RFP process and steps: The ultimate guide to racionalizálja a folyamatot

6 essential RFP process steps

definíció szerint az RFP-k sok fontos információt nyújtanak annak érdekében, hogy egy vállalkozás megalapozott és stratégiai döntést hozhasson. E cél elérése jelentős mennyiségű előkészítést, kutatást és ügyes végrehajtást igényel.

bár bonyolultnak tűnhet, az RFP folyamat meglehetősen egyszerű, ha az alapvető hat lépésre bontjuk.

1. az RFP követelményeinek összegyűjtése
2. az RFP elkészítése
3. az első értékelés lefolytatása
4. a kiválasztott szállítók nyomon követése
5. a végső kiválasztás elvégzése
6. a szerződés létrehozása és teljesítése

összegyűjtése üzleti követelmények

a sikeres RFP partnerséghez vezet. Annak érdekében, hogy megtaláljuk a legjobb partnert, fontos, hogy a gyártók számára biztosítsuk a hátteret és a kontextust, hogy megértsük az üzleti igényeket. Ez biztosítja, hogy a gyártók megértést alakítsanak ki, és felhatalmazást kapjanak a megfelelő reagálásra.

az RFP-nek tájékoztatnia kell az eladókat azokról a problémákról, amelyeket a kibocsátó remél kezelni. Természetesen a kibocsátó érdeke, hogy ezt a dokumentumot a lehető legegyértelműbbé tegye. Minél több információ áll rendelkezésre, annál pontosabbak és hasznosabbak lesznek a javaslatok.

a legfontosabb érdekelt felektől származó információk és megoldási követelmények összegyűjtésekor négy fő szempontot kell figyelembe venni. Az RFP-nek részleteznie kell ezeket az elemeket, hogy a gyártók hatékony válaszokat adhassanak.

az érdekelt felek felfedezésével kapcsolatos megfontolások

cél

először kérdezze meg az érdekelt feleket a szükségletről. Mit keresel? Érdekel egy hosszú távú partner vagy egy egyszeri projekt megoldása? Milyen kihívást oldasz meg? Használja ezt az információt az RFP céljának részletezésére. Ez Korán meghatározza az elvárásokat, és biztosítja, hogy csak minősített beszállítóktól kapjon ajánlatokat.

célok

ezután magyarázza el pontosan, mit akar elérni a vállalkozás. Kérdezze meg az érdekelt feleket, hogyan várják el az eladótól a kihívás megoldását. Ezenkívül kérdezze meg, hogy az eladó milyen szerepet játszik abban, hogy sikeres legyen? Hogyan nézne ki egy sikeres eredmény?

értékelési kritériumok

beszélje meg az érdekelt felekkel a megoldás legfontosabb tényezőit. Amikor megkapja a javaslatokat, hogyan fogja pontozni őket? Mi lesz a legfontosabb információ, amely segít a döntés meghozatalában? Ez szinte minden RFP-ben más lesz. Például a legfontosabb tényező lehet az ár, a rendelkezésre állás, a megoldás sebessége, az ügyfélélmény vagy bármely más technikai vagy immateriális szempont.

további kérések

gyűjtsön további megjegyzéseket arról, hogy mi lehet jó a megoldásban. Ezek nem feltétlenül követelmények, hanem egy kívánságlista azokról a dolgokról, amelyek javíthatják az eladó ajánlatát. Ez lehetővé teszi a gyártók számára, hogy kiemeljék ezeket az elemeket, ha felajánlják őket, miközben nem akadályozzák meg a válaszokat azoktól, akik nem.

2. Az RFP dokumentum készítése

minden RFP-nek kérdése van. Míg néhánynak tucatnyi kérdése van, másoknak több száz lehet. Az értékelés egyszerűsítése érdekében hasznos az RFP-kérdések számát a lehető legalacsonyabban tartani. A rövidebb RFP-k nemcsak egyszerűbbé teszik a megfelelő szállító kiválasztását, hanem növelik az időben történő befejezést is, és megakadályozzák, hogy a hasznos gyártók elutasítsák a választ.

az érdekelt felektől gyűjtött információk felhasználásával kezdje el a kérdések kidolgozását. Alapvető követelmények esetén a kérdések igen vagy nem formátumban történő megfogalmazása segíthet a képzetlen vagy alulképzett beszállítók gyors megszüntetésében. Másrészt, ha olyan partnert keres, aki mélyen ismeri az iparágát és igényeit, a nyílt szöveges válaszok arra ösztönözhetik a beszállítókat, hogy megosszák kreativitásukat és jövőképüket.

az RFP-ben feltett legfontosabb kérdések a következők:

kínál-e próbát?
az ingyenes próbaverziók világos képet adhatnak a kibocsátóknak arról, hogy mit kínál az eladó a szervezetük kockázata nélkül.

kik a versenytársak?
a kérdés feltevése segíthet a kibocsátóknak meghatározni a szállító integritását. Ez lehetővé teszi a kibocsátók számára, hogy tudják, hogy az eladók őszinték-e arról, hogy kik a versenytársaik, és miért veszítenek nekik. Segíthet a kibocsátóknak annak meghatározásában is, hogy vannak-e más lehetőségek, amelyeket meg kell vizsgálniuk.

milyen a végrehajtási folyamata?
szoftver vásárlásakor a megfelelő beállítás elengedhetetlen a hatékonyság maximalizálásához. Az RFP-kibocsátóknak meg kell határozniuk, hogy mennyi ideig tart a végrehajtási folyamat, és mennyire vesz részt az eladó.

milyen képzést kínál?
minél összetettebb a megoldás, annál fontosabb ez a kérdés. Természetesen, ha nem érti, hogyan kell használni a megoldás összes funkcióját és funkcióját, akkor kihagyhatja a legfontosabb előnyöket. A kibocsátóknak érdeklődniük kell az eladó ügyfél-siker csapatáról, a képzési szolgáltatók kínálatáról, valamint a rendelkezésre álló formátumokról. Például a támogatást csak telefonon kínálják, vagy online önkiszolgáló és e-mail is lesz?

hogyan kezeli az ügyfélszolgálatot?
szinte minden szoftver felhasználó találkozik egy problémával egy bizonyos időpontban. A kibocsátóknak meg kell határozniuk, hogy a gyártók mennyi ideig tartanak az ügyfélszolgálati kérelmek megválaszolásához, valamint azt, hogy hogyan nyújthatják be ezeket a kérelmeket.

tudna referenciákat, értékeléseket és esettanulmányokat adni?
próba hiányában nincs jobb módszer a megoldás hatékonyságának meghatározására, mint ha megismerjük azoknak a tapasztalatait, akik már használják. Kérje meg, hogy beszéljen közvetlenül egy jelenlegi ügyféllel. Ha lehetséges, kérje, hogy beszéljen azzal, akinek hasonló üzleti vagy Használati esete van.

További szempontok RFP írásakor

végül az RFP-kibocsátóknak kérdéseket kell feltenniük az iparágukkal kapcsolatban. Fontos meghatározni, hogy az eladó megérti-e az üzleti kihívásokat, és felhasználhatja-e tapasztalatait a siker érdekében.

az RFP-k készítésekor hasznos lehet, ha sablonként menti őket. Ne feledje, mindig nézze át a sablonokat, és távolítsa el a felesleges vagy irreleváns kérdéseket. Az RFP szoftver ezt megkönnyíti a szakaszokra bontott dinamikus sablonokkal.

kezdeti értékelés a kiválasztott szállítók kiválasztásához

miután az eladók benyújtották javaslataikat, az RFP kibocsátója megkezdheti az előzetes értékelést. Ebben a szakaszban a kibocsátó azonosítja azokat a szállítókat, akik a leginkább képzettek az igényeik kielégítésére. Ez a részhalmaz a rövid lista.

3 lépés a kiválasztott lista kiválasztásához:

• hasonlítsa össze a kritikus tényezőket a szállítói erősségekkel
• szüntesse meg azokat a szállítókat, akik nem kvalifikáltak vagy nem tudnak versenyezni
• határozza meg a differenciálási tényezőket a mélyreható összehasonlításhoz

kérdések a szállítói javaslatok értékeléséhez

• időben és pontosan nyújtottak be javaslatot?
• mióta működik a szállító?
• képes-e a szállító méretezni, ahogy vállalkozása növekszik? Képesek lesznek kielégíteni az Ön igényeit a jövőben?
• ajánlotta Önnek a szállítót társ vagy hálózati kapcsolat?
• az eladó egy megbízható szervezet, Kereskedelmi Szövetség tagja vagy kormányzati ügynökség tanúsítja?
• van tapasztalatuk a versenytársakkal vagy más hasonló iparágú vállalkozásokkal való együttműködésben?

nyomon követés a kiválasztott szállítókkal

Miután az RFP kibocsátója meghatározta, hogy mely gyártók készítették a listát, mélyebb értékelést kezdhetnek. Ennek a folyamatnak meg kell határoznia, hogy melyik szállító nyeri végül az ajánlatot.

• a kiválasztott szállítók bevonása
• tegyen fel olyan nyomon követési kérdéseket, amelyek a kritikus tényezőkre összpontosítanak
• állítsa be a súlyozott pontozási kritériumokat
• kérjen RFP bemutatót vagy bemutatót a döntősöktől

ebben a szakaszban fontos, hogy a kibocsátók megkülönböztessék a fennmaradó szállítók ajánlatait, miközben fenntartják a tőkeáttételt. A Computerworld szerint:

“a még megfontolás alatt álló gyártók dicséretet kaphatnak eddigi erőfeszítéseikért, jóakarat gesztusaként. De azt is meg kell mondani nekik, hogy még mindig van verseny, és meg kell élesíteniük a ceruzáikat. Az ügyfelek alapvető célja ezen a ponton a rugalmasság fenntartása, bizonyos tárgyalási erő kialakítása és a lehetőségek nyitva tartása. Egy félrelépés elveszítheti a befolyását.”

az eladóknak képesnek kell lenniük megmutatni, hogy kínálatuk miben különbözik a verseny többi részétől. Ekkorra a kibocsátók szükségleteinek és aggodalmainak világosnak kell lenniük, lehetőséget biztosítva a célzott üzenetküldésre.

a végső értékelés befejezése

ebben a szakaszban az RFP kibocsátójának alaposan meg kell értenie, hogy mit kínál az egyes gyártók. Itt az ideje eldönteni, hogy melyik megoldás felel meg legjobban az igényeiknek.

a szállítók megfelelő értékeléséhez a kibocsátónak össze kell hasonlítania az egyes szállítókat egymás mellett. Ez gyakran magában foglal egy stratégiai pontozási folyamatot, például súlyozott pontozást-ahol a legnagyobb aggodalomra okot adó területeket képviselő szakaszokat vagy egyedi kérdéseket értékelik a legjobban.

a legfontosabb érdekelt feleknek részt kell venniük a döntősök értékelésében és pontozásában. Természetesen értékelheti és pontozhatja csoportosan vagy egyénileg. Ha egyéni pontszámokat adnak meg, a nézeteltérés területei azonosíthatók és szükség esetén kezelhetők. Ez javítja az érdekelt felek vásárlását, és biztosítja, hogy minden perspektívát figyelembe vegyenek.

egyes esetekben további érdekeltekre lehet szükség a pontozáshoz. Például, ha szoftvermegoldást vásárol, bölcs dolog, ha az informatikai részleg felülvizsgálja a műszaki előírásokat és a biztonságot.

a szállítók pontozása után a kibocsátóknak belső értékelést kell készíteniük a pontozásról, ahol végső szállítói kiválasztást végeznek. Ha a pontozási folyamat nem meggyőző, vagy a csoport nem jutott konszenzusra, érdemes további interjúkat vagy nyomon követési demókat ütemezni az elhúzódó kérdések megválaszolása érdekében.

a szerződés létrehozása, kibocsátása és aláírása

miután a kibocsátó kiválasztotta a szállítót, itt az ideje, hogy dokumentálja a döntést, valamint a továbblépési folyamatot. Ennek tartalmaznia kell:

• az RFP eredményeinek eljuttatása a jogi osztályhoz
• munkanyilatkozat elkészítése (SOW) az összegyűjtött válaszokból
• teljesítménymutatókat és felülvizsgálati eljárást is tartalmaz a szerződésben

tanácsadás az Ön munkanyilatkozatához

a kocának a lehető legrészletesebbnek kell lennie, mivel meghatározza, hogy az RFP kibocsátója és a kiválasztott az eladó együtt fog működni. Ezért fontos a teljesítménymutatók és a felülvizsgálat módszere. Ezek a kulcsfontosságú elemek végül tájékoztatják az eladót arról, hogy mit várnak el tőlük, és megvédik az RFP kibocsátóját abban az esetben, ha a megállapodás szerinti elvárások nem teljesülnek.

a gondos szerződés létrehozásának fontossága

bármely szerződés létrehozásának és aláírásának folyamata rendkívüli gondosságot igényel. Valóban, ezek döntő fontosságúak, ha bármilyen peres eljárás szükségessé válik.

1. a félreértések és félreértések kiküszöbölése
2. mindkét fél elkötelezettségének megerősítése
3. világos pénzügyi elvárások biztosítása
4. a felelősség korlátozása és meghatározása
5. értékes referenciadokumentumként szolgál

amint a szerződés végleges és teljes, az RFP lezárható. Ezen a ponton itt az ideje, hogy tájékoztassa a szállítókat az eredményről, és ha lehetséges, visszajelzést adjon a döntés okairól. Természetesen értékelni fogják az információkat, és a beszállítókkal való pozitív kapcsolat fenntartása biztosítja, hogy legközelebb, amikor kihívást jelent, szívesen segítenek megoldást találni.

ahogy haladsz előre az új partnerségeddel, ne felejtsd el ellenőrizni és értékelni az eredményeket. Bölcs dolog, hogy rendszeresen felülvizsgálja a megtérülést és az eredményeket annak biztosítása érdekében, hogy az elvárások és igények teljesüljenek.

fedezze fel, hogyan lehet meghatározni a szoftver megtérülését ebben az e-könyvben: az RFP szoftver értékének mérése.