Hvad er CAFM, og hvordan kan det hjælpe din virksomhed?

af Aleks Sheynkman
Ingeniørdirektør
rumfart

computerstøttet facilitetsstyring (CAFM) er et voksende område inden for informationsteknologi, der gør det muligt for virksomhedsejere og deres virksomheder at flytte vigtige logistiske opgaver ind i det digitale rum gennem forretningskontinuitet og facilitetsstyringsprogram. Fra den daglige styring af skrivebordsrum og konferencelokaler til storbilledanalyse af, om det nuværende kontorlokale opfylder en organisations forretningsplaner, CAFM-systemet giver den ideelle næste generations teknologiske løsning på et problem, der er lige så gammelt som selve konceptet med en kontorbygning. Lær mere om, hvad denne type programmer kan gøre for dig, og hvordan den rigtige CAFM-løsning kan revolutionere alt fra medarbejdermoral til flyttestyring, når det er tid til at opgradere til et nyt kontor, samt forebyggende vedligeholdelsesstyring.

USA ‘ s nationale CAD-Standard eller NCS hjælper med at forenkle udvekslingen af bygningsdesign og konstruktionsdata fra projektudvikling med et anlæg. De giver en konsekvent ressource til organisering af data og kan strømline elektronisk datastyring af facilitetsstyringsdata. Det er vigtigt, når man taler om CAFM, fordi bygningsdesigndata tidligere blev præsenteret i flere forskellige formater. CAD leverer relevante standarder for CAFM-systemer, der hjælper med at gøre processerne lettere og mere effektive.

udforske CAFM: Formål og udførelse

Hvordan registrerer, analyserer og refererer et facility management team til alle de datapunkter, de er ansvarlige for, for at sikre forretningskontinuitet? Før CAFM-systemet var svaret kompliceret. En række analoge værktøjer, regneark, tegninger, layoutdiagrammer og tilmeldingsark skabte et bjerg af papirer, der var vanskelige at synergisere til et effektivt, komplet billede af, hvordan kontorets fysiske egenskaber opførte sig. Fra individuelle stole til dele af et rum og endnu større områder såsom en hel etage eller bygning, facility management teams havde deres arbejde skåret ud for dem.

CAFM kan hjælpe med at udvikle og styre menneskelige ressourcer, styre økonomiske og fysiske ressourcer og producere og levere løsninger og resultater. Alle disse aktiver i kombination kan også hjælpe med at identificere relevante processer og identificere vidensprocesser, der kræver yderligere vurdering og fysiske aktiver, der kan kræve yderligere planlagt forebyggende vedligeholdelse.

CAFM løsninger gør ineffektiv sporing og besværlige analoge styringssystemer en saga blot. Rumplanlægning, værelsesreservationer og endda medarbejderplacering er nu så enkle som et par klik i et CAFM-program. En ren, brugervenlig grænseflade giver klar synlighed til alle de forskellige komponenter, du skal arbejde med for at styre og planlægge de fysiske egenskaber på et kontor, herunder de mennesker, der får stedet til at køre. Det er meget lettere end den gammeldags pen og papir.

Hvornår skal man bruge CAFM

så hvornår er et CAFM-program nyttigt? Der er daglige og specielle begivenhedsapplikationer at overveje. Til daglig brug kan et godt CAFM-system hjælpe med at bestemme, hvilke fælles kontorlokaler der er åbne for en reservation, så hold kan planlægge at samarbejde i et mødelokale med en tavle. CAFM-funktionaliteten kan også holde styr på, hvilke medarbejdere der er hvor på et givet tidspunkt, så du behøver aldrig at løbe rundt på hele kontoret for at finde nøgleteammedlemmer til underskrifter og andre funktioner, der kræver en personlig grænseflade.

denne form for funktionalitet understøtter også de stadigt skiftende behov på en smidig arbejdsplads, der giver medarbejderne mulighed for at tage ansvaret for deres dage og arbejde, når og hvor det giver mest mening for deres stil og behov. Arbejdspladser med åbne, Ikke-tildelte siddepladser kan gøre det meget lettere for arbejdstagerne at finde et sted at sidde, der i øjeblikket ikke er besat af en anden medarbejder, der måske er kommet op for at få fat i en kop kaffe eller kød med holdkammerater i et konferencelokale.

et CAFM-system som f.eks. Planlægning hypotetiske møbler layouts og siddepladser arrangementer er super nemt, når du har en digital repræsentation til at arbejde med. Nøgleplanlægningsteammedlemmer kan samarbejde, gemme kladder, sende mockups til ledelsen og hurtigt omorganisere et siddekort for at imødekomme den række krav, der uundgåeligt dukker op under denne form for planlægningsproces. CAFM kan endda hjælpe med at holde styr på, hvilke møbler der er hvor under et træk, hvilket reducerer chancen for, at værdifuld virksomhedsejendom bliver malplaceret i transit.

hvilke medarbejdere drager fordel af CAFM-brug?

CAFM programmer og programmer har fuldstændig revolutioneret den måde facility management fagfolk gør deres job. Processen med at sammensætte puslespillet om økonomi, HR, ledelse og logistiske fysiske bekymringer er ikke længere en kompleks proces, der tager tid væk fra det faktiske arbejde med at føre tilsyn med plads og fysiske ressourcer. Nogle virksomheder ansætter nu endda CAFM-administratorer til at tage sig af de proceduremæssige detaljer, mens facilitetsledere fokuserer på store billedopgaver og planlægning.

men som vi antydede ovenfor, kan CAFM-programmer gavne en bred vifte af mennesker på kontoret. Selvom et facilitetsstyringsteam i teorien kan drage mest fordel af et program, der gør deres daglige jobfunktion meget lettere og mere effektiv, kan fordelen udvides til næsten enhver person, der arbejder i dit kontorlokale, herunder medlemmer af teams, der er en del af andre organisationer, der deler den samme facilitet. Medarbejdere, der har brug for at reservere plads eller finde holdkammerater, vil være glade for, at de har den ressource, de har til rådighed, og ledelsen vil med glæde se, at deres operationer kører problemfrit.

brancher, der kan drage fordel af denne teknologi

hvis din organisation opererer fra fysiske lokaler, kan du drage fordel af CAFM. Der er ingen branchenicher eller andre kategoriske divisioner, der udelukker en virksomhed fra at høste fordelene ved et CAFM-program. Fra tech startups til mediekonglomerater kan enhver virksomhed, der har rumstyring, flyttestyring, pladstildeling eller sædetildelingsbehov, gøre effektiv brug af CAFM. Disse systemer er ideelle til moderne, smidige arbejdspladser, der giver mulighed for fri bevægelighed rundt på kontoret, men endnu mere traditionelle arbejdspladser kan se en økonomisk og proceduremæssig fordel ved vedtagelsen af brugervenlige programmer, der gør facilitetsstyring lettere.

digitale marketingfirmaer, callcentre, produktionskontorer, tøjetiketter, sociale netværk og mange flere er alle førende kandidater til CAFM-effektivitetsforbedringer. Uanset om dit kontor bruger kabinetter, fælles skriveborde eller individuelle kontorer, vil evnen til at spore, analysere og rapportere om facilitetsbrug og pladsfordeling have en stor positiv indvirkning på den måde, din organisation kører på, og dine medarbejdere arbejder.

finansielle fordele ved CAFM

hvor meget betaler du for dit kontor? Er du sikker på, at du maksimerer hver cent af disse omkostninger? CAFM-teknologi giver mulighed for en analyse på højt niveau af, hvad der sker i de fysiske rum, din organisation besætter. At have et ekspansivt miljø, hvor man kan sprede sig og arbejde, kan være en fantastisk måde at få medarbejderne til at føle sig godt tilpas, hvilket igen øger produktiviteten. Der kan dog være områder med underudnyttet firkantet optagelse, som du ikke engang er klar over endnu. Det er en af de vigtigste økonomiske fordele ved CAFM: evnen til at spore faktisk brug af faciliteter og afgøre, om du har mere plads, end du rent faktisk har brug for. Med en lille omstrukturering kan du finde en måde at byde et lille firma velkommen i dit arbejdsområde, indsamle månedlig leje og bruge dit CAFM-program til at hjælpe med at forhandle, hvem der skal bruge hvilke dele af kontoret og hvornår.

på bagsiden kan du bruge din CAFM til at fortælle, hvornår visse dele af kontoret er overudnyttet. Hvis en bestemt afdeling har lidt af produktivitetsproblemer, kan det være, at ineffektiv pladsforbrug er skylden. Medarbejdere, der føler sig for trange eller overfyldte i en uønsket del af kontoret, kan opleve en produktivitetsrenæssance med lidt omskoling.

ud over omkostningerne ved de lokaler, du besætter, kan CAFM-programmer dog bruges til at holde styr på fysiske aktiver, selv ned til individuelle enheder som stole og skriveborde. Du kan bruge et CAFM-program til at holde styr på alle arbejdsområdets aktiver på kontoret, hvilket reducerer chancen for, at noget dyrt kan blive malplaceret eller på anden måde afvige fra kontoret uden varsel. Plus, CAFM-sporing kan hjælpe dig med at holde styr på, hvilke værelser der bliver brugt, når, hvilket giver dig et bedre billede af brugsomkostninger. Sensorintegration kan yderligere optimere den måde, hvorpå værktøjsomkostninger stiger på en arbejdsplads ved automatisk at slukke lyset, når den sidste person afgår fra et konferencelokale eller et andet Siderum.

hvorfor CAFM er afgørende for Moderne Arbejdspladsoperationer

moderne arbejdspladser har brug for moderne løsninger på klassiske problemer. Spaceik tilbyder et program, som dine medarbejdere rent faktisk vil være glade for at bruge. Med nyttige funktioner som Slack-integration og mobilstyringskapacitet gør vi det nemt for hvert medlem af dit team at komme om bord og bruge de værktøjer, der er tilgængelige for dem.

Pladsallokering er et centralt emne på agile arbejdspladser, der tillader bevægelse og fleksibilitet. Denne gratis og åbne tilgang til kontorlokaler har vist sig at gøre medarbejderne lykkeligere og mere produktive, men det kan skabe nogle planlægningshovedpine, når det kommer til at undgå konflikt om, hvilke hold der skal bruge hvilket rum hvornår. Du kan undgå spørgsmålet om, hvem der får hvad ved at give gennemsigtighed og åben kommunikation om kontormiljøet. Og når din virksomhed vokser, er det nemt at tilføje nye medarbejdere til programmet for hurtig ombordstigning og problemfri orientering til rummet. HR vil med glæde have en så enkel måde at integrere nye teammedlemmer i det fysiske landskab i dit kontormiljø.

de fleste moderne arbejdspladser kræver mobilitet og fleksibilitet. En CAFM, der er i stand til at tilpasse sig og udvikle sig for at holde trit med virksomhedens skiftende behov, er vigtig. Det er også et effektivt værktøj, når det kommer til at analysere arbejdstagerens produktivitet og løse eventuelle problemer, der måtte opstå. CAFM-applikationer tillader planlægning af arbejdsstyrken at blive mobiliseret, og modtaget klientfeedback kan bruges til at gennemgå personalet og løse eventuelle uddannelsesproblemer, der måtte opstå. Endelig kan CAFM-applikationer hjælpe med interpersonelle personaleforhold og kan hjælpe med at afgøre, om ledelsesintervention er nødvendig for en given situation.

trinene til analyse og handling er vigtige for enhver CAFM-strategi, hvad enten det drejer sig om virksomhedens økonomi, kundetilfredshed, vedligeholdelse af bygningen og udstyret eller den samlede tilfredshed og komfort hos de mennesker, som virksomheden beskæftiger. Høj personalemoral er en kritisk komponent for at opnå produktivitet på arbejdspladsen.

Sådan begynder du at integrere CAFM i din strategi

uanset om du har en etableret facilitetsstyringsstrategi, der skal moderniseres, eller du er en opstartsvirksomhed, der skal formalisere nogle af dine processer, kan en CAFM hjælpe. Et CAFM-program hjælper dig med at blive organiseret og forblive på den måde gennem al den vækst og forandring, der er i din virksomheds fremtid. CAFM vil gøre alt fra at flytte til den daglige rumstyring lettere, mere effektiv og all-around bedre for alle på dit kontor.

når du integrerer CAFM i din strategi, vil du fokusere på værdi såvel som virksomhedens analyse og strategiske mål, så reel værdi etableres i organisationen. Hvis der ikke er klare mål i tankerne, kan der være en forkert justering af strategi såvel som frakoblet beslutningstagning, projektbeslutninger er bedst, når de er forbundet med KPI ‘ er og andre mål for at sikre, at hvert mål er klart defineret, og strategierne forbedrer virksomheden.

KPI står for Key Performance Indicator, og det er en målbar værdi, der kan hjælpe med at demonstrere, hvor effektivt virksomheden opfylder og når deres mål. KPI ‘ er hjælper virksomheden med at holde sig på linje med deres overordnede mål. For at udvikle en KPI-strategi for din virksomhed skal du først beskrive dine mål eller tilsigtede resultater og derefter forstå de foranstaltninger, der skal træffes for at nå disse mål. Du vælger også målinger for at definere hvert mål, definere sammensatte indikatorer og derefter indstille målene. KPI ‘ er er et fleksibelt og interaktivt rapporteringsværktøj, der kan bruges sammen med CAFM.

implementering af en CAFM i din facility management eller property management strategi kan være overvældende for dem, der vil bruge det, hvis de endnu ikke er bekendt med, hvad det indebærer. Hvis du langsomt introducerer CAFM til de mennesker, der vil bruge det, vil du tildele dem ekstra tid til at lære de nye processer, så før programmet er fuldt initialiseret, vil der være en klar forståelse af funktionaliteten og mulighederne i en CAFM-løsning, som kan hjælpe med at afhjælpe eventuelle problemer ned ad linjen. En dedikeret customer success manager skal være tilgængelig for at hjælpe arbejderne med at lære og forstå de nye processer og være i stand til at besvare eventuelle spørgsmål, de måtte have.

planlagte vedligeholdelsessystemer

et planlagt vedligeholdelsessystem hjælper med at identificere og løse eventuelle nøgleproblemer, som en vellykket CAFM-investering skal fokusere på. Brug af dette system kræver, at virksomheden forstår, hvilke problemer der skal løses, så implementeringen af et CAFM-system er vellykket, og det når det potentiale. Et vellykket CAFM-system kan øge produktiviteten og adressere ROI eller investeringsafkast, som virksomheden vil se.

et planlagt vedligeholdelsessystem sporer både planlagt og ikke planlagt vedligeholdelse og planlagt vedligeholdelsesprogram er nyttigt til at spore bestemte opgaver. Planlagte vedligeholdelsessystemer kan hjælpe en virksomhed med at skabe en mere behagelig arbejdsplads og reducere eventuelle miljøpåvirkninger, de måtte have. Det kan også hjælpe med at skære ned på driftsomkostningerne ved anlægget og sikre, at alle aktiver forvaltes korrekt og vedligeholdes og fungerer effektivt.

Hvad er en Computer Vedligeholdelse Management System?

et Computervedligeholdelsesstyringssystem, eller CMMS, er computerprogram, der er designet til at hjælpe med at forenkle vedligeholdelsesstyring i en virksomhed. Vedligeholdelsesstyring inkluderer tilsyn med forskellige vedligeholdelsesressourcer, som en virksomhed bruger, så de ikke oplever nedetid på grund af ødelagt eller defekt udstyr eller utilstrækkelige vedligeholdelsesprocedurer.

virksomheder er ikke længere underlagt registrering af vedligeholdelsesdata med en blyant og et stykke papir, og vi er længe forbi de dage, hvor vedligeholdelse kun udføres, når der findes noget galt med maskinerne. For at holde styr på disse vigtige vedligeholdelsesregistre og opretholde et korrekt kontrolniveau er alt flyttet til computere, så virksomheden kan spore alle arbejdsordrer, de modtager, de kan generere mere nøjagtige rapporteringsteknikker og kan hjælpe med at bestemme, hvilke maskiner der kræver mere opmærksomhed og vedligeholdelse.

brug af en CMMS kan øge produktiviteten, sikre længere udstyrslevetid, eliminere rodet papirarbejde og reducere nedetid. Mens computere ikke kan træde i stedet for en dygtig tekniker, tildeler de teknikerne mere tid til at fokusere deres opmærksomhed og dygtighed på vedligeholdelse snarere end at håndtere papirarbejde. Det er en vedligeholdelsesstyringsløsning med et computerstøttet design, der indeholder flere særpræg og funktioner, der kan fungere for forskellige systemer.

funktioner i integrerede CAFM-systemer og kapaciteter

CMMS og CAFM-systemer er fusioneret for at skabe integrerede Arbejdspladsstyringssystemer. CAFM-Programmet kombinerer computerstøttet design med relationsdatabaseprogrammer og anvender specifikke evner vedrørende facilitetsstyring, eller FM.

im ‘ erne kombinerer fem forskellige funktionelle domæner. Disse domæner omfatter ejendoms-og leasingstyring, faciliteter og rumstyring, vedligeholdelsesstyring, projektledelse og miljømæssig bæredygtighed. CAFM-systemer fungerer ved hjælp af flere teknologiplatforme, mens im ‘ erne kun bruger en enkelt platform.

ved afgørelsen af, om en virksomhed kan drage fordel af IVM ‘ er, er det vigtigt at overveje de interne og eksterne omkostninger og den monetære værdi ud fra et langsigtet synspunkt. Sammenlign den samlede investering, der skal foretages, med fordelene ved fuld gennemsigtighed, effektivitet, compliance, beslutningsstøtte og omkostningsbesparelser, der kan findes med IM ‘er (Læs mere om, hvad der er Im’ er).

CAFM for Property Management

CAFM property management er gavnligt for virksomheder, fordi det giver mulighed for at styre enkelt eller flere virksomheder inden for kun en database. At oprette en database med ejendomsoplysninger for enhver forretningssted på ethvert niveau i CAFM-Opdagelseshierarkiet er let at følge og indeholder mange nøglefunktioner til ejendomsadministration. Disse funktioner inkluderer et dynamisk link til ejendomsrelateret planlagt vedligeholdelse og virksomhedens evne til at spore tilstanden af bygningselementer såsom bygningens struktur og mekaniske detaljer.

en virksomhed kan også øge deres overskud vedrørende deres fysiske aktiver såsom fast ejendom, bygninger, udstyr og tilhørende infrastruktur, når de anvender CAFM til ejendomsadministration. Disse gavnlige funktioner kan hjælpe en virksomhed bedre analysere deres fast ejendom udvikling og samtidig forbedre enhver strategisk planlægning i processen.

Ejendomsadministrationsprogram er mest fordelagtigt med hensyn til de langsigtede mål og processer for en virksomhed eller virksomhed og kan levere en ejendomsadministrationsløsning, der kan hjælpe med at forbedre langsigtet planlægning og kapitalforvaltning. Nogle CAFM-løsninger kan give mere detaljerede beskrivelser af bygningens fysiske rum og placering, og derefter kan CAFM bruge databaser i kombination med visuelle modelleringsværktøjer og geografiske informationssystemer for at få et unikt overblik over anlægget.

CAFM Asset Management

CAFM Asset Management tilbyder en løsning til styring af computere, printere, kontortjenester og andet udstyr. Porteføljen for kapitalforvaltning vil omfatte placering, historie, tilstand og værdi af virksomhedens aktiver. Asset management bruges typisk inden for CAFM-modeller, der inkluderer Helpdesk, planlagt forebyggende vedligeholdelse og test. Det er ikke begrænset til kun en afdeling i organisationen, men det kan sprede sig til flere forskellige operationer inden for virksomheden.

en Asset management planner kan hjælpe balance arbejde og ressourcer, herunder sporing udgifter i forbindelse med vedligeholdelse og reparationer, finde og gennemgå detaljerede oplysninger Aktiv, revision og ændre historie registrering, og generere og eksportere aktiv dokumentation med real-time aktiv synlighed.

Asset management skaber et andet værdiniveau for virksomheden og varierer afhængigt af organisationens størrelse og mængden af aktiver, der er tilgængelige. Det integrerer også processer over flere operationer, herunder HR, risikostyring og økonomiske aspekter af virksomheden.

CAFM Digital Dashboard

CAFM Digital Dashboard er en grafisk repræsentation af KPI ‘ erne og SLA, der findes i din organisation. Du vil kunne modtage feedback om serviceniveauer, vedligeholdelsesstyring og ydeevne, så du bedre kan overvåge og handle på denne feedback.

du vil have mulighed for at overvåge ydeevne og tendenser nemt, analysere ineffektivitet, træffe informerede beslutninger baseret udelukkende på fakta, der præsenteres, tilpasse dine mål med potentielle strategier, gennemgå administrative opgaver og generere og undersøge andre statistiske data vedrørende din organisation.

undergangen til implementering af et digitalt dashboard med CAFM-program er, at de kun er nyttige, når de rigtige værktøjer er sat på plads. Dashboardet skal bruges til at måle meningsfulde data, der repræsenterer virksomhedens analyser, så de kan finde strategier til forbedring og lykkes med at nå målmålene. Ofte oprettes det digitale dashboard uden brugeren i tankerne og kan kræve en kompliceret opsætning og hjælp fra et IT-team. Kompatibilitet er også et problem, som mange mennesker står over for med digitale dashboards, fordi hvis det digitale dashboard ikke med succes kan oprette forbindelse til kritiske forretningssystemer, kan virksomheden muligvis modtage defekte oplysninger eller forkerte og forældede oplysninger.

et vellykket digitalt dashboard forbinder sine brugere med oplysninger, der oprettes i realtid og opdateres dagligt for at sikre de mest opdaterede oplysninger. Brugere skal også være i stand til at oprette forbindelse til disse oplysninger eksternt, hvis de ikke er ved deres skriveborde.

digitale arbejdspladsstyringssystemer er ideelle til fagfolk inden for fast ejendom og kan levere vigtige værktøjer, der kan hjælpe dem med at føre tilsyn med deres portefølje, især hvad angår administration af ejendomsdatabaser, leasingstyring og sporing. Digitale arbejdspladsstyringssystemer er også effektive til at give fagfolk inden for fast ejendom regnskabs-og budgetstyring.

flere CAFM-overvejelser

CAFM-systemer og-løsninger og CAFM-programmer kan variere på mange måder, herunder variationer i design, kapaciteter og funktioner, og det er vigtigt, at virksomheden først definerer de mål, de ønsker at implementere inden for et CAFM-system og giver repræsentation for det team, der kører CAFM-løsningen. Det er også vigtigt, at al information indtastes, så der ikke er inkonsekvente eller manglende data, der kan forstyrre CAFM-systemets potentiale.

en internettilgængelig frontend gør CAFM-processen mere effektiv, så virksomheden kan dele realtidsdata og ledelsesinformation med brugere på flere steder. Virksomheder kan også oprette CAFM, så de kan udnytte rumstyringsfunktionerne, og derefter vælger de senere at tilføje asset management. Derfor er det vigtigt at se på fremtiden, når man implementerer ethvert CAFM-system. Netværket skal have tilstrækkelige hastigheder til at transportere alle data uden at gå på kompromis med databasen til enhver tid.

det er også tilladt at indstille datatilgængelighed vedrørende vedligeholdelsesstyringssystemet. Adgangen til vedligeholdelsesstyringssystemet kan gives i henhold til arbejdstagerens individuelle jobfunktion, så risikoen for beskadigede filer eller andre katastrofer kan reduceres.

integrationen af CAFM giver en virksomhed med flere gavnlige fordele ved vedligeholdelsesstyring, som måske ikke engang realiseres fuldt ud, før den er fuldt implementeret. CAFM-systemer skal vælges ud fra virksomhedens behov og implementeres i et administreret miljø, så korrekt træning i dets processer er afsluttet. Der bør også være specifikke roller placeret på ledelsen vedrørende de forskellige ansvarsområder, der vil blive skitseret, når du bruger en CAFM-løsning.

arbejdspladsstyring og produktivitet samt effektivitet er mulige fordele for en virksomhed, der har valgt at anvende en CAFM-løsning. Rumplanlægning og ledelse, finansiel kontrol, sikkerhedsstyring, fast ejendom og ejendomsadministration og projektledelse kan også drage fordel af et CAFM-system.