Logiciel de Suivi des Baux pour Locataires et Locataires

Pour les locataires et locataires, le suivi de vos baux est certainement possible avec un tableur Excel ou Google Sheets. Mais plus vous avez de baux, plus il est difficile de suivre les dates de bail, les documents et les données importants. Cela est particulièrement vrai si le nombre de baux que vous avez est à deux ou trois chiffres. La mise en œuvre d’un logiciel de gestion des baux rationalise vos processus d’administration des baux et améliore vos capacités de reporting, de négociation et de prévision.

La gestion des baux, parfois appelée suivi des baux ou administration des baux, est nécessaire car chaque contrat a ses propres nuances et complexités. La gestion des baux implique l’acheminement d’un contrat aux services concernés, la création d’un résumé de bail, la préparation de l’actif pour son utilisation et, enfin, son acquisition. Une personne doit être responsable de l’exécution selon les termes du contrat de location et servir de personne référente pour les parties prenantes internes. Le logiciel de gestion des baux automatise bon nombre de ces tâches et rend les informations dont vous avez le plus besoin plus accessibles.

Comment savoir si vous avez besoin d’un logiciel pour le suivi des baux

Si vous avez plus de dix baux, vous avez probablement besoin d’un logiciel de gestion des baux. Les tâches quotidiennes d’administration des baux peuvent nécessiter beaucoup d’efforts manuels si vous n’utilisez pas de logiciel.

Dans la vie d’un gestionnaire de baux, tous ces scénarios peuvent se produire: le service juridique demande des copies des contrats; les gestionnaires de terrain demandent des détails sur les dates de possession et les points de contact; et le service financier a besoin de rapports pour aider à prévoir le budget de l’année prochaine. Si vous conservez vos documents dans des fichiers sur un serveur local, répondre à ces demandes peut facilement prendre une partie importante de votre temps. Accomplir ces tâches pour un seul bail peut prendre suffisamment de temps. C’est pourquoi les entreprises avec plus de dix baux devraient envisager un logiciel pour gagner du temps et réduire les erreurs.

De nombreux gestionnaires de baux utilisent Excel pour suivre les données les plus importantes liées à leurs baux. Excel peut gagner du temps, mais seulement tellement. De plus, c’est sujet aux erreurs. Vous devez créer la feuille de calcul et déterminer les données que vous souhaitez capturer. Une fois que vous l’avez en place, vous avez toujours besoin d’un processus distinct pour stocker les documents de bail. Lorsque vous devez créer des rapports sur les baux, vous devez extraire les informations appropriées d’Excel. Et vous devez espérer que personne n’a entré de données erronées dans votre feuille de calcul et que vos formules sont exactes. Les organisations qui mettent en œuvre un logiciel de gestion des baux sont en mesure de consolider ces fonctions dans un seul système et d’éliminer les erreurs humaines associées à Excel.

Quelles industries ont généralement besoin de logiciels de location?

La location est une pratique courante dans toutes les industries, mais certains secteurs la pratiquent plus que d’autres. Les entreprises de vente au détail, de pétrole et de gaz, de soins de santé, de fabrication, de logistique et de transport louent généralement un volume élevé d’actifs. Les conditions et les exigences quotidiennes de la gestion des baux pour les aéronefs, les terrains, les équipements médicaux, les bâtiments ou une flotte de véhicules peuvent être complexes. Et les entreprises qui louent des équipements spécialisés ou des actifs répartis géographiquement ont particulièrement besoin de systèmes qui simplifient le suivi des baux.

Consultez nos guides de transition de la comptabilité des baux ici.

Choisir le meilleur logiciel de gestion des baux

Les systèmes de gestion des baux ne manquent pas sur le marché. Certains sont spécialement conçus pour la location de biens immobiliers, d’équipements ou de véhicules. Vous trouverez même un logiciel de gestion de bail gratuit et open source. Recherchez les fonctionnalités suivantes pour vous assurer de choisir un système qui vous fait vraiment gagner du temps et protège la sécurité de vos données de location.

Prévenez les erreurs avec les alertes de dates critiques

L’un des aspects les plus difficiles de l’administration des baux consiste à suivre les dates importantes: possession, début, résiliation, renouvellement, etc. Manquer une date importante peut entraîner des interruptions d’activité et entraîner des trop-payés. Sans alertes pour les dates importantes, il est possible d’oublier qu’un bail contient un abattement de loyer, de ne pas se préparer aux négociations avant le renouvellement ou de manquer les stipulations du bail qui peuvent vous faire économiser de l’argent. Et dans le cas où l’un de ces scénarios se réaliserait, il est peu probable que le bailleur vous avertisse de votre erreur. Un système de gestion des baux capture les dates importantes et vous fournit des alertes automatisées avant que ces dates n’arrivent pour économiser du temps, de l’argent et du stress.

Suivez tout actif

Même si votre entreprise loue généralement un type d’actif, il est judicieux de disposer d’un système indépendant des actifs qui peut évoluer avec vous à mesure que vos besoins évoluent. Investir dans un logiciel de gestion de location d’équipement peut sembler une bonne idée lorsque vous louez uniquement de la machinerie lourde, par exemple. Mais que se passe-t-il si vous décidez de changer votre modèle d’affaires et de louer des bureaux sur le terrain pour vendre vos produits? Achetez-vous un logiciel de gestion des baux immobiliers et suivez-vous vos baux séparément? Ou passez-vous à un système capable de gérer les deux? Commencer par un système indépendant des actifs vous évite d’avoir à faire face à cette décision.

Centralisez les documents de location

Plus vous avez de contrats de location, plus il est difficile de suivre tous les contrats, addendums, rapports et mémos pour chacun. C’est pourquoi il est essentiel d’avoir un logiciel de location qui vous permet de télécharger et de stocker vos informations de location, ainsi que d’effectuer une recherche rapide pour trouver les informations dont vous avez besoin sur un certain bail. Le logiciel idéal vous permettra également de définir des contrôles sur l’accès aux documents de location. Si vous avez des collègues qui ont besoin d’afficher des documents mais que vous ne souhaitez pas qu’ils puissent apporter des modifications, vous pouvez leur donner un accès en lecture seule. Votre logiciel de gestion des baux doit être une source unique de vérité pour tous les documents, et cette fonctionnalité permet d’éviter les erreurs.

Améliorez vos rapports

L’utilisation d’un logiciel spécialement conçu pour les baux vous donne accès à des fonctionnalités de rapports qui facilitent la récupération des données de location. Le meilleur logiciel de gestion de bail vous permettra de générer des rapports basés sur la superficie en pieds carrés, la géographie, le type de bail ou tout attribut de votre choix. Ainsi, lorsque l’équipe financière demande des données pour l’aider à planifier le budget de l’année prochaine, ou lorsque le vice-président des opérations souhaite avoir une idée du nombre d’actifs que vous louez dans un état particulier, vous pouvez réagir rapidement et avoir confiance en l’exactitude de vos rapports.

Pourquoi le suivi des baux est plus important que jamais

Au cours des deux dernières années, les services comptables ont adopté de nouvelles normes pour la façon dont ils rendent compte des baux. En raison de cette nouvelle orientation, les entreprises et les investisseurs examinent les contrats de location plus attentivement qu’auparavant. Même s’ils ne font pas partie du service comptable, les gestionnaires de baux peuvent se retrouver impliqués dans des demandes de documents et de données sur les baux.

Avant les nouvelles directives sur la comptabilité des baux, de nombreuses entreprises disposaient de données fragmentées sur les baux, les différentes parties prenantes détenant chacune leur propre pièce du puzzle. Désormais, il est impératif pour les entreprises de suivre toutes les informations financières associées à leurs contrats de location à des fins de reporting et d’audit. Bien que ce processus puisse prendre du temps, il a ses avantages.

Avec un inventaire complet de vos baux capturé dans un seul logiciel, tout le monde dans l’organisation peut obtenir une image plus complète de vos obligations de location. Et pour les entreprises qui n’ont pas encore adopté les nouvelles normes, trouver un logiciel de gestion des baux qui alimente facilement un système de comptabilité des baux vous fera gagner un temps précieux. Vous n’aurez qu’à inventorier vos baux une seule fois, et vous n’aurez qu’un seul système à implémenter.

Rationaliser la communication entre les départements

Avec le passage rapide (et potentiellement durable) au travail à distance, la réalisation de tâches collaboratives est devenue compliquée. Avoir un système basé sur le cloud pour accéder aux données de location n’est pas seulement une commodité; c’est une nécessité. Les ressources sont également limitées et les rôles de gestionnaire de baux peuvent avoir été coupés ou combinés à d’autres fonctions. Le logiciel de gestion des baux permet aux parties prenantes de toute l’organisation de se servir en libre-service lorsqu’elles ont besoin de documents et de rapports.

En conclusion

Entre les nouvelles réglementations comptables et l’augmentation du travail à distance, le moment est venu d’investir dans des logiciels de gestion des baux. Avoir la possibilité d’accéder à toute la documentation en un seul endroit, recevoir des alertes régulières sur les dates importantes et des rapports faciles ne sont que quelques-uns des sous-produits d’une solution complète. Assurez-vous de garder ces avantages à l’esprit lorsque vous lisez des critiques et recherchez la meilleure solution logicielle de gestion de bail pour votre entreprise.