Mise à jour de la Liste d’adresses globale dans Outlook sur Windows
Une liste d’adresses globale est un outil précieux pour toute entreprise, club ou communauté où les membres doivent s’envoyer un courriel quotidiennement.
Dans les grandes organisations, les opérations quotidiennes sont inconcevables sans de tels outils Windows, car les avantages sont évidents.
La création d’une liste d’adresses centralisée rend la communication électronique plus rapide et plus efficace, ce qui est essentiel en entreprise. Depuis leur ordinateur, chaque employé peut accéder aux coordonnées de ses collègues et supérieurs.
Table des matières:
- Qu’est-ce que la liste d’adresses global Outlook ?
- Comment créer une liste d’adresses globale ?
- Comment afficher la liste d’adresses globale?
- Ajout d’une liste d’adresses globale aux contacts dans Outlook
- Mise à jour de la liste d’adresses globale dans Outlook
- Exportation d’une liste d’adresses globale à partir d’Outlook
- Comment exporter des adresses e-mail Outlook dans la liste de distribution
Quelle est la liste d’adresses globale dans Outlook?
Découvrez un type de liste extrêmement pratique qui est géré de manière centralisée et vous permet de mettre à jour la liste d’adresses globale dans Outlook. Avec n’importe quelle version d’Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), une entreprise doit avoir son courrier électronique hébergé via Microsoft Exchange. La liste contient les coordonnées de chaque utilisateur de messagerie d’entreprise et des groupes de distribution associés. GAL est normalement pris en charge par le service informatique.
Comment créer une liste d’adresses globale?
Pour ce faire dans Microsoft Windows, vous devez utiliser Exchange Online Powershell. Il vous permet d’ajuster vos paramètres via la ligne de commande. Chacune des procédures ci-dessous nécessite environ 5 minutes.
La séquence générale est:
Nom de la nouvelle liste d’adresses mondiale « < Nom de GAL> »
Ainsi, vous pouvez appliquer un filtre de destinataire « pré-configuré » ou un filtre « personnalisé ». Voici la différence fondamentale entre les deux.
Si le nom de votre organisation est Wink, un nom GAL possible est » Wink GAL « , et le filtre pré-configuré sélectionne tous les destinataires avec Wink comme valeur de l’entreprise:
New-GlobalAddressList -Name « Wink GAL » – IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink
D’autre part, avec une option personnalisée, seuls les destinataires où, par exemple, la propriété CustomAttribute15 contient « AgencyB », seront inclus:
New-GlobalAddressList-Name « Agency B GAL » – RecipientFilter {CustomAttribute15-like « *AgencyB * »}
Une fois cela fait, n’oubliez pas de vérifier si vous avez réussi. Essayez de taper le nom de votre GAL au lieu de < Nom de GAL > et exécutez ceci:
Get-GlobalAddressList-Identity »< GAL Name >|/Format-List Name, RecipientFilterType, RecipientFilter, IncludedRecipients, Conditionnel *
Dans l’ensemble, bien que le processus puisse sembler intimidant, il est logique et rapide. Il suffit de quelques commandes pour que votre toute nouvelle FILLE soit prête!
Affichage de la liste d’adresses globale
À partir de Nouveau, accédez au Carnet d’adresses, puis au Carnet d’adresses global.
Vous verrez ce que contient votre liste d’adresses globale. Si vous souhaitez exporter vers vos contacts personnels, mettez en surbrillance toutes les données dont vous avez besoin. Pour l’ensemble de la liste d’adresses globale, appuyez sur Ctrl-A. Pour mettre en surbrillance une certaine plage, cliquez sur le premier élément, maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur le dernier élément. Un clic droit sur la plage fera apparaître le bouton Ajouter aux contacts.
Ajout d’une liste d’adresses globale aux contacts dans Outlook
Une fois qu’un utilisateur a suivi la séquence ci-dessous, il voit les contacts requis copiés dans son propre carnet d’adresses pour améliorer son efficacité.
- Cliquez sur Carnet d’adresses sous la section Rechercher (regardez le ruban supérieur).
- Choisissez maintenant l’option de recherche avancée.
- Tapez le nom de la personne à rechercher.
- Cliquez sur OK.
- Trouvez le nom dans les résultats de la recherche et double-cliquez dessus. La fenêtre d’ouverture contiendra les coordonnées de cette personne.
- Dans le coin inférieur gauche, recherchez l’option Ajouter aux contacts et appuyez dessus.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous êtes libre de modifier les détails si nécessaire.
- Terminer avec Enregistrer & Fermer.
Mise à jour de la liste d’adresses globale dans Outlook
La procédure est simple, rapide et cruciale, car elle actualisera essentiellement la liste de contacts sur votre PC. Pour vous assurer que toutes les modifications apportées à la liste d’adresses globale principale sont affichées sur votre appareil et que tout est synchronisé:
Dans l’onglet Envoyer / Recevoir, localisez le Carnet d’adresses de téléchargement… dans Envoyer / Recevoir des groupes optionslist. Il est essentiel que le Téléchargement change depuis le dernier Envoi / Réception dans le Carnet d’adresses hors ligne soit coché. Terminez la procédure en appuyant sur OK.
Toutes les modifications sont maintenant entrées en vigueur et vous pouvez être sûr que votre assistant de messagerie est entièrement synchronisé. N’oubliez pas de répéter cette procédure régulièrement pour que votre correspondance par e-mail se déroule correctement.
Exportation de la liste d’adresses globale à partir d’Outlook
Si vous devez exporter, c’est un peu plus compliqué que quelques clics. Vous devez d’abord ajouter tous les contacts GAL à votre liste de contacts personnelle (voir ci-dessus). Pour éviter le mélange avec vos autres contacts, vous pouvez déplacer temporairement ce dernier vers un autre dossier. Pour cela, vous pouvez filtrer par date de création ou de modification.
Après cela, il y a deux chemins à considérer. Tout d’abord, les contacts peuvent être exportés vers un fichier CSV ou xls. Alternativement, ils peuvent être utilisés directement à partir de contacts pour une fusion par publipostage. L’installation d’Access simplifie la procédure, car vous pouvez importer directement les détails dans votre base de données Access ou les exporter à partir de là au format csv ou xlsx.
Exportation d’adresses e–mail Outlook
Lorsque vous devez créer une liste de distribution à partir des destinataires Outlook et supprimer les adresses en double, il existe la seule solution: le kit d’extraction de données pour Outlook.
Voici ce que vous devez faire:
- Exécutez le kit d’extraction de données pour l’application Outlook.
- Cliquez sur Rapports et choisissez l’option Liste des adresses e-mail des destinataires.
- Cela ouvrira une fenêtre Paramètres du rapport :
- Sélectionnez *.Option de fichier CSV pour exporter les adresses des destinataires Outlook au format Excel
- Sélectionnez la source appropriée: Fichier PST externe – si vous souhaitez créer une liste de distribution à partir des destinataires de courrier électronique situés dans le fichier PST externe ou le profil utilisateur Outlook – pour créer une liste de distribution à partir des e-mails Outlook actuels.
- Cliquez sur Exécuter le rapport et spécifiez l’emplacement et le nom du fichier pour l’enregistrer.
L’outil enregistre les adresses des destinataires des e-mails dans une liste de distribution que vous pourrez utiliser ultérieurement.
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