Che cos’è un’implementazione ERP?

L’implementazione di un nuovo sistema ERP può essere uno dei più grandi investimenti di tempo, denaro e risorse che un’azienda farà. Il processo di implementazione ERP, le fasi, la timeline e la complessità si basano in gran parte su variabili come il numero di moduli distribuiti, le personalizzazioni richieste, la conversione dei dati e le risorse di gestione del progetto disponibili. Diamo un’occhiata più da vicino a cosa sia un’implementazione ERP e rispondiamo ad alcune domande frequenti sul processo e sui vari metodi.

In questo articolo:

• Panoramica del processo di implementazione ERP
• Fasi di implementazione ERP
• Qual è il metodo migliore
• Quanto tempo impiega un’implementazione?
• Cosa aspettarsi nella fase di Go-Live
• Domande frequenti sull’implementazione ERP

Panoramica del processo di implementazione ERP

Il processo di implementazione ERP comprende varie fasi e fasi, la maggior parte delle quali:

1. software ERP installazione
2. Impostazioni e le opzioni di configurazione
3. Trasferimento di attività finanziarie e i dati di transazione dal vecchio sistema (aka la migrazione dei dati)
4. Impostazione dei dipendenti (o “utenti”), con ruoli definiti, l’accesso al sistema, e le impostazioni di sicurezza
5. software ERP di formazione per gli utenti finali

a Seconda dell’implementazione di un approccio che si sceglie (più su quello sotto) e la complessità dei processi aziendali, implementazione sistemi ERP e potrebbe richiedere da due mesi a due anni … a volte di più.

In altre parole, la timeline per una società di servizi finanziari che implementa moduli di contabilità di base come contabilità generale, contabilità fornitori e contabilità clienti sarà più veloce e meno complessa di un’azienda manifatturiera che necessita anche di moduli di officina e produzione, inventario e acquisto, elaborazione degli ordini e tutta la configurazione aggiuntiva, i processi di flusso

Indipendentemente dalla timeline, scegliere il partner ERP giusto, stabilire un piano di progetto ben documentato e allocare correttamente le risorse determinerà l’efficacia, l’efficienza e il successo dell’implementazione ERP.

Quali sono i passaggi nell’implementazione ERP?

Il primo passo in un’implementazione ERP è quello di mobilitare il team di progetto. Dal lato del cliente c’è in genere uno sponsor esecutivo, vari proprietari di processi aziendali e gli utenti finali. Sul lato ERP partner (o “fornitore di tecnologia”), ci saranno analisti aziendali, consulenti tecnici e un project manager.

La gestione del progetto è fondamentale per comunicare i progressi dell’implementazione ERP, gestire i problemi in modo rapido ed efficace e raggiungere gli obiettivi definiti.

Con il team legato e pronto, è il momento di tracciare il processo di implementazione ERP che spesso includerà:

• Definizione dell’ambito dell’implementazione, delle pietre miliari del progetto, delle personalizzazioni necessarie, delle mappe dei processi e dei risultati attesi.
• Analisi dei requisiti aziendali, installazione del software in un ambiente” sandbox ” e configurazione del sistema in base al flusso di lavoro del processo necessario.
• Migrazione e mappatura dei dati nel nuovo sistema ed esecuzione dei controlli di verifica.
• Testare il sistema in tutti i reparti e testare e eseguire costantemente il ciclo quote-to-cash.
• Formazione degli utenti finali nella loro specifica area funzionale in base a ruoli e autorizzazioni. L’approccio” formare il formatore ” è ampiamente utilizzato, in cui gli utenti selezionati vengono formati sul sistema e quindi agiscono come formatori interni.
• Distribuzione del software nell’ambiente di produzione, spesso definito “go-live”.”Ciò richiederà un ulteriore potere umano per monitorare il processo e garantire una transizione graduale.
• Pubblica il supporto go-live e la revisione del progetto.

Pianificazione completa e test rigorosi saranno i due aspetti principali del processo di implementazione ERP che assicurano che il sistema si sposti dal concetto all’ambiente live.

Qual è il miglior metodo di implementazione?

Due dei metodi più popolari sono l’implementazione ERP big bang rispetto a un approccio graduale.

Con big bang ERP, l’intero sistema va in diretta e tutti nella nostra azienda è la transizione allo stesso tempo. In breve, stai prendendo tutti i moduli in tutti i reparti in diretta in una sola volta. Questo approccio può abbreviare la timeline di implementazione ERP, ma può anche causare maggiori interruzioni alle operazioni aziendali quotidiane e mettere a dura prova i dipendenti.

In alternativa, un approccio graduale vedrà il sistema ERP srotolato in sequenza, spesso per modulo o area funzionale. Questo metodo, noto anche come” land and expand”, richiederà più tempo poiché porzioni del nuovo software ERP vengono gradualmente implementate in un periodo misurato. Questo metodo può aiutare ad alleviare il rischio e l’ansia sul personale interno.

Ci sono pro e contro di entrambi i metodi di implementazione ERP. Il tuo team di partner ERP può aiutarti a definire il piano di implementazione più adatto alla tua situazione.

Quanto tempo impiega un’implementazione ERP?

Non esiste una cosa come one-size-fits-all quando si tratta di implementazione ERP. Un’azienda potrebbe aver solo bisogno di aggiornare i propri dati finanziari mentre un’altra potrebbe essere un produttore con migliaia di SKU, più magazzini e prodotti spediti in tutto il mondo. Un’implementazione di base del sistema potrebbe richiedere appena due mesi, mentre un sistema più complesso potrebbe estendersi su più anni. Tuttavia, un’implementazione media del sistema ERP di mid-market come Sage o Acumatica ERP richiederà circa quattro-sei mesi.

È bene ricordare che un’implementazione ERP di solito non è un percorso rettilineo, ma ventoso. Idealmente, il software sarebbe soddisfare tutte le vostre esigenze funzionali a destra out-of-the-box. Ma più realisticamente, ci sono spesso integrazioni di software di terze parti o personalizzazioni di sistema necessarie per soddisfare tutti i requisiti aziendali.

È anche importante tenere presente che il software stesso è solo una parte dell’equazione in un progetto ERP di successo. Altrettanto importante è la scelta di lavorare con un partner esperto di implementazione ERP che capisce il vostro business, può ridurre al minimo l’impatto dei problemi tecnici che inevitabilmente venire, e sfruttare la loro esperienza per mantenere il progetto all’interno della portata e sul budget.

Vedi anche: cosa significa ERP?

Implementazione ERP Go-Live and Beyond

Una volta completata l’implementazione ERP e il sistema è attivo, puoi fare una meritata espirazione. Tutte le mani saranno ancora sul ponte per le prossime settimane come dipendenti regolare al nuovo sistema e processi, ma il duro lavoro è dietro nello specchietto retrovisore e il nuovo sistema ERP dovrebbe presto iniziare a pagare dividendi.

Una volta che la polvere si deposita, ti consigliamo di rivedere e misurare come il progetto ha raggiunto gli obiettivi che sono stati delineati all’inizio. Il sistema dovrebbe ridurre i processi manuali, migliorare la produttività e portare maggiore visibilità e insight in tutte le business unit e l’intera attività.

L’implementazione di un sistema ERP completamente integrato è un processo su larga scala, specifico per l’azienda, che ha un impatto importante sull’organizzazione. Dopo tutto è detto e fatto, il vostro fornitore di software ERP e partner dovrebbe conoscere il vostro business quasi così come si fa. Perché andando avanti, il loro ruolo non sarà solo quello di supportare e mantenere il sistema, ma anche di consigliare e raccomandare soluzioni aggiuntive che ti aiuteranno a raggiungere ulteriormente i tuoi obiettivi di crescita e finanziari.

Continuare a rivedere e ottimizzare i processi aziendali dopo il go-live e gradualmente incorporare funzionalità e funzionalità aggiuntive contribuirà ad estendere l’investimento effettuato nel sistema ERP. In sintesi, un’implementazione ERP è valida solo come il team dietro di essa. Sviluppare un piano forte, scegliere il giusto metodo di implementazione e comunicare apertamente durante tutto il processo porterà alla fine un successo a quello che è spesso un progetto (molto) impegnativo.

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