SharePoint hatékony Platform a projektmenedzsment számára

” a csoportos projektek kevesebb frusztrációval fejeződnek be,és mindenki képes a projekt minden aspektusára. Ez a program a csapatmunka meghatározása.”

a SharePoint és az Office 365 képességei páratlanok, a platform testreszabási, együttműködési és dokumentumkezelési képességei a Fortune 80%-ának megfelelő megoldást jelentenek 500 vállalatok. A SharePoint jól működik projektmenedzsment eszközként; a projektmenedzserek feladatlistákat hozhatnak létre a jobb feladatkezelés érdekében. Hozzon létre egy projekttervet és egy dokumentumtárat a projektdokumentumok tárolására a projekt webhelyén. Ebben a cikkben áttekintjük a SharePoint projektmenedzsmenthez való felhasználási eseteit, valamint azokat az összetevőket, amelyek hatékony projektmenedzsment eszközzé teszik.

SharePoint Projektmenedzsment áttekintés

a projekt kezdeményezésétől a projekt lezárásáig a SharePoint megkönnyíti az együttműködő projektmenedzsment mind az öt szakaszát.

Projektindítás

a SharePoint segít a projektmenedzsereknek abban, hogy szilárd alapot építsenek a jövőbeli munkához. Ebben a szakaszban létrehoz egy projektwebhelyet a SharePointon; a webhely megosztható a szponzorokkal, megkönnyítve ezzel a jóváhagyás, a szponzorálás vagy az erőforrás megszerzését. A projektwebhely natív SharePoint funkcióval rendelkezik, így az érintett felek együtt dolgozhatnak a projekt céljának vagy megközelítésének meghatározásában. A webhely segítségével létrehozhat egy projekt chartát, és beállíthatja az objektumot, a munka körét és a projekt ütemtervét.

tervezés, Beállítás

kijelölt projektwebhely létrehozása után a csapattagok a SharePoint segítségével létrehozhatnak egy dokumentumtárat a projektwebhelyen, és feladatlistákat hozhatnak létre. A projekt előrehaladtával frissítheti a feladatokat és az idővonalakat. A SharePoint segítségével is ellenőrizheti a projekttervet, megosztva azt a csapattagokkal és a szponzorokkal. Értesítheti a csapattagokat a felelősségükről, és engedélyezheti a nyugtázás funkciót, hogy megbizonyosodjon arról, hogy tisztában vannak a hozzárendelt szerepükkel.

munka

a projektmenedzser megjelenítheti a feladatlistát a projekt webhelyének honlapján, növelve a feladatok láthatóságát. A csapattagok könnyen megtalálhatják munkájukat, és a feladat befejezése után befejezhetik. Jelentéseket is készíthet, és figyelemmel kísérheti a projekt előrehaladását.

nyomon követés és újratervezés

a SharePoint lehetővé teszi a projekt folyamatos nyomon követését, megkönnyítve a projektmenedzserek számára a projekt újratervezését abban az esetben, ha a projekt nem a terv szerint fut. A fő teljesítménymutatókat rögzítheti a projekt webhelyének kezdőlapján, így mindenki könnyebben ellenőrizheti és megértheti a projekt állapotát.

záró

SharePoint leegyszerűsíti a projekt lezárását; a projektmenedzserek létrehozhatnak egy lyukasztási listát, meghatározhatják a jövőbeli projektek cselekvési irányát egy post mortem jelentés létrehozásával. A projektmenedzserek megjelölhetik a projektwebhelyeken elvégzett feladatokat, és frissíthetik a vonatkozó dokumentumokat. Futtathat egy projekt visszatekintést is, és hozzáadhat egy tanulságos dokumentumot a webhelyhez.

SharePoint-összetevők, amelyek hatékony projektmenedzsment eszközzé teszik

a SharePoint hatékony projektmenedzsment eszközévé váló négy fő összetevő a következő.

SharePoint listák

a projektmenedzsereknek lépést kell tartaniuk a projekt összes összetevőjével a hatékony projektmenedzsment érdekében. A SharePoint kényelmes módot kínál a projektek kezelésére; a felhasználók különféle listákat hozhatnak létre a kéznél lévő feladatokhoz. Minden alkalommal, amikor hozzáad egy listát, hozzáad egy projektkezelési folyamatot a SharePoint-webhelyéhez. Ezek a listák tartalmazhatnak;

• feladatlisták, amelyek képesek megszervezni a munka bontási struktúráját, átvitelét, keverését, valamint a feladatok behúzását vagy túllépését.
• dokumentumtár natív SharePoint képességekkel, beleértve a társszerzést, a dokumentumverziót, a verziókezelést, a bejelentkezést, a kijelentkezést stb.
• a projektmenedzserek által a hatékony projektmenedzsment érdekében létrehozható egyéb listák tartalmazzák a projektnyilatkozatot, a projektek kockázatait, a projektproblémákat stb.

kijelzők

a SharePoint-listák kényelmes módja a folyamat nyomon követésének és a projektfrissítések bevitelének. Másrészt a SharePoint kijelzők lehetővé teszik a felhasználók számára a projekt előrehaladásának nyomon követését, azzal a lehetőséggel, hogy közvetlenül a listán jelentsék az előrehaladást. A kijelzők megkönnyítik a listán szereplő folyamatok nyomon követését és jelentését az irányítópultok segítségével.

a kijelzőket használhatja a következőhöz:.

• közlekedési lámpák jelzőfényei
• nyitott kérdések
• Állapotjelentési táblázatok
• lejárt munka
• KPI-k stb.

SharePoint-webhelyek

a SharePoint-webhelyek egyablakos ügyintézést biztosítanak a SharePoint-projektmenedzsment eszközök összes összetevőjének, beleértve a tárakat, kijelzőket és listákat is. Minden projektnek lehet egy dedikált projektwebhelye, ahonnan könnyen elérheti a jelentéskészítő eszközöket (kijelző), és frissítheti vagy nyomon követheti (listák) a munkáját. Ezek a projekthelyek együttműködőek, így a projekt tagjai a rájuk ruházott szerepek szerint dolgozhatnak együtt.

a SharePoint keresési funkciója megkönnyíti a dokumentum megtalálását anélkül, hogy időt veszítene a kézi keresések végrehajtásával több mappában vagy hálózatban. A projektwebhely a SharePoint-webhely összes kulcsfontosságú jellemzőjével rendelkezik, beleértve a sablonokat, az engedélyeket és a navigációt.

SharePoint-webhelycsoport

ahogy a neve is sugallja, a SharePoint-webhelycsoport SharePoint-projektwebhelyek gyűjteménye. A projektmenedzsmentben a SharePoint-webhelycsoport portfólióként működik, ahol a különböző forrásokból származó információk egy helyen tárolódnak. Ez a funkció hasznos, különösen, ha a szervezet minden üzleti egységének megvannak a maga egyedi projektkövetelményei.

következtetés

a SharePoint mint projektmenedzsment eszköz sokat hoz az asztalra; központi helyet biztosít a projekt előrehaladásának kezeléséhez, együttműködéséhez és nyomon követéséhez.

Jessie Bell W., egy építőipari vállalat tulajdonosa több mint két éve használja a SharePoint-ot. Azt mondja, hogy a SharePoint segít a csapattagok szervezésében, a távoli csapat összekapcsolásában és a projektfájlok dokumentálásában. Azt is kijelenti, hogy a SharePoint segít a projektmenedzserek és a rendszergazdák elszámoltatásában. Csapata nagyszámú csapattagja távoli helyekről dolgozik, de a mobil hozzáférés miatt képesek voltak fenntartani a dokumentumáramlást.