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Si vous venez d’être élu au conseil d’administration de votre HOA, cela peut être une expérience passionnante et écrasante. Vous connaissez peut-être un peu ce qui se passe, mais vous vous inquiétez toujours de l’exercice de tous vos rôles et responsabilités en matière de HOA. La voie du succès, cependant, commence par une compréhension complète des descriptions de travail de vos agents HOA.

Décomposer les descriptions de travail des agents HOA

Lorsque vous acceptez l’un des postes du conseil d’administration de HOA, vous devez savoir que vous assumez de nombreuses responsabilités. Mais, ne vous laissez pas effrayer. Votre rôle en tant que membre du conseil d’administration peut également être extrêmement enrichissant. Cependant, pour mener à bien vos tâches, vous devez d’abord savoir ce qu’elles sont.

Le conseil d’administration est responsable de la gestion de l’ensemble de l’association. Parfois, HOAs se tournera vers une société de gestion HOA pour remplir certaines obligations. Cela ne signifie pas que le conseil peut rester les bras croisés. Si votre association travaille avec une société de gestion HOA, votre travail en tant que membre du conseil d’administration consiste à superviser les tâches.

Les fonctions spécifiques des membres du conseil d’administration de la HOA dépendront cependant du titre de l’officier. Voici les descriptions de poste des officiers HOA:

Président du conseil d’administration de HOA

Dans tous les sens du terme, le président de l’association sert de visage à l’opération. C’est comme être le PDG d’une entreprise. Bien que chaque association soit différente, les devoirs et responsabilités du président de la HOA restent en grande partie les mêmes.

D’une part, le président dirige toutes les réunions du conseil d’administration. Ils exécutent également des contrats, des commandes et des documents pour le compte de l’association. Le président s’occupe également de l’administration quotidienne de l’association. En outre, ils veillent à ce que toutes les tâches du conseil d’administration de HOA soient remplies dans l’intérêt supérieur de la communauté.

Apprendre à être un bon président de HOA demande des efforts. Sur la base de la description de poste du président, toute personne qui assume ce rôle doit avoir d’excellentes compétences en leadership, en gestion et en communication. Ils doivent savoir déléguer et être un joueur d’équipe. Un président n’est pas un dictateur. Au contraire, un président veille à ce que l’ensemble du conseil fonctionne comme une machine bien huilée avec les meilleurs intérêts de la communauté à l’esprit.

Vice-président du Conseil d’administration de la HOA

Le vice-président de la HOA, en termes simples, assume le rôle de président lorsque, pour une raison quelconque, celui-ci n’en est pas capable. Dans ce cas, le vice-président s’acquitte des responsabilités du président. Bien entendu, le vice-président ne peut exercer ces pouvoirs qu’en l’absence du président.

Les autres fonctions de vice-président de HOA peuvent varier selon l’association. Cependant, la plupart des HOA attribuent au vice-président des responsabilités telles que la gestion des terrains et des bâtiments ainsi que des propriétés récréatives. Le vice-président peut également prendre en charge d’autres activités du HOA et diriger des comités. Si votre HOA emploie des travailleurs, le vice-président peut servir de directeur exécutif du gestionnaire des employés.

Secrétaire du conseil d’administration de la HOA

Certaines des responsabilités du secrétaire de la HOA comprennent la tenue et la tenue de la majorité des dossiers de l’association. Il s’agit des dossiers des membres, des comptes rendus des réunions du conseil d’administration et d’autres dossiers officiels de la HOA.

Le secrétaire prend également les procès-verbaux de réunion et envoie les avis de réunion. En dehors de cela, les fonctions de secrétaire de la HOA comprennent le dépôt des rapports annuels de l’entreprise et l’attestation des documents juridiques signés par le président au nom de la HOA.

L’exercice des fonctions de secrétaire du conseil d’administration de HOA comporte souvent des défis. Ainsi, cela nécessite une personne avec de grandes compétences organisationnelles et un œil pour les détails.

Trésorier du conseil d’administration de HOA

Le trésorier gère les finances de l’association. Dans le cadre des fonctions de trésorier de la HOA, ils tiennent tous les registres financiers et servent de dépositaires de titres et de fonds. Le trésorier est également en charge de la préparation — ou, si vous sous—traitez à un CPA, de la supervision de la préparation – de tous les états financiers et rapports. En plus de cela, le trésorier travaille en étroite collaboration avec d’autres dirigeants pour planifier le budget annuel.

Autres responsabilités du conseil d’administration de la HOA

Il y a aussi certaines responsabilités collectives qu’un conseil d’administration d’une association de propriétaires doit assumer. En plus des tâches spécifiques qui accompagnent leurs titres de poste, le conseil d’administration de HOA dans son ensemble doit remplir les fonctions de membre du conseil d’administration de HOA suivantes:

1. Suivez les documents directeurs

Chaque association de propriétaires, quel que soit l’état dans lequel elle se trouve, a un ensemble de documents directeurs. Il s’agit notamment des statuts de l’association, des statuts constitutifs et des CC & Rs. Ces documents contiennent des lignes directrices sur la façon dont le conseil devrait gérer la communauté. Ils comprennent également généralement des dispositions concernant ce que le conseil peut et ne peut pas faire.

Ces documents directeurs, en second lieu seulement aux lois du pays, détiennent la plus haute autorité dans un HOA. Ils dictent les règles et règlements au sein d’une association, que le conseil d’administration et les membres de la communauté doivent suivre.

En tant que responsables de la communauté, le conseil d’administration de la HOA doit s’assurer de respecter les stipulations énoncées dans les documents directeurs. Ils doivent suivre les processus et procédures énoncés dans ces documents. Le fait de ne pas le faire peut être considéré comme une violation de la responsabilité fiduciaire des membres du conseil d’administration de HOA.

Bien sûr, il va sans dire que le conseil d’administration de HOA doit également suivre les lois fédérales, étatiques et locales. Tous les États n’ont pas les mêmes lois en ce qui concerne les associations de propriétaires. Par conséquent, il est préférable de revoir les lois de votre État avant de procéder à des actions ou à des décisions. En cas de doute, c’est toujours une bonne idée de consulter votre avocat HOA. De cette façon, vous pouvez éviter le risque de responsabilité.

2. Appliquer les règles

Les CC & Rs d’une association et les règles de fonctionnement dirigent ce que les propriétaires peuvent et ne peuvent pas faire dans la communauté. Les CC & Rs informent également sur la façon de calculer et de collecter les évaluations.

Les membres du Conseil d’administration ont le devoir d’appliquer ces clauses et règles pour permettre un fonctionnement sans heurt. Par exemple, si un propriétaire ne paie pas sa cotisation, le conseil de la HOA peut imposer des amendes ou placer un privilège sur sa propriété pour encourager le paiement. Bien sûr, assurez-vous de toujours respecter vos documents directeurs lors de l’application de ces règles.

Un problème auquel de nombreuses associations sont confrontées est l’application sélective. Cela signifie que le conseil d’administration de HOA n’applique pas les règles de manière cohérente parmi tous les propriétaires, peut-être en raison de favoritisme ou de préjugés personnels. L’application sélective peut entraîner de graves problèmes pour le conseil, tels que des poursuites judiciaires. À ce titre, le conseil doit toujours appliquer de manière uniforme les règles et les clauses contractuelles. Suivez la priorité et restez à l’écart des conflits d’intérêts.

3. Entretenir les aires communes

L’une des principales tâches du conseil d’administration de HOA est de maintenir la communauté. Cela signifie embaucher des fournisseurs pour garder les espaces communs en forme de pointe. Cependant, la plupart des associations sont confrontées à la difficulté d’avoir trop de demandes de réparations ou d’entretien. Dans de tels cas, le conseil doit apprendre à établir des priorités. Quelles demandes sont les plus graves et demandent le plus d’attention? Élaborer un plan pour traiter ces demandes par ordre de priorité.

De plus, l’office doit effectuer des inspections régulières de toutes les parties communes et de l’extérieur des bâtiments. Le conseil n’a pas nécessairement besoin de procéder lui-même à l’inspection. En fait, il est infiniment préférable de sous-traiter le travail à un professionnel qui peut repérer même les plus petites vulnérabilités. En planifiant des inspections régulières, vous pouvez vous assurer que toutes les zones restent sûres et en bon état.

4. Gérer les fonds

La gestion des finances de l’association relève également de la liste des fonctions du conseil d’administration de HOA. Les membres du conseil travaillent ensemble à la préparation du budget annuel pour l’année à venir. Pour ce faire, le conseil anticipe les dépenses à venir, en prenant des choses comme les services et les assurances. Le conseil doit également examiner les dépenses réelles de l’année précédente et obtenir des propositions des fournisseurs.

N’oubliez pas de comptabiliser également le fonds de réserve. Les réserves d’une association sont là pour couvrir de futurs remplacements ou réparations à grande échelle. Une partie des évaluations collectées va au fonds de réserve pour maintenir un niveau sain. Pour déterminer le niveau optimal de vos réserves, assurez-vous de procéder périodiquement à une étude des réserves. Certains États exigent d’effectuer une étude de réserve toutes les quelques années.

À partir de là, la commission doit ensuite calculer le montant des cotisations des propriétaires. Une fois que vous avez un numéro en tête, vous devez informer tous les propriétaires du montant. Le conseil prend également en charge la collecte de ces évaluations, y compris les frais de retard que les résidents peuvent encourir. Pour les propriétaires délinquants, le conseil peut s’associer à une agence de recouvrement HOA, à une société de gestion ou gérer le problème eux-mêmes.

La connaissance mène au succès

Les membres individuels du conseil d’administration ont leurs propres rôles et devoirs de leadership de la HOA respectifs à remplir. Cependant, dans son ensemble, votre conseil HOA devrait travailler ensemble pour atteindre vos objectifs. Comprendre les descriptions de travail de vos agents HOA fait partie intégrante de la réussite. Une fois que vous savez ce que vous devez faire, vous pouvez prendre les mesures appropriées pour atteindre vos objectifs. Certains pourraient trouver difficile de devenir membre du conseil d’administration, mais le travail est payant et le rôle peut être rempli à la fin.