Cosa includere nel tuo contratto di progettazione grafica

Quando stai lasciando il segno come graphic designer freelance, stai entrando in affari con te stesso. Sì, progettare loghi accattivanti o fornire la visione del cliente è importante. D’altra parte, tuttavia, la prodezza del design da sola non porterà a una carriera di successo. Costruire una base di clienti, marketing te stesso, e proteggere il vostro lavoro sono pezzi importanti del puzzle. Forse nulla è più importante, tuttavia, di garantire legalmente termini e pagamenti redigendo un contratto di progettazione grafica conciso ma completo.

Se si inizia a lavorare senza l’utilizzo di un contratto, è molto possibile ottenere corto dai clienti — non importa quanto professionale sembrano. Ci vuole solo un progetto per cadere attraverso, e decine di ore di lavoro per andare sprecato, per qualsiasi graphic designer freelance per cogliere l’importanza di un contratto di design. Ma la stesura di un contratto è un atto di bilanciamento: non vuoi spaventare i clienti con un documento per un totale di 40 o 50 pagine (vuoi anche coprire tutte le tue basi).

Quando stai redigendo il tuo contratto principale, ti consigliamo di salvare una copia del modello e modificarlo, se necessario, caso per caso. Ma prima, parliamo di cosa includere in un contratto di progettazione grafica.

Keep it simple, but don’t cut corners

Se si consulta un avvocato, o di avere un professionista legale redigere un contratto generale per il vostro freelance, si può finire con qualcosa di pieno di “legalese,” che potrebbe offuscare il vostro significato e scoraggiare i clienti. Questo è un contratto di progettazione grafica-l’obiettivo dovrebbe essere sempre una comunicazione chiara e diretta che entrambe le parti capiscono. Un buon contratto è ironclad, ma si rompe ancora le informazioni ad una dimensione gestibile, senza imbottitura inutile.

AIGA ha una forma standard di accordo per i servizi di progettazione, sul loro sito contenente tutte le informazioni che avresti mai bisogno di includere in un contratto di progettazione. Ora, date un’occhiata alla lunghezza di questo documento. Il tuo nuovo cliente è disposto a setacciare 80 pagine di protezioni e condizioni per trovare le importanti clausole di lavoro? E quanti clienti si attaccheranno per parole come “in cui “e”quindi”?

All’altra estremità dello spettro c’è questo contratto di esempio, per i progettisti grafici, che funziona a meno di 500 parole. Ci sono diverse clausole e chiarimenti mancanti da questo contratto di base che dovrebbero sempre essere inclusi quando si lavora come designer freelance.

Trovare un equilibrio tra ironclad e leggibile è difficile. Con questo in mente, il seguente è un elenco di punti primari che dovrebbero sempre apparire nei vostri contratti di progettazione grafica freelance.

Dettagli del progetto

Questo può sembrare ovvio — in realtà, è così semplice, è spesso trascurato. Anche se tu e il cliente potete avere una comprensione verbale del progetto, è importante avere questi dettagli per iscritto in modo che il tuo ruolo e i tuoi risultati finali siano cristallini. Ciò impedirà lo scorrimento dell’ambito a lungo termine.

Stabilisci il quadro generale del progetto e le tue responsabilità in modo che tu possa rifiutare in seguito se il cliente ti chiede di più. Se non sei incline a fornire supporto tecnico una volta consegnati i file, includilo esplicitamente nel contratto. Se il cliente ha richiesto cinque versioni di un logo, quindi ne chiede altre cinque una volta che il progetto è in corso — un problema comune —è possibile tornare a questa sezione del contratto di progettazione per escludere che il lavoro aggiuntivo.

Timeline e scadenze

Nessuno vuole mettere in una settimana lavorativa di 60 ore. Pertanto, includere clausole che limitano l’orario di lavoro per settimana, incluso quando il cliente può raggiungerti durante il giorno. Imposta confini chiari-aggiungi una sezione al tuo contratto di progettazione grafica che descrive in dettaglio le ore disponibili. Includi dettagli come i seguenti:

• Fine settimana e ore irregolari – il costo di quelle ore, rispetto alle ore feriali.
• Straordinario-se il cliente può aspettarsi di pagare un extra se si lavora più di 40 ore a settimana.
• Quanto velocemente un cliente può aspettarsi una risposta quando ti contatta con domande o modifiche, durante le ore libere.

In questa sezione, è necessario indicare anche eventuali scadenze concordate. Mentre molti designer detestano i vincoli di scadenza, ti manterrà produttivo aiutando il cliente a capire quando invierai il lavoro. Queste scadenze dovrebbero sempre consentire giorni extra e battute d’arresto. Non saltare con entusiasmo in una scadenza contrattuale, aspettandoti zero singhiozzi nel processo creativo. Datevi più tempo del necessario; in questo modo, il cliente è piacevolmente sorpreso se consegnare tutto in anticipo.

Responsabilità del cliente

Delinea tutto ciò che il cliente ti consegnerà per completare il progetto — e quando. È anche importante delineare la catena di comando sulla fine del cliente, in modo da non rimanere intrappolati nel mezzo di un disaccordo.

• Brief creativo — utilizzare un modello che specifica tutti i dettagli di un progetto che è necessario conoscere in anticipo. Spiega che più si mettono in questo in anticipo, meno domande dovranno rispondere. Mentre il brief è idealmente il manuale operativo completo del progetto, a volte non ci sono abbastanza informazioni all’inizio del progetto. Non fa niente. Puoi chiedere loro di aggiungerlo quando sono disponibili ulteriori informazioni.
• Punto di contatto-richiesta di stabilire una persona per scopi di comunicazione, al fine di controllare il flusso di informazioni e richieste. Ci sono alcune situazioni peggiori di più persone che ti inviano direttamente con le proprie richieste di modifiche (che potrebbero non parlare tra loro). Rispettosamente chiamare fuori non appena si macchia, e richiedere un punto di contatto.
• Processo di approvazione: stabilire un percorso chiaro per completare il progetto. A volte il tuo punto di contatto lo gestirà internamente. Tuttavia, puoi chiedere cose come le linee temporali o se ti aspetti ulteriori comunicazioni da una persona diversa. Se si preferisce l’invio di copie cartacee per loro di firmare-dire così. Se le firme virtuali o le conferme via e-mail sono sufficienti, includere tali informazioni.

E, per quanto riguarda i potenziali errori? Se finisce per essere un errore di battitura, quanto tempo ha il cliente per avvisarti? Cosa succede se un’immagine deve essere sostituita? Includi il tuo prezzo per qualsiasi lavoro extra, o richieste di questa natura, dopo che il progetto è stato completato. A volte, è necessario apportare modifiche dopo che il prodotto finale è stato inviato — dovresti discuterne prima del tempo nel tuo contratto. In caso contrario, informare il cliente che le funzioni contrattuali sono state eseguite e che verranno applicate commissioni aggiuntive per il lavoro extra.

Deliverables

Descrivi sempre cosa include il prodotto, preferibilmente nel brief, e in che modo consegnerai il prodotto finale. Quali tipi di file può richiedere il client? E come consegnerai questi file? Preferisci e-mail, collegamento cloud o un’unità flash/disco rigido. Se il cliente specifica un metodo di consegna, disporre ogni dettaglio di questo processo nel contratto.

Inoltre, includere una clausola che spiega per quanto tempo il client può aspettarsi di memorizzare i file. Se hai archiviato i file e il cliente raggiunge sei mesi da ora per un’altra copia, dovrebbero aspettarsi di pagare una tassa? Fornisci chiarezza per qualsiasi situazione tu preveda, in modo da ricevere un equo compenso per la consegna e l’archiviazione dei file.

Dettagli di pagamento

Questa è forse la sezione più importante, dal punto di vista del progettista — dettaglio esattamente quando ci si aspetta il pagamento, e tramite quale metodo. Le migliori pratiche generali sono che tu, il progettista, dovresti ricevere un deposito del 50% della tua quota totale prima di iniziare a lavorare. Questo protegge te (e il cliente), permettendoti di dare la priorità al loro incarico mentre ti motiva a completare il lavoro per ricevere l’altra metà. Chiarire quando si riceverà il pagamento finale. Tradizionalmente, questo dovrebbe essere prima di consegnare file utilizzabili al client.

All’interno dei dettagli di pagamento, è necessario giustificare eventuali rettifiche aggiuntive o richieste di pagamento extra che potrebbero verificarsi. Se si sta lavorando su una tariffa oraria, stimare il tempo complessivo, e abbattere il pagamento, in modo che il cliente non sarà sorpreso se si chiede di più, una volta che il progetto è completato. Se stai semplicemente lavorando su una tariffa di progetto, includi qualsiasi circostanza che ti porti a richiedere più dell’importo concordato.

Ecco alcune sottosezioni, riguardanti il pagamento, che saranno utili.

Revisioni

Molti designer sceglieranno una tariffa forfettaria per un progetto ben definito, come un sito web o un logo. È tipico offrire una quota di revisioni gratuite all’interno di questa tariffa, poiché i progetti di solito passano attraverso alcuni round di feedback. Due obiettivi aiuteranno i cambiamenti del recinto, al fine di mantenere il controllo:

• Definire cosa significa” revisione”.
• Revisioni di gruppo, e qualsiasi altra modifica, a turni numerati. Questo aiuta (a volte costringe) il cliente a consolidarsi.

Puoi offrire piccole modifiche, come correggere errori di battitura. Ma, se il cliente chiede un intero re-do, dopo che un mock up è stato approvato, è probabile che superino i parametri del progetto concordati. È una grande idea affrontare il costo delle revisioni prima di superare la quota inclusa. Non vuoi essere bloccato a fare un lavoro extra, senza un equo compenso. Questo potrebbe anche aiutare a tenere a freno un cliente esigente. A questo punto, molti designer ritornano a una tariffa oraria. Tuttavia, se un cliente desidera che tu lavori su una propaggine del progetto, ad esempio una nuova pagina sul sito Web che hai creato per loro, considera questa una tariffa forfettaria aggiuntiva, non una revisione. Anche in questo caso, riconoscere la mancanza di rispetto contrattuale il più presto possibile impedisce situazioni da valanga — o diventare un “extra” il cliente si aspetta.

Clausole di cancellazione

Mentre vorremmo tutti che il 100% dei progetti di design freelance funzionasse senza intoppi, questo non è sempre il caso. Quando tu (o il cliente) decidi di risolvere il contratto, sia a causa di un’esperienza insoddisfacente, o semplicemente che il progetto non è più richiesto, il tuo contratto dovrebbe includere una clausola di annullamento, quindi il protocollo è chiaro.

Se il cliente termina il progetto, quanto ti devono? Come faresti tu o il cliente a terminare il progetto e cosa dovrebbe essere fatto in quella situazione? Questo vale per il pagamento, ma può anche coprire la restituzione di immagini autorizzate e materiali sensibili. Consentire la possibilità di cancellazione nel contratto, in modo che non diventi un mal di testa se si verifica la situazione.

Atti di Dio

Un “Atto di Dio” legale, spesso definito nei contratti come forza maggiore, si riferisce a una situazione imprevista al di fuori del tuo controllo che ti rende incapace di terminare il contratto in tempo. Anche se raro, questo può accadere, soprattutto quando è coinvolto archiviazione digitale. Diciamo che il tuo appartamento si inonda, compromettendo tutto l’hardware e lo storage. Oppure, il vostro spazio ufficio è svaligiato. Oppure, c’è una morte in famiglia. Ad un certo punto, anche quando si dispone di un flusso di lavoro finemente sintonizzato, si può semplicemente essere in grado di rispettare una scadenza — o finire il progetto a tutti.

In questa situazione, il tuo cliente dovrebbe sapere cosa aspettarsi. Alcuni freelance stabiliti sono confortevoli perdendo la seconda metà del loro pagamento. Tuttavia, poiché ogni lavoro conta, questa clausola dovrebbe richiedere più tempo. Come minimo, ha bisogno di proteggere la consegna del pagamento. Risolvilo con il tuo cliente se ci sono domande.

Riservatezza

La riservatezza è una clausola prevista nella maggior parte dei contratti di progettazione freelance. Potrai gestire informazioni private e sensibili, relative a cose come lanci di prodotti o strategie di marketing aziendale. Molti clienti forniranno la loro propria clausola di riservatezza o contratto affinchè firmino. Tuttavia, puoi negoziare e includere termini esatti nel tuo contratto per rimanere a tuo agio con i contenuti.

Poiché i disegni che fai possono o non possono essere segreti e sensibili, tra la nomenclatura di riservatezza standard, dovresti sapere quali parti del tuo design puoi visualizzare e dove. Il cliente è a suo agio con te caricando immediatamente il lavoro completato sul tuo portfolio di siti web o dovresti aspettare? Se devi aspettare, a che punto i disegni cessano di essere confidenziali?

Promozioni e crediti

Questa clausola si lega al punto precedente: dovresti sempre essere in grado di promuovere e condividere il tuo lavoro. Includere clausole che stabiliscono dove e come è possibile utilizzare il lavoro creato per il cliente.

Molti contratti includono indennità per il progettista di utilizzare campioni del lavoro sul sito web del progettista e portafoglio per l’auto-promozione. La maggior parte delle clausole consentono inoltre ai clienti di presentare l’opera ai concorsi e mantenere il diritto di esporre l’opera una volta che è stato reso pubblico dal cliente.

Vuoi anche essere abbastanza accreditato per il tuo duro lavoro-includi informazioni che contengono la lingua esatta per come dovresti essere accreditato – se questo è su un comunicato stampa, in un premio, in un concorso, ecc.

(Nota: alcuni clienti non vorranno mostrare o promuovere il lavoro in nessuna circostanza. Modifica la clausola delle promozioni caso per caso.)

Queste non sono clausole specifiche, ma ecco alcune linee guida importanti da tenere a mente:

• Consentire la personalizzazione: Idealmente, si redige un contratto modello che è possibile modificare per soddisfare ogni progetto. Regolare, aggiungere e omettere le clausole come necessario mentre si discutono le esigenze del progetto con il cliente, quindi nessuna parte del contratto appare ridondante.
• Ottieni sempre una firma: questo è cruciale! Semplicemente inviando al cliente una copia del contratto non è sufficiente per proteggerti e, soprattutto, non reggerà legalmente. Educatamente insistere sul fatto che il cliente consegnare una copia firmata del contratto prima di iniziare a lavorare. Offri ai tuoi clienti opzioni in modo che possano inviarti la firma tramite il loro metodo di consegna preferito.

Risorse aggiuntive

Naturalmente, una delle migliori risorse quando si redige il proprio contratto è visualizzare i contratti di altri grafici che lavorano. Scopri il contratto modello che logo designer Joni Solis mantiene sul suo sito web. Sebbene non includa tutte le clausole menzionate qui, dimostra un apprezzamento per un linguaggio chiaro e contratti di progettazione diretta nel settore — rispetto a contratti densi, pieni di gergo.

Per una fantastica raccolta di clausole di esempio che puoi regolare di conseguenza, leggi la guida su come mantenere semplice il linguaggio del contratto.

Come nota finale, tieni presente che questo articolo dovrebbe essere semplicemente consultato come risorsa. Quando hai domande importanti sul tuo contratto e sul tuo rapporto con un cliente, consulta sempre un professionista legale autorizzato.

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(Questo post è stato originariamente pubblicato nel maggio del 2017. È stato aggiornato per riflettere i cambiamenti nel settore.)