Aggiornamento dell’elenco indirizzi globale in Outlook su Windows
Un elenco indirizzi globale è uno strumento prezioso per qualsiasi azienda, club o comunità in cui i membri devono inviare e-mail a vicenda su base giornaliera.
Nelle grandi organizzazioni, le operazioni quotidiane sono inconcepibili senza tali strumenti di Windows, poiché i vantaggi sono evidenti.
La creazione di un elenco di indirizzi centralizzato rende la comunicazione elettronica più veloce ed efficiente, che è essenziale nel mondo degli affari. Dal proprio computer, ogni dipendente può accedere ai dettagli dei propri colleghi e superiori.
Indice:
- Qual è l’elenco globale degli indirizzi di Outlook?
- Come creare un elenco di indirizzi globale?
- Come visualizzare l’elenco degli indirizzi globale?
- Aggiunta di elenco indirizzi globale di contatti in Outlook
- Aggiornamento dell’elenco indirizzi globale in Outlook
- Esportazione di elenco indirizzi globale da Outlook
- esportazione di Outlook indirizzi di posta elettronica nella lista di distribuzione
che Cosa è l’elenco indirizzi globale in Outlook?
Scopri un tipo estremamente pratico di elenco che viene gestito centralmente e consente di aggiornare l’elenco degli indirizzi globali in Outlook. Con qualsiasi versione di Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), una società deve avere la sua e-mail ospitata tramite Microsoft Exchange. L’elenco contiene i dettagli di contatto di ciascun utente di posta elettronica aziendale e dei relativi gruppi di distribuzione. GAL è normalmente curato dal dipartimento IT.
Come creare un elenco indirizzi globale?
Per fare ciò in Microsoft Windows, è necessario utilizzare Exchange Online Powershell. Esso consente di regolare le impostazioni tramite la riga di comando. Ciascuna delle procedure di seguito richiede circa 5 minuti.
La sequenza generale è:
New-GlobalAddressList-Name ” < Nome GAL>”
Pertanto, è possibile applicare un filtro destinatario “pre-inscatolato “o uno” personalizzato”. Ecco la differenza fondamentale tra i due.
Se il nome dell’organizzazione è Wink, un possibile nome GAL è “Wink GAL” e il filtro preconfigurato seleziona tutti i destinatari con Wink come valore aziendale:
Nuovo-GlobalAddressList Nome “Wink GAL” -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink
d’altra parte, con l’opzione personalizzata, solo destinatari di cui, per esempio, CustomAttribute15 proprietà contiene “AgencyB”, sarà incluso:
Nuovo-GlobalAddressList Nome di “Agenzia B GAL” -RecipientFilter {CustomAttribute15 -like “*AgencyB*”}
una Volta fatto, non dimenticate di controllare se si sono succeduti. Prova a digitare il nome del tuo GAL invece di< GAL Name > ed eseguire questo:
Get-GlobalAddressList-Identity “< GAL Name >” | Format-List Name,RecipientFilterType,RecipientFilter,IncludedRecipients,Conditional*
Nel complesso, sebbene il processo possa sembrare scoraggiante, è logico e veloce. Ci vogliono solo pochi comandi per garantire il vostro nuovo GAL è tutto pronto!
Visualizzazione dell’elenco indirizzi globale
Da Nuovo, vai alla Rubrica e poi alla Rubrica globale.
Vedrai cosa contiene il tuo elenco di indirizzi globale. Se desideri esportare nei tuoi Contatti personali, evidenzia tutti i dati di cui hai bisogno. Per l’intero elenco di indirizzi globali, premere Ctrl-A. Per evidenziare un determinato intervallo, fare clic sul primo elemento in esso, tenere premuto Maiusc e fare clic sull’ultimo elemento. Facendo clic destro sulla gamma farà apparire il pulsante Aggiungi ai contatti.
Aggiunta di un elenco di indirizzi globale ai contatti in Outlook
Dopo che un utente ha seguito la sequenza riportata di seguito, vede i contatti richiesti copiati nella propria rubrica per aumentare l’efficienza.
- Fai clic su Rubrica nella sezione Trova (guarda la barra multifunzione in alto).
- Ora scegli l’opzione Trova avanzata.
- Digitare il nome dell’individuo da trovare.
- Fai clic su OK.
- Trova il nome nei risultati della ricerca e fai doppio clic su di esso. La finestra di apertura conterrà i dettagli di contatto di quella persona.
- Nell’angolo in basso a sinistra, trova l’opzione Aggiungi ai contatti e premi su di esso.
- Nella finestra di apertura, sei libero di modificare i dettagli se necessario.
- Termina con Salva & Chiudi.
Aggiornamento dell’elenco indirizzi globale in Outlook
La procedura è semplice, veloce e cruciale, in quanto sostanzialmente aggiorna l’elenco dei contatti sul tuo PC. Per assicurarti che tutte le modifiche all’elenco principale degli indirizzi globali siano visualizzate sul tuo dispositivo e che tutto sia sincronizzato:
Nella scheda intitolata Invia/Ricevi, individuare Scarica rubrica in in Invia/Ricevi gruppi optionslist. È essenziale che le modifiche di download dall’ultimo invio/ricezione nella rubrica offline siano spuntate. Completare la procedura premendo OK.
Tutte le modifiche hanno ora preso forza, e si può essere sicuri che il vostro assistente e-mail è completamente sincronizzato. Ricordarsi di ripetere questa procedura regolarmente in modo che la corrispondenza e-mail per eseguire senza intoppi.
Esportazione elenco indirizzi globale da Outlook
Se è necessario esportare, è un po ‘ più complicato di pochi clic. Devi prima aggiungere tutti i contatti GAL alla tua lista di contatti personali (vedi sopra). Per evitare la miscelazione con gli altri contatti, è possibile spostare temporaneamente quest’ultimo in qualche altra cartella. Per questo, è possibile filtrare in base alla data di creazione o modifica.
Dopo di che, ci sono due percorsi da considerare. Innanzitutto, i contatti possono essere esportati in un file CSV o xls. In alternativa, possono essere utilizzati direttamente dai Contatti per una stampa unione. L’installazione di Access semplifica la procedura, in quanto è possibile importare direttamente i dettagli nel database di Access o esportarli da lì come csv o xlsx.
Esportazione di indirizzi e – mail di Outlook
Quando è necessario creare un elenco di distribuzione dai destinatari di Outlook e rimuovere gli indirizzi duplicati, esiste l’unica soluzione: il kit di estrazione dati per Outlook.
Ecco cosa devi fare:
- Esegui il kit di estrazione dati per l’applicazione Outlook.
- Fare clic su Report e scegliere l’opzione Elenco indirizzi e-mail del destinatario.
- Si aprirà una finestra Impostazioni report:
- Seleziona *.Opzione file CSV per esportare gli indirizzi dei destinatari di Outlook in formato Excel
- Selezionare la fonte appropriata: File PST esterno – se si desidera creare un elenco di distribuzione dai destinatari di posta elettronica situati nel file PST esterno o nel profilo utente di Outlook-per creare un elenco di distribuzione dalle e-mail di Outlook correnti.
- Fare clic su Esegui report e specificare il percorso e il nome del file per salvarlo.
Lo strumento salverà gli indirizzi dei destinatari dell’e-mail nell’elenco di distribuzione che è possibile utilizzare in seguito.
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