SharePoint une Plate-forme puissante pour la Gestion de projet

« Les projets de groupe sont terminés avec moins de frustration et chacun peut obtenir son avis sur tous les aspects d’un projet. Ce programme est la définition du travail d’équipe. »

Les capacités de SharePoint et d’Office 365 sont inégalées, les capacités de personnalisation, de collaboration et de gestion de documents de la plate-forme en font la solution incontournable pour 80% des entreprises du Fortune 500. SharePoint fonctionne bien comme un outil de gestion de projet; les chefs de projet peuvent créer des listes de tâches pour une meilleure gestion des tâches. Créez un plan de projet et une bibliothèque de documents pour stocker les documents de projet dans le site du projet. Dans cet article, nous passerons en revue les cas d’utilisation de SharePoint pour la gestion de projet et les composants qui en font un outil de gestion de projet puissant.

Aperçu de la gestion de projet SharePoint

Du lancement du projet à la clôture du projet, SharePoint facilite les cinq étapes de la gestion de projet collaborative.

Lancement du projet

SharePoint aide les chefs de projet à construire une base solide pour les travaux futurs. À ce stade, vous allez créer un site de projet sur SharePoint ; le site peut être partagé avec des sponsors, ce qui facilite l’obtention de l’approbation, du parrainage ou des ressources. Le site du projet comporte des fonctionnalités SharePoint natives, de sorte que les parties impliquées peuvent travailler ensemble pour définir l’objectif ou l’approche du projet. Vous pouvez utiliser le site pour créer une charte de projet et définir l’objet, la portée du travail et la chronologie du projet.

Planification, configuration

Après avoir créé un site de projet désigné, les membres de l’équipe peuvent utiliser SharePoint pour créer un référentiel de documents sur le site du projet et créer des listes de tâches. Au fur et à mesure de l’avancement du projet, vous pouvez mettre à jour les tâches et les échéanciers. Vous pouvez également utiliser SharePoint pour vérifier le plan du projet en le partageant avec les membres de l’équipe et les sponsors. Vous pouvez également informer les membres de l’équipe de leurs responsabilités et activer la fonction d’accusé de réception pour vous assurer qu’ils sont au courant du rôle qui leur est assigné.

Travail

Le chef de projet peut afficher la liste des tâches sur la page d’accueil du site du projet, augmentant ainsi la visibilité des tâches à accomplir. Les membres de l’équipe peuvent facilement trouver leur travail et le marquer comme terminé après avoir terminé la tâche. Vous pouvez également générer des rapports et suivre l’avancement du projet.

Suivi et re-planification

SharePoint permet une surveillance continue du projet, ce qui facilite la planification du projet par les chefs de projet au cas où le projet ne fonctionnerait pas conformément au plan. Vous pouvez épingler les KPI sur la page d’accueil du site du projet, ce qui permet à chacun de vérifier et de comprendre plus facilement l’état du projet.

Fermeture

SharePoint simplifie la fermeture d’un projet; les chefs de projet peuvent créer une liste de punch, déterminer le plan d’action pour les futurs projets en créant un rapport post mortem. Les chefs de projet peuvent marquer les tâches accomplies sur les sites du projet et mettre à jour les documents pertinents. Vous pouvez également exécuter une rétrospective de projet et ajouter un document de leçon sur le site.

Composants SharePoint qui en font un outil de gestion de projet puissant

Les quatre composants clés qui font de SharePoint un outil de gestion de projet puissant sont les suivants.

Listes SharePoint

Les chefs de projet doivent suivre toutes les composantes du projet pour une gestion de projet efficace. SharePoint fournit un moyen pratique de gérer des projets; les utilisateurs peuvent créer diverses listes pour les tâches à accomplir. Chaque fois que vous ajoutez une liste, vous ajoutez un processus de gestion de projet à votre site SharePoint. Ces listes peuvent inclure;

• Listes de tâches avec la possibilité d’organiser la structure de répartition du travail, le transfert, le mélange et les tâches de retrait ou de dépassement.
• Bibliothèque de documents avec des fonctionnalités SharePoint natives, y compris la co-création, la gestion des versions de documents, le contrôle de version, l’enregistrement, l’extraction, etc.
• D’autres listes que les gestionnaires de projet peuvent créer pour une gestion de projet efficace comprennent l’énoncé de projet, les risques liés aux projets, les problèmes liés aux projets, etc.

Web Parts

Les listes SharePoint sont un moyen pratique de suivre le processus et d’entrer les mises à jour du projet. D’autre part, SharePoint web Parts permet aux utilisateurs de suivre l’avancement de leur projet, avec la possibilité de signaler l’avancement directement sur la liste. Les composants Web parts facilitent le suivi et le rapport de l’avancement des processus de la liste à l’aide de tableaux de bord.

Vous pouvez utiliser des pièces Web pour.

• Indicateurs de feux de circulation
• Problèmes ouverts
• Graphiques de rapports d’état
• Travaux en retard
• Indicateurs de performance clés, etc.

Sites SharePoint

Les sites SharePoint constituent un guichet unique en regroupant tous les composants de vos outils de gestion de projet SharePoint, y compris les bibliothèques, les composants web, les listes. Chacun de vos projets peut avoir un site de projet dédié, à partir duquel vous pouvez facilement accéder à des outils de reporting (partie web), et mettre à jour ou suivre (listes) votre travail. Ces sites de projet sont collaboratifs afin que les membres du projet puissent travailler ensemble en fonction des rôles qui leur sont attribués.

La fonctionnalité de recherche de SharePoint facilite la recherche d’un document sans perdre de temps à effectuer des recherches manuelles sur plusieurs dossiers ou réseaux. Un site de projet possède toutes les fonctionnalités clés d’un site SharePoint, y compris les modèles, les autorisations et la navigation.

Collection de sites SharePoint

Comme son nom l’indique, la collection de sites SharePoint est une collection de sites de projets SharePoint. En gestion de projet, une collection de sites SharePoint fonctionne comme un portefeuille dans lequel des informations provenant de diverses sources sont stockées au même endroit. Cette fonctionnalité est pratique, surtout si chaque unité commerciale de votre organisation a ses propres exigences de projet uniques.

Conclusion

SharePoint en tant qu’outil de gestion de projet apporte beaucoup à la table; il fournit un emplacement central pour gérer, collaborer et suivre l’avancement du projet.

Jessie Bell W., propriétaire d’une entreprise de construction, utilise SharePoint depuis plus de deux ans. Elle dit que SharePoint aide les membres de l’équipe à rester organisés, maintient l’équipe distante connectée et conserve les fichiers de projet documentés. Elle déclare en outre que SharePoint aide les gestionnaires de projet et les administrateurs à rendre des comptes. Un grand nombre des membres de son équipe travaillent à distance, mais grâce à l’accès mobile, ils ont pu maintenir le flux de documents.