Complete Conference Planning Checklist

Ospitare una conferenza di successo ha molti vantaggi. Essi includono contribuendo a promuovere la vostra organizzazione e networking, oltre ad espandere la vostra portata attraverso il marketing e sostenitori del settore. Meglio di tutti, è possibile generare entrate!

Recenti statistiche di marketing degli eventi mostrano che il 41% dei marketer ritiene che gli eventi siano il canale di marketing più efficace rispetto alla pubblicità digitale, all’email marketing e al content marketing. Ciò riflette un aumento percentuale 32 da 2017, secondo Bizzabo.

Ci sono una varietà di fattori da considerare quando si pianifica la conferenza. I primi due fattori per iniziare sono il periodo dell’anno e la sede. Quando decidi il periodo migliore dell’anno per tenere la tua conferenza, pensa all’alta stagione per le aziende e i ruoli professionali dei tuoi partecipanti. Ti consigliamo di stare lontano dai loro periodi di attività, quando non saranno necessariamente in grado di partecipare al tuo evento.

Dal punto di vista del budget, essere consapevoli della stagione conferenza di punta nella regione che si prevede di tenere la vostra conferenza, come gennaio-marzo, in destinazioni turistiche. Inoltre, considera le destinazioni che potrebbero non essere le prime che ti vengono in mente. Le città di secondo e terzo livello possono offrire un appeal unico, oltre a offrire tariffe vantaggiose per coloro che sono più attenti al budget.

Vuoi offrire ai partecipanti un’esperienza di conferenza eccellente, che potrebbe essere una sfida. Ci sono molte sfaccettature del processo di pianificazione. Richiede un team dedicato di persone, con esperienza in diverse aree di pianificazione della conferenza, per gestire la diversa serie di attività. Queste attività coprono la gamma, dalla promozione e registrazione, alla pianificazione delle riunioni e alla pianificazione dell’agenda.

È indispensabile avere una lista di controllo per la pianificazione delle conferenze, per mantenere tutto in ordine. La lista di controllo è un documento completo che comprende un elenco di attività che tu e il tuo team dovete completare prima, durante e dopo una conferenza.

La lista di controllo aiuterà anche a mantenere la tua squadra sulla stessa pagina, con date chiave e oggetti che non vuoi perdere. Dovrai aggiornare la lista di controllo settimanalmente, per mantenerla un documento vivente e assicurarti di rimanere in pista.

Ci sono diversi modi per affrontare una lista di controllo di pianificazione della conferenza. Può essere suddiviso per articoli pre, onsite e post, per categoria di attività o può essere in ordine temporale. Indipendentemente dal formato, deve includere le date di scadenza e chi è responsabile per ogni elemento pubblicitario.

Ecco un esempio di una lista di controllo per la pianificazione di una conferenza, che include i punti salienti:

Promozioni

• Sviluppare un evento piano di marketing
• Determinare evento di una strategia del brand
• Strategie tema, in base alla posizione di evento e di obiettivi
• Avviare il programma di vendite per gli sponsor e i fornitori di
• Creare un apposito sito web della conferenza
• Sviluppare la pubblicità e la pianificazione
• sviluppo di social media post, contenuti e programma
• Sviluppare comunicato stampa e coordinare le attività di pubbliche relazioni
• Sviluppare Eblast serie di sollecito e pianificazione
• Distribuire opuscoli promozionali o volantini

Convegno

• Avviare la Richiesta di Proposta (RFP) con il Convention and Visitors Bureau (CVB) nella posizione desiderata(s)
• Ricerca conference center sede di opzioni
• Condurre ispezioni in loco
• Finalizzare la selezione, confermare i dettagli e negoziare il contratto
• Avviare RFP per audio/video e la connessione Wi-Fi
• Stabilire pianificazione per il blocco della camera di report da hotel
• Coordinare sicurezza
• Piano di catering e banchetti gli ordini di evento, tra cui alimenti e bevande

Off-Site & Destinazione Attività Correlate

• Esaminare e selezionare DMC partner
• Ricerca off-site opzioni, per offrire ai partecipanti alla conferenza
• Finalizzare off-site contratti
• Finalizzare off-site conta
• Confermare il trasporto
• Verificare pick-up in tempi e luoghi

Pianificazione Generale

• Sviluppare evento di bilancio
• Organizzare un evento di annullamento e assicurazione di responsabilità
• Applicare per la licenza musica
• Coordinare il personale di viaggio
• Crea un quotidiano in loco elemento di azione lista di controllo e le assegnazioni
• Sviluppare un’agenda interna “show flow”
• Noleggio show contractor; determinare l’area espositiva layout
• Determinare e finalizzare intrattenimento
• Determinare e l’acquisto di omaggi
• Sviluppare il programma del libro
• Mobile App attuazione
• Rivedere la segnaletica di opzioni e di ordine
• Coordinare le decorazioni
• Coordinare eventuali esigenze particolari
• Sviluppare un master di diapositive, per includere sponsor diapositive

Registrazione

• Set di spese di registrazione
• Set-up di un sistema di registrazione e la registrazione online
• Coordinare badge
• Ordine cordini, determinare finale quantità
• Essere pronti con la Piazza, per l’elaborazione dei pagamenti

Casse

• Contatto Altoparlanti Uffici, fonte relatori
• Identificare temi di settore e altoparlanti
• Finalizzare argomenti e i relatori
• Sviluppare un foglio di calcolo di altoparlanti con tutte le informazioni di contatto
• Pianificazione prep-chiamata con altoparlanti
• Raccogliere presentazioni altoparlante
• Aggiungere i diffusori al sito web
• Coordinare VIP hotel prenotazioni

Post Pianificazione dell’Evento

• Aggiornamento del sito web della conferenza, dopo il evento
• Inviare lettere di ringraziamento
• Distribuire post-evento sondaggi
• Rispondere a sede e CVB post-evento sondaggi
• > Sviluppo post-conference report di informazioni finanziarie e i risultati

anche se ho condiviso alcuni dei miei migliori conferenza di pianificazione suggerimenti, come si può vedere da questa ampia lista di controllo di pianificazione di eventi che tocca molti settori, e ha molti strati. A seconda del tempo e delle risorse, potrebbe avere senso lavorare con un partner di pianificazione della conferenza, che ha un proprio team dedicato e l’esperienza per gestire tutti i tipi di eventi.

Ci sono società di pianificazione di conferenze che si specializzano non solo nella gestione degli eventi, ma possono anche offrire una gamma completa di servizi, incluso il marketing. Avere una società per gestire tutti i componenti si tradurrà in una conferenza più fluida, piacevole e di successo.

Hai bisogno di assistenza per pianificare la tua prossima conferenza? Contattaci oggi, per iniziare la conversazione.