre entreprise. Pour protéger votre espace, vous pouvez envisager:

Nécessitant une assurance événement
Bien que vous devriez également avoir votre propre assurance, les locataires devraient obtenir une assurance supplémentaire pour l’événement. Vous pourriez envisager de demander un avenant assuré supplémentaire pour couvrir spécifiquement votre entreprise.

Prenez des photos avant l’événement
Documentez l’état de réparation du lieu avec des images avant l’événement. De cette façon, vous pouvez plus facilement prouver si des dommages ont été causés par le locataire. Effectuez toujours des procédures pas à pas avant et après l’événement.

Verrouiller toutes les zones réglementées
Les espaces de bureaux, les salles de stockage, les portes d’accès au toit et plus encore doivent être verrouillés à condition qu’ils ne violent pas les protocoles de sécurité incendie.

Si nécessaire, exiger du personnel de sécurité et d’événements médicaux
Les événements plus importants peuvent bénéficier d’un personnel de sécurité et médical embauché. La sécurité aide non seulement à protéger les clients, mais aussi votre installation.

Frais d’utilisation de l’équipement
Bien que vous puissiez fournir des tables, du linge de maison ou des systèmes de sonorisation, vous pouvez facturer ceux-ci en plus des frais de location de base. Les frais supplémentaires vous aideront à garder l’équipement à jour et fonctionnel.

Services de nettoyage
Vous devrez décider si les locataires sont autorisés à faire leur propre nettoyage ou s’ils doivent utiliser votre service de nettoyage approuvé. Bien que le locataire puisse économiser de l’argent en nettoyant lui-même, vous obtiendrez probablement de meilleurs résultats si vous travaillez avec une entreprise de nettoyage familière. N’oubliez pas de fournir des conteneurs à ordures adéquats.

Équipe sur place
Vous devriez toujours avoir quelqu’un sur place pendant les événements. Si c’est un petit lieu, cette personne peut être juste vous. Les événements plus importants nécessiteront probablement une équipe. L’équipe sur place peut aider vos clients à organiser un événement sans problème et peut aider à protéger votre propriété.

Fournir un environnement sûr
Vous devez connaître et respecter toutes les exigences de sécurité. Essayez d’éviter tout type de problèmes de diffamation et protégez votre réputation en fournissant un espace événementiel aussi sûr que possible. Les clients doivent savoir où se trouvent les sorties de sécurité, les extincteurs et les kits médicaux.

Considérations logistiques relatives à l’espace de location d’événements

Généralement, lorsque les gens choisissent un lieu, ils sont d’abord impressionnés par l’apparence de l’espace, ce qui est important. Cependant, d’autres éléments doivent également être pris en compte. Si vous travaillez avec un planificateur d’événements professionnel, il peut probablement vous aider à résoudre des problèmes tels que les exigences en matière de sécurité, de sécurité et de santé, mais si vous organisez seul, vous voudrez vous assurer que votre événement est sûr et se déroule sans problème.

Tenez compte des éléments suivants lors de l’organisation d’un événement:

Voies de stationnement et d’incendie
Assurez-vous qu’il y a suffisamment de places de stationnement pour vos participants sans bloquer les voies d’incendie. Si un grand parking n’est pas disponible, vous pouvez envisager de fournir un service de navette, de limousine ou de voiturier. Vous pouvez également bénéficier de la mise à disposition des invités d’un plan de stationnement et de la mise en place d’une signalisation le jour de l’événement.

Salles de bains et installations de lavage des mains
Assurez-vous qu’il y a suffisamment de salles de bains pour vos invités et des salles de bains ADA si nécessaire. Vos traiteurs et serveurs peuvent également avoir besoin d’installations de lavage des mains adéquates pour maintenir les exigences d’hygiène. S’il n’y a pas assez de salles de bains dans l’établissement, vous pouvez facilement ajouter des unités portables pour répondre aux exigences de santé.

Sécurité et porte
Bien que vous n’ayez peut-être pas besoin d’une équipe de sécurité pour un événement familial ou un mariage, vous aurez peut-être besoin d’aide pour diriger les clients là où ils doivent être. Vous pouvez être d’accord avec la nomination de quelques personnes pour aider à diriger les gens et pour répondre aux questions de base. Pour les grands événements, vous devriez embaucher une équipe de sécurité. Une équipe de sécurité professionnelle peut vous aider avec le stationnement, la sécurité, les interactions médicales et d’application de la loi.

Alimentation et éclairage
Vous voudrez documenter exactement le nombre de prises de courant disponibles pour la restauration, l’éclairage et la musique. Assurez-vous que la puissance disponible est suffisante pour l’équipement de musique et d’éclairage. Si nécessaire, vous pouvez louer des générateurs. (N’oubliez pas le carburant supplémentaire.)

Médical
Les grands événements auront besoin d’une équipe médicale. Les petits événements comme un mariage ne sont pas obligés d’avoir une équipe médicale, mais vous devriez avoir des fournitures de base sous la main telles que de l’aspirine, des pansements, des antiacides, etc. Vous devez également savoir où se trouvent les établissements médicaux les plus proches.

Assurance événement
Même si le propriétaire de l’espace événementiel n’exige pas que vous ayez une assurance événement, vous devez l’obtenir pour vous protéger ou protéger votre entreprise. Même si vous ne servez pas d’alcool, vous pourriez envisager d’ajouter une couverture de responsabilité civile pour les boissons alcoolisées, au cas où.

Pour les planificateurs d’événements, professionnels ou autres, nous offrons une grande variété de contrats de services utiles pour les fournisseurs d’événements et les fournisseurs de services, tels que les barmans, les agences de nettoyage, les DJ, les traiteurs, etc.