Hogyan hozzunk létre egy projekt ütemtervet: a toolkit for success

kommunikáció a projekt célja és stratégiája nem mindig könnyű. Gyakran a legfontosabb érdekelt felek és vezetők szeretnék látni, hogyan fog kibontakozni egy projekt, de nincs ideje, hogy vonóhálós egy túlságosan részletes tervet.

ezért olyan hasznos a projekt ütemterve. Tömör módszert kínál a projekt mérföldköveinek és célkitűzéseinek ábrázolására, hogy a döntéshozók tudják, mely eredményeket várják el és mikor. Ez egyben a hatékony munkafolyamatok létrehozásának egyik módja, amely segít a feladatok delegálásában és kezelésében a kezdetektől.

itt bemutatjuk a projekt ütemtervének létrehozásának alapjait, a reális idővonal beállításától a kiegyensúlyozott munkafolyamatok meghatározható célokkal történő létrehozásáig.

gyors linkeket adtunk hozzá, amelyek segítenek navigálni az útmutatóban és megtalálni a szükséges információkat:

• mi a projekt ütemterve?
• projekt ütemtervek és agilis: mi a kapcsolat?
• a projekt ütemtervének elkészítése: lépésről lépésre
• 1. lépés: Határozza meg a projekt céljait és terveit
• 2. lépés: Hozzon létre egy reális ütemtervet (példa is)
• 3. lépés: értékelje az egyes projektfeladatok értékét és kockázatait
• 4. lépés: Vegye figyelembe a költségeket és az erőforrásokat
• 5. lépés: hatékonyan delegáljon
• 6. lépés: Állítsa be az elérhető mérföldköveket
• készenléti és kockázatkezelés
• kulcs elvihető

mi a projekt ütemterve?

a projekt ütemterve magas szintű áttekintést nyújt a projekt céljairól, célkitűzéseiről és eredményeiről. Ütemtervként jelenik meg, amely megmutatja, hogy mikor és hogyan teljesülnek A projekt legfontosabb mérföldkövei.

a projekt ütemtervének egyszerűnek és tömörnek kell lennie. Kerülje a túl sok részlet beillesztését, mivel ez bekerül a fő projekttervbe. Az ütemtervnek irányt kell adnia a projekt ütemtervéhez, megkönnyítve az érdekelt felek elvárásainak kezelését, valamint a következő lépések és mérföldkövek közlését a csapattal.

gondoljon egy projekt ütemtervre, mint egy áttekinthető erőforrásra, amely kiegészíti a fő projekttervet. Stratégiai áttekintést nyújt a projektről, így mindenki áttekintheti a projekt állapotát, amikor a befejezés felé halad.

itt megnézzük, mit kell tartalmaznia a projekt ütemtervének:

• célok és célkitűzések
• a legfontosabb mérföldkövek ütemterve
• teljesítések
• kockázatok
• előre nem látható események

a projekt ütemtervei és az agilis: mi a kapcsolat?

az agilis projektmenedzsment a folyamatvezérelt tudományágak normájává válik, mivel a vállalkozások igyekeznek elmozdulni a merev munkamódszerektől a rövid fejlesztési ciklusok mellett, amelyek a folyamatos fejlesztésre és optimalizálásra összpontosítanak. De hogyan illeszkednek a projekt ütemtervei ebbe az új vezetési gyakorlatba? És még mindig értékesek?

az agilis projektmenedzsment modell az egyes érdekelt felek és a csapatok közötti nagyfokú együttműködésre támaszkodik, akik mind összefognak a projekt megvalósítása érdekében. A munka dinamikájának sokrétű jellege miatt létfontosságú, hogy mindenki könnyen nyomon követhesse és áttekinthesse a projekt állapotát – és itt jön be a projekt ütemterve.

a projekt ütemterve tökéletesen kiegészíti az agilis menedzsmentet. Könnyű a részletekre, mégis tömör és kezelhető, az ütemtervek megkönnyítik az agilis projektmenedzsmentet, a csapatok világos képet kapnak a projekt céljairól és célkitűzéseiről anélkül, hogy apró részletekben elakadnának – ami az agilis menedzsment stratégia elérésének kulcsa.

hogyan készítsünk projekt ütemtervet: lépésről lépésre

a hatékony projekt ütemtervnek egy pillanat alatt kommunikálnia kell a magas szintű projektcélokat és tevékenységeket. Így hozhat létre egy projekt ütemtervet, amely világosan felvázolja stratégiáját.

1.lépés: projektcélok és tervek meghatározása

a jó projekt ütemterv tömören közli a célokat és terveket, magas szintű részletességgel, anélkül, hogy túlzott tervezési jegyzetekre és rövidnadrágokra támaszkodna. A térképnek egyszerűen fel kell tüntetnie a projekt céljait, kiemelve, hogy az érdekeltek mit várhatnak el, és hogyan fogja elérni a csapata.

Kezdje a teljesítések listájának létrehozásával. Ez egy előre meghatározott áttekintés arról, hogy mit fognak elérni, bemutatva a projekt értékét és megvalósíthatóságát a felsővezetők számára. Ne kínáljon itt részleteket; egyszerűen adja meg elvárásait, mielőtt kiegészítené a célokat egy működőképes projekt ütemtervével.

2.lépés: reális idővonal létrehozása (példa)

az idővonal a projekt ütemtervének legfontosabb része. Ez nem csak a projekt időtartamát határozza meg, hanem azt is, hogy hogyan fog fejlődni, mikor teljesülnek A Mérföldkövek, és hogyan fognak összeállni az egyes munkafolyamatok a célok elérése érdekében a projekt időzítésével összhangban.

Kezdje azzal, hogy meghatározza a célok teljesítéséhez szükséges munkafolyamatokat és erőforrásokat, mivel ezek határozzák meg a projekt hosszát és a legfontosabb mérföldkövek kitűzésének idejét. Az idővonalnak meg kell határoznia a célok teljesítéséhez szükséges időt és milyen áron. Az, hogy milyen messzire tekint a jövőbe, amikor ezeket az időzítéseket és költségeket közli, rajtad múlik, és a projekt terjedelmétől és az érintett munka szintjétől függ.

az alábbiakban összeállítottunk egy példát a projekt ütemtervére, így világos képet kaphat arról, hogyan kell kinéznie az idővonalnak.

3. lépés: értékelje az egyes projekttevékenységek értékét és kockázatait

egyes feladatok nagyobb súlyt és felelősséget hordoznak, mint mások, ezért meg kell győződnie arról, hogy ezeket a megfelelő emberekre ruházzák át. Osztályozza az egyes feladatokat az alapján, hogy mennyire kritikus a projekt sikere szempontjából, és ennek megfelelően rendelje hozzá a megfelelő csapattaghoz vagy osztályhoz.

4.lépés: fontolja meg a költségeket és az erőforrásokat

minden munkafolyamatot gondosan kell értékelni a szükséges költségek és erőforrások felmérése érdekében. Az érdekelt felek szeretnék látni, hogy mennyi időt, pénzt és erőforrást fektetnek be konkrét feladatokba, ezért ezeket az információkat is be kell építeni a munkafolyamatba.

5. lépés: Hatékony delegálás

ha már van ötlete a költségekről és az erőforrásokról, elkezdheti delegálni a projekt tevékenységét az egyes részlegekre és a csapat tagjaira. A delegálás gondos egyensúlyt igényel a költség és a megvalósíthatóság között; nincs értelme egy személynek a munkafolyamat fő tulajdonjogát költségcsökkentő intézkedésként adni, ha kétségek merülnek fel azzal kapcsolatban, hogy el tudják-e érni céljukat. Legyen reális, és vegye figyelembe a projekt hosszú távú életképességét, ne pedig a rövid távú költségcsökkentéseket.

tipp – a projekt ütemterve egy pillantás alatt álló megoldás, ezért ne érezze úgy, hogy a célok elérésének minden részletét fel kell tüntetnie. A munkafolyamatok a magas szintű projektfeladatok tulajdonjogának kommunikálásának egyik módja, de nem kell ennél részletesebbé válnia.

az egyes csapattagok tevékenysége nagy részét képezheti egy szélesebb munkafolyamatnak, ezért nincs szükség erre az ütemtervben. Ez rugalmasabbá teszi a dolgokat, lehetővé téve a felelősség áthelyezését és a készenléti terv létrehozását anélkül, hogy minden változást indokolna az érdekelt felek számára.

6.lépés: elérhető mérföldkövek kitűzése

az egyéni munkafolyamatoknak segíteniük kell a projekt fejlesztésének kiemelését, a mérföldkövek pedig egyszerű módja annak, hogy lépésről lépésre közöljék az előrehaladást az érdekeltekkel. A munkafolyamatok létrehozásakor a mérföldkövek megkönnyítik annak áttekintését, hogy az egyéni tevékenység hogyan segít a célok és célkitűzések elérésében, biztosítva, hogy a projekt minden aspektusa az ütemtervben előre jelzett módon haladjon.

készenléti és kockázatkezelés

az idővonal felépítésekor és a meghatározott munkafolyamatok hozzáadásakor figyelembe kell vennie a magas kockázatú területeket, és olyan vészhelyzeti intézkedéseket kell végrehajtania, amelyek a projektet a siker felé irányítják, ha valami rosszul megy.

a kockázatkezelés alapvető fontosságú a projektek ütemtervéhez, és a legfontosabb érdekelt felek azt szeretnék, ha minden eshetőséggel számolnának. Az egyes magas kockázatú tevékenységeket megfelelő címkével kell ellátni, mint például a korlátozott erőforrás, a külső késedelmek lehetősége vagy a pénzügyi probléma, hogy az érdekelt felek kezdettől fogva tisztában legyenek a kockázati területekkel. Ez nem csak az elvárásokat kezeli, hanem segíthet a problémák megoldásában; például, ha további finanszírozást vagy forrásokat hagy jóvá az egyéni munkafolyamatok és projektcélok zökkenőmentes befejezéséhez.

a projekt ütemtervének kiegészítéséhez hozzon létre egy vészhelyzeti dokumentumot, amely tartalmazza, hogy milyen lépéseket kell tenni, ha valamelyik munkafolyamat nem teljesíti célját. Ennek megfelelően-a kockázatkezelési elemzés és a vészhelyzeti intézkedések figyelembevételével-fel kell vázolnia a projekt végrehajtására vonatkozó B tervet.

kulcs elvihetők

Íme néhány a legfontosabb elvihetők és a dolgokat, hogy emlékezzen, amikor létrehozza a saját projekt ütemtervet:

• a projekt ütemtervének értelmesnek kell lennie mindenki számára, aki elolvassa, röviden áttekintve céljait, stratégiáját és tevékenységét. Próbálja meg elkerülni a túl sok részlet beillesztését; ez belefoglalható egy hosszabb stratégiába vagy tervezési dokumentumba.
• a projekt ütemtervének két kulcsfontosságú részből kell állnia: a meghatározott célok és teljesítések világos listája, valamint egy kísérő ütemterv, amely részletezi azokat a munkafolyamatokat, amelyek segítenek elérni céljait.
• legyen reális a projekt ütemtervének elkészítésekor, és alaposan gondolja át, hogy kire ruházza át a konkrét feladatokat.
• ne terhelje túl a munkafolyamatokat szemcsés tevékenységekkel és folyamatokkal; csak magas szintű információkat tartalmazzon, hogy a projekt munkafolyamatai rugalmasak maradjanak.
• kérje meg egy kollégáját, hogy ellenőrizze az ütemtervet, mielőtt elosztja az érdekelt feleknek. Ha nem tudnak megérteni valamit, vagy bizonytalanságaik vannak annak elérhetőségével kapcsolatban, akkor lehet, hogy változtatnia kell.

kattintson ide a Gazprom Marketing & Trading legfrissebb híreiért és funkcióiért, vagy látogasson el honlapunkra, hogy megismerje legújabb karrierlehetőségeinket.

a jelen cikkben kifejtett nézetek, vélemények és álláspontok kizárólag harmadik fél tartalomszolgáltatóinké, és nem felelnek meg a Gazprom Marketing & Trading véleményeinek. Az ebben a cikkben tett állítások pontossága, teljessége és érvényessége nem garantált. A Gazprom Marketing & Trading nem vállal felelősséget az esetleges hibákért, mulasztásokért vagy nyilatkozatokért.