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Se sei appena stato eletto al consiglio di amministrazione del vostro HOA, può essere un’esperienza emozionante e travolgente. Potresti avere un po ‘ di familiarità con ciò che accade, ma ti preoccupi ancora di svolgere tutti i tuoi ruoli e responsabilità HOA. La strada per il successo, anche se, inizia con una comprensione completa dei vostri ufficiali HOA descrizioni di lavoro.

Abbattere HOA Ufficiali Job Descriptions

Quando si accetta una delle posizioni di bordo HOA, si deve sapere che si sta assumendo un sacco di responsabilità. Ma, non lasciare che ti spaventi. Il tuo ruolo di membro del consiglio può anche essere estremamente appagante. Tuttavia, per svolgere i tuoi compiti con successo, devi prima sapere cosa sono.

Il consiglio è responsabile della gestione dell’intera associazione. A volte, HOAS si rivolgerà a una società di gestione HOA per adempiere a determinati obblighi. Ciò non significa che il consiglio possa stare a guardare. Se la tua associazione lavora con una società di gestione HOA, il tuo lavoro come membro del consiglio è quello di supervisionare le attività.

I compiti specifici dei membri del consiglio HOA dipenderanno dal titolo del funzionario, però. Ecco le descrizioni del lavoro degli ufficiali HOA:

HOA Board President

In ogni senso, il presidente dell’associazione funge da volto dell’operazione. E ‘ simile ad essere il CEO di una società. Anche se ogni associazione è diversa, i doveri e le responsabilità del presidente HOA rimangono in gran parte gli stessi.

Per prima cosa, il presidente gestisce tutte le riunioni del consiglio. Eseguono anche contratti, ordini e documenti per conto dell’associazione. Il presidente si occupa anche dell’amministrazione quotidiana dell’associazione. Inoltre, si assicurano che tutti i doveri del consiglio di amministrazione di HOA siano soddisfatti tenendo presente i migliori interessi della comunità.

Imparare ad essere un buon presidente HOA richiede sforzo. Sulla base della descrizione del lavoro del presidente, chiunque assuma questo ruolo deve avere eccellenti capacità di leadership, gestione e comunicazione. Devono sapere come delegare ed essere un giocatore di squadra. Un presidente non è un dittatore. Piuttosto, un presidente si assicura che l’intero consiglio funzioni come una macchina ben oliata con i migliori interessi della comunità in mente.

HOA Board Vice President

Il vicepresidente HOA, in termini semplici, assume il ruolo di presidente quando, per qualsiasi motivo, quest’ultimo non è in grado di farlo. In tal caso, il VP adempie alle responsabilità del presidente. Naturalmente, il vicepresidente può esercitare questi poteri solo in assenza del presidente.

Altre funzioni HOA vice presidente possono variare a seconda dell’associazione. La maggior parte delle HOA, tuttavia, assegna al VP responsabilità come la gestione di terreni e edifici e proprietà ricreative. Il vicepresidente può anche assumere altre attività dell’HOA e guidare i comitati. Se il tuo HOA impiega lavoratori, il vice presidente può servire come direttore esecutivo del manager dei dipendenti.

HOA Board Secretary

Alcune delle responsabilità del segretario HOA includono il mantenimento e la conservazione della maggioranza dei record dell’associazione. Ciò si riferisce ai record di appartenenza, ai record delle riunioni del consiglio e ad altri record ufficiali HOA.

Il segretario prende anche il verbale della riunione e invia gli avvisi della riunione. Oltre a questo, i compiti di segretario HOA includono il deposito di relazioni annuali aziendali e attestanti documenti legali firmati dal presidente per conto dell’HOA.

Svolgere compiti di segretario del consiglio HOA spesso comporta sfide. Pertanto, richiede una persona con grandi capacità organizzative e un occhio per i dettagli.

HOA Consiglio Tesoriere

Il tesoriere gestisce le finanze dell’associazione. Come parte delle funzioni tesoriere HOA, tengono tutti i registri finanziari e servono come custode di titoli e fondi. Il tesoriere è anche incaricato di preparare — o, se si esternalizza a un CPA, supervisionando la preparazione di-tutti i rendiconti finanziari e le relazioni. In aggiunta a ciò, il tesoriere lavora a stretto contatto con altri leader per pianificare il budget annuale.

Altre responsabilità del consiglio di amministrazione di HOA

Ci sono anche alcune responsabilità collettive che un consiglio di amministrazione dell’associazione del proprietario di abitazione deve soddisfare. Oltre ai compiti specifici che vengono con i loro titoli di lavoro, il consiglio di amministrazione HOA nel suo complesso deve svolgere le seguenti funzioni membro del consiglio HOA:

1. Segui i documenti di governo

Ogni associazione di proprietari di case, indipendentemente dallo stato in cui si trovano, ha una serie di documenti di governo. Questi includono statuto dell’associazione, statuto, e CC & Rs. Tali documenti contengono linee guida su come il consiglio dovrebbe gestire la comunità. In genere consistono anche di disposizioni riguardanti ciò che il consiglio può e non può fare.

Questi documenti di governo, secondo solo alle leggi della terra, detengono la più alta autorità in un HOA. Dettano le regole e i regolamenti all’interno di un’associazione, che sia il consiglio che i membri della comunità devono seguire.

Come leader della comunità, il consiglio HOA deve assicurarsi di seguire le disposizioni stabilite nei documenti di governo. Devono seguire i processi e le procedure indicati in questi documenti. In caso contrario può essere considerata una violazione della responsabilità fiduciaria dei membri del consiglio di HOA.

Naturalmente, va da sé che il consiglio HOA deve anche seguire le leggi federali, statali e locali. Non tutti gli stati hanno le stesse leggi quando si tratta di associazioni di proprietari di abitazione. Pertanto, è meglio rivedere le leggi statali prima di procedere con azioni o decisioni. In caso di dubbio, è sempre una buona idea consultare il proprio avvocato HOA. In questo modo, è possibile prevenire il rischio di responsabilità.

2. Far rispettare le regole

CC di un’associazione&Rs e regole operative diretto ciò che i proprietari di abitazione possono e non possono fare nella comunità. Il CC & Rs informa anche su come calcolare e raccogliere le valutazioni.

I membri del consiglio hanno il dovere di far rispettare queste alleanze e regole per consentire operazioni regolari. Per esempio, se un proprietario di abitazione non riesce a pagare le loro quote, il consiglio HOA può imporre multe o mettere un pegno sulla loro proprietà per incoraggiare il pagamento. Naturalmente, assicurarsi di aderire ancora ai documenti di governo quando far rispettare tali regole.

Un problema che molte associazioni devono affrontare è l’applicazione selettiva. Ciò significa che il consiglio HOA non applica le regole in modo coerente tra tutti i proprietari di abitazione, forse a causa di favoritismi o pregiudizi personali. Applicazione selettiva può ottenere il consiglio in guai seri come azioni legali. Come tale, il consiglio deve sempre praticare l’applicazione uniforme delle regole e dei patti. Seguire la precedenza e stare lontano da conflitti di interesse.

3. Mantenere le aree comuni

Uno dei compiti primari del consiglio HOA è quello di mantenere la comunità. Ciò significa assumere fornitori per mantenere le aree comuni in forma tiptop. La maggior parte delle associazioni, però, affrontano la difficoltà di avere troppe riparazioni o richieste di manutenzione. In questi casi, il consiglio deve imparare a dare la priorità. Quali richieste sono le più gravi e richiedono più attenzione? Elaborare un piano per affrontare queste richieste in ordine di priorità.

Inoltre, il consiglio deve eseguire ispezioni regolari di tutte le aree comuni e degli esterni dell’edificio. Il consiglio non ha necessariamente bisogno di condurre l’ispezione da soli. In effetti, è infinitamente meglio esternalizzare il lavoro a un professionista che può individuare anche le più piccole vulnerabilità. Programmando ispezioni regolari, è possibile assicurarsi che tutte le aree rimangano sicure e in buone condizioni.

4. Gestire i fondi

La gestione dei dati finanziari dell’associazione rientra anche nell’elenco dei compiti del consiglio di amministrazione di HOA. I membri del Consiglio lavorano insieme per preparare il bilancio annuale per il prossimo anno. Per fare questo, il consiglio anticipa le spese imminenti, prendendo cose come servizi e assicurazioni. Il consiglio deve anche esaminare le spese effettive dell’anno precedente e ottenere proposte dai fornitori.

Non dimenticare di tenere conto anche del fondo di riserva. Le riserve di un’associazione sono lì per coprire future sostituzioni o riparazioni su larga scala. Una parte delle valutazioni raccolte va al fondo di riserva per mantenere un livello sano. Per determinare il livello ottimale per le tue riserve, assicurati di condurre periodicamente uno studio di riserva. Alcuni stati richiedono l’esecuzione di uno studio di riserva ogni pochi anni.

Da lì, la scheda deve quindi calcolare quanto addebitare i proprietari di abitazione in quote. Una volta che avete un numero in mente, è necessario informare tutti i proprietari di abitazione della quantità. Il consiglio si prende anche in carico di raccogliere queste valutazioni, comprese le eventuali tasse in ritardo residenti possono incorrere. Per i proprietari di case delinquenti, il consiglio può collaborare con un’agenzia di collezioni HOA, una società di gestione o gestire il problema da soli.

La conoscenza porta al successo

I singoli membri del consiglio hanno i loro rispettivi ruoli di leadership HOA e doveri da adempiere. Tuttavia, nel suo complesso, la tua scheda HOA dovrebbe lavorare insieme per raggiungere i tuoi obiettivi. Comprendere le descrizioni di lavoro ufficiali HOA è parte integrante del successo. Una volta che sai cosa devi fare, puoi prendere le misure appropriate per raggiungere i tuoi obiettivi. Alcuni potrebbero trovare fastidioso per diventare un membro del consiglio, ma il lavoro paga e il ruolo può essere soddisfacente alla fine.