Planificateur d’événements spéciaux: Types d’événements sociaux

Planificateur d’événements spéciaux: Types d’événements sociaux

Pour la plupart des planificateurs d’événements, l’arène sociale est leur forté. Organiser une bonne fête demande beaucoup de créativité et une capacité à planifier, organiser et coordonner. Les planificateurs doivent être très attentifs aux détails. Les planificateurs de mariage sont évidemment les plus connus des planificateurs d’événements sociaux; cependant, la plupart des planificateurs d’événements sont tout aussi heureux d’organiser une réunion de famille que d’organiser un mariage. Le processus est essentiellement le même. Les raisons sont juste un peu différentes, tout comme certaines des étapes nécessaires.

Les événements sociaux, comme les événements d’entreprise, doivent commencer par le but et le budget. Quel est l’événement ? Qu’est-ce qui est célébré? Pourquoi organiser un événement ou une fête? Ensuite, la question du budget entre en jeu. Il vous sera fréquemment demandé de organiser un événement au champagne et au caviar avec un budget de bière et de pizza. Votre travail n’est pas nécessairement de dire à votre client que vous ne pouvez pas le faire. Vous devrez être créatif et offrir des options. Montrez à votre client où le budget peut être ajusté pour dépenser plus d’argent pour la nourriture et moins d’argent pour le divertissement ou le décor. Essayez de découvrir la vision de votre client et voyez comment vous pouvez aider votre client à y parvenir dans les limites du budget approuvé.

Bien qu’ils n’aient pas tout à fait la même signification dans l’arène sociale, ils ne sont pas moins importants pour votre client. Ce que vous découvrirez dans l’arène sociale, c’est que la plupart de vos clients vont avoir un attachement émotionnel très puissant à la raison de l’événement. Votre objectif sera donc de satisfaire le besoin de votre client de faire de l’événement un succès. Il est sage d’évaluer vos capacités et de décider au début du processus si vous pouvez réussir cet événement. Il vaut toujours mieux s’éloigner d’un contrat que d’avoir un échec et une mauvaise référence sur un emploi.

Dans le domaine social en particulier, votre première tâche consiste à déterminer si vous et votre client êtes un bon partenaire l’un pour l’autre. Après tout, vous êtes sur le point de vous lancer dans une relation assez intense avec cette personne qui pourrait durer plusieurs mois. Assurez-vous que vous et votre client êtes bien adaptés l’un à l’autre. Il est préférable de savoir maintenant que vos styles sont incompatibles qu’après avoir consacré de nombreuses heures à l’événement.

Sélection des fournisseurs

Lorsque vous débutez dans le secteur de la planification d’événements spéciaux, vous devez vraiment faire vos devoirs pour vos événements sociaux. Jusqu’à ce que vous ayez une liste de fournisseurs avec lesquels vous avez établi une relation de travail, il est essentiel de procéder avec prudence.

Suivant les conseils du Better Business Bureau (BBB), il est sage d’interroger trois ou quatre fournisseurs possibles pour chaque spécialité. Parlez à trois ou quatre traiteurs, trois ou quatre photographes et des représentants de trois ou quatre lieux. Gardez une trace de ces conversations. Ensuite, de retour à votre bureau, vous pouvez les comparer toutes, leurs estimations et ce qu’elles offrent pour le prix.

Demandez des échantillons du travail de chaque fournisseur. Regardez les photographies de chaque photographe. Goûtez la nourriture de chaque traiteur. Assurez-vous que chaque fournisseur est responsable des échantillons. Parfois, vous recevrez un portfolio du meilleur travail d’un studio ou d’un restaurant; ce qui signifie que le travail est une compilation de plusieurs personnes, pas nécessairement celle que vous avez l’intention d’embaucher. Cela ne vous donnera pas une bonne idée de la qualité du travail du vendeur avant de faire des recommandations à votre client.

Chaque fois que vous rencontrez un nouveau vendeur, demandez une copie de son contrat à conserver. Cela vous aidera à vous familiariser avec la terminologie des contrats dans le secteur de la planification d’événements spéciaux et vous aidera à évaluer si un contrat que votre client doit signer est équitable.

N’oubliez pas que lorsque vous signez un contrat, vous devez tous les deux accepter tout ce qui est dans le contrat. En d’autres termes, s’il y a quelque chose dans le contrat que vous n’aimez pas, ou que votre client n’aime pas, faites le changement avant la signature du contrat.

La plupart du temps, il est recommandé de travailler avec des fournisseurs qui sont en affaires depuis un certain temps. Il est établi depuis longtemps que la plupart des nouvelles entreprises échouent au cours de la première année d’exploitation. Vous ne voulez pas embaucher un fournisseur qui est une nouvelle entreprise pour un événement qui dure plus d’un an seulement pour découvrir que l’entreprise a fermé ses portes et a pris le dépôt de votre client avec elle. Le BBB nous rappelle également que pour les entreprises qui ne sont en activité que depuis quelques mois, il n’y a pas eu assez de temps pour que des plaintes contre elles aient été déposées.

Une recommandation forte est de tout payer avec une carte de crédit. La Loi sur la facturation équitable du crédit stipule que dans les trois mois suivant l’achat, les frais sur la carte de crédit peuvent être contestés. La société de carte de crédit interviendra en votre nom et tentera de résoudre le problème, et vous n’aurez pas à payer le solde de l’achat contesté ni les intérêts courus pendant la période d’enquête.

Enfin, si vous n’êtes finalement pas satisfait des services d’un fournisseur ou de toute entreprise ou entreprise que vous embauchez, écrivez une lettre pour en informer le propriétaire. Écrivez également une lettre au BBB afin qu’il ait votre plainte au dossier pour les futurs clients qui se renseigneront sur la qualité de service de ce fournisseur.

Mariages

Les mariages sont probablement la célébration la plus courante dans la vie d’un organisateur d’événements spéciaux. Parce que la plupart des mariées n’ont aucune idée de ce qu’elles doivent faire pour préparer leur mariage, la plupart embaucheront quelqu’un comme vous pour les aider avec une partie ou la totalité de la planification de leur mariage.

Les mariages ont des considérations particulières, telles que:

• Budgets: Quelle famille paie pour quoi?
• Fête nuptiale: Qui se tiendra avec les mariés?
• Planification: Commencez bien avant l’événement.
• Parties de fiançailles : Qui les accueillera et où?
• Correspondance et invitations: Sélectionnez la liste des invités et la papeterie.
• Tenue de mariage: Des choix doivent être faits pour la mariée, le marié, les préposés, les parents, etc.
• Traiteur: Qui s’occupera de tous les besoins en nourriture et en boissons pour chaque événement associé au mariage?
• Gâteau de mariage: Choisissez parmi les boulangeries spécialisées.
• Enregistrement de l’événement: Prenez des décisions en matière de photographie et de vidéographie.
• Musique : Des choix doivent être faits pour la cérémonie et la réception.
• Fleurs de mariage: Des sélections sont nécessaires pour la mariée, les demoiselles d’honneur, le marié, les garçons d’honneur, les parents, la cérémonie et la réception, ainsi que pour la conservation éventuelle de certaines fleurs de célébration.
• Bagues : Doivent être choisies et achetées.
• Invités à l’extérieur de la ville: Le transport et l’hébergement doivent être organisés.
• Cadeaux de mariage.
• Cérémonie de mariage: Le type, le style et l’emplacement doivent être choisis.
• Réception de mariage: Les choix de lieu, de nourriture, de musique et plus encore doivent être faits.
• Mariages à destination: Des dispositions doivent être prises pour que les participants voyagent vers une destination unique.
  Vous voulez en savoir plus ? Suivez un cours en ligne sur la planification d’événements spéciaux.
• Lune de miel: Les plans de voyage, les billets et l’hébergement doivent être réservés.
• Questions post-mariage: Des dispositions doivent être prises pour conserver la robe de mariée, retourner les vêtements et accessoires de location, obtenir les photos de mariage, etc.

Bien que chaque mariage soit unique, il y a un certain nombre d’étapes que vous prendrez qui vous sont familières. Ce que vous devez vous rappeler, c’est qu’un mariage est un jour très spécial pour tout le monde et vous devez travailler très dur pour vous assurer qu’il s’avère être un jour spécial, en effet. Les mariages, plus que toute autre célébration, devraient se dérouler sans accroc.

Événements familiaux: Réunions, anniversaires et Anniversaires

Réunions: Les réunions de famille sont devenues un événement énorme dans l’industrie. Ce sont généralement de grands événements occasionnels. Avec de plus en plus de familles dispersées à travers le pays, même à travers le monde, les retrouvailles sont un moyen de se connecter avec des parents perdus depuis longtemps. Il y a beaucoup de familles qui mettent en place des comités de réunion pour planifier l’événement, superviser le budget et s’occuper de chaque petit détail. Le plus souvent, cependant, les gens d’aujourd’hui sont tout simplement trop occupés par leur travail et leur vie pour consacrer le temps nécessaire à la planification de bonnes retrouvailles. En conséquence, ils se tournent vers les planificateurs d’événements. Le planificateur d’événements s’occupera autant ou aussi peu du processus de planification des réunions que votre famille le souhaite.

Une réunion de famille réussie comporte de nombreuses étapes et, en tant qu’organisateur d’événements, vous pouvez en faire la plupart pour votre client:

• Déterminez quelle famille sera invitée à la réunion. Cette étape nécessitera l’apport de la famille.
• Sur la base de l’étape précédente, créez une liste d’invités. Obtenez les noms de tout le monde: famille, conjoints et enfants. En tant que planificateur d’événements, vous devrez entrer en contact avec plusieurs branches de la famille pour aider votre client à retrouver les membres appropriés de l’arbre généalogique.
• Bien avant la réunion, vous voudrez envoyer un simple sondage aux membres de la famille invités. Ce sondage vous aidera, vous et votre client, à décider d’une date et d’un lieu. Une discussion du budget commencera ici.
• Sélectionnez la date.
• Sélectionnez et réservez le site de réunion. Parce que les réunions incluent généralement un certain nombre d’enfants, trouver un lieu adapté aux familles est généralement une bonne idée. Certaines réunions de famille peuvent avoir lieu dans des zoos, dans des parcs à thème ou dans des installations spécialisées, telles qu’un ranch dude.
• Établir un budget. Votre client devra déterminer s’il supportera toute la charge financière de l’événement, ou si des frais par famille seront facturés pour couvrir le coût de l’événement.
• Déterminez le thème.
• Créez une liste de diffusion, un e-mail, un service postal ou les deux.
• Aide à déterminer le menu. L’événement sera-t-il pris en charge? En tout ou en partie ?
• Planifier des activités. Parce que les réunions de famille incluent des personnes de tous âges, trouver des activités qui couvriront le fossé des générations est une partie importante de votre travail. C’est peut-être le bon moment pour présenter à votre client des clowns, des peintres de visages, des magiciens, des caricaturistes, etc.
• Déterminez le besoin de photographie et de vidéographie.
• Envoyez des invitations et gardez une trace des réponses.
• Imprimez un programme.
• Décorez pour l’événement.

Les gens du monde entier accordent une attention particulière aux divers rites de passage dans leur vie ou dans la vie de leurs enfants. Naturellement, ceux-ci sont chargés d’émotions très chargées et peuvent être stressants. Ces événements sont généralement basés sur l’atteinte d’un certain âge ou d’un certain stade dans sa vie. Les rites de passage typiques comprennent les baptêmes, les bar et les bat mitzvahs, les confirmations, les Quincenera, les graduations, la retraite et même les funérailles. Ces cérémonies sont généralement ritualisées et peuvent être fortement religieuses ou avec le poids lourd des valeurs culturelles. Pour cette raison, il est sage d’en apprendre autant sur l’événement que possible pour éviter toute erreur lors de l’interaction avec votre client.

De telles célébrations peuvent être aussi ornées et impliquées que la planification d’un mariage, même si l’invité d’honneur est généralement un adolescent:

• Bar et bat mitzvahs: Ces célébrations honorent un garçon ou une fille qui est devenu majeur dans la religion juive, généralement âgé de 13 ans pour le garçon et de 12 ans pour la fille. La cérémonie religieuse célèbre la première fois où l’enfant participe en tant qu’adulte à un service normal du Sabbat. Après la cérémonie, la célébration peut avoir lieu au domicile de l’enfant ou dans une salle de banquet.
• Quinceañera: Il s’agit d’une célébration du 15e anniversaire d’une fille, généralement par des catholiques hispanophones. La célébration commence par une cérémonie religieuse au cours de laquelle la jeune fille affirme sa foi. Ensuite, une réception a lieu, souvent dans une salle de banquet. La cour de la Quinceañera comprend ses parents, ses parrains et le Chambelan, ou jeune homme qui est son escorte pour la soirée. Typiquement, les parrains et marraines de la fille organisent la célébration.
• Sweet 16: Habituellement, cette fête commémore le 16e anniversaire d’une fille. Il peut être aussi traditionnel ou élaboré que le client le souhaite. Il n’y a généralement pas de connotation religieuse à cette célébration.
• Bal des débutantes: Cet événement, tout en sonnant daté, se produit encore aujourd’hui. Comme il l’a indiqué historiquement, une débutante est une jeune femme qui a atteint l’âge de la maturité, est éligible au mariage et est présentée à la société dans cette présentation formelle. La plupart des bals modernes ont été transformés en événements caritatifs dans lesquels les parents de la débutante font un don à une cause caritative, et les personnes invitées paient réellement leurs billets. Ces balles peuvent être très ornées et formelles et prendre des mois et des mois de planification.

Parfois, votre client optera pour un cocktail au lieu du dîner, auquel cas il commence généralement plus tard dans la soirée et aura jusqu’à six ou sept types de plateaux de hors-d’œuvre et deux ou trois articles stationnaires. Les cocktails peuvent avoir lieu chez votre client ou peuvent être organisés comme une affaire plus formelle dans un lieu loué, comme dans le cadre d’un gala de collecte de fonds ou même d’un mariage. Vous pouvez être embauché pour organiser l’ensemble du cocktail, ou votre client peut choisir d’organiser la fête dans un restaurant local. Si vous êtes également traiteur, il peut vous être demandé de planifier et de présenter l’ensemble du cocktail pour votre client.

Dîners intimes

Ce sont des événements plus petits mais qui peuvent en fait vous donner une meilleure compréhension de votre entreprise que certains des événements plus importants. La raison en est que vous êtes plus intimement impliqué dans la planification de chaque détail du dîner. En fait, vous allez vous asseoir avec votre client et avoir des idées pour le dîner. Découvrez les plats préférés de vos clients et obtenez une idée des goûts et des aversions. Découvrez si votre client a une préférence pour un type d’aliment spécifique pour chaque plat. Ensuite, vous vous asseyez avec le chef sélectionné et lui demandez de concevoir un menu spécialement pour votre client. Une fois le menu établi, renvoyez-le à votre client avec une liste des ingrédients nécessaires au dîner.

Autres événements

En tant que planificateur d’événements spéciaux, vous serez appelé à planifier n’importe quoi, d’une baby shower à un rassemblement politique. Regardez la liste suivante et voyez la grande variété d’événements qui composeront probablement votre travail. Il n’y aura jamais deux événements identiques. C’est l’un des meilleurs avantages de cette entreprise!