Publication des relevés de notes académiques / Version 1 (Version actuelle) / Politiques, Règles et Règlements

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1. Publication des relevés de notes académiques
East Carolina University‰Le bureau du registraire de l’Université est le dépositaire officiel des relevés de notes des étudiants et des dossiers d’inscription des étudiants et de leurs résultats scolaires. Cette politique régit le processus dans lequel les dossiers scolaires seront publiés et à qui.

1.1. Demandes de relevés de notes académiques :

1.1.1. Conformément au Family Educational Rights and Privacy Act de 1974, le Bureau du registraire de l’Université exige le consentement écrit de l’étudiant avant de publier le relevé de notes.

1.1.1.1. Le consentement écrit peut être donné en personne, par télécopieur ou par la poste.

1.1.1.2. Les e-mails provenant du compte e-mail de l’étudiant‰s ECU peuvent être acceptés au lieu d’une signature.

1.1.1.3. Les e-mails provenant d’un compte de messagerie non-ECU peuvent être acceptés si l’étudiant inclut une copie numérisée
de sa signature. Une signature générée par ordinateur ne sera pas
acceptée.

1.2. Les relevés de notes ne seront remis à aucun étudiant ayant une retenue sur son dossier scolaire, ce qui interdit la publication d’un relevé de notes.

1.2.1. La seule exception à cette règle est que le ministère qui a émis la suspension accorde la permission de lever temporairement la suspension pour que la transcription soit publiée.

1.3. Remise des transcriptions à un tiers :

1.3.1. Si un tiers souhaite demander une copie du relevé de notes d’un élève‰ et qu’il n’a pas le consentement écrit de l’élève‰, l’un des éléments suivants doit être fourni :

1.3.1.1. L’étudiant doit avoir un formulaire Buckley valide rempli via OneStop. La transcription ne peut être fournie qu’à la partie requérante et non envoyée à un autre destinataire.

1.3.1.2. Le tiers peut envoyer par télécopieur une copie de sa déclaration de revenus la plus récente. Le formulaire d’impôt doit indiquer l’étudiant comme une personne à charge. La transcription ne peut être fournie qu’à la partie requérante et non envoyée à un autre destinataire.

1.3.1.3. Le tiers doit être titulaire d’une procuration valide. Dans ce cas, la transcription peut être fournie à la partie requérante ou envoyée à un autre destinataire. La procuration permet à la personne de demander qu’une transcription soit envoyée à qui elle le demande.

1.4. Dossiers des élèves décédés

1.4.1. Les dossiers scolaires des élèves décédés peuvent être communiqués ou communiqués, au moment du décès, sur réception d’une demande écrite, à un conjoint, à un parent, à l’exécuteur testamentaire, à l’aîné des enfants survivants, à l’aîné des frères et sœurs survivants et à un descendant survivant, ou conformément à une ordonnance du tribunal ou à une assignation à comparaître légalement émise. Seul le registraire de l’Université peut publier le dossier académique des étudiants décédés.

1.4.2. La personne qui demande les documents doit fournir autant de renseignements que possible dans la demande écrite au registraire :

1.4.2.1. Nom de l’élève‰

1.4.2.2. Sécurité sociale ou numéro d’identification de l’étudiant

1.4.2.3. Date de naissance de l’élève‰

1.4.2.4. Les dates auxquelles l’étudiant décédé a fréquenté l’université East Carolina

1.4.2.5. Certificat de décès (une photocopie est acceptable)

1.4.3. Le pétitionnaire doit également fournir les renseignements personnels suivants dans la demande écrite :

1.4.3.1. Nom

1.4.3.2. Adresse

1.4.3.3. Numéro de téléphone

1.4.3.4. La preuve qu’il est qualifié pour recevoir les documents, sur la base des critères énumérés au 1.4.2, ou en l’absence de preuve, une déclaration notariée certifiant le même

1.4.3.5. Signature

1.4.3.6. Date de la demande

1.5. Des Tiers Récupérant Les Relevés De Notes Des Élèves

1.5.1. Si quelqu’un souhaite récupérer une copie du relevé de notes d’un élève‰, l’un des éléments suivants doit se produire :

1.5.1.1. L’étudiant doit envoyer par télécopieur ou par la poste une déclaration écrite identifiant la personne à qui il accorde la permission de récupérer le relevé de notes. La déclaration doit porter la signature écrite de l’étudiant. Une signature générée par ordinateur ne sera pas acceptée.

1.5.1.2. La personne qui récupère le relevé de notes peut apporter une déclaration signée (formelle ou informelle) de l’étudiant identifiant qui a la permission de récupérer le relevé de notes. Par exemple, une simple déclaration telle que, Moi, John Smith, je donne à Jane Doe la permission de prendre ma transcription pour moi, Š serait suffisante.

1.5.1.3. La déclaration doit contenir le numéro d’identification de l’étudiant, son nom complet et sa date de naissance ou la personne qui porte la demande au bureau peut nous fournir ces informations. La personne qui récupère le relevé de notes doit présenter une pièce d’identité avec photo et payer le relevé de notes.

2. Publication du relevé de notes d’une autre Institution‰s

2.1. Conformément au Family Educational Rights and Privacy Act de 1974, l’Université East Carolina ne divulguera pas le relevé de notes d’un autre établissement à un tiers, y compris l’étudiant.

2.1.1. Le Bureau du registraire de l’Université peut mettre à la disposition des départements universitaires sur le campus des copies des relevés de notes d’un autre établissement à des fins de conseil uniquement.

2.1.2. Si l’institution émettrice ne délivre qu’une seule copie à un étudiant, le registraire de l’Université peut faire une exception.

3. Frais de transcription

3.1. Le Bureau du registraire de l’Université ne publie que des copies officielles des relevés de notes. La seule exception concerne les relevés de notes qui sont télécopiés et les copies ministérielles des relevés de notes à des fins de conseil.

3.2. Il y a des frais pour les relevés de notes académiques, approuvés par le Conseil des gouverneurs. Ces frais s’appliquent à tous les étudiants actuellement inscrits et anciens étudiants (y compris les membres du corps professoral et du personnel de l’Université East Carolina).

3.3. Il y a des frais supplémentaires de 5,00 $ pour la télécopie d’une transcription à un destinataire aux États-Unis.

3.4. Il y a des frais supplémentaires de 15 $ pour la télécopie d’une transcription à un destinataire international.

3.4.1. Le demandeur doit fournir une adresse électronique comme coordonnées.

3.4.2. Si la demande de relevé de notes n’est pas transmise avec succès dans les 48 premières heures, le Bureau du registraire de l’Université communiquera avec le demandeur par courriel pour vérifier le numéro. L’étudiant peut fournir un numéro secondaire à ce moment-là. Si ce numéro n’est pas retenu, le Bureau du registraire de l’Université communiquera avec le demandeur pour obtenir une adresse postale pour le relevé de notes.