Qu’est-ce qu’une implémentation ERP ?

La mise en œuvre d’un nouveau système ERP peut représenter l’un des investissements les plus importants en temps, en argent et en ressources qu’une entreprise fera. Le processus de mise en œuvre de l’ERP, ses phases, son calendrier et sa complexité sont largement basés sur des variables telles que le nombre de modules déployés, les personnalisations requises, la conversion de données et les ressources de gestion de projet disponibles. Examinons de plus près ce qu’est une implémentation ERP et répondons à certaines questions fréquemment posées sur le processus et les différentes méthodes.

Dans Cet Article:

• Aperçu du Processus d’implémentation ERP
• Étapes d’Implémentation ERP
• Quelle est la Meilleure Méthode
• Combien de Temps Dure une Implémentation ?
• À quoi s’attendre lors de la phase de mise en service
• FAQ sur la mise en œuvre de l’ERP

Aperçu du processus de mise en œuvre de l’ERP

Le processus de mise en œuvre de l’ERP comprend diverses étapes et étapes, le plus généralement consistant en:

1. Installation du logiciel ERP
2. Configuration des paramètres et des options
3. Transfert de données financières et de transactions de l’ancien système (migration de données)
4. Mise en place d’employés (ou « utilisateurs ») avec des rôles définis, un accès au système et des paramètres de sécurité
5. Formation au logiciel ERP pour les utilisateurs finaux

Selon l’approche de mise en œuvre que vous choisissez (plus d’informations ci-dessous) et la complexité de vos processus métier, la mise en œuvre d’un logiciel ERP peut prendre de deux mois à deux ans sometimes parfois plus.

En d’autres termes, le calendrier pour une entreprise de services financiers mettant en œuvre des modules comptables de base tels que le Grand Livre général, les comptes fournisseurs et les comptes clients sera plus rapide et moins complexe qu’une entreprise de fabrication nécessitant également des modules d’atelier et de production, des stocks et des achats, le traitement des commandes et toutes les configurations supplémentaires, les processus de flux de travail et les données qui l’accompagnent.

Quel que soit le calendrier, le choix du bon partenaire ERP, l’établissement d’un plan de projet bien documenté et l’allocation correcte des ressources détermineront l’efficacité, l’efficience et le succès de la mise en œuvre de l’ERP.

Quelles sont les étapes de la mise en œuvre de l’ERP?

La première étape d’une implémentation ERP consiste à mobiliser l’équipe projet. Du côté des clients, il y a généralement un sponsor exécutif, divers propriétaires de processus métier et les utilisateurs finaux. Du côté des partenaires ERP (ou « fournisseur de technologie »), il y aura des analystes commerciaux, des consultants techniques et un chef de projet.

La gestion de projet est essentielle pour communiquer les progrès de la mise en œuvre de l’ERP, gérer les problèmes rapidement et efficacement et atteindre les objectifs définis.

Avec l’équipe prête et prête, il est temps de définir le processus de mise en œuvre de l’ERP qui comprendra souvent:

• Définir la portée de la mise en œuvre, les jalons du projet, les personnalisations nécessaires, les cartes de processus et les résultats attendus.
• Analyser les exigences métier, installer le logiciel dans un environnement  » bac à sable  » et configurer le système pour qu’il corresponde au flux de travail nécessaire.
• Migration et mappage des données dans le nouveau système et exécution des contrôles de vérification.
• Tester le système dans tous les départements et tester et exécuter de manière cohérente le cycle du devis à la trésorerie.
• Formation des utilisateurs finaux dans leur domaine fonctionnel spécifique en fonction des rôles et des autorisations. L’approche « former le formateur » est largement utilisée, dans le cadre de laquelle des utilisateurs sélectionnés sont formés sur le système et agissent ensuite en tant que formateurs internes.
• Déploiement de logiciels dans l’environnement de production, souvent appelé  » mise en service. »Cela nécessitera une puissance humaine supplémentaire pour surveiller le processus et assurer une transition en douceur.
• Soutien après la mise en service et l’examen du projet.

Une planification complète et des tests rigoureux seront les deux principaux aspects du processus de mise en œuvre de l’ERP qui garantissent que le système passe du concept à l’environnement réel.

Quelle est la Meilleure Méthode de mise en œuvre?

Deux des méthodes les plus populaires sont la mise en œuvre de l’ERP big bang par rapport à une approche par étapes.

Avec big bang ERP, l’ensemble de votre système est opérationnel et tout le monde dans notre entreprise est en transition en même temps. En bref, vous prenez tous les modules de tous les départements en direct à la fois. Cette approche peut raccourcir le calendrier de mise en œuvre de l’ERP, mais peut également perturber davantage les opérations commerciales quotidiennes et mettre davantage de pression sur les employés.

Alternativement, une approche progressive verra le système ERP déployé séquentiellement, souvent par module ou domaine fonctionnel. Cette méthode, également connue sous le nom de « land and expand », prendra plus de temps à mesure que des parties du nouveau logiciel ERP seront progressivement mises en œuvre sur une période mesurée. Cette méthode peut aider à atténuer les risques et l’anxiété du personnel interne.

Il y a des avantages et des inconvénients aux deux méthodes d’implémentation ERP. Votre équipe de partenaires ERP peut vous aider à définir le plan de mise en œuvre le mieux adapté à votre situation.

Combien de Temps Dure une Implémentation ERP ?

Il n’existe pas de solution unique en matière d’implémentation ERP. Une entreprise n’a peut-être besoin que de mettre à niveau ses finances, tandis qu’une autre peut être un fabricant avec des milliers de références, plusieurs entrepôts et des produits expédiés dans le monde entier. Une mise en œuvre d’un système de base pourrait prendre aussi peu que deux mois, alors qu’un système plus complexe pourrait s’étendre sur plusieurs années. Cependant, une implémentation moyenne d’un système ERP de milieu de gamme comme Sage ou Acumatica ERP prendra environ quatre à six mois.

Il est bon de se rappeler qu’une implémentation ERP n’est généralement pas un chemin droit, mais un chemin venteux. Idéalement, le logiciel répondrait à tous vos besoins fonctionnels dès la sortie de la boîte. Mais de manière plus réaliste, il existe souvent des intégrations logicielles tierces ou des personnalisations de système nécessaires pour répondre à toutes les exigences métier.

Il est également important de garder à l’esprit que le logiciel lui-même n’est qu’une partie de l’équation d’un projet ERP réussi. Il est tout aussi important de choisir de travailler avec un partenaire d’implémentation ERP expérimenté qui comprend votre entreprise, peut minimiser l’impact des problèmes techniques qui se présenteront inévitablement et tirer parti de son expérience pour que le projet respecte la portée et le budget.

Voir aussi: que signifie ERP?

Mise en œuvre de l’ERP Mise en service et au-delà

Une fois l’implémentation de l’ERP terminée et le système opérationnel, vous pouvez prendre une expiration bien méritée. Toutes les mains seront encore sur le pont au cours des prochaines semaines, alors que les employés s’adaptent au nouveau système et aux nouveaux processus, mais le travail acharné est derrière le rétroviseur et votre nouveau système ERP devrait bientôt commencer à porter ses fruits.

Une fois la poussière retombée, vous voudrez examiner et mesurer la façon dont le projet a atteint les objectifs décrits au début. Le système devrait réduire les processus manuels, améliorer la productivité et apporter une plus grande visibilité et des informations sur toutes les unités commerciales et l’ensemble de vos opérations.

La mise en œuvre d’un système ERP entièrement intégré est un processus à grande échelle spécifique à l’entreprise qui a un impact majeur sur l’organisation. Après tout ce qui est dit et fait, votre fournisseur de logiciels ERP et votre partenaire devraient connaître votre entreprise presque aussi bien que vous. Parce qu’à l’avenir, leur rôle ne sera pas seulement de soutenir et de maintenir le système, mais aussi de conseiller et de recommander des solutions supplémentaires qui vous aideront à atteindre vos objectifs de croissance et financiers.

La poursuite de l’examen et de l’optimisation des processus métier après la mise en service et l’intégration progressive de fonctionnalités et de fonctionnalités supplémentaires contribueront à étendre l’investissement réalisé dans le système ERP. En résumé, une implémentation ERP n’est aussi bonne que l’équipe derrière elle. L’élaboration d’un plan solide, le choix de la bonne méthode de mise en œuvre et la communication ouverte tout au long du processus permettront finalement de mettre fin à ce qui est souvent un projet (très) difficile.

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