I-9 Compliance is a “Hot” Area-Come evitare di essere bruciato

Dal 1986, gli Stati Uniti hanno posto sui datori di lavoro l’onere di agire come portieri nell’applicazione delle leggi sull’immigrazione. Allo stesso tempo, i datori di lavoro devono fare molta attenzione a non discriminare i dipendenti autorizzati o i candidati all’occupazione in base alla cittadinanza o all’origine nazionale. Il risultato è una linea molto sottile che i datori di lavoro sono tenuti a camminare, con ripide insidie (interruzione del business, multe ripide, pubblicità negativa, cause di discriminazione e sanzioni penali) in attesa di eventuali passi falsi.

Negli ultimi anni, le riforme in materia di immigrazione e una maggiore applicazione delle norme sono stati i temi di ampio dibattito. Mentre i nostri politici non sono stati in grado di concordare nuove politiche importanti, una proposta che sembra incontrare poche obiezioni è l’idea che i datori di lavoro dovrebbero essere sottoposti a un maggiore controllo e applicazione, aumentando l’onere del loro ruolo di valutatori in prima linea dell’autorizzazione della forza lavoro. In effetti, gli ultimi anni hanno visto un aumento significativo degli audit della forza lavoro e delle incursioni da parte degli Stati Uniti Immigration and Customs Enforcement (“ICE”) a tutti i livelli. In effetti, l’amministrazione Obama ha reso i datori di lavoro al centro della sua strategia di applicazione nell’affrontare i lavoratori senza documenti e l’immigrazione illegale. Potreste aver letto i rapporti di alcune delle incursioni più importanti o azioni di applicazione che hanno fatto notizia nazionale.

Un audit I-9 può essere attivato per una serie di motivi, inclusi campioni casuali e segnalazioni da parte di dipendenti scontenti (o ex dipendenti). Alcuni settori di attività, ad esempio la produzione alimentare, sono particolarmente sensibili agli audit I-9 e alle “incursioni silenziose” da parte dell’ICE. In caso di audit, la tua azienda dovrà stabilire la conformità I-9 con ICE. Senza un approccio proattivo, è probabile che tali risposte siano reattive e difensive. Questo porta in genere a un’emergenza interna nel rispondere rapidamente, con conseguente risposta tormentata, perdita di produttività, aumento delle spese legali, difficoltà di sostituzione dei lavoratori e, eventualmente, multe o accuse penali.

Pertanto, mentre la corretta conformità I-9 è sempre stata importante, non è mai stata più essenziale. Non è sufficiente per i datori di lavoro semplicemente compilare il modulo I-9 al meglio delle loro capacità secondo le istruzioni di base del modulo e gettarli in un file. I rischi sono semplicemente troppo alti per mantenere un approccio inadeguato alla conformità I-9, se questa è la tua postura attuale. Una corretta conformità I-9 richiede la dovuta cura e una pianificazione proattiva.

Ogni datore di lavoro dovrebbe avere una politica di conformità I-9 interna formale che descriva le politiche e le procedure esatte del datore di lavoro per completare, verificare e conservare correttamente la documentazione di autorizzazione I-9 e l’occupazione, per assegnare la responsabilità di supervisione all’interno dell’azienda per questi compiti e per autoverifica o altri sforzi Inoltre, il manuale dei dipendenti del datore di lavoro dovrebbe contenere una sezione che spiega al dipendente i rispettivi obblighi del datore di lavoro e del dipendente rispetto al modulo I-9.

Con tutte le attività di applicazione, pubblicità e rischi, è il momento di ottenere proattivo su questo tema – si prega di contattare uno degli avvocati esperti di immigrazione o di lavoro a Foster Swift per discutere un approccio globale.

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