Processus et étapes d’appel d’offres: Le guide ultime pour rationaliser votre processus

6 étapes essentielles du processus d’appel d’offres

Par définition, les appels d’offres fournissent de nombreuses informations cruciales afin de permettre à une entreprise de prendre une décision stratégique éclairée. Pour atteindre cet objectif, il faut beaucoup de préparation, de recherche et d’exécution habile.

Bien que cela puisse sembler compliqué, le processus d’appel d’offres est assez simple lorsqu’il est décomposé en six étapes essentielles.

1. Collecte des exigences de la DP
2. Élaboration de votre DP
3. Réalisation de l’évaluation initiale
4. Suivi avec les fournisseurs présélectionnés
5. Faire votre sélection finale
6. Création et achèvement du contrat

Collecte exigences opérationnelles

Une demande de propositions réussie mène à un partenariat. Dans le but de trouver le meilleur partenaire à l’esprit, il est important de fournir aux fournisseurs le contexte et le contexte pour comprendre les besoins de l’entreprise. Cela garantit que les fournisseurs développent une compréhension et sont habilités à réagir de manière appropriée.

La DP devrait informer les fournisseurs des problèmes que l’émetteur espère résoudre. Il est certainement dans l’intérêt de l’émetteur de rendre ce document aussi clair que possible. Plus les informations fournies seront nombreuses, plus les propositions seront précises et utiles.

Lors de la collecte d’informations et des exigences en matière de solutions auprès des principaux intervenants, il y a quatre principaux domaines à prendre en compte. La DP devrait détailler chacun de ces éléments afin que les fournisseurs puissent fournir des réponses efficaces.

Considérations relatives à la découverte des parties prenantes

Objet

Tout d’abord, demandez aux parties prenantes des informations sur le besoin. Qu’est-ce que vous cherchez? Vous êtes intéressé par un partenaire à long terme ou une solution pour un projet ponctuel ? Quel défi résolvez-vous ? Utilisez ces renseignements pour détailler l’objet de la DP. Cela définit les attentes tôt et vous garantit de ne recevoir que des propositions de fournisseurs qualifiés.

Objectifs

Ensuite, expliquez exactement ce que l’entreprise veut réaliser. Demandez aux parties prenantes comment elles s’attendent à ce que le fournisseur relève le défi. De plus, demandez-vous quel rôle le fournisseur jouera-t-il pour vous aider à réussir? À quoi ressemblerait un résultat réussi?

Critères d’évaluation

Discutez avec les parties prenantes des facteurs les plus importants de la solution. Lorsque vous recevrez les propositions, comment les noterez-vous? Quelles seront les informations les plus importantes pour vous aider à prendre une décision? Ce sera différent dans presque toutes les demandes de propositions. Par exemple, le facteur le plus important peut être le prix, la disponibilité, la rapidité de la solution, l’expérience client ou tout autre nombre de considérations techniques ou intangibles.

Demandes supplémentaires

Rassemblent toutes les notes supplémentaires sur ce qui pourrait être agréable d’avoir dans une solution. Il ne s’agit pas nécessairement d’exigences, mais plutôt d’une liste de souhaits de choses qui pourraient améliorer votre vision de l’offre d’un fournisseur. Cela permet aux fournisseurs de mettre en évidence ces articles s’ils les proposent, sans décourager les réponses de ceux qui ne le font pas.

2. Élaboration du document d’appel d’offres

Chaque appel d’offres comporte des questions. Alors que certains ont une douzaine de questions, d’autres peuvent en avoir des centaines. Pour simplifier l’évaluation, il est utile de limiter au maximum le nombre de questions d’appel d’offres. Non seulement les demandes de propositions plus courtes simplifient la sélection du bon fournisseur, mais elles augmenteront également le respect des délais et empêcheront les fournisseurs utiles de refuser de répondre.

À l’aide des informations que vous avez recueillies auprès des parties prenantes, commencez à élaborer des questions. Pour les exigences essentielles, formuler des questions dans un format oui ou non peut aider à éliminer rapidement les fournisseurs non qualifiés ou sous-qualifiés. D’un autre côté, si vous recherchez un partenaire ayant une compréhension approfondie de votre industrie et de vos besoins, les réponses textuelles ouvertes peuvent encourager les fournisseurs à partager leur créativité et leur vision.

Les questions clés à poser dans une demande de propositions comprennent :

Proposez-vous un essai?
Les essais gratuits peuvent donner aux émetteurs une image claire de ce que le fournisseur a à offrir sans risque pour leur organisation.

Qui sont vos concurrents ?
Poser cette question peut aider les émetteurs à déterminer l’intégrité d’un fournisseur. Il permet aux émetteurs de savoir si les fournisseurs sont honnêtes sur qui sont leurs concurrents et pourquoi ils perdent pour eux. Il peut également aider les émetteurs à déterminer s’il existe d’autres options qu’ils devraient explorer.

À quoi ressemble votre processus de mise en œuvre ?
Lors de l’achat d’un logiciel, il est crucial de le configurer correctement pour maximiser son efficacité. Les émetteurs de demandes de propositions devraient déterminer combien de temps le processus de mise en œuvre prendra et à quel point le fournisseur sera impliqué.

Quel type de formation offrez-vous ?
Plus la solution est complexe, plus cette question est importante. Certes, si vous ne comprenez pas comment utiliser toutes les fonctionnalités et fonctionnalités de la solution, vous risquez de manquer des avantages clés. Les émetteurs doivent se renseigner sur l’équipe de réussite client du fournisseur, l’étendue de la formation offerte par les fournisseurs, ainsi que les formats disponibles. Par exemple, le support ne sera-t-il offert que par téléphone ou y aura-t-il également un libre-service en ligne et un e-mail?

Comment gérez-vous le support client?
Presque tous les utilisateurs de logiciels rencontrent un problème à un moment donné. Les émetteurs doivent déterminer le temps que prennent les fournisseurs pour répondre aux demandes de support client, ainsi que la façon dont ils peuvent soumettre ces demandes.

Pouvez-vous fournir des références, des critiques et des études de cas?
En l’absence d’essai, il n’y a pas de meilleur moyen de déterminer l’efficacité d’une solution que d’en apprendre davantage sur les expériences de ceux qui l’utilisent déjà. Demandez à parler directement à un client actuel. Si possible, demandez à parler à celui qui a une entreprise ou un cas d’utilisation similaire.

Considérations supplémentaires lors de la rédaction d’une DP

Enfin, les émetteurs de DP devraient poser des questions relatives à leur secteur d’activité. Il est important de déterminer si un fournisseur comprend les défis de l’entreprise et peut utiliser son expérience pour réussir.

Lorsque vous créez des RFP, il peut être utile de les enregistrer en tant que modèles. N’oubliez pas de toujours revoir vos modèles et de supprimer toutes les questions inutiles ou non pertinentes. Le logiciel RFP facilite les choses avec des modèles dynamiques divisés en sections.

Évaluation initiale pour sélectionner les fournisseurs présélectionnés

Une fois que les fournisseurs ont soumis leurs propositions, l’émetteur de la DP peut commencer une évaluation préliminaire. Au cours de cette étape, l’émetteur identifiera un sous-ensemble de fournisseurs les plus qualifiés pour répondre à leurs besoins. Ce sous-ensemble est connu sous le nom de liste restreinte.

3 étapes pour sélectionner votre liste restreinte:

• Comparer les facteurs critiques aux forces des fournisseurs
• Éliminer les fournisseurs qui ne sont pas qualifiés ou qui ne peuvent rivaliser
• Identifier les facteurs de différenciation pour une comparaison approfondie

Questions pour évaluer les propositions des fournisseurs

• Ont-ils fourni une proposition opportune et précise?
• Depuis combien de temps le fournisseur est-il en affaires?
• Le fournisseur peut-il évoluer au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise? Seront-ils en mesure de répondre à vos besoins à l’avenir?
• Le fournisseur vous a-t-il été recommandé par une connexion pair ou réseau ?
• Le vendeur est-il membre d’une organisation de confiance, d’une association professionnelle ou certifié par un organisme gouvernemental?
• Ont-ils de l’expérience de travail avec vos concurrents ou d’autres entreprises dans un secteur similaire?

Suivi auprès des fournisseurs présélectionnés

Une fois que l’émetteur de la DP a déterminé quels fournisseurs figuraient sur la liste restreinte, il peut commencer une évaluation plus approfondie. Ce processus devrait identifier le fournisseur qui remportera finalement l’offre.

• Engager les fournisseurs présélectionnés
• Poser des questions de suivi axées sur les facteurs critiques
• Définir des critères de notation pondérés
• Demander une présentation ou une démonstration de la DP aux finalistes

À ce stade, il est important pour les émetteurs de faire la différence entre les offres des fournisseurs restants, tout en maintenant l’effet de levier. Selon Computerworld:

 » Les fournisseurs encore en considération peuvent être félicités pour leurs efforts jusqu’à présent, comme un geste de bonne volonté. Mais il faut aussi leur dire qu’il y a encore de la concurrence et qu’ils doivent aiguiser leurs crayons. Vos objectifs clients essentiels à ce stade sont de maintenir la flexibilité, d’établir un certain pouvoir de négociation et de garder vos options ouvertes. Un faux pas ici peut vous perdre un peu de levier. »

Les fournisseurs devraient être en mesure de montrer en quoi leurs offres diffèrent du reste de la concurrence. À ce stade, les besoins et les préoccupations des émetteurs devraient être clairs, ce qui permettrait de diffuser des messages ciblés.

Achèvement de l’évaluation finale

À ce stade, l’émetteur de la DP devrait avoir une compréhension approfondie de ce que chaque fournisseur a à offrir. Maintenant, il est temps de décider quelle solution répondra le mieux à leurs besoins.

Pour évaluer correctement les fournisseurs, l’émetteur doit comparer chaque fournisseur côte à côte. Cela implique souvent un processus de notation stratégique, tel que la notation pondérée — où les sections ou les questions individuelles qui représentent les domaines les plus préoccupants sont les plus appréciées.

Les principales parties prenantes devraient participer à l’évaluation et à la notation des finalistes. Certes, vous pouvez examiner et marquer dans un cadre de groupe ou individuellement. Si des notes individuelles sont fournies, les points de désaccord peuvent être identifiés et traités si nécessaire. Cela améliore l’adhésion des parties prenantes et garantit que chaque perspective est prise en compte.

Dans certains cas, des intervenants supplémentaires peuvent être requis pour la notation. Par exemple, si vous achetez une solution logicielle, il est sage de demander au service informatique d’examiner les spécifications techniques et la sécurité.

Après avoir noté les fournisseurs, les émetteurs devraient avoir un examen interne de la notation où ils effectuent leur sélection finale de fournisseurs. Si le processus de notation n’est pas concluant ou si le groupe n’est pas parvenu à un consensus, vous voudrez peut-être planifier des entrevues supplémentaires ou des démonstrations de suivi pour répondre à toute question persistante.

Création, émission et signature du contrat

Une fois que l’émetteur a sélectionné un fournisseur, il est temps de documenter la décision, ainsi que le processus à venir. Cela devrait inclure:

• Fourniture des résultats de la DP au service juridique
• Rédaction d’un énoncé de travail (ÉT) à partir des réponses recueillies
• Y compris les mesures de performance et le processus d’examen dans le contrat

Conseils pour votre énoncé de travail

L’ÉT doit être aussi détaillé que possible car il définit la façon dont l’émetteur de la DP et le fournisseur sélectionné travaillera ensemble. C’est pourquoi il est important d’inclure des mesures de performance et la méthode d’examen. Ces éléments clés informent en fin de compte le vendeur de ce qu’on attend d’eux et protègent l’émetteur de la DP dans le cas où les attentes convenues ne seraient pas satisfaites.

L’importance de créer un contrat prudent

Le processus de création et de signature de tout contrat nécessite un soin extrême. En effet, elles sont cruciales si un litige devenait nécessaire.

1. Éliminer les malentendus et la confusion
2. Renforcer l’engagement des deux parties
3. Fournir des attentes financières claires
4. Limiter et définir votre responsabilité
5. Servir de document de référence précieux

Une fois votre contrat terminé et définitif, votre DP peut être clôturée . À ce stade, il est temps d’informer les fournisseurs du résultat et de fournir des commentaires sur les raisons de votre décision si possible. Certes, ils apprécieront l’information et le maintien d’une relation positive avec les fournisseurs garantit que la prochaine fois que vous aurez un défi, ils seront impatients de vous aider à trouver une solution.

Au fur et à mesure que vous avancez dans votre nouveau partenariat, n’oubliez pas de vérifier et d’évaluer les résultats. Il est sage de rester engagé pour examiner périodiquement le retour sur investissement et les résultats afin de s’assurer que les attentes et les besoins sont satisfaits.

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