5 Passi per iniziare un nuovo ministero

Costruire un ministero e vederlo benedire la tua comunità può essere tremendamente gratificante. Forse rappresenti un’organizzazione esistente che vorrebbe iniziare una nuova impresa, o forse sei un individuo che pensa di lanciare un ministero da zero. In entrambi i casi, il processo di iniziare può essere complesso. Seguire queste linee guida per aiutare le cose vanno più agevolmente.

Coprire le basi

Ogni ministero inizia con un’idea e un gruppo di individui che si impegnano a portare avanti. Il primo passo è quello di affinare il concetto per la vostra impresa. Quindi, crea un piano e crea i documenti di fondazione della tua organizzazione.

Ecco alcune considerazioni da tenere a mente mentre tu e il tuo staff vi preparate a servire la comunità.

Affina la tua idea. Uniti. Small Business Administration consiglia di identificare chi l’organizzazione si propone di aiutare, la creazione di un programma di obiettivi ragionevoli, e fare in modo di avere le risorse necessarie per avere successo.

Organizzati. Decidi una struttura legale per la tua organizzazione. Considera che per motivi finanziari e fiscali, potrebbe presto essere necessario richiedere lo stato 501(c)(3). Per poter beneficiare di questo status, il vostro ministero deve essere un trust, società, o associazione. Per ulteriori informazioni su come ottenere lo status 501(c)(3), vedere la sezione “Stabilisci il tuo ministero” di questo articolo.

Considera tutti i costi di avvio della tua organizzazione e assicurati di avere finanziamenti sufficienti. Come cuscino contro le difficoltà finanziarie, mettere da parte abbastanza soldi per almeno tre mesi di operazioni. Ecco alcune spese da considerare prima di iniziare il vostro ministero:

• Spese applicative e di consulenza
• Acquisto o affitto di una struttura
• Mobili, attrezzature e forniture
• Utilità e manutenzione
• Libro paga e assicurazione

Crea i documenti di fondazione del tuo ministero. Scrivi una dichiarazione di missione e statuto per comunicare lo scopo e la struttura del tuo ministero.

Una dichiarazione di missione dovrebbe comunicare i principi fondamentali della vostra organizzazione. Includi riferimenti caritatevoli e biblici nella dichiarazione, in quanto ciò aiuterà con la tua applicazione 501(c)(3) in seguito.

Lo statuto funge da quadro per la definizione della struttura e dei processi decisionali del vostro ministero. Potresti essere ritenuto legalmente responsabile per non aver seguito il tuo statuto, quindi definisci le procedure in modo chiaro e seguile in modo coerente. Avere tutti i documenti fondamentali esaminati e approvati da un avvocato con licenza locale prima di metterli in vigore.

Riunisci un consiglio di amministrazione. Mentre assumi un consiglio di amministrazione, ricorda che la tua organizzazione può beneficiare della leadership di esperti in campi relativi alle attività del consiglio. Cercate il sostegno di persone che credono nel vostro ministero e che hanno background professionali legati alla finanza, legge, costruzione, e le imprese. Alla sua prima riunione, il consiglio di amministrazione dovrebbe approvare lo statuto, un budget e una tempistica per raggiungere obiettivi misurabili. I documenti di fondazione e i verbali di questa riunione dovrebbero essere conservati indefinitamente per il tuo riferimento—e nel caso in cui siano mai necessari in tribunale.

Stabilisci il tuo ministero

Una volta che tu e il tuo consiglio di amministrazione avete un piano, è tempo di stabilire formalmente il tuo ministero agli occhi del tuo stato. Questo può sembrare intimidatorio in un primo momento, ma si può aiutare a lisciare il processo inviando informazioni complete e accurate. Ecco alcune linee guida:

Registrati e incorpora il tuo ministero. Molti ministeri scelgono di strutturarsi come corporazioni. Strutturare il vostro ministero come una società può:

• Aiuta a perfezionare lo scopo, le procedure e la visione della tua impresa.
• Rendi il tuo ministero idoneo a ricevere sovvenzioni e tariffe postali speciali.
• Dai al tuo consiglio di amministrazione la possibilità di proteggere le persone coinvolte nel tuo ministero dall’essere ritenute individualmente responsabili in caso di incidente.

Per avviare il processo di incorporazione, è necessario:

• Invia il nome legale della tua organizzazione e gli articoli di costituzione al tuo Segretario di Stato. Il nome del tuo ministero identifica il tuo ministero e ciò che rappresenta.
• Utilizza un motore di ricerca senza scopo di lucro per assicurarti che il tuo nome non sia già stato preso. Oppure, il Segretario di Stato può eseguire la ricerca di una piccola tassa.
• Cerca i requisiti del tuo stato per ciò che il tuo documento costitutivo deve contenere. Al termine, invia il documento al tuo Segretario di Stato insieme alle tasse necessarie.

Per richiedere formalmente lo status aziendale, un ministero presenta generalmente i suoi documenti costitutivi al Segretario di Stato del suo Stato.

Richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Dopo che il Segretario di Stato accetta il tuo statuto, il passo successivo è quello di richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) dall’IRS. Un EIN consente al ministero di aprire una casella postale e compilare moduli fiscali. È possibile richiedere un EIN online, via fax, per posta o per telefono.

Indagare stato esente da imposte. Completa una delle tre istruzioni riportate di seguito in base a quale scenario descrive meglio il tuo ministero:

• Se stai iniziando una chiesa, l’IRS e il tuo governo statale potrebbero già riconoscere la tua istituzione come esente da imposte, anche se in alcuni casi potrebbe essere richiesto il deposito di documenti. Verificare con un avvocato con licenza locale per scoprire i requisiti che si applicano. Se il tuo avvocato conferma che l’IRS e il tuo stato riconoscono la tua chiesa come esentasse, vai alla sezione “Fai crescere la tua squadra”.
• Se la tua impresa fa parte di un ministero esistente, potresti già avere lo status 501(c)(3). Chiedi al tuo avvocato di assicurarsi che sia il caso. In tal caso, vai alla sezione “Fai crescere la tua squadra”. In caso contrario, seguire le istruzioni nella sezione “File per lo stato esente da imposte”, di seguito.
• Se stai iniziando un nuovo ministero diverso da una chiesa, dovrai presentare una domanda per lo status di esenzione fiscale. Seguire le linee guida di seguito.

File per lo status di esenzione fiscale. La domanda di 501(c) (3) stato dovrebbe includere circa una dozzina di parti, tra cui IRS modulo 1023, il certificato di formazione, il tuo statuto, il tuo EIN, tutte le tasse necessarie, un bilancio proposto per i prossimi due anni, e una sintesi di come il vostro ministero benefici della comunità.

Ricevere lo stato 501(c)(3) renderà il reddito relativo al ministero della tua organizzazione esente dalle tasse federali. Le donazioni a 501 (c) (3) organizzazioni sono deducibili dalle tasse. Questo stato può anche consentire di risparmiare denaro su tasse statali, locali e sul lavoro ridotte, nonché tariffe postali ridotte.

Il vostro ministero avrà la possibilità di aprire un conto bancario una volta che riceve un EIN. Tuttavia, può essere meglio aspettare fino a quando si riceve 501(c) (3) stato, perché conti bancari esenti da imposte hanno ridotto le tasse e altri benefici. Se la tua organizzazione ha già un conto bancario, chiedi alla tua banca di cambiarlo in un conto esente da imposte quando ricevi lo stato 501(c)(3).

Dopo che la tua organizzazione riceve l’esenzione dalle tasse federali, lavora con un avvocato con licenza locale per richiedere l’esenzione dalle tasse statali.

Fai crescere il tuo team

L’aggiunta di dipendenti e volontari può aumentare la capacità del tuo ministero di portare un cambiamento positivo nella comunità. Completa i documenti necessari, segui la legge e crea un processo di paghe affidabile per stabilire una base di fiducia con i tuoi nuovi assunti.

Preparazione per aggiungere il primo dipendente. Oltre ad ottenere un EIN, il vostro ministero ha bisogno di prendere un paio di passi per essere pronti per il vostro primo dipendente:

• Chiedi al tuo commercialista se è necessario registrarsi presso le agenzie fiscali statali e locali. Società di elaborazione del libro paga come Brotherhood Mutual’s MinistryWorks ® potrebbero essere in grado di aiutarti in questo compito.
• Imposta un libro mastro o un foglio elettronico per tenere traccia del libro paga e delle tasse del tuo ministero.
• Visita gli Stati Uniti Pagina poster sul posto di lavoro di Small Business Administration per scoprire se la tua organizzazione è tenuta ad appendere poster che informano i dipendenti sulle leggi sul lavoro.
• Imposta i periodi di pagamento in base alle leggi del tuo stato.
• Creare un manuale dei dipendenti che include le politiche sul posto di lavoro e le aspettative per i lavoratori del ministero. Un avvocato con licenza locale dovrebbe rivedere e approvare questo manuale.
• Acquista per una polizza assicurativa di compensazione dei lavoratori. Si può essere legalmente richiesto di avere una politica in atto prima di iniziare ad assumere.

Rimani conforme dopo l’assunzione. È fondamentale seguire le leggi sull’occupazione e i codici fiscali. Non riuscendo a farlo può portare a multe salate e sanzioni. Ecco alcune linee guida chiave per aiutarti a rimanere conforme:

• Chiedi a ciascuno dei tuoi nuovi assunti di compilare un modulo I-9 entro tre giorni dall’inizio del lavoro. Il governo utilizza questo documento per verificare l’idoneità di un dipendente a lavorare negli Stati Uniti.
• Chiedi a ciascuno dei tuoi dipendenti di compilare un modulo W-4, che aiuterà la tua organizzazione a trattenere l’importo corretto dell’imposta federale sul reddito dalla retribuzione di ciascun dipendente.
• Alla fine di ogni anno, compilare un modulo W-2 per ogni dipendente. Questo documento racconta al governo lo stipendio del dipendente, stipendio, e le informazioni fiscali dello scorso anno. Invia una copia del W-2 di ciascun dipendente all’IRS—e al dipendente-entro il 31 gennaio di ogni anno.
• Conservare copie dei tre documenti sopra elencati per tutti i dipendenti attivi e conservare i record di ogni individuo in un luogo sicuro fino a tre anni dopo aver smesso di lavorare per l’organizzazione. Inoltre, salva un record dei depositi fiscali del tuo ministero per data.
• Segnala tutti i dipendenti appena assunti o ri-assunti nella tua directory di stato entro 20 giorni dal noleggio. I governi statali raccolgono queste informazioni per aiutarli a prendere decisioni legislative.
• Chiedi al tuo commercialista se è necessario preparare il modulo 941, che viene presentato su base trimestrale per informare l’IRS sui salari dei dipendenti e sulle tasse trattenute.

Per ulteriori informazioni sull’elaborazione dei salari e sulle imposte sui salari, consulta le nostre risorse MinistryWorks.

Gestire appaltatori indipendenti. Il vostro ministero può impiegare appaltatori indipendenti, come evangelisti viaggianti. La differenza legale tra appaltatori e dipendenti a volte non è chiara. Consultare il proprio avvocato per chiarimenti. Chiedi a un consulente contabile come trattenere correttamente le tasse per gli appaltatori. Fare riferimento alle nostre risorse di gestione dei dipendenti e dei volontari per ulteriori informazioni.

Gestisci i rischi

Quando apri le porte del tuo ministero e inviti la comunità ad entrare nel tuo edificio, aumenta il rischio di lesioni, danni alla proprietà e azioni legali. Questi rischi possono pesare pesantemente sulle menti del personale del ministero e degli amministratori, ma la gestione proattiva del rischio libera il tuo team di concentrarsi maggiormente sulla sensibilizzazione.

Esaminare le opzioni assicurative. Considera di acquistare i seguenti tipi di assicurazione per il tuo ministero:

• Copertura di proprietà e responsabilità
• Copertura auto commerciale per veicoli di proprietà del ministero
• Compensazione dei lavoratori e copertura di responsabilità del datore di lavoro
• Copertura di responsabilità ombrello/eccesso (protezione extra in base alle esigenze dell’organizzazione)
• Copertura dei pagamenti medici (copertura per lesioni mediche subite da)

Trova l’agente giusto e la politica. Il vostro agente di assicurazione può essere un partner importante per aiutare il vostro ministero gestire il rischio. Il tuo agente dovrebbe aiutare la tua organizzazione a trovare le coperture minime di cui ha bisogno per obbedire alla legge e dovrebbe raccomandare coperture aggiuntive per soddisfare le esigenze del tuo ministero. Un buon agente di assicurazione può anche aiutare a ridurre al minimo i rischi ispezionando la vostra struttura per i rischi per la sicurezza e fornendo materiali di istruzione e risorse.

Inizia cercando un agente specializzato nell’assicurazione dei ministeri. Ciò potrebbe escludere gli agenti nelle tue immediate vicinanze, ma è importante selezionare un agente che comprenda le preoccupazioni specifiche e le esigenze assicurative dei ministeri. Molti agenti tradizionali offrono politiche standard che non coprono i trabocchi del battistero, la rottura illimitata del vetro o i rischi associati alla consulenza pastorale.

Cerca un agente “indipendente”, non “prigioniero”.”Un agente captive è un dipendente di una singola compagnia di assicurazioni. Agenti indipendenti vendono prodotti assicurativi da più aziende, dando loro la flessibilità di scegliere i prodotti che si adattano meglio la vostra organizzazione.

Quando si considera un agente, chiedere un elenco dei clienti ministero dell’agente che possono servire come riferimenti. Questi riferimenti forniscono una conoscenza diretta del servizio clienti dell’agente e del livello di esperienza.

Inoltre, fare ricerca quando si considera una nuova compagnia assicurativa. Parla con i colleghi del ministero nella tua zona che hanno politiche con il vettore e consulta le valutazioni dei consumatori da un servizio affidabile come A. M. Best.

Valutare i rischi. Quando si lavora con il vostro agente di assicurazione per decidere quanta copertura il vostro ministero ha bisogno, prendere in considerazione le seguenti domande:

• Quali tipi di perdite sono più probabili? Ispeziona i tuoi terreni, le attrezzature, i veicoli e il programma. Prevedere quali tipi di perdite la vostra organizzazione è più probabilità di sperimentare.
• Quali sono i beni del vostro ministero? Il tuo agente può aiutarti con questo.
• Quanto è comoda la tua organizzazione con l’assunzione di rischi? Alcuni ministeri sono confortevoli con un alto grado di rischio, mentre altri preferiscono una strategia assicurativa più conservatore.

Adotta le migliori pratiche

Il tuo ministero è iniziato come un’idea e, dopo un sacco di duro lavoro, ora hai il quadro per un’impresa di successo. Ecco alcune considerazioni finali da tenere a mente mentre tu e il tuo staff vi preparate a servire la comunità:

Promuovere la trasparenza. Costruire una reputazione di integrità incoraggiando la trasparenza in tutta l’organizzazione, a partire dal consiglio di amministrazione. Rivedere le decisioni finanziarie in ogni riunione del consiglio, e incoraggiare i membri a porre domande. Un membro del consiglio che utilizza fondi del ministero per impiegare la propria ditta appaltatrice non è il tipo di storia che aiuterà il vostro ministero a stabilire una reputazione onorevole.

Mantenere lo statuto aggiornato. Assicurati che il tuo staff e il consiglio di amministrazione abbiano familiarità con lo statuto del tuo ministero. Tutti nella tua organizzazione capiscono chi ha l’autorità di prendere decisioni di assunzione e licenziamento? È chiaro come vengono prese le decisioni finanziarie?

All’avvio dell’attività dell’organizzazione, potrebbe essere necessario modificare alcune procedure operative. Aggiorna il tuo statuto per riflettere questi cambiamenti, in modo che tutti coloro che sono coinvolti nel tuo ministero capiscano come funziona. Assicurarsi che tutte le modifiche di legge sono rivisti e approvati da un avvocato con licenza locale.

Comprendere la FLSA. Il Fair Labor Standards Act (FLSA), una legge che è stata creata principalmente per le imprese, si applica anche a molti ministeri. La FLSA disciplina il salario minimo, la retribuzione degli straordinari, l’impiego di minori e altre questioni. Sfoglia le nostre risorse per sapere come la FLSA può influenzare il vostro ministero.

Entrate da attività non ministeriali. Man mano che la tua organizzazione cresce, puoi aggiungere fonti di reddito da attività non ministeriali, come una caffetteria o una libreria. Chiedi al tuo avvocato se il reddito derivante da queste attività è soggetto all’imposta sul reddito d’impresa non correlata (UBIT).

Proteggere i bambini e i giovani. Quando si lavora con uno staff completamente nuovo, lo screening dei precedenti e la gestione vigile sono importanti misure di sicurezza. Incoraggia il tuo personale a segnalare qualsiasi incidente che sembra strano o sospetto. Insegna al tuo personale a segnalare le leggi relative agli abusi sui minori e ad altri reati, nonché la procedura interna della tua organizzazione per la segnalazione di incidenti.

Adattarsi ai rischi mutevoli. Quando si inizia, alcuni ministeri cercano di risparmiare denaro selezionando polizze assicurative minime. Ma man mano che il tuo ministero si espande, potresti essere a rischio che i tuoi edifici, le tue proprietà e le persone siano sottoassicurati. Rimanere in contatto con il vostro agente di assicurazione. Aggiungi e aggiorna le coperture secondo necessità per proteggere l’organizzazione. Hai bisogno di un agente? Ti aiuteremo a trovarne uno qui.