Menu
ha éppen megválasztották a HOA igazgatótanácsába, izgalmas és elsöprő élmény lehet. Lehet, hogy kissé ismeri, mi történik, de még mindig aggódik az összes HOA szerepének és felelősségének végrehajtása miatt. A sikerhez vezető út, bár, a HOA tisztjeinek munkaköri leírásainak átfogó megértésével kezdődik.
ebben a cikkben:
a HOA tisztek munkaköri leírásainak lebontása
amikor elfogadja a HOA igazgatósági pozíciók egyikét, tudnia kell, hogy sok felelősséget vállal. De ne hagyd, hogy ez megijesszen. Az igazgatósági tag szerepe is rendkívül kielégítő lehet. A feladatok sikeres elvégzéséhez azonban először tudnia kell, hogy mik azok.
az igazgatóság felelős az egész egyesület irányításáért. Néha a Hoa-k egy HOA alapkezelő társasághoz fordulnak bizonyos kötelezettségek teljesítése érdekében. Ez nem jelenti azt, hogy a tanács csak tétlenül nézhet. Ha az egyesület egy HOA alapkezelő társasággal dolgozik, az igazgatósági tag feladata a feladatok felügyelete.
a HOA igazgatósági tagjainak konkrét feladatai azonban a tiszt címétől függenek. Itt vannak a HOA tisztek munkaköri leírások:
HOA Testület Elnöke
minden értelemben, az egyesület elnöke arra szolgál, hogy a művelet arca. Ez olyan, mintha egy vállalat vezérigazgatója lenne. Bár minden egyesület más, a HOA elnök feladatait, illetve felelősség nagyrészt továbbra is ugyanaz.
először is, az elnök vezeti az összes testületi ülést. Az egyesület nevében szerződéseket, megrendeléseket és dokumentumokat is végeznek. Az elnök az egyesület napi adminisztrációját is kezeli. Továbbá, gondoskodnak arról, hogy a HOA igazgatósági feladatait a közösség legjobb érdekeit szem előtt tartva teljesítsék.
a HOA jó elnökének megtanulása erőfeszítést igényel. Az elnök munkaköri leírása alapján bárki, aki vállalja ezt a szerepet, kiváló vezetői, irányítási és kommunikációs készséggel kell rendelkeznie. Tudnia kell, hogyan kell delegálni és csapatjátékosnak lenni. Az elnök nem diktátor. Inkább az Elnök gondoskodik arról, hogy az egész testület jól olajozott gépként működjön, a közösség érdekeit szem előtt tartva.
a HOA igazgatótanácsának alelnöke
a HOA alelnöke egyszerűen fogalmazva akkor veszi át az elnök szerepét, ha ez utóbbi bármilyen okból nem képes. Ebben az esetben az alelnök teljesíti az elnök feladatait. Természetesen az alelnök ezeket a hatásköröket csak az elnök távollétében gyakorolhatja.
a HOA alelnöki feladatai az egyesülettől függően változhatnak. A legtöbb Hoa azonban az alelnököt olyan feladatokkal ruházza fel, mint a területek és épületek, valamint a szabadidős ingatlanok kezelése. Az alelnök átveheti a HOA és a vezető bizottságok egyéb tevékenységeit is. Ha a HOA munkavállalókat foglalkoztat, az alelnök a munkavállalói menedzser ügyvezető igazgatójaként szolgálhat.
a HOA igazgatósági titkára
a HOA titkári feladatai közé tartozik az egyesület nyilvántartásainak többségének fenntartása és vezetése. Ez a tagsági nyilvántartásokra, az igazgatósági ülések nyilvántartásaira és más hivatalos HOA-nyilvántartásokra vonatkozik.
a titkár az ülés jegyzőkönyvét is leveszi, és értesítéseket küld az ülésről. Ezen kívül a HOA titkári feladatai közé tartozik a vállalati éves jelentések benyújtása és az elnök által a HOA nevében aláírt jogi dokumentumok igazolása.
a HOA igazgatósági titkári feladatainak ellátása gyakran kihívásokkal jár. Ezért olyan személyre van szükség, aki nagy szervezési készséggel rendelkezik, és szemmel tartja a részleteket.
HOA Board pénztáros
a pénztáros kezeli az Egyesület pénzügyeit. A HOA kincstárnok feladatainak részeként minden pénzügyi nyilvántartást vezetnek, és az értékpapírok és alapok letétkezelőjeként szolgálnak. A pénztáros is felelős előkészítése — vagy, ha kiszervezik a CPA, felügyeli a készítmény-minden pénzügyi kimutatások és jelentések. Ezen felül a pénztáros szorosan együttműködik más vezetőkkel az éves költségvetés megtervezésében.
Egyéb HOA igazgatósági feladatok
vannak olyan kollektív felelősségek is, amelyeket a háztulajdonos egyesület igazgatótanácsának teljesítenie kell. A munkakörükkel járó konkrét feladatok mellett a HOA igazgatótanácsának egészében a következő HOA igazgatósági tagi feladatokat kell ellátnia:
1. Kövesse irányadó dokumentumok
minden lakástulajdonosok Egyesület, függetlenül attól, hogy melyik állam ők, van egy sor irányadó dokumentumok. Ezek közé tartozik az egyesület alapszabálya, alapító okirata és CC& Rs. Az ilyen dokumentumok iránymutatásokat tartalmaznak arra vonatkozóan, hogy a testület hogyan működtesse a közösséget. Általában olyan rendelkezéseket is tartalmaznak, amelyek arra vonatkoznak, hogy mit tehet és mit nem tehet a testület.
ezek az irányadó dokumentumok, amelyek csak a föld törvényei után következnek, a HOA legmagasabb tekintélyével rendelkeznek. Ők diktálják az egyesületen belüli szabályokat és előírásokat, amelyeket mind az igazgatóságnak, mind a közösség tagjainak be kell tartaniuk.
mint a közösség vezetői, a HOA Igazgatóságának meg kell győződnie arról, hogy betartja-e az irányadó dokumentumokban foglalt előírásokat. Követniük kell az ezekben a dokumentumokban meghatározott folyamatokat és eljárásokat. Ennek elmulasztása a HOA igazgatósági tagjainak bizalmi felelősségének megsértésének tekinthető.
természetesen magától értetődik, hogy a HOA testületnek be kell tartania a szövetségi, állami és helyi törvényeket is. Nem minden állam rendelkezik ugyanazokkal a törvényekkel, amikor a lakástulajdonosok egyesületeiről van szó. Ezért a legjobb, ha felülvizsgálja állami törvényeit, mielőtt lépéseket vagy döntéseket folytatna. Ha kétségei vannak, mindig jó ötlet konzultálni a HOA ügyvédjével. Így megelőzheti a felelősség kockázatát.
2. Szabályok érvényesítése
az egyesület CC& Rs és működési szabályai irányítják azt, amit a háztulajdonosok tehetnek és nem tehetnek a közösségben. A CC& Rs azt is ismerteti, hogyan kell kiszámítani és összegyűjteni az értékeléseket.
az igazgatósági tagok kötelesek érvényesíteni ezeket a Szövetségeket és szabályokat a zökkenőmentes működés érdekében. Például, ha a háztulajdonos nem fizeti meg a díjakat, A HOA testület bírságot szabhat ki, vagy zálogjogot helyezhet el az ingatlanán a fizetés ösztönzése érdekében. Természetesen ügyeljen arra, hogy továbbra is tartsa be az irányadó dokumentumokat az ilyen szabályok végrehajtásakor.
sok egyesület problémája a szelektív végrehajtás. Ez azt jelenti, hogy a HOA testület nem alkalmazza következetesen a szabályokat az összes háztulajdonos körében, talán a favoritizmus vagy a személyes elfogultság miatt. A szelektív végrehajtás komoly bajba sodorhatja a testületet, például jogi lépéseket tehet. Mint ilyen, a testületnek mindig a szabályok és szövetségek egységes végrehajtását kell gyakorolnia. Kövesse az elsőbbséget, és maradjon távol az összeférhetetlenségtől.
3. A közös területek fenntartása
a HOA igazgatóságának egyik elsődleges feladata a közösség fenntartása. Ez azt jelenti, hogy eladókat kell felvenni, hogy a közös területeket tiptop formában tartsák. A legtöbb egyesület azonban azzal a nehézséggel szembesül, hogy túl sok javítási vagy karbantartási igény van. Ilyen esetekben a testületnek meg kell tanulnia, hogyan kell rangsorolni. Melyek azok a Kérések, amelyek a legszomorúbbak és amelyek a legnagyobb figyelmet igénylik? Dolgozzon ki egy tervet ezeknek a kéréseknek a kezelésére prioritási sorrendben.
ezenkívül a testületnek rendszeresen ellenőriznie kell az összes közös területet és az épület külsejét. Az igazgatóságnak nem feltétlenül kell magának elvégeznie az ellenőrzést. Valójában végtelenül jobb, ha kiszervezi a munkát egy szakembernek, aki még a legapróbb sebezhetőségeket is észreveszi. A rendszeres ellenőrzések ütemezésével biztosíthatja, hogy minden terület biztonságos és jó állapotban maradjon.
4. Alapok kezelése
az egyesület pénzügyeinek kezelése szintén a HOA igazgatósági feladatai közé tartozik. Az igazgatóság tagjai együtt dolgoznak a következő év éves költségvetésének elkészítésén. Ehhez a testület előre látja a közelgő költségeket, olyan dolgokat, mint a szolgáltatások és a biztosítás. Az igazgatótanácsnak meg kell vizsgálnia az előző évi tényleges költségeket is, és be kell szereznie a szállítóktól származó javaslatokat.
ne felejtsd el elszámolni a tartalékalapot is. Az egyesület tartalékai a jövőbeni nagyszabású cserék vagy javítások fedezésére szolgálnak. Az összegyűjtött értékelések egy része a tartalékalapba kerül az egészséges szint fenntartása érdekében. A tartalékok optimális szintjének meghatározásához rendszeresen végezzen tartalékvizsgálatot. Egyes államok néhány évente tartalék vizsgálatot igényelnek.
innentől kezdve a testületnek ki kell számítania, hogy mennyit kell fizetnie a háztulajdonosoknak. Ha egy számot szem előtt tart, értesítenie kell az összes lakástulajdonost az összegről. Az igazgatóság ezen értékelések összegyűjtéséért is felelős, beleértve a lakosok esetleges késedelmi díjait. A bűnöző lakástulajdonosok számára, az igazgatóság partner lehet egy HOA collections ügynökséggel, alapkezelő társaság, vagy maguk kezelik a kérdést.
a tudás sikerhez vezet
az igazgatóság egyes tagjainak saját HOA vezetői szerepük és feladataik vannak. Összességében azonban a HOA Igazgatóságának együtt kell működnie a célok elérése érdekében. A HOA tisztek munkaköri leírásainak megértése szerves része a sikernek. Miután megtudta, mit kell tennie, megteheti a megfelelő lépéseket a célok elérése érdekében. Néhányan zavarónak találhatják, hogy igazgatósági taggá váljanak, de a munka megtérül, és a szerep végül teljesíthető.