Che cos’è una riunione del Consiglio?

Che cos’è una riunione del consiglio?

Una riunione del consiglio è una riunione formale regolare di un consiglio di amministrazione al fine di discutere questioni strategiche di una società. Ciò include le politiche e le questioni aziendali, i rapporti sulle prestazioni aziendali e gli sforzi futuri. Coprendo tutti questi punti, il top management può valutare e tenere traccia dei progressi dell’azienda.

Una riunione del consiglio di amministrazione è solitamente convocata a intervalli regolari durante un esercizio finanziario al fine di tenere il passo con gli sviluppi in tutti i reparti della società. Per impostare questa riunione, è necessario informare i partecipanti sui dettagli dell’evento. I partecipanti principali sono i membri del consiglio di amministrazione in carica eletti dagli stakeholder aziendali – amministratori. Gli amministratori di solito hanno il potere di prendere tutte le principali azioni e decisioni per l’azienda.

Ruoli dei partecipanti in una riunione

Ogni partecipante ha un ruolo nella riunione – c’è un presidente, relatori, un segretario e talvolta ospiti che non partecipano alle discussioni. Il presidente si assicura che l’incontro sia pianificato e condotto in modo efficace; con la loro guida, i partecipanti affrontano le questioni in modo ordinato ed efficiente. I relatori sono partecipanti chiave; presentano i loro risultati al gruppo e partecipano a tutte le discussioni all’ordine del giorno. Il segretario tiene il registro di tutte le decisioni delle riunioni.

Quali questioni sono di solito all’ordine del giorno?

Registrazione di una riunione precedente. Prima di procedere con i nuovi ordini di attività, il consiglio rivede in genere il verbale della precedente riunione per tracciare lo stato di attuazione delle decisioni e per evidenziare le aree di miglioramento.
Rapporti sulle prestazioni. I membri del consiglio esaminano i principali indicatori di performance come la soddisfazione del cliente, le vendite, i costi e i ricavi per un determinato periodo finanziario, nonché la ricerca e lo sviluppo in corso. In questo modo, i membri del consiglio possono scoprire cosa è cambiato nel tempo e se l’azienda ha beneficiato di questi cambiamenti.
Strategie future. I partecipanti condividono le loro idee sui progetti e le politiche future e discutono i possibili passi verso la loro attuazione. Forniscono argomenti a favore o contro le nuove iniziative e cercano un terreno comune sulle questioni in questione.
Votazione. Quando tutte le parti hanno presentato le loro opinioni e la discussione è finita, il presidente mette ai voti tutte le mozioni all’ordine del giorno. L’esito della votazione determina le decisioni prese dalla riunione del consiglio. Ciò può includere la modifica degli articoli della società, l’autorizzazione di determinate transazioni o la ratifica di una precedente decisione presa da un amministratore.

Videoconferenza per riunioni di consiglio

Le moderne tecnologie hanno drasticamente cambiato il modo in cui le riunioni di lavoro si svolgono in tutto il mondo. Poiché la videoconferenza guadagna popolarità, è ora possibile partecipare alla riunione da remoto, anche se il partecipante è in viaggio. Il software moderno per le videoconferenze semplifica in molti modi il processo di pianificazione e svolgimento di una riunione. Mentre la tecnologia di videoconferenza è disponibile per PC, smartphone, tablet, browser e persino TV, i partecipanti alla riunione possono partecipare alle riunioni del consiglio anche se sono lontani dalla sala riunioni.

Vantaggi delle riunioni video board

• Tempi e costi di viaggio ridotti. I partecipanti non possono perdere tempo per il pendolarismo e prendere parte alle riunioni del consiglio da remoto tramite videoconferenza, risparmiando tempo e spese.
• Aumento della produttività. Con l’aiuto della videoconferenza, le discussioni aziendali verranno eseguite senza distrazioni; ogni partecipante rimane concentrato e vigile durante una riunione video.
• Presenze ottimizzate. Ogni partecipante è disponibile per la riunione del consiglio, anche se alcuni di loro non sono nella sala conferenze. La tua posizione non ti impedisce più di presentare la tua parte di risultati ai tuoi colleghi.

Riunioni del consiglio con TrueConf

TrueConf offre una serie di funzioni utili e strumenti di collaborazione per garantire che le riunioni del consiglio di amministrazione senza intoppi:

4 K Risoluzione. Le videochiamate ad alta definizione simulano una conversazione di vita reale e forniscono un ottimo contatto visivo con mimiche, emozioni e gesti chiaramente visibili. Grazie alle videoconferenze 4K, le riunioni video saranno perfette su una grande TV o videowall nella tua sala conferenze.

Condivisione dello schermo e controllo del desktop remoto. Durante le riunioni del consiglio virtuale è fondamentale visualizzare e discutere i contenuti, come grafici, grafici, diagrammi, presentazioni, report e così via. TrueConf consente ai partecipanti di condividere il proprio desktop, co-sfogliare i contenuti, visualizzare e condividere diapositive, aumentando l’esperienza di riunione.

Compatibilità al 100% con il software della sala conferenze. Il software TrueConf supporta qualsiasi sistema di sale conferenze tramite protocolli SIP / H. 323, in modo da poter sfruttare appieno gli endpoint esistenti della sala conferenze: chiamare e invitare il sistema della sala conferenze alle riunioni come un partecipante regolare.

Registrazione videoconferenza. Registrare la conferenza per visualizzare i punti chiave della conferenza in seguito e assicurarsi di non perdere alcuna informazione importante. È inoltre possibile inviare la registrazione ai membri del consiglio che non sono stati in grado di partecipare alla riunione.

Gestione della conferenza remota. Le riunioni del consiglio possono spesso coinvolgere più relatori, quindi è importante assicurarsi che tutti possano vedersi e ascoltarsi chiaramente. Con TrueConf, puoi assegnare un moderatore che sarà in grado di disattivare e riattivare telecamere e microfoni remoti, rilasciare i partecipanti dalla riunione, assegnare altoparlanti ecc. direttamente dal layout video. Inoltre, i layout video sono personalizzabili e il moderatore può selezionare l’opzione più appropriata per tutti i partecipanti o per ciascuno di essi separatamente.

Reazioni e Polling. Avvia il sondaggio durante la riunione e raccogli le risposte dei partecipanti durante le riunioni video.

Pianificazione semplificata della conferenza. Pianifica una conferenza e l’invito con data, ora e oggetto della riunione verrà inviato automaticamente ai partecipanti selezionati.