Voici un Modèle de Bon de travail de maintenance gratuit et Comment l’utiliser

La gestion des bons de travail est un élément essentiel de la gestion des installations et permet au matériel de fonctionner au mieux. Un bon de travail est un document qui décrit les travaux d’entretien ou de garde qui doivent être effectués dans un bâtiment. L’objectif principal d’un ordre de travail est d’organiser l’information et d’aider le personnel des installations à effectuer l’entretien du bâtiment aussi rapidement et efficacement que possible.

Dans ce blog, nous explorerons un processus étape par étape pour créer un bon de travail efficace. En incluant ces informations essentielles, votre équipe sera sur la voie d’une maintenance proactive des installations. N’oubliez pas de télécharger le modèle de bon de travail gratuit et facile à utiliser d’AkitaBox avant de partir.

Comment créer un Bon de travail efficace

Recueillir des Détails généraux sur la tâche de maintenance

La toute première partie d’un modèle de bon de travail doit toujours inclure des informations générales sur la tâche de maintenance en cours. Ces informations sont essentielles pour orienter les techniciens de maintenance ou les gardiens et aider les gestionnaires d’installations à trier les ordres de travail au bureau. Créez des champs pour les informations suivantes dans votre section Détails généraux:

• Type d’Entretien (Entretien Général, Nettoyage /Garde, Inspection, Test, etc.)

• Type de Commerce (Gardiennage, Électricité, Incendie, CVC, Informatique, Plomberie, etc.)

• Cessionnaire(s))

• Priorité (Faible, Moyenne, Élevée)

• Heures estimées pour Terminer la tâche

Identifiez l’emplacement de l’actif nécessitant une réparation

Avec des détails généraux sur l’ordre de travail indiqué en haut de la page, votre section suivante devrait être plus précise sur l’emplacement et les détails de l’actif nécessitant une réparation. Ces informations aident le personnel des installations à organiser et à hiérarchiser les tâches de maintenance pour la journée. Voici quatre détails liés à l’emplacement que les bons de travail doivent inclure:

• Bâtiment

• Plancher

• Numéro de Chambre

• Nom de l’Actif

Enregistrez des détails et des informations supplémentaires sur les actifs

Chaque actif d’un bâtiment est unique. Par conséquent, il est important de consacrer la troisième section de votre ordre de travail aux détails et aux informations sur les actifs. Cette section peut être aussi simple ou exhaustive que vous le souhaitez, mais nous vous suggérons de commencer par lister les cinq champs de détails suivants. Selon votre organisation, vous souhaiterez peut-être ajouter plus de champs pour une plus grande spécificité.

• ID D’Actif

• Catégorie d’Équipement (Électroménager, Porte, Électricité, Sécurité Incendie, Informatique, Mécanique, Plomberie, Toiture, Sécurité)

• Type d’équipement (Tour de refroidissement, Unité de condensation, Climatiseur, etc.)

• Marque, Modèle et Fabricant

• Série #

Créer un bon de travail Description

La description du bon de travail est l’une des parties les plus importantes du modèle. Il s’agit de la section où les gestionnaires d’installations prennent les informations des demandes de service entrantes et les convertissent en instructions étape par étape sur la façon de résoudre le problème. Les points suivants indiquent des exemples de procédures et de protocoles qui peuvent être énumérés dans une description d’ordre de travail. Il appartient à l’administrateur des bons de travail de répertorier les étapes détaillées pour terminer la tâche.

• Procédures de verrouillage

• Protocoles d’inspection

• Changements de filtres

• Inspection des roulements

• Instructions de nettoyage

Consignez le Résumé des travaux et les détails de clôture

La clôture d’un bon de travail implique plus que simplement d’écrire « terminé », de signer le formulaire et de le renvoyer dans la pile de bons de travail. C’est là que les « détails de clôture » d’un ordre de travail entrent en jeu. Utilisez cette dernière section de l’ordre de travail pour indiquer que la tâche est terminée. Ensuite, indiquez les notes, les matériaux utilisés et d’autres informations utiles à utiliser dans les résumés de réparation des actifs. Pensez à demander les informations suivantes à votre personnel de maintenance une fois les ordres de travail terminés:

• Description du travail effectué/ des mesures prises

• Notes utiles pour référence future

• Complété par : (quel cessionnaire ?)

• Date d’achèvement de la tâche

• Heures nécessaires pour terminer la tâche

• Coût et matériaux utilisés pour accomplir la tâche

• Signature d’approbation de l’administrateur du bon de travail

Passer de « Stylo et papier » à « Pointer et cliquer »

Une partie de la gestion proactive des installations consiste à se familiariser avec les modèles de bons de travail et à les remplir de manière complète et précise. Cependant, l’utilisation d’un logiciel de gestion des installations peut éliminer de nombreuses charges associées à la maintenance des actifs sur papier et sur feuille de calcul. À mesure que votre équipe et votre charge de travail évoluent, l’utilisation d’ordres de travail papier ou d’une feuille de calcul peut ne plus devenir possible.

Un logiciel de gestion des installations comme AkitaBox comprend un portail de demandes de service permettant aux occupants de soumettre
demandes de maintenance, ainsi qu’un module de gestion des bons de travail robuste

Si votre service fonctionne toujours selon l’une de ces méthodes, il n’est jamais trop tard pour passer à une approche plus automatisée des bons de travail et de la maintenance et de la gestion des bâtiments. Chez AkitaBox, nous vous aiderons à déterminer où votre équipe peut s’améliorer et quels outils elle aura besoin pour réussir. Commencez par visionner une courte démonstration vidéo du logiciel AkitaBox ou planifiez une consultation personnalisée avec l’équipe AkitaBox. Grâce à une formation et un soutien personnalisés, notre équipe de gestionnaires de réussite vous aidera à guider votre établissement dans la bonne direction.

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