Complete Conference Planning Checklist

a sikeres konferencia megrendezésének számos előnye van. Ezek közé tartozik a szervezet és a hálózatépítés népszerűsítése, valamint a marketing és az iparági támogatók révén történő elérés bővítése. A legjobb az egészben, akkor bevételt!

a legfrissebb eseménymarketing statisztikák azt mutatják, hogy a marketingesek 41 százaléka úgy véli, hogy az események a leghatékonyabb marketingcsatornák a digitális reklám, az e-mail marketing és a tartalommarketing felett. Bizzabo szerint ez 32 százalékos növekedést tükröz 2017 óta.

számos tényezőt kell figyelembe venni a konferencia megtervezésekor. A két legfontosabb tényező az évszak és a helyszín. Amikor úgy dönt, hogy az év legjobb ideje a konferencia megtartására, gondoljon a résztvevők vállalkozásainak és szakmai szerepeinek csúcsszezonjára. Érdemes távol maradni a forgalmas időszakoktól, amikor nem feltétlenül tudnak részt venni az eseményen.

költségvetési szempontból vegye figyelembe a konferencia csúcsszezonját abban a régióban, ahol konferenciáját tervezi tartani, például január-márciusban, üdülőhelyeken. Fontolja meg azokat a rendeltetési helyeket is, amelyek nem feltétlenül az elsők, amelyek eszébe jutnak. A második és harmadik szintű városok egyedülálló vonzerőt kínálnak, valamint nagyszerű árakat kínálnak azok számára, akik jobban tudatában vannak a költségvetésnek.

kiváló konferencia élményt szeretne nyújtani a résztvevőknek, ami kihívást jelenthet. A tervezési folyamatnak számos aspektusa van. A különféle tevékenységek kezeléséhez elkötelezett embercsoportra van szükség, szakértelemmel a különböző konferencia-tervezési területeken. Ezek a tevékenységek az előléptetéstől és a regisztrációtól a találkozók és a napirend tervezéséig terjednek.

elengedhetetlen, hogy legyen egy konferencia-tervezési ellenőrzőlista, hogy minden rendben legyen. Az ellenőrzőlista egy átfogó dokumentum, amely magában foglalja azon feladatok listáját, amelyeket Önnek és csapatának el kell végeznie egy konferencia előtt, alatt és után.

az ellenőrzőlista segít abban is, hogy csapata ugyanazon az oldalon maradjon, a legfontosabb dátumokkal és elemekkel, amelyeket nem akar kihagyni. Hetente frissítenie kell az ellenőrzőlistát, hogy élő dokumentum maradjon, és biztosítsa, hogy a pályán maradjon.

a konferencia-tervezési ellenőrzőlista megközelítésének különböző módjai vannak. Ez lehet bontani előre, helyszíni és postai tételek, kategória tevékenység, vagy lehet idővonal sorrendben. A formátumtól függetlenül tartalmaznia kell az esedékességi dátumokat és az egyes sorokért felelős személyeket.

Íme egy példa egy konferenciatervezési ellenőrzőlistára, amely a legfontosabb eseményeket tartalmazza:

promóciók

• Eseménymarketing terv kidolgozása
• Eseménymarketing stratégia meghatározása
• téma stratégiája a helyszín és az esemény céljai alapján
• értékesítési program indítása szponzorok és szállítók számára
• hozzon létre egy dedikált konferencia weboldalt
• hirdetések és menetrend kidolgozása
• közösségi média bejegyzések, tartalmak és ütemtervek fejlesztése
• sajtóközlemény kidolgozása és egyéb PR-tevékenységek koordinálása
• eblast sorozat emlékeztetők és ütemezés fejlesztése
• promóciós brosúrák vagy szórólapok

konferencia helyszín

• pályázati felhívás kezdeményezése (RFP) az Egyezmény és a Látogatók Iroda (CVB) a kívánt helyen(s)
• kutatási konferencia központ helyszín lehetőségek
• helyszíni ellenőrzés lefolytatása
• a kiválasztás véglegesítése, a részletek megerősítése és a szerződés megtárgyalása
• RFP kezdeményezése audio/vizuális és Wi-Fi-vel
• a szállodai Blokkjelentések ütemezésének létrehozása
• koordináta biztonság
• tervezze meg a vendéglátóipari és bankettrendeléseket, beleértve az ételeket és italokat

off-site & Célállomással kapcsolatos tevékenységek

• tekintse át és válassza ki a DMC partnert
• kutatási lehetőségek a konferencia résztvevőinek felajánlásához
• véglegesítse a helyszínen kívüli szerződéseket
• véglegesítse a helyszínen kívüli számlálásokat
• erősítse meg a szállítást
• ellenőrizze a felvételi időket és helyeket

általános tervezés

• a rendezvény költségvetésének fejlesztése
• a rendezvény lemondásának és felelősségbiztosításának megszervezése
• zenei engedély igénylése
• koordinálja a személyzet utazását
• hozzon létre egy napi helyszíni cselekvési elemet ellenőrző listát és feladatokat
• belső “show flow” napirend kidolgozása
• bérleti show vállalkozó; határozza meg a kiállítási terület elrendezését
• határozza meg és véglegesítse a szórakozást
• határozza meg és vásárolja meg az ajándékokat
• fejlessze a programkönyvet
• mobilalkalmazás végrehajtása
• tekintse át a feliratok beállításait és rendeljen
• koordinálja a dekorációkat
• koordinálja a különleges igényeket
• dolgozzon ki egy mester slide deck, hogy tartalmazza szponzor diák

regisztráció

• állítsa regisztrációs díjak
• set-up regisztrációs rendszer és az online regisztráció
• koordináta jelvények
• rendelés rögzítésre, határozza meg a végleges mennyiségek
• készen áll a tér, hogy feldolgozza a kifizetések

hangszórók

• kapcsolat hangszórók irodák, a forrás keynote hangszórók
• azonosítása ipari témák és hangszórók
• véglegesítése témák és hangszórók
• fejlesztése táblázatkezelő hangszórók minden elérhetőségét
• menetrend prep-hívás hangszórók
• gyűjtse hangszóró előadások
• Add hangszórók a honlapon
• koordinálja VIP szállásfoglalás

esemény utáni tervezés

• frissítés konferencia honlapján, miután a konferencia esemény
• köszönőlevelek küldése
• esemény utáni felmérések terjesztése
• válaszoljon a helyszínre és a CVB esemény utáni felmérésekre
• fejlessze a konferencia utáni jelentést a pénzügyi információkról és az eredményekről

bár megosztottam néhány legjobb konferencia-tervezési tippemet, amint az ebből a kiterjedt ellenőrzőlistából látható, az eseménytervezés számos területet érint, és sok rétegből áll. Az időtől és az erőforrásoktól függően érdemes lehet egy konferenciatervező partnerrel dolgozni, aki saját dedikált csapattal és szakértelemmel rendelkezik minden típusú esemény kezeléséhez.

vannak olyan konferencia-tervező cégek, akik nemcsak az eseménykezelésre szakosodtak, hanem teljes körű szolgáltatásokat is kínálhatnak, beleértve a marketinget is. Ha egy vállalat kezeli az összes komponenst, az zökkenőmentesebb, élvezetesebb és sikeresebb konferenciát eredményez.

segítségre van szüksége a következő konferencia megtervezéséhez? Vegye fel velünk a kapcsolatot még ma, a beszélgetés megkezdéséhez.