Journal des encaissements

Le journal des encaissements est un journal spécial utilisé pour enregistrer la réception d’espèces par une entreprise. Le journal est simplement une liste chronologique de tous les reçus, y compris les espèces et les chèques, et est utilisé pour gagner du temps, éviter d’encombrer le grand livre avec trop de détails et pour permettre la séparation des tâches. Dans certaines entreprises, le journal des encaissements est combiné au journal des décaissements et est appelé livre de caisse.

Les informations enregistrées dans le journal des encaissements sont utilisées pour effectuer des écritures dans les grands livres subsidiaires et dans les comptes pertinents du grand livre général. Le journal des reçus de caisse est un livre d’entrée principale et les entrées dans le journal ne font pas partie de l’affichage à double entrée.

Informations Figurant dans le Journal des encaissements

Le format du journal des encaissements est généralement composé de plusieurs colonnes. Les informations contenues dans le journal sont tirées de documents sources tels que les envois de fonds, les bons de caisse et les chèques, et comprennent généralement les éléments suivants:

• Date de transaction – la date à laquelle l’argent est reçu.
• Référence de transaction – une référence interne pour la transaction.
• Description – une description de la transaction indiquant le compte à créditer.Folio du grand livre
• – une référence au grand livre subsidiaire ou général.
• Montant – le montant total du reçu de caisse.
• Colonnes d’analyse – une analyse du reçu de caisse en types tels que les comptes débiteurs, les ventes au comptant, les ventes d’immobilisations, etc.

Les colonnes de type de reçu de caisse dépendront de la nature de l’entreprise. Certaines entreprises ont simplement une colonne pour enregistrer le montant en espèces, tandis que d’autres ont besoin de colonnes supplémentaires pour les reçus de comptes clients, les remises sur les ventes, les ventes d’immobilisations, les nouveaux capitaux, les ventes en espèces, etc. Le journal des encaissements devrait toujours comporter une colonne  » autre  » pour enregistrer les montants qui ne rentrent dans aucune des principales catégories.

Il est important de comprendre que si de l’argent est reçu, même s’il ne concerne qu’une partie d’une opération plus importante, l’opération entière est inscrite au journal des encaissements.

Exemple de journal des encaissements

L’utilisation du journal des encaissements est un processus en trois étapes.

1. Les informations sont enregistrées dans le journal des encaissements à partir des documents sources appropriés tels que les livres de paiement bancaire, les relevés bancaires et les bordereaux de conseils.
2. Les rubriques du journal des reçus de caisse sont utilisées pour mettre à jour les grands livres subsidiaires, tels que le grand livre des comptes débiteurs.
3. Les totaux des colonnes du journal des reçus de caisse sont utilisés pour mettre à jour le grand livre général

Il convient de noter que, si l’entreprise tient des comptes de contrôle du grand livre subsidiaire dans le grand livre général, seule l’étape 3 ci-dessus fait partie de la comptabilité à double entrée.

Le Journal des encaissements est mis à jour à partir des Documents sources

Chaque reçu de caisse est enregistré en tant qu’élément de ligne dans le journal des encaissements, comme indiqué dans l’exemple ci-dessous. Dans cet exemple, on suppose que les reçus sont des encaissements en espèces de clients qui ont des montants impayés pour des ventes à crédit et des reçus de ventes en espèces.

Chaque ligne représente les informations d’un reçu de caisse.

Journal des encaissements Utilisé pour mettre à jour les registres subsidiaires

Sur une base régulière (généralement quotidienne), les postes du journal des encaissements sont utilisés pour mettre à jour les registres subsidiaires. Normalement, la plupart des encaissements proviennent de clients de vente à crédit, et le grand livre subsidiaire mis à jour est le grand livre des comptes débiteurs. Dans l’exemple ci-dessus, 550 est affiché sur le compte du grand livre du client A et 350 sur le client C. Lors de l’affichage dans le grand livre des comptes débiteurs, une référence à la page pertinente du journal des encaissements serait incluse.

Comme l’entreprise tient des comptes de contrôle dans le grand livre général, les écritures dans le grand livre subsidiaire lui-même (dans ce cas, le grand livre des comptes débiteurs) ne font pas partie de la comptabilité à double entrée, il s’agit simplement d’un enregistrement des montants collectés auprès de chaque client.

Totaux du Journal des encaissements Utilisés pour mettre à jour le Grand Livre général

À la fin de chaque période comptable (généralement mensuelle), les totaux des colonnes du journal des encaissements sont utilisés pour mettre à jour les comptes du grand livre général. Comme l’entreprise utilise des comptes de contrôle du grand livre subsidiaire dans le grand livre général, les écritures font partie du système de comptabilité à double entrée.

Dans l’exemple ci-dessus, le total de la colonne du journal des encaissements pour le mois est de 1 050 et, dans ce cas particulier, représente des reçus de clients de vente à crédit de 900 et des reçus de ventes au comptant de 150. La comptabilité à double entrée du journal des encaissements serait la suivante:

Dans ce cas, l’entrée de débit sur le compte de trésorerie représente l’argent collecté auprès des clients pour la période, ce qui augmente l’actif de espèces.

L’entrée de crédit est au compte de contrôle des comptes débiteurs du grand livre général et représente la réduction du montant impayé des clients de la vente à crédit. Le journal des encaissements avait-il enregistré d’autres éléments tels que les ventes en espèces, les ventes d’immobilisations, etc. ensuite, le crédit aurait été versé au compte de vente ou de cession d’immobilisations approprié.

Journal des encaissements et remises autorisées

Lors de l’enregistrement des encaissements des clients, il est assez courant que le journal des encaissements inclue une colonne des remises autorisées. En utilisant une colonne remises autorisées, l’entreprise peut utiliser le journal des encaissements pour enregistrer le montant facturé, la remise autorisée et le reçu de caisse. De cette façon, les écritures de poste dans le grand livre des comptes débiteurs correspondent à la totalité du montant facturé, et seul le total de la colonne des remises autorisées est comptabilisé dans le grand livre général.

Par exemple, si une entreprise perçoit des liquidités de 490 auprès d’un client pour une facture de vente à crédit de 500 moins 2% d’escompte en espèces, l’élément de ligne inscrit dans le grand livre des comptes débiteurs serait de 500 pour effacer le compte client, et le total de la colonne des escomptes autorisés de 10 (dans ce cas, supposons qu’il n’y ait qu’un seul élément pour la période comptable) est comptabilisé dans le compte des escomptes autorisés du grand livre général.

Journal des encaissements Justificatifs des écritures

Il s’agit de deux chèques qui peuvent être effectués suite à l’affichage des encaissements journal à la fin d’une période comptable pour prouver que les informations ont été correctement transférées dans les grands livres, comme suit:

1. Le total de tous les soldes du grand livre subsidiaire (dans ce cas, les soldes du compte client dans le grand livre des comptes débiteurs) doit être égal au solde du compte de contrôle du grand livre subsidiaire dans le grand livre général.
2. Le grand livre général doit être en équilibre, c’est-à-dire que le total des débits dans le grand livre général doit être égal au total des crédits.