Pouvez-Vous Vraiment Gérer Une Entreprise En Espèces Uniquement?

Si vous lisez ce site Web depuis un moment, vous savez que nous avons commencé comme un lieu axé sur la démystification du monde du traitement des cartes de crédit pour les petites entreprises. Vous pourriez vous demander, alors, ce que nous faisons en écrivant un article sur une entreprise uniquement en espèces. Le fait est que nous voyons à la fois des avantages et des inconvénients à une telle entreprise, et nous voulons partager certaines de nos pensées avec vous.

Bien que la plupart des entreprises acceptent certains paiements en espèces, certaines entreprises sont particulièrement adaptées pour être uniquement en espèces. Ces entreprises ont tendance à être petites et à fournir les services ou à vendre leurs marchandises en personne; les articles vendus ont également tendance à être de plus petite valeur. Ci-dessous, nous avons compilé une liste non exclusive de ces entreprises ainsi qu’un aperçu général des avantages et des inconvénients de ne prendre que des paiements en espèces.

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Pourquoi Voudriez-Vous Une Entreprise De Trésorerie, De Toute Façon?

Ce n’est un secret pour personne que nous nous dirigeons vers une société sans numéraire, où les clients transportent peu ou pas d’argent et effectuent des achats par cartes de crédit, de débit ou de paiement. Cependant, si vous regardez attentivement, vous remarquerez que les entreprises à base de liquidités se cachent toujours partout. Tout enfant peut installer un stand de limonade ou tondre la pelouse d’un voisin. En règle générale, vous les payez en espèces. Même chose avec un musicien de rue ou un hot-dog sur le trottoir. Très probablement, vous paierez en espèces à votre baby-sitter et peut-être aussi à votre promeneur de chiens.

Les entreprises réservées aux espèces sont généralement des entreprises nouvelles ou « temporaires » ou secondaires, et elles ne prennent que des espèces parce qu’elles veulent minimiser les coûts de démarrage, elles n’acceptent pas les retours et elles n’ont pas le temps ou le désir d’écouter les vendeurs insistants pour apprendre les tenants et les aboutissants du traitement des paiements ou acheter du matériel connexe. En d’autres termes, ils ne prennent que de l’argent parce que l’argent est facile.

Les meilleures entreprises de trésorerie

Certaines entreprises sont particulièrement adaptées en tant qu’entreprises de trésorerie uniquement. Vous trouverez ci-dessous une liste non exclusive pour donner quelques exemples de telles entreprises.

• Opérateur de café, de chariot de nourriture ou de camion de nourriture
• Boulangerie, épicerie ou stand de déjeuner
• Petit restaurant
• Service de tonte de pelouse
• Laverie automatique
• Opérateur de distributeur automatique
• Service de courses
• Vendeur de stands de ferme / marché fermier
• Vendeur d’expositions d’art et d’artisanat
• Artiste de rue (peintre de visage, artiste de caricature, musicien de rue ou similaire)
• Services de garde d’enfants
• Services pour animaux de compagnie (séance d’animaux de compagnie, toilettage d’animaux de compagnie, dressage d’animaux de compagnie, promenade de chiens. etc.)
• Entraîneur personnel ou instructeur de conditionnement physique
• Services de bricoleur
• Professeur / tuteur de musique
• Salon de coiffure / manucure ou salon de coiffure

Notez que ces entreprises ont tendance à être des opérations individuelles qui peuvent être mises en place facilement et rapidement. À quelques exceptions notables comme une laverie automatique, elles ont tendance à être mobiles, sans adresse professionnelle physique. Les biens ou services qu’ils vendent sont généralement moins chers et les clients n’exigent généralement pas de remboursement après l’achat.

Avantages d’aller en espèces Uniquement pour les paiements

La plupart des entreprises prennent de l’argent en plus d’autres formes de paiements. Pour cet article, cependant, nous ne voulons vraiment dire que de l’argent. Cela signifie pas de cartes de crédit ou de débit, de cartes de paiement, de cartes-cadeaux, de virements en espèces (Venmo, Zelle) ou de chèques personnels. L’entreprise prend des billets en papier ou des pièces de monnaie, et c’est tout.

Nous commençons ci-dessous par discuter de certains avantages d’aller en espèces uniquement.

Coûts inférieurs & Frais généraux (Pas de frais de traitement)

Par rapport à la prise de cartes de crédit, la prise d’argent permet à votre entreprise d’économiser de l’argent. Afin de traiter les cartes de crédit, vous devez acheter ou louer l’équipement pour lire les cartes. Après avoir obtenu l’équipement, vous devrez consacrer du temps (ou de l’argent à embaucher quelqu’un) à l’entretien de l’équipement.

En plus d’avoir besoin d’équipement, chaque balayage/ plongement / tap d’une carte de paiement vous coûte de l’argent à traiter. Le coût est basé sur un pourcentage, il est donc difficile de savoir à l’avance combien chaque utilisation d’une carte de paiement vous coûterait. De plus, certains transformateurs facturent des frais mensuels ou par incidence supplémentaires. Ces frais peuvent s’additionner et affecter votre rentabilité, surtout si vous exploitez une petite entreprise avec des marges étroites.

Lorsque vous ne prenez que de l’argent, tous les problèmes ci-dessus disparaissent. Vous n’aurez besoin d’aucun équipement, sauf d’une caisse enregistreuse ou peut-être simplement d’une calculatrice à l’ancienne. Vous n’aurez pas à faire face à des frais mensuels récurrents pour des services dont vous pourriez avoir besoin ou non. Mieux encore, vous n’aurez pas à payer de frais de traitement à chaque fois qu’un client vous paie, de sorte que votre marge bénéficiaire reste intacte.

Aucun Risque De Financement

Lorsque vous prenez de l’argent, vous obtenez votre argent tout de suite. Avec les cartes de paiement, votre compte ne sera pas alimenté avant 24 heures ou peut-être jusqu’à 72 heures plus tard. Même après cela, avec les paiements par carte, vous êtes à risque de rétrofacturation. Un client peut revenir plusieurs mois après un achat pour demander son remboursement afin que vos ventes ne soient pas toujours définitives avant plusieurs mois après l’achat. Votre processeur pourrait geler votre compte si vous avez trop de rétrofacturations ou même résilier complètement votre compte. Avec des comptes gelés ou résiliés, il se peut que vous ne récupériez pas du tout les frais de ces comptes.

Avec de l’argent, vous n’aurez jamais à vous soucier de ces problèmes. Vous recevez votre argent tout de suite et, à moins qu’un client ne se plaint et que vous décidiez de rembourser son achat, vous n’êtes jamais obligé de rembourser ce que vous avez déjà pris.

Comptabilité simplifiée

Si vous prenez de l’argent, vous pouvez simplifier les besoins comptables de votre entreprise.

Il existe deux façons de conserver vos livres : la méthode de la caisse et la méthode de la comptabilité d’exercice. La méthode de paiement en espèces n’a rien à voir avec la prise des paiements entrants uniquement en espèces. Cela signifie simplement que vous réservez une vente ou une dépense lorsque vous recevez ou payez réellement les biens ou les services.

Par exemple, si vous recevez une commande de widgets le 31 août, envoyez la commande et recevez votre paiement le 15 septembre, vous réservez la vente le 15 septembre. Si vous achetez des fournitures de bureau le 31 août et payez la facture le 15 septembre, vous réservez la dépense le 15 septembre. La méthode de trésorerie est considérée comme la plus simple des deux méthodes comptables. Il vous donne une compréhension réaliste de combien vous avez à la banque, mais ne prend pas en compte les revenus ou les dépenses futurs.

Avec la méthode de la comptabilité d’exercice, vous réservez la vente ou la dépense lorsque vous effectuez la vente ou engagez la dépense, même si vous ne recevez pas le paiement ou ne payez l’argent que plus tard. Par exemple, si vous recevez une commande de widgets le 31 août, vous réserverez cette vente pour le 31 août, même si vous donnez 30 jours à votre client pour payer afin qu’il n’ait pas à payer avant le 30 septembre. De même, pour un achat que vous effectuez le 31 août, vous réserverez la dépense le 31 août au lieu d’attendre le moment où vous payez réellement, éventuellement 30 jours plus tard. Avec la méthode de la comptabilité d’exercice, vous devez suivre les finances de votre entreprise avec les comptes débiteurs et les créditeurs.

Si vous ne prenez que des paiements en espèces, quelle que soit la méthode de comptabilité que vous utilisez, vous pouvez simplifier votre comptabilité. Avec la méthode de la comptabilité d’exercice, vos comptes débiteurs sont toujours à jour car vous avez déjà reçu l’argent et vous n’aurez plus à les suivre par la suite. Si vous utilisez la méthode au comptant, vous n’aurez pas à gérer l’argent que vous prévoyez recevoir à l’avenir car, même si la méthode ne vous oblige pas à réserver la vente jusqu’à ce que vous receviez réellement l’argent, vous recevez en fait l’argent tout de suite parce que vous êtes payé en espèces au moment de la vente.

Inconvénients D’Aller Au Comptant – Uniquement pour Les Paiements

Même si devenir une entreprise réservée aux espèces peut réduire certains frais généraux et maux de tête administratifs, elles créent également des inconvénients.

Clients perdus

Aujourd’hui, la plupart des clients n’ont plus une grande quantité d’argent liquide et préfèrent plutôt payer avec une carte de crédit ou de débit. Passer sans numéraire signifie que ces clients ne pourront pas effectuer d’achats dans votre entreprise à moins d’avoir l’argent sur eux ou d’avoir accès à un guichet automatique à proximité. Même en supposant que ces clients tiennent compte du panneau réservé aux espèces à la porte et parviennent à obtenir l’argent pour compléter l’achat lors de leur première visite dans votre magasin, ils pourraient ne pas revenir car ils pourraient ne pas vouloir faire face à l’inconvénient de payer avec de l’argent à nouveau.

Peu d’opportunités de croissance

Ne prendre que de l’argent peut réduire les opportunités de croissance de votre entreprise. L’argent comptant peut avoir du sens lorsque votre client doit être physiquement présent pour obtenir cette tasse de café ou faire soigner son animal de compagnie, mais si vous avez le type d’entreprise où vous pouvez vendre en ligne ou même prendre des commandes par téléphone, ne prendre que de l’argent comptant pourrait limiter les opportunités de croissance de votre entreprise. De nombreux clients préfèrent aujourd’hui la commodité des achats en ligne. De plus, les ventes en ligne peuvent atteindre des clients qui vivent loin de votre magasin. Aller de l’argent uniquement signifie que vous risquez de manquer ces clients qui peuvent aider votre entreprise à se développer.

Nécessité de Politiques Strictes de Gestion des Espèces

En ce qui concerne l’argent, certaines personnes trichent.

La manipulation d’espèces signifie que vous devrez faire face aux contrefaçons. Malgré les caractéristiques de sécurité telles que l’encre de couleur, l’impression en relief, les filigranes et autres, la fausse monnaie est toujours en circulation. En fait, le département américain du Trésor estime que 70 à 200 millions de dollars de contrefaçons pourraient être en circulation aujourd’hui. Si vous ne prenez que des espèces, vous et vos employés qui manipulent les paiements en espèces devez être formés à la détection des contrefaçons.

Qu’on le veuille ou non, alors que nous aimerions penser que nos employés sont honnêtes et respectueux des lois, certains volent, et avoir un tiroir plein d’argent peut fatalement tenter ces employés sans scrupules. Donc, si vous avez une entreprise réservée aux espèces, vous devez avoir des politiques strictes de gestion des espèces qui sont appliquées régulièrement et rigoureusement. Vous devrez peut-être même investir dans du matériel de surveillance pour attraper les employés qui volent.

Automatisation limitée / Plus de risques d’Erreurs

Parfois, les pénuries de liquidités sont causées par un comptage inexact plutôt que par un vol. Dans le cas d’une entreprise réservée aux espèces, la personne à la caisse enregistreuse doit compter avec soin, à la fois lors de la réception de l’argent et lors du comptage de l’argent pour donner de la monnaie. Bien que cela ne soit pas difficile dans des circonstances normales, si vous exploitez une entreprise avec des heures de pointe comme les périodes de déjeuner, devoir compter de l’argent pour chaque client pourrait vous rendre plus sujet aux erreurs.

En revanche, si vous prenez des cartes de paiement, seul le montant exact sera traité et vous éliminerez une source d’erreur de comptage.

Potentiel d’audits IRS

Qu’on le veuille ou non, l’IRS sait qu’il est plus facile pour les entreprises ne disposant que de liquidités de sous-déclarer leurs bénéfices et d’éviter de payer des impôts. Bien sûr, toutes les entreprises ne comptant que des espèces essaient d’éviter de payer des impôts, mais suffisamment l’ont fait pour que l’IRS vérifie généralement plus souvent les entreprises de trésorerie. Même si vous déclarez honnêtement tous vos gains en espèces, vous devez documenter soigneusement toutes vos transactions. Sinon, il pourrait être difficile d’établir un modèle d’honnêteté pour convaincre l’IRS que vous n’avez pas sous-déclaré.

Autres considérations Si Vous souhaitez Utiliser Uniquement de l’argent Comptant

Jusqu’à présent, cet article s’est concentré sur la façon dont l’utilisation uniquement de l’argent comptant peut affecter la façon dont vous encaissez les paiements, mais il y a d’autres considérations à prendre en compte avant de vous lancer dans une entreprise uniquement en espèces.

• Inventaire & Logiciel de suivi du temps des employés: Même si vous n’avez peut-être besoin que d’une caisse enregistreuse à l’ancienne pour une entreprise réservée aux espèces, vous risquez de manquer les autres commodités d’un système de point de vente moderne. Par exemple, certains systèmes de point de vente modernes incluent un logiciel de gestion des stocks qui déduit automatiquement les articles de votre inventaire lorsque vous effectuez une vente. D’autres systèmes permettent à un employé d’entrer et de sortir pour suivre ses heures de paie. Si vous utilisez une caisse enregistreuse à l’ancienne, ces systèmes logiciels ne seraient pas disponibles pour vous.
• Non Exonéré de payer des impôts : Il est, bien sûr, parfaitement légal pour vous de payer vos employés en espèces. Cependant, vous devez toujours déduire les impôts sur le revenu, la sécurité sociale et l’assurance-maladie de vos employés. À défaut de le faire, vous serez passible d’amendes de la part de l’IRS.
• Difficulté à obtenir des prêts bancaires: Si vous souhaitez emprunter de l’argent pour développer votre activité en espèces uniquement, vous pourriez avoir du mal à emprunter auprès d’une banque. À moins d’avoir d’excellents documents comptables, il vous serait difficile de montrer à une banque que vous disposez de liquidités suffisantes pour rembourser le prêt. Dans ces circonstances, ils pourraient refuser de prêter à votre entreprise.
• Incapacité D’Obtenir Une Avance De Fonds Du Commerçant: Dans la même veine que l’obtention d’un prêt, certaines sociétés de services financiers offrent ce qu’on appelle une avance de fonds du commerçant. L’avance est remboursée en déduisant un pourcentage des frais de carte de crédit futurs. Par exemple, PayPal a quelque chose appelé Fonds de roulement PayPal et Square a un Capital Carré. Si vous ne traitez pas les cartes de crédit, vous ne pouvez pas vous prévaloir de ces programmes. Bien qu’obtenir une avance de fonds du commerçant ne soit pas le moyen le moins cher de financer une entreprise, il peut être crucial de fournir des flux de trésorerie à la rigueur.
• Une Technologie plus Récente Permet aux Machines À Pièces De Prendre des Cartes de paiement: Enfin, ce n’est pas parce que vous dirigez une entreprise traditionnelle à pièces de monnaie comme une laverie automatique ou des distributeurs automatiques que vous êtes coincé dans un monde réservé aux espèces. Des lecteurs de cartes de paiement conçus pour les laveries existent maintenant. Les nouveaux distributeurs automatiques peuvent également prendre des cartes de paiement. En d’autres termes, alors que les entreprises à pièces sont traditionnellement uniquement en espèces, vous n’aurez pas à vous contenter de cela si vous souhaitez également prendre des cartes de paiement.

Une Entreprise De Trésorerie Vous Convient-Elle?

Bien que nous soyons en train de nous transformer en une société sans espèces, pour certains types d’entreprises, aller uniquement en espèces pourrait encore avoir du sens. Bien qu’il y ait des inconvénients pour vous et vos clients, une entreprise entièrement en espèces reste le type d’entreprise le plus rapide et le plus facile à mettre en place, car elle ne nécessite aucun coût d’installation. Pour les petites entreprises qui vendent des articles à moindre coût aux clients qui se rendent en personne, n’accepter que de l’argent comptant peut avoir beaucoup de sens.

Cependant, même si vous préférez ne prendre que de l’argent comptant, vous pouvez envisager d’ajouter des cartes de paiement comme une option pratique pour vos clients. Vous pouvez exiger que chaque utilisation de la carte dépasse un certain montant et, avec des processeurs mobiles comme Square, tant que vous avez un téléphone portable, vous pouvez rapidement créer un compte pour prendre les ventes de cartes de crédit même si vous exploitez une entreprise saisonnière à faible volume comme un stand de ferme au bord de la route.

En fin de compte, avec les différents types de processeurs de paiement par carte de crédit disponibles aujourd’hui, aller en espèces uniquement n’est qu’un choix, pas une nécessité. Est-ce que passer de l’argent comptant uniquement est une option viable pour votre entreprise? Si vous exploitez actuellement une entreprise en espèces uniquement, quelle est votre expérience jusqu’à présent?

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