Vérifications du Casier Judiciaire 101

6 février 2018 / Debbie Lamb, Sterling Talent Solutions

Quelle est la première chose à laquelle vous pensez lorsque vous entendez le mot, vérification des antécédents? Quand j’ai commencé chez Sterling, c’était la première fois que je devais remplir un écran d’arrière-plan avant de pouvoir être officiellement embauché. Je n’étais pas sûr du processus ou du temps que cela prendrait et cela me retarderait-il à être embauché pour le travail? J’ai trouvé qu’une vérification des antécédents n’est pas aussi simple qu’on pourrait le penser. De nombreuses parties entrent dans une vérification des antécédents, de la vérification du casier judiciaire à la vérification de mon emploi et de mes études passés. Toutes les composantes d’une vérification des antécédents d’emploi aident les organisations à obtenir une meilleure image globale de leurs candidats pour leur donner les informations dont elles ont besoin pour prendre une décision d’embauche éclairée.

Pourquoi Devriez-Vous Effectuer Des Vérifications Des Antécédents?

La vérification des antécédents est importante car elle protège la propriété, les actifs, la réputation, la marque d’une entreprise et, en fin de compte, son plus grand atout, les personnes. Le rapport 2016 de Sterling sur les tendances et les meilleures pratiques en matière de dépistage des antécédents a révélé que 40% des répondants au sondage n’effectuent toujours pas de dépistage des antécédents. Pour ceux qui font du dépistage, la principale raison pour laquelle ils effectuent des vérifications des antécédents est l’amélioration ou le respect de la conformité réglementaire (67 %), suivie de l’amélioration de la qualité des embauches (59 %), de la réputation de l’entreprise (53 %) et de la sécurité et de la sûreté au travail (50 %).

Chaque organisation est unique et nécessite des solutions uniques pour le processus d’embauche afin de permettre aux entreprises d’embaucher en toute confiance. Il existe de nombreux types de vérifications des antécédents, des vérifications du casier judiciaire aux vérifications de l’éducation et de l’emploi en passant par le dépistage des médias sociaux. Chaque type de contrôle comporte des considérations pratiques spécifiques et des questions de conformité qui doivent être suivies.

Qu’est-ce qu’une vérification de casier judiciaire?

Le Rapport sur les tendances en matière de dépistage des antécédents a révélé que 93 % des répondants effectuent des vérifications du casier judiciaire pour évaluer leurs employés potentiels. La vérification du casier judiciaire demeure un élément important de la politique de vérification des antécédents, mais il est intéressant de noter que 86% des répondants au sondage ont déclaré que moins de 20% des candidats dont la vérification des antécédents révèle des condamnations pénales sont disqualifiés en raison de ces condamnations.

Bien que les recherches de casiers judiciaires soient les vérifications d’antécédents les plus utilisées, il y a des préoccupations que les entreprises doivent prendre en considération lorsqu’elles prennent des décisions d’embauche en fonction des résultats de ces vérifications. Il est essentiel de se rappeler qu’avant de demander à un candidat s’il a été condamné pour un crime, les entreprises doivent connaître les lois d’interdiction de la boîte de leur ville, de leur comté et de leur État. Ces lois régissent le moment pour les employeurs de se renseigner sur les condamnations pénales antérieures d’un candidat jusqu’à plus tard dans le processus d’embauche. Ils empêchent les entreprises de poser des questions sur les antécédents criminels d’un candidat à un emploi sur une demande et, dans certains cas, pendant le processus d’embauche. Les lois sur l’interdiction de la boîte sont également appelées lois sur la « Chance équitable » ou « Opportunité équitable ». Il existe une variété de ces lois à travers le pays qui peuvent s’appliquer aux organisations publiques, privées ou aux deux types d’organisations.

Types de vérifications du casier judiciaire

Rien qu’aux États-Unis, il existe plus de 3 500 juridictions individuelles et chacune traite ses dossiers un peu différemment. Sterling tire parti d’un processus en plusieurs étapes pour identifier les endroits où rechercher des casiers judiciaires pour chaque candidat. Les recherches de casiers judiciaires sont ensuite alimentées par notre technologie exclusive CourtDirect ™ offrant un accès automatisé instantané aux casiers judiciaires situés dans les juridictions des tribunaux de comté. CourtDirect utilise des connexions à haut débit dans plus de 2 200 juridictions à travers les États-Unis, ce qui nous permet de rechercher plus de 75% de tous les casiers judiciaires en quelques minutes.

Il existe de nombreuses sources permettant aux entreprises de recevoir une image complète des antécédents criminels d’un candidat:

• Casier judiciaire du comté: La recherche des casiers judiciaires du comté est généralement l’endroit où commence une recherche d’antécédents criminels. Les contrôles, basés sur une trace SSN pour mieux identifier l’adresse et les juridictions du candidat, comprennent les casiers judiciaires des crimes et délits, l’état actuel et / ou le résultat final de chaque cas et la conformité FCRA, avec des détails rapportés de manière responsable conformément aux directives fédérales.
• Casier judiciaire de l’État: Nous effectuons des recherches dans l’index local et les dépôts centralisés de l’État à Porto Rico et dans 46 États. Bien que chaque État possède un dépôt d’État, en raison de la législation différente des États, certains dépôts sont incomplets ou offrent un accès limité.
• Casier judiciaire fédéral: Une recherche de casier judiciaire fédéral est souvent un complément aux vérifications des casiers judiciaires des comtés et des États et est couramment utilisée pour la vérification des antécédents professionnels des postes de direction et de direction.
• Registre des délinquants sexuels: Une vérification des délinquants sexuels est effectuée via le Registre des délinquants sexuels du Département américain de la Justice, qui comprend des listes en temps réel des délinquants sexuels enregistrés dans 49 États, offrant un rapport complet et à jour de toute condamnation et / ou infraction.

Condamnations et disqualifications au criminel

Avant de procéder à une vérification des antécédents, il incombe à l’employeur, en vertu de la LRFC, de fournir au candidat la divulgation et l’autorisation écrites appropriées sans aucune information étrangère. Il est recommandé que les employeurs demandent à leur conseiller juridique d’examiner ces documents périodiquement pour s’assurer de leur conformité.

L’EEOC exhorte les professionnels des ressources humaines et les gestionnaires d’embauche à évaluer un certain nombre de facteurs avant de déterminer l’embauche en fonction des antécédents criminels, notamment la nature de l’infraction, la gravité de l’infraction, le temps écoulé depuis l’infraction et la relation entre cette condamnation et le travail. Les employeurs doivent avoir un processus en place pour rester cohérent et équitable envers tous les candidats, ainsi que pour assurer le respect des lois applicables afin d’éviter la discrimination.

Si une entreprise prend la décision de ne pas embaucher de candidat sur la base de son rapport de présélection, elle est tenue par la loi de lancer le processus d’action défavorable en deux étapes. Négliger ce processus exposera les organisations à des poursuites judiciaires longues et coûteuses. Les entreprises doivent toujours donner au candidat suffisamment de temps pour répondre et contester la décision et attendre un délai raisonnable (au moins cinq jours) entre les avis, ou plus si nécessaire.

La sélection des antécédents est un élément essentiel de la prise d’une décision d’embauche de qualité. Mais ce n’est pas parce qu’un candidat a une condamnation qu’il devrait être disqualifié du poste. La mise en place d’un processus et d’une politique documentés pour prendre des décisions concernant les disqualifications de casier judiciaire aidera les organisations à demeurer cohérentes, équitables et conformes lorsqu’elles évaluent leurs employés potentiels.

La vérification du casier judiciaire est une étape essentielle pour prendre des décisions d’embauche intelligentes et éclairées. La clé pour minimiser le risque juridique associé à la vérification du casier judiciaire consiste à mettre en place une politique d’embauche bien pensée qui tient compte de la législation applicable, des conseils de la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) et de l’expérience globale du candidat. Sterling est là pour vous aider avec votre sélection des antécédents et vos besoins d’intégration des nouveaux employés. Consultez la page de conformité de notre site Web pour connaître les dernières décisions qui ont une incidence sur l’industrie de la vérification des antécédents professionnels. De plus, Sterling organise des webinaires trimestriels sur la conformité FCRA pour tenir les participants au courant des dernières mises à jour sur la conformité FCRA. Inscrivez-vous à ces webinaires très instructifs dès aujourd’hui! Contactez-nous pour plus d’informations sur la façon dont nos vérifications de casier judiciaire simplifieront le processus et vous offriront une tranquillité d’esprit d’embauche.

Sterling n’est pas un cabinet d’avocats. Cette publication est uniquement à titre informatif et rien de ce qu’elle contient ne doit être interprété comme un avis juridique. Nous déclinons expressément toute garantie ou responsabilité pour les dommages découlant de ces informations. Nous vous encourageons à consulter un conseiller juridique concernant vos besoins spécifiques. Nous n’assumons aucune obligation de mettre à jour les documents précédemment publiés.