Liste de contrôle complète de la planification des conférences

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Organiser une conférence réussie présente de nombreux avantages. Il s’agit notamment d’aider à promouvoir votre organisation et votre réseautage, en plus d’élargir votre portée grâce au marketing et aux défenseurs de l’industrie. Mieux encore, vous pouvez générer des revenus!

Des statistiques récentes sur le marketing événementiel montrent que 41% des spécialistes du marketing estiment que les événements sont le canal de marketing le plus efficace par rapport à la publicité numérique, au marketing par e-mail et au marketing de contenu. Cela reflète une augmentation de 32% depuis 2017, selon Bizzabo.

Il y a une variété de facteurs à prendre en compte lors de la planification de votre conférence. Les deux principaux facteurs pour commencer sont la période de l’année et le lieu. Lorsque vous décidez de la meilleure période de l’année pour organiser votre conférence, pensez à la haute saison pour les entreprises et les rôles professionnels de vos participants. Vous voudrez rester à l’écart de leurs périodes chargées, lorsqu’ils ne pourront pas nécessairement assister à votre événement.

D’un point de vue budgétaire, soyez au courant de la haute saison des conférences dans la région où vous prévoyez de tenir votre conférence, par exemple de janvier à mars, dans les destinations de villégiature. Pensez également à des destinations qui ne sont peut-être pas les premières qui vous viennent à l’esprit. Les villes de deuxième et troisième niveau peuvent offrir un attrait unique et offrir des tarifs avantageux pour ceux qui sont plus soucieux de leur budget.

Vous souhaitez offrir aux participants une excellente expérience de conférence, ce qui pourrait être un défi. Le processus de planification comporte de nombreuses facettes. Cela nécessite une équipe de personnes dévouées, possédant une expertise dans différents domaines de planification de conférences, pour gérer la diversité des activités. Ces activités couvrent toute la gamme, de la promotion et de l’inscription à la planification des réunions et à la planification de l’ordre du jour.

Il est impératif d’avoir une liste de contrôle pour la planification de la conférence, pour que tout reste en ordre. La liste de contrôle est un document complet qui comprend une liste de tâches que vous et votre équipe devez accomplir avant, pendant et après une conférence.

La liste de contrôle vous aidera également à garder votre équipe sur la même longueur d’onde, avec les dates clés et les éléments à ne pas manquer. Vous devrez mettre à jour la liste de contrôle chaque semaine pour en faire un document évolutif et vous assurer de rester sur la bonne voie.

Il existe différentes façons d’aborder une liste de contrôle de planification de conférence. Il peut être réparti par éléments pré, sur site et post, par catégorie d’activité ou par ordre chronologique. Quel que soit le format, il doit inclure les dates d’échéance et qui est responsable de chaque élément de ligne.

Voici un exemple de liste de contrôle pour la planification d’une conférence, qui comprend les points saillants:

Promotions

  • Développer un plan de marketing événementiel
  • Déterminer la stratégie de marque de l’événement
  • Élaborer un thème stratégique, basé sur le lieu et les objectifs de l’événement
  • Lancer un programme de vente pour les sponsors et les fournisseurs
  • Créer un site Web dédié à la conférence
  • Développer des publicités et un calendrier
  • Développer des publications, du contenu et un calendrier sur les médias sociaux
  • Développer des communiqués de presse et coordonner d’autres activités de relations publiques
  • Développer des rappels et un calendrier de la série Eblast
  • Distribuer des brochures promotionnelles ou dépliants

Lieu de la conférence

  • Lancer une demande de propositions (DP) avec le Bureau des congrès et des visiteurs (CVB) dans le(s) lieu(s) souhaité(s)
  • Rechercher les options de lieu du centre de conférence
  • Effectuer une inspection du site
  • Finaliser la sélection, confirmer les détails et négocier le contrat
  • Lancer la DP pour l’audio / visuel et le Wi-Fi
  • Établir un calendrier pour les rapports de bloc de chambres de l’hôtel
  • Coordonner la sécurité
  • Planifier les commandes de restauration et de banquets, y compris les aliments et les boissons

Hors site & Activités liées à la destination

  • Examiner et sélectionner le partenaire DMC
  • Rechercher des options hors site pour offrir aux participants à la conférence
  • Finaliser les contrats hors site
  • Finaliser les comptes hors site
  • Confirmer le transport
  • Vérifier les heures et les lieux de prise en charge

Planification générale

  • Élaborer le budget de l’événement
  • Prendre des dispositions pour l’annulation de l’événement et l’assurance responsabilité civile
  • Demander une licence de musique
  • Coordonner les déplacements du personnel
  • Créer une liste de contrôle et des affectations quotidiennes sur place
  • Développer un agenda interne « show flow »
  • Embaucher un entrepreneur du salon; déterminer la disposition de la zone d’exposition
  • Déterminer et finaliser le divertissement
  • Déterminer et acheter des cadeaux
  • Élaborer un livre de programmes
  • Mise en œuvre d’applications mobiles
  • Examiner les options de signalisation et commander
  • Coordonner les décorations
  • Coordonner les besoins spéciaux
  • Développer un jeu de diapositives principal, pour inclure les diapositives du sponsor

Inscription

  • Fixer les frais d’inscription
  • Mettre en place un système d’inscription et d’inscription en ligne
  • Badges de coordonnées
  • Commander des cordons, déterminer les quantités
  • Soyez prêt avec le Square, pour traiter les paiements

Conférenciers

  • Contacter les bureaux des conférenciers, pour trouver des conférenciers principaux
  • Identifier les sujets et les conférenciers de l’industrie
  • Finaliser les sujets et les conférenciers
  • Développer une feuille de calcul des conférenciers avec toutes les informations de contact
  • Planifier la préparation de l’appel avec les conférenciers
  • Recueillir les présentations des conférenciers
  • Ajouter des conférenciers au site Web
  • Coordonner les réservations d’hôtel VIP

Planification après l’événement

  • Mettre à jour le site Web de la conférence après événement
  • Envoyer des lettres de remerciement
  • Distribuer des sondages post-événement
  • Répondre aux sondages post-événement et CVB
  • Élaborer un rapport d’information financière et de résultats post-conférence

Bien que j’ai partagé certains de mes meilleurs conseils de planification de conférence, comme vous pouvez le voir dans cette liste de contrôle exhaustive, la planification d’événements touche à de nombreux domaines et comporte de nombreuses couches. Selon le temps et les ressources, il pourrait être judicieux de travailler avec un partenaire de planification de conférence, qui dispose de sa propre équipe dédiée et de l’expertise nécessaire pour gérer tous les types d’événements.

Il existe des sociétés de planification de conférences qui se spécialisent non seulement dans la gestion d’événements, mais peuvent également offrir une gamme complète de services, y compris le marketing. Avoir une seule entreprise pour gérer tous les composants se traduira par une conférence plus transparente, agréable et réussie.

Avez-vous besoin d’aide pour planifier votre prochaine conférence? Contactez-nous dès aujourd’hui pour entamer la conversation.