Cos’è CAFM e come può aiutare il tuo business?

Di Aleks Sheynkman
Director of Engineering
SpaceIQ

Computer-aided Facility management (CAFM) è un’area in crescita della tecnologia dell’informazione che consente agli imprenditori e alle loro aziende di spostare le attività logistiche essenziali nello spazio digitale attraverso il software di business continuity e facility management. Dalla gestione quotidiana dello spazio scrivania e delle sale conferenze all’analisi del quadro generale se lo spazio ufficio attuale soddisfa i piani aziendali di un’organizzazione, il sistema CAFM fornisce la soluzione tecnologica ideale di nuova generazione a un problema vecchio quanto il concetto stesso di un edificio per uffici. Scopri di più su ciò che questo tipo di software può fare per te e su come la giusta soluzione CAFM può rivoluzionare tutto, dal morale dei dipendenti alla gestione degli spostamenti quando è il momento di passare a un nuovo spazio ufficio, nonché alla gestione della manutenzione preventiva.

Lo standard CAD nazionale degli Stati Uniti, o NCS, aiuta a semplificare lo scambio di progettazione di edifici e dati di costruzione dallo sviluppo del progetto con una struttura. Forniscono una risorsa coerente per l’organizzazione dei dati e possono semplificare la gestione elettronica dei dati di facility management. È importante quando si parla di CAFM perché i dati di progettazione degli edifici venivano presentati in diversi formati. CAD fornisce standard pertinenti per i sistemi CAFM per contribuire a rendere i processi più semplici ed efficienti.

Esplorare CAFM: Scopo ed esecuzione

In che modo un team di facility management registra, analizza e fa riferimento a tutti i punti dati di cui è responsabile per garantire la continuità aziendale? Prima del sistema CAFM, quella risposta era complicata. Una serie di strumenti analogici, fogli di calcolo, progetti, diagrammi di layout e fogli di iscrizione ha creato una montagna di documenti che erano difficili da sinergizzare in un quadro efficiente e completo di come si comportavano gli attributi fisici dell’ufficio. Dalle singole sedie alle sezioni di una stanza e aree ancora più grandi come un intero piano o un edificio, i team di facility management hanno avuto il loro bel da fare per loro.

CAFM software può aiutare a sviluppare e gestire le risorse umane, gestire le risorse finanziarie e fisiche, e produrre e fornire soluzioni e risultati. Tutte queste risorse in combinazione possono anche aiutare a identificare i processi rilevanti e identificare i processi di conoscenza che necessitano di ulteriori valutazioni e le risorse fisiche che possono richiedere ulteriore manutenzione preventiva pianificata.

Le soluzioni CAFM rendono il tracciamento inefficiente e gli ingombranti sistemi di gestione analogica un ricordo del passato. La pianificazione dello spazio, le prenotazioni delle camere e persino la posizione dei dipendenti sono ora semplici come pochi clic in un programma CAFM. Un’interfaccia pulita e user-friendly offre una chiara visibilità a tutti i diversi componenti con cui è necessario lavorare per gestire e pianificare gli attributi fisici in un ufficio, inclusi gli umani che fanno funzionare il posto. È molto più facile della carta e della penna vecchio stile.

Quando usare CAFM

Quindi, quando è utile un programma CAFM? Ci sono applicazioni per eventi giornalieri e speciali da considerare. Per l’uso quotidiano, un buon sistema CAFM può aiutare a determinare quali spazi comuni per uffici sono aperti per una prenotazione in modo che i team possano pianificare la collaborazione in una sala riunioni con una lavagna bianca. La funzionalità CAFM può anche tenere traccia di quali dipendenti sono dove in un dato momento, quindi non dovrai mai correre in tutto l’ufficio per trovare i membri chiave del team per le firme e altre funzioni che richiedono un’interfaccia di persona.

Questo tipo di funzionalità supporta anche le mutevoli esigenze di un ambiente di lavoro agile che consente ai dipendenti di farsi carico delle loro giornate e lavorare quando e dove ha più senso per il loro stile e le loro esigenze. I posti di lavoro con posti a sedere aperti e non assegnati possono rendere molto più facile per i lavoratori trovare un posto dove sedersi che non sia attualmente occupato da un altro dipendente che potrebbe essersi alzato per prendere una tazza di caffè o carne con i compagni di squadra in una sala conferenze.

Un sistema CAFM come SpaceIQ è perfetto anche per la pianificazione di alto livello, sia che si tratti di un trasloco o di una riorganizzazione dell’ufficio. Pianificazione ipotetici layout di mobili e disposizione dei posti a sedere è super facile quando si dispone di una rappresentazione digitale con cui lavorare. I membri del team di pianificazione chiave possono collaborare, salvare bozze, inviare mockup alla gestione e riorganizzare rapidamente un grafico dei posti a sedere per soddisfare la gamma di richieste che inevitabilmente emergono durante questo tipo di processo di pianificazione. CAFM software può anche aiutare a tenere traccia di quali pezzi di mobili sono dove durante una mossa, riducendo la possibilità che la proprietà preziosa azienda viene fuori luogo in transito.

Quali dipendenti beneficiano dell’uso di CAFM?

Il software e i programmi CAFM hanno completamente rivoluzionato il modo in cui i professionisti del facility management svolgono il loro lavoro. Il processo di mettere insieme il puzzle di finanza, risorse umane, gestione e logistica preoccupazioni fisiche non è più un processo complesso che prende tempo lontano dal lavoro effettivo di supervisione dello spazio e delle risorse fisiche. Alcune aziende ora anche assumere amministratori CAFM per prendersi cura dei dettagli procedurali, mentre facility manager concentrarsi sulle attività big-picture e pianificazione.

Tuttavia, come accennato in precedenza, i programmi CAFM possono beneficiare di una vasta gamma di persone in ufficio. Anche se in teoria, un team di facility management può beneficiare più direttamente da un programma che rende la loro funzione di lavoro giorno per giorno molto più facile e più efficiente, il beneficio può estendersi a qualsiasi persona che lavora nel vostro spazio ufficio, compresi i membri di team che fanno parte di altre organizzazioni che condividono la stessa struttura. I dipendenti che hanno bisogno di prenotare spazio o trovare compagni di squadra saranno felici di avere la risorsa a loro disposizione, e la direzione sarà felice di vedere le loro operazioni senza intoppi.

Settori che possono beneficiare di questa tecnologia

Se la tua organizzazione opera da locali fisici, puoi beneficiare di CAFM. Non ci sono nicchie di settore o altre divisioni categoriali che escludono un business da raccogliere i benefici di un programma CAFM. Dalle startup tecnologiche ai conglomerati multimediali, qualsiasi azienda che abbia esigenze di gestione dello spazio, gestione degli spostamenti, allocazione dello spazio o assegnazione dei posti può fare un uso efficace di CAFM. Questi sistemi sono ideali per i luoghi di lavoro moderni e agili che consentono la libera circolazione in ufficio, ma anche i luoghi di lavoro più tradizionali possono vedere un vantaggio finanziario e procedurale dall’adozione di programmi user-friendly che semplificano la gestione delle strutture.

Aziende di marketing digitale, call center, uffici commerciali di produzione, etichette di abbigliamento, social network e molti altri sono tutti i principali candidati per i miglioramenti dell’efficienza CAFM. Se il vostro ufficio utilizza cubicoli, scrivanie comuni o singoli uffici, la capacità di monitorare, analizzare e riferire sull’utilizzo della struttura e l’allocazione dello spazio avrà un grande impatto positivo sul modo in cui l’organizzazione gestisce e il lavoro dei dipendenti.

Benefici finanziari di CAFM

Quanto paghi per il tuo spazio ufficio? Sei sicuro che stai massimizzando ogni centesimo di quel costo? La tecnologia CAFM consente un’analisi di alto livello di ciò che sta accadendo negli spazi fisici occupati dall’organizzazione. Avere un ambiente espansivo in cui diffondersi e lavorare può essere un modo fantastico per far sentire a proprio agio i dipendenti, il che, a sua volta, aumenta la produttività. Tuttavia, potrebbero esserci aree di metratura sottoutilizzata di cui non sei ancora a conoscenza. Questo è uno dei vantaggi finanziari più importanti di CAFM: la capacità di monitorare l’utilizzo effettivo della struttura e determinare se si dispone di più spazio del necessario. Con una piccola ristrutturazione, potresti trovare un modo per accogliere una piccola azienda nel tuo spazio di lavoro, raccogliendo l’affitto mensile e usando il tuo software CAFM per aiutare a negoziare chi può usare quali parti dell’ufficio e quando.

Il rovescio della medaglia, è possibile utilizzare il CAFM per dire quando alcune parti dell’ufficio sono troppo utilizzate. Se un reparto specifico ha sofferto di problemi di produttività, potrebbe essere che l’utilizzo inefficiente dello spazio è da biasimare. I dipendenti che si sentono troppo angusti o affollati in una parte indesiderabile dell’ufficio potrebbero sperimentare una rinascita della produttività con un piccolo riattrezzamento.

Al di là del costo dei locali occupati, tuttavia, i programmi CAFM possono essere utilizzati per tenere traccia delle risorse fisiche, anche fino a singole unità come sedie e scrivanie. È possibile utilizzare un programma CAFM per tenere traccia di tutte le risorse di lavoro in ufficio, riducendo la possibilità che qualcosa di costoso potrebbe ottenere fuori luogo o altrimenti allontanarsi dall’ufficio senza preavviso. Inoltre, il monitoraggio CAFM può aiutarti a tenere sotto controllo le stanze che vengono utilizzate quando, il che ti offre un’immagine migliore dei costi delle utenze. L’integrazione dei sensori può ottimizzare ulteriormente il modo in cui i costi delle utenze si accumulano in un luogo di lavoro spegnendo automaticamente le luci quando l’ultima persona si allontana da una sala conferenze o da un altro spazio laterale.

Perché CAFM è essenziale per le moderne operazioni sul posto di lavoro

I posti di lavoro moderni necessitano di soluzioni moderne ai problemi classici. SpaceIQ offre un programma che i dipendenti saranno effettivamente felici di utilizzare. Con funzioni utili come l’integrazione di Slack e la capacità di gestione mobile, rendiamo semplice per ogni membro del tuo team salire a bordo e utilizzare gli strumenti a loro disposizione.

L’allocazione dello spazio è una questione chiave nei luoghi di lavoro agili che consentono movimento e flessibilità. Questo approccio libero e aperto allo spazio ufficio ha dimostrato di rendere i dipendenti più felici e più produttivi, ma può creare alcuni mal di testa di pianificazione quando si tratta di evitare conflitti su quali team possono utilizzare quale spazio quando. Puoi eludere la domanda su chi ottiene cosa fornendo trasparenza e comunicazione aperta sull’ambiente dell’ufficio. E, come la vostra azienda cresce, è facile aggiungere nuovi dipendenti nel programma per un rapido on-boarding e orientamento senza soluzione di continuità per lo spazio. HR sarà felice di avere un modo così semplice per integrare i nuovi membri del team nel paesaggio fisico del vostro ambiente di ufficio.

La maggior parte dei posti di lavoro moderni richiede mobilità e flessibilità. Un CAFM che sia in grado di adattarsi ed evolversi per stare al passo con le mutevoli esigenze del business è importante. È anche uno strumento efficace quando si tratta di analizzare la produttività dei lavoratori e affrontare eventuali problemi che possono sorgere. Le applicazioni CAFM consentono alla pianificazione della forza lavoro di mobilitarsi e il feedback dei clienti ricevuto può essere utilizzato per esaminare il personale e affrontare eventuali problemi di formazione che potrebbero sorgere. Infine, le applicazioni CAFM possono aiutare con i rapporti interpersonali del personale e possono aiutare a determinare se è necessario un intervento di gestione per una determinata situazione.

Le fasi di analisi e di azione sono importanti per qualsiasi strategia CAFM sia che si tratti dei dati finanziari del business, la soddisfazione del cliente, la manutenzione dell’edificio e delle attrezzature, o la soddisfazione generale e il comfort delle persone che l’azienda impiega. L’alto morale del personale è una componente fondamentale per raggiungere la produttività sul posto di lavoro.

Come iniziare a integrare CAFM nella tua strategia

Se hai una strategia di facility management consolidata che necessita di modernizzazione o sei un’azienda di avvio che deve formalizzare alcuni dei tuoi processi, un CAFM può aiutarti. Un programma CAFM ti aiuterà a organizzarti e rimanere così attraverso tutta la crescita e il cambiamento che è nel futuro della tua azienda. CAFM software renderà tutto, dal passaggio alla gestione dello spazio giorno per giorno più facile, più efficiente, e all-around migliore per tutti nel vostro ufficio.

Quando si integra CAFM nella vostra strategia, si vuole concentrarsi sul valore, nonché l’analisi e gli obiettivi strategici della società in modo che il valore reale è stabilito all’interno dell’organizzazione. Se non ci sono obiettivi chiari in mente, potrebbe esserci un disallineamento della strategia e un processo decisionale disconnesso, le decisioni del progetto sono le migliori se collegate ai KPI e ad altri obiettivi per garantire che ogni obiettivo sia chiaramente definito e le strategie migliorino l’azienda.

KPI sta per Key Performance Indicator, ed è un valore misurabile che può aiutare a dimostrare quanto efficacemente il business sta incontrando e raggiungere i loro obiettivi. L’aiuto di KPI al business nel rimanere allineati con i loro obiettivi generali. Per sviluppare una strategia di KPI per il vostro business, si dovrebbe prima descrivere i vostri obiettivi o risultati previsti e poi capire le misure che devono essere adottate per raggiungere questi obiettivi. È inoltre possibile selezionare le misure per definire ciascun obiettivo, definire gli indicatori compositi e quindi impostare gli obiettivi. I KPI sono uno strumento di reporting flessibile e interattivo che può essere utilizzato con CAFM.

L’implementazione di un CAFM nella tua strategia di facility management o property management può essere schiacciante per coloro che lo utilizzeranno se non hanno ancora familiarità con ciò che comporta. Se introduci lentamente CAFM alle persone che lo utilizzeranno, assegnerai loro un tempo aggiuntivo per apprendere i nuovi processi, quindi prima che il programma sia completamente inizializzato ci sarà una chiara comprensione delle funzionalità e delle capacità di una soluzione CAFM che può aiutare ad alleviare eventuali problemi lungo la linea. Un customer success manager dedicato dovrebbe essere disponibile per assistere i lavoratori nell’apprendimento e nella comprensione dei nuovi processi ed essere in grado di rispondere a qualsiasi domanda possano avere.

Sistemi di manutenzione pianificata

Un sistema di manutenzione pianificata aiuterà a identificare e risolvere eventuali problemi chiave su cui un investimento CAFM di successo dovrebbe concentrarsi. L’utilizzo di questo sistema richiede all’azienda di capire quali problemi dovranno essere affrontati in modo che l’implementazione di un sistema CAFM abbia successo e raggiunga il suo potenziale. Un sistema CAFM di successo può aumentare la produttività e affrontare il ROI, o ritorno sugli investimenti, l’azienda vedrà.

Un sistema di manutenzione pianificata tiene traccia sia della manutenzione pianificata che non pianificata e il software di manutenzione pianificata è utile per tenere traccia di determinate attività. I sistemi di manutenzione pianificati possono aiutare un’azienda a creare un posto di lavoro più confortevole e ridurre gli impatti ambientali che possono avere. Può anche aiutare a ridurre i costi operativi della struttura e garantire che tutte le attività siano correttamente gestite e mantenute e funzionino in modo efficiente.

Che cos’è un sistema di gestione della manutenzione del computer?

Un sistema di gestione della manutenzione del computer, o CMMS, è un software per computer progettato per semplificare la gestione della manutenzione all’interno di un’azienda. La gestione della manutenzione include la supervisione di diverse risorse di manutenzione utilizzate da un’azienda in modo che non si verifichino tempi di inattività dovuti a apparecchiature rotte o difettose o procedure di manutenzione insufficienti.

Le aziende non sono più sottoposte alla registrazione dei dati di manutenzione con una matita e un pezzo di carta, e siamo lontani dai giorni in cui la manutenzione viene eseguita solo quando qualcosa non va con le macchine. Al fine di tenere traccia di questi record di manutenzione vitale e mantenere un adeguato livello di controllo, tutto si è spostato al computer in modo che l’azienda può tenere traccia di eventuali ordini di lavoro che ricevono, possono generare più accurate tecniche di reporting e può aiutare a determinare quali macchine richiederanno più attenzione e manutenzione.

L’utilizzo di un CMMS può aumentare la produttività, garantire una maggiore durata delle apparecchiature, eliminare i documenti disordinati e ridurre i tempi di inattività. Mentre i computer non possono prendere il posto di un tecnico specializzato, assegnano ai tecnici più tempo per concentrare la loro attenzione e abilità sulla manutenzione piuttosto che occuparsi di documenti. Si tratta di una soluzione di gestione della manutenzione con un computer-aided design che dispone di diverse caratteristiche distintive e capacità che possono funzionare per diversi sistemi.

Caratteristiche e funzionalità dei sistemi CAFM integrati

I sistemi CMMS e CAFM si sono fusi per creare IWMS (Integrated Workplace Management Systems). Il software CAFM combina computer aided design con software di database relazionali e impiega abilità specifiche riguardanti la gestione delle strutture, o FM.

L’IWMS combina cinque diversi domini funzionali. Questi domini includono la gestione immobiliare e leasing, la gestione delle strutture e degli spazi, la gestione della manutenzione, la gestione dei progetti e la sostenibilità ambientale. I sistemi CAFM operano utilizzando più piattaforme tecnologiche mentre l’IWMS utilizza solo una singola piattaforma.

Nel determinare se un’azienda può beneficiare di IWMS, è importante considerare i costi interni ed esterni e il valore monetario da un punto di vista a lungo termine. Confronta l’investimento totale che deve essere fatto con i vantaggi di piena trasparenza, efficienza, conformità, supporto decisionale e risparmi sui costi che si possono trovare con IWMS (leggi di più su cos’è il software IWMS).

CAFM for Property Management

Il software CAFM property management è vantaggioso per le aziende perché offre la possibilità di gestire società singole o multiple all’interno di un solo database. Stabilire un database di informazioni sulle proprietà per qualsiasi sede aziendale a qualsiasi livello della gerarchia CAFM Explorer è semplice da seguire e include molte funzionalità chiave per la gestione delle proprietà. Queste caratteristiche includono un collegamento dinamico alla manutenzione programmata relativa alla proprietà e la capacità dell’azienda di monitorare le condizioni degli elementi costruttivi come la struttura e i dettagli meccanici dell’edificio.

Un’azienda può anche aumentare i propri profitti relativi ai propri beni fisici come immobili, edifici, attrezzature e infrastrutture correlate quando impiega CAFM per la gestione immobiliare. Queste caratteristiche benefiche possono aiutare un business meglio analizzare il loro sviluppo immobiliare, migliorando qualsiasi pianificazione strategica nel processo.

Software di gestione immobiliare è più vantaggioso per quanto riguarda gli obiettivi a lungo termine e processi di un business o stabilimento e in grado di fornire una soluzione di gestione immobiliare che può aiutare a migliorare la pianificazione a lungo termine e asset management. Alcune soluzioni CAFM possono fornire descrizioni più dettagliate dello spazio fisico e della posizione di un edificio, e quindi il CAFM può utilizzare database in combinazione con strumenti di modellazione visiva e sistemi informativi geografici per ottenere una visione unica della struttura.

CAFM Asset Management

CAFM Asset Management offre una soluzione per la gestione di computer, stampanti, servizi per ufficio e altre apparecchiature. Il portafoglio di gestione patrimoniale includerà la posizione, la storia, la condizione e il valore delle attività della società. La gestione delle risorse viene in genere utilizzata nei modelli CAFM che includono l’Help Desk, la manutenzione preventiva pianificata e i test. Non è limitato a un solo reparto dell’organizzazione, piuttosto può diffondersi a diverse operazioni all’interno del business.

Un pianificatore di gestione delle risorse può aiutare a bilanciare il lavoro e le risorse, tra cui il monitoraggio delle spese relative alla manutenzione e alle riparazioni, individuare e rivedere le informazioni dettagliate sulle risorse, controllare e registrare la cronologia delle modifiche e generare ed esportare la documentazione delle risorse con visibilità delle risorse in tempo reale.

Asset management crea un altro livello di valore per l’azienda e varia a seconda delle dimensioni dell’organizzazione e della quantità di attività disponibili. Integra inoltre processi su diverse operazioni, tra cui HR, gestione del rischio e aspetti finanziari del business.

CAFM Digital Dashboard

Il CAFM Digital Dashboard è una rappresentazione grafica dei KPI e degli SLA presenti all’interno dell’organizzazione. Sarete in grado di ricevere feedback per quanto riguarda i livelli di servizio, gestione della manutenzione, e le prestazioni in modo da essere meglio in grado di monitorare e agire su questo feedback.

Avrai la possibilità di monitorare facilmente le prestazioni e le tendenze, analizzare le inefficienze, prendere decisioni informate basate esclusivamente sui fatti che vengono presentati, allineare i tuoi obiettivi con le potenziali strategie, rivedere i compiti amministrativi e generare ed esaminare altri dati statistici riguardanti la tua organizzazione.

La rovina di implementare un dashboard digitale con il software CAFM è che sono utili solo quando gli strumenti appropriati sono impostati sul posto. Il dashboard dovrebbe essere utilizzato per misurare dati significativi che rappresenteranno l’analisi del business in modo che possano trovare strategie per migliorare e riuscire a raggiungere gli obiettivi target. Spesso, il dashboard digitale viene creato senza l’utente in mente e può richiedere una configurazione complicata e l’assistenza di un team IT. La compatibilità è anche un problema che molte persone affrontano con i dashboard digitali perché se il dashboard digitale non riesce a connettersi con i sistemi aziendali critici, l’azienda potrebbe ricevere informazioni errate o informazioni errate e obsolete.

Una dashboard digitale di successo collegherà i propri utenti alle informazioni create in tempo reale e si aggiornerà quotidianamente per garantire le informazioni più aggiornate. Gli utenti dovrebbero anche essere in grado di connettersi a queste informazioni da remoto se non sono ai loro banchi.

I sistemi di gestione del posto di lavoro digitale sono ideali per i professionisti del settore immobiliare e possono fornire strumenti essenziali che possono aiutarli a supervisionare il loro portafoglio, in particolare per quanto riguarda la gestione del database immobiliare, la gestione delle locazioni e il tracciamento. I sistemi di gestione del posto di lavoro digitale sono anche efficaci nel fornire ai professionisti del settore immobiliare la gestione della contabilità e del budget.

Altre considerazioni CAFM

I sistemi e le soluzioni CAFM e il software CAFM possono differire in molti modi, comprese le variazioni nel design, nelle capacità e nelle caratteristiche ed è importante che l’azienda definisca prima gli obiettivi che desidera implementare all’interno di un sistema CAFM e fornisca una rappresentazione per il team che eseguirà la soluzione CAFM. È anche importante che tutte le informazioni siano immesse in modo che non vi siano dati incoerenti o mancanti che potrebbero interferire con il potenziale del sistema CAFM.

Un front-end accessibile al Web rende il processo CAFM più efficiente in modo che l’azienda possa condividere dati in tempo reale e informazioni di gestione con gli utenti in più posizioni. Le aziende possono anche impostare CAFM in modo che possano utilizzare le funzioni di gestione dello spazio, e poi, in seguito, scelgono di aggiungere asset management. Pertanto, guardare al futuro è importante quando si implementa qualsiasi sistema CAFM. La rete dovrebbe avere velocità sufficienti per trasportare tutti i dati senza compromettere il database in qualsiasi momento.

È inoltre consentito impostare l’accessibilità dei dati relativi al sistema di gestione della manutenzione. L’accesso al sistema di gestione della manutenzione può essere concesso in base alla funzione lavorativa individuale del lavoratore in modo da ridurre il rischio di file danneggiati o altri disastri.

L’integrazione del software CAFM fornisce un business con diversi vantaggi benefici per quanto riguarda la gestione della manutenzione che può anche non essere pienamente realizzato fino a quando non è completamente implementato. I sistemi CAFM devono essere scelti in base alle esigenze dell’azienda ed essere implementati in un ambiente gestito in modo da completare una formazione adeguata nei suoi processi. Ci dovrebbero anche essere ruoli specifici posti sulla gestione per quanto riguarda le diverse responsabilità che saranno delineate quando si utilizza una soluzione CAFM.

La gestione del posto di lavoro e la produttività, così come l’efficienza, sono possibili vantaggi per un’azienda che ha scelto di impiegare una soluzione CAFM. Anche la pianificazione e la gestione dello spazio, il controllo finanziario, la gestione della sicurezza, la gestione immobiliare e immobiliare e la gestione dei progetti possono beneficiare di un sistema CAFM.