I-9 Compliance er et” varmt ” område – hvordan man undgår at blive brændt

siden 1986 har USA pålagt arbejdsgiverne byrden ved at fungere som portholdere i håndhævelsen af indvandringslovene. Samtidig skal arbejdsgivere være meget forsigtige med ikke at diskriminere autoriserede medarbejdere eller kandidater til ansættelse på grund af statsborgerskab eller national oprindelse. Resultatet er en meget fin linje, som arbejdsgiverne skal gå med stejle faldgruber (forretningsforstyrrelser, stejle bøder, negativ omtale, diskriminationssager og strafferetlige sanktioner), der afventer fejltagelser.

i de sidste par år har indvandringsreformer og øget håndhævelse været emner for omfattende debat. Mens vores politikere ikke har været i stand til at blive enige om nogen større nye politikker, er et forslag, der synes at imødekomme lidt indvendinger, ideen om, at arbejdsgivere skal underkastes større kontrol og håndhævelse, hvilket øger byrden af deres rolle som frontlinjevurdatorer af tilladelse til arbejdsstyrke. Faktisk har de sidste par år set betydelige stigninger i arbejdsstyrkerevisioner og angreb fra amerikansk indvandring og toldhåndhævelse (“ICE”) på alle niveauer. Faktisk har Obama-administrationen gjort arbejdsgivere til centrum for sin håndhævelsesstrategi for at tackle udokumenterede arbejdstagere og ulovlig indvandring. Du har måske læst rapporter om et par af de mere fremtrædende raids eller håndhævelsesaktioner, der har gjort nationale nyheder.

en i-9-revision kan udløses af en række årsager, herunder stikprøver og rapportering fra utilfredse medarbejdere (eller tidligere ansatte). Visse erhvervssektorer, for eksempel fødevareproduktion, er især modtagelige for i-9-revisioner og “tavse raids” af ICE. I tilfælde af en revision skal din virksomhed etablere sin i-9-overholdelse af ICE. Uden en proaktiv tilgang vil sådanne reaktioner sandsynligvis være reaktive og defensive. Dette fører typisk til en intern nødsituation ved at reagere hurtigt, hvilket resulterer i et hårdt svar, mistet produktivitet, øgede advokatsalærer, vanskeligheder med udskiftning af arbejdstagere og muligvis bøder eller strafferetlige anklager.

selvom korrekt i-9-overholdelse altid har været vigtig, har det aldrig været mere vigtigt. Det er ikke nok for arbejdsgivere blot at udfylde i-9-formularen efter bedste evne i henhold til de grundlæggende formularinstruktioner og smide dem i en fil. Risiciene er simpelthen for høje til at opretholde en mangelfuld tilgang til i-9-overholdelse, hvis det er din nuværende holdning. Korrekt i-9 overholdelse kræver behørig omhu og proaktiv planlægning.

enhver arbejdsgiver skal have en formel intern i-9-Overholdelsespolitik, der beskriver arbejdsgiverens nøjagtige politikker og procedurer for korrekt udfyldelse, verifikation og opbevaring af i-9-og ansættelsesgodkendelsesdokumentation, til tildeling af tilsynsansvar i virksomheden for disse opgaver og til selvrevision eller anden periodisk intern overvågningsindsats for at sikre overholdelse. Derudover skal arbejdsgiverens medarbejderhåndbog indeholde et afsnit, der forklarer medarbejderen arbejdsgiverens og medarbejderens respektive forpligtelser med hensyn til formular i-9.

med al håndhævelsesaktivitet, reklame og risici er det tid til at blive proaktiv i dette spørgsmål – kontakt en af de erfarne immigrations-eller ansættelsesadvokater hos Foster hurtig for at diskutere en omfattende tilgang.

• Læs hele efteråret 2011 beskæftigelse, arbejdskraft & fordele kvartalsvis