Come creare una roadmap di progetto: Un toolkit per il successo

Comunicare l’obiettivo e la strategia del progetto non è sempre facile. Spesso, le principali parti interessate e dirigenti vogliono vedere come un progetto si svolgerà, ma non hanno il tempo di pesca a strascico attraverso un piano eccessivamente dettagliato.

Ecco perché una tabella di marcia del progetto è così utile. Offre un modo conciso di tracciare le pietre miliari e gli obiettivi del progetto in modo che i decisori sappiano quali risultati aspettarsi e quando. È anche un modo per stabilire flussi di lavoro efficaci, aiutandoti a delegare e gestire le attività fin dall’inizio.

Qui, copriamo le basi della creazione di una tabella di marcia del progetto, dall’impostazione di una timeline realistica alla creazione di flussi di lavoro bilanciati con obiettivi definibili.

Abbiamo aggiunto collegamenti rapidi per aiutarti a navigare nella guida e trovare le informazioni di cui hai bisogno:

• Che cos’è una tabella di marcia del progetto?
• Roadmap di progetto e agile: qual è il collegamento?
• Come creare una tabella di marcia del progetto: passo dopo passo
• Passo 1: Definire gli obiettivi del progetto e i piani di
• Passo 2: Creare un realistico (esempio incluso)
• Fase 3: Valutare il valore e i rischi di ogni attività di progetto
• Passo 4: Considerare i costi e risorse
• Passo 5: Delegare efficacemente
• Fase 6: realizzabile pietre miliari
• Emergenza e di gestione del rischio
• takeaway Chiave

che Cos’è un progetto di tabella di marcia?

Una tabella di marcia del progetto fornisce una panoramica di alto livello degli obiettivi, degli obiettivi e dei risultati finali di un progetto. È presentato come una timeline, che mostra quando e come saranno soddisfatte le tappe chiave del progetto.

Una tabella di marcia del progetto dovrebbe essere semplice e concisa. Evitare di includere troppi dettagli, come questo va nel piano di progetto principale. La tua tabella di marcia dovrebbe dare un orientamento sulla timeline del progetto, rendendo più facile gestire le aspettative degli stakeholder e comunicare i prossimi passi e le pietre miliari al team.

Pensa a una tabella di marcia del progetto come a una risorsa a colpo d’occhio che integra il piano principale del progetto. Fornisce una panoramica strategica di un progetto, in modo che tutti possano rivedere lo stato del progetto mentre si muove verso il completamento.

Qui, vediamo cosa dovrebbe contenere una roadmap di progetto:

• Obiettivi e obiettivi
• Una timeline che delinea le tappe chiave
• Deliverables
• Rischi
• Contingenze

Roadmap del progetto e agile: qual è il collegamento?

La gestione agile dei progetti sta diventando la norma nelle discipline basate sui processi, poiché le aziende cercano di allontanarsi da modi rigidi di lavorare a favore di cicli di sviluppo brevi che si concentrano sul miglioramento continuo e sull’ottimizzazione. Ma come si inseriscono le roadmap dei progetti in questa nuova pratica di gestione? E sono ancora di valore?

Il modello di gestione del progetto agile si basa su una grande quantità di collaborazione tra singoli stakeholder e team, che si uniscono per realizzare il progetto. A causa della natura multiforme di questa dinamica di lavoro, è fondamentale che tutti possano facilmente monitorare e rivedere lo stato del progetto-ed è qui che entra in gioco una roadmap di progetto.

Una tabella di marcia del progetto integra perfettamente la gestione agile. Leggere nei dettagli ma concise e gestibili, le roadmap semplificano la gestione agile del progetto, con i team che hanno una visione chiara degli obiettivi e degli obiettivi del progetto senza impantanarsi in piccoli dettagli-che è la chiave per raggiungere una strategia di gestione agile.

Come fare una roadmap di progetto: step-by-step

Una roadmap di progetto efficace dovrebbe comunicare obiettivi di progetto di alto livello e attività a colpo d’occhio. Ecco come creare una tabella di marcia del progetto che delinea chiaramente la vostra strategia.

Passo 1: Definire obiettivi e piani di progetto

Una buona roadmap di progetto comunica obiettivi e piani in modo succinto, fornendo dettagli di alto livello senza fare affidamento su note e brief di pianificazione eccessivi. La tua mappa dovrebbe tracciare semplicemente gli obiettivi del progetto, evidenziando quali stakeholder possono aspettarsi e come il tuo team lo raggiungerà.

Inizia creando un elenco di deliverable. Questa è una carrellata predefinita di ciò che sarà raggiunto, dimostrando il valore e la fattibilità del progetto ai dirigenti. Non offrire risme di dettagli qui; semplicemente indicare le vostre aspettative prima di integrare gli obiettivi con una timeline di progetto praticabile.

Passo 2: Creare una timeline realistica (esempio incluso)

Una timeline è la parte più importante di una tabella di marcia del progetto. Questo stabilisce non solo la durata del progetto, ma come si evolverà, quando le pietre miliari saranno soddisfatte e come i singoli flussi di lavoro si uniranno per raggiungere gli obiettivi in linea con i tempi del progetto.

Iniziare determinando i flussi di lavoro e le risorse necessarie per completare gli obiettivi, in quanto questi determineranno la lunghezza del progetto e quando impostare le pietre miliari chiave. La timeline dovrebbe identificare il tempo necessario per completare i vostri obiettivi e a quale costo. Fino a che punto nel futuro si guarda quando si comunicano questi tempi e costi dipende da voi e dipenderà dalla portata del progetto e dal livello di lavoro coinvolto.

Di seguito, abbiamo messo insieme un esempio di una tabella di marcia del progetto, in modo da poter avere una chiara idea di come dovrebbe apparire la tua timeline.

Passo 3: Valutare il valore e i rischi di ogni attività di progetto

Alcune attività hanno un peso e una responsabilità maggiori rispetto ad altre, quindi è necessario assicurarsi che queste siano delegate alle persone giuste. Grado ogni attività da quanto è fondamentale per il successo del progetto e assegnare di conseguenza al membro del team appropriato o reparto.

Fase 4: Considerare costi e risorse

Ogni flusso di lavoro deve essere attentamente valutato per valutare il costo e le risorse necessarie. Le parti interessate vorranno vedere quanto tempo, denaro e risorse vengono investiti in compiti specifici, quindi includere queste informazioni nel flusso di lavoro.

Punto 5: Delegare efficacemente

Una volta che hai un’idea dei costi e delle risorse, puoi iniziare a delegare l’attività del progetto ai singoli dipartimenti e membri del team. La delega richiede un attento equilibrio tra costi e fattibilità; non ha molto senso dare a una persona la proprietà principale di un flusso di lavoro come misura di riduzione dei costi se ci sono dubbi sul fatto che possano raggiungere il loro obiettivo. Essere realistici e considerare la redditività a lungo termine del progetto piuttosto che tagli dei costi a breve termine.

Tip – Una roadmap del progetto è una soluzione a colpo d’occhio, quindi non pensare di dover includere ogni dettaglio su come verranno raggiunti gli obiettivi. I flussi di lavoro sono un modo per comunicare la proprietà delle attività di progetto di alto livello, ma non dovrebbe esserci bisogno di andare più granulare di questo.

L’attività dei singoli membri del team può costituire una parte importante di un flusso di lavoro più ampio, quindi non è necessario includerlo nella tabella di marcia. Ciò manterrà le cose più flessibili, consentendo di spostare la responsabilità e creare un piano di emergenza senza giustificare ogni cambiamento alle parti interessate.

Step 6: Set achievable milestones

I flussi di lavoro individuali dovrebbero contribuire a evidenziare lo sviluppo di un progetto, e le milestones sono un modo semplice per comunicare passo dopo passo i progressi alle parti interessate. Quando si stabiliscono flussi di lavoro, le pietre miliari rendono facile vedere come l’attività individuale aiuterà a raggiungere obiettivi e obiettivi, assicurando che ogni aspetto del progetto progredisca come previsto nella tabella di marcia.

Contingency and risk management

Man mano che si costruisce la timeline e si iniziano ad aggiungere flussi di lavoro definiti, è necessario considerare le aree ad alto rischio e implementare misure di emergenza che indirizzeranno il progetto verso il successo se qualcosa dovesse andare male.

La gestione del rischio è fondamentale per la mappatura del progetto e le principali parti interessate vorranno verificare che ogni eventualità sia stata presa in considerazione. Avvertenza specifica attività ad alto rischio con un’etichetta appropriata, come “risorsa limitata”, “potenziale di ritardi esterni” o “problema finanziario”, in modo che le parti interessate siano consapevoli delle aree di rischio fin dall’inizio. Questo non solo gestisce le aspettative, ma può aiutarti a risolvere i problemi; ad esempio, se approvi finanziamenti o risorse aggiuntive per supportare il completamento regolare dei singoli flussi di lavoro e degli obiettivi del progetto.

Per completare la tabella di marcia del progetto, creare un documento di emergenza che copra quali azioni verranno intraprese qualora uno qualsiasi dei flussi di lavoro non raggiunga il proprio obiettivo. Ciò dovrebbe delineare in modo efficace un “piano B” per la realizzazione del progetto, tenendo conto dell’analisi della gestione del rischio e delle misure di emergenza.

Take away chiave

Ecco alcuni dei take away chiave e le cose da ricordare quando si crea la propria tabella di marcia del progetto:

• Una tabella di marcia del progetto dovrebbe avere senso per chiunque lo legga, dando una ripartizione concisa dei vostri obiettivi, strategia e attività a colpo d’occhio. Cerca di evitare di includere troppi dettagli; questo può essere incluso in un documento di strategia o pianificazione più lungo.
• Una tabella di marcia del progetto dovrebbe contenere due parti chiave: un chiaro elenco di obiettivi e risultati definitivi e una cronologia di accompagnamento che descrive in dettaglio i flussi di lavoro che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi.
• Essere realistici quando si redige una timeline del progetto e riflettere attentamente su chi delegare compiti specifici.
• Non sovraccaricare i flussi di lavoro con attività e processi granulari; includere solo informazioni di alto livello per mantenere flessibili i flussi di lavoro del progetto.
• Chiedi a un collega di rilevare-controlla la tua roadmap prima di distribuirla alle parti interessate. Se non riescono a capire qualcosa o hanno incertezze sulla sua realizzabilità, potrebbe essere necessario apportare alcune modifiche.

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