Pianificatore di eventi speciali: Tipi di eventi sociali

Pianificatore di eventi speciali: tipi di eventi sociali

Per la maggior parte degli organizzatori di eventi, l’arena sociale è il loro forté. Mettere insieme una buona festa richiede un sacco di creatività e la capacità di pianificare, organizzare e coordinare. I pianificatori devono essere molto orientati ai dettagli. Wedding planners ovviamente sono i più noti dei pianificatori di eventi sociali; tuttavia, la maggior parte dei pianificatori di eventi sono altrettanto felici di mettere insieme una riunione di famiglia come mettere insieme un matrimonio. Il processo è essenzialmente lo stesso. Le ragioni sono solo un po ‘ diverse, e così sono alcuni dei passaggi necessari.

Gli eventi sociali, come per gli eventi aziendali, devono iniziare con lo scopo e il budget. Qual è l’evento? Cosa viene celebrato? Perché avere un evento o una festa? Poi entra in gioco la questione del bilancio. Spesso vi verrà chiesto di mettere su un evento champagne e caviale su un budget birra e pizza. Il tuo lavoro non è necessariamente quello di dire al tuo cliente che non puoi farlo. Dovrai essere creativo e offrire opzioni. Mostra al tuo cliente dove il budget può essere regolato per spendere più soldi per il cibo e meno soldi per l’intrattenimento o l’arredamento. Prova a scoprire la visione del tuo cliente e vedere come puoi aiutare il tuo cliente a farlo entro i vincoli del budget approvato.

Mentre non hanno lo stesso significato nell’arena sociale, non sono meno importanti per il tuo cliente. Quello che scoprirai nell’arena sociale è che la maggior parte dei tuoi clienti avrà un attaccamento emotivo molto potente alla ragione dell’evento. Il tuo obiettivo, quindi, sarà quello di soddisfare il bisogno del tuo cliente di rendere l’evento un successo. È saggio valutare le tue capacità e decidere all’inizio del processo se puoi rendere questo evento un successo. È sempre meglio allontanarsi da un contratto che avere un fallimento e un cattivo riferimento su un lavoro.

Nell’arena sociale in particolare, il tuo primo compito è stabilire se tu e il tuo cliente siete una buona partita l’uno per l’altro. Dopotutto, si sta per intraprendere un rapporto piuttosto intenso con questa persona che potrebbe durare per un certo numero di mesi. Assicurati che sia tu che il tuo cliente siate adatti l’uno per l’altro. È meglio scoprire ora che i tuoi stili sono incompatibili rispetto a dopo aver inserito molte ore sull’evento.

Selezione dei fornitori

Quando inizi per la prima volta nel settore della pianificazione di eventi speciali, devi davvero fare i compiti per i tuoi eventi sociali. Fino a quando non si dispone di un elenco di fornitori con i quali si è costruito un rapporto di lavoro, è essenziale che si procede con cautela.

Seguendo il consiglio del Better Business Bureau (BBB), è saggio intervistare tre o quattro possibili fornitori per ogni specialità. Parla con tre o quattro ristoratori, tre o quattro fotografi e rappresentanti di tre o quattro luoghi. Tieni traccia di queste conversazioni. Poi, nel tuo ufficio, puoi confrontare tutti loro, le loro stime e ciò che offrono per il prezzo.

Richiedi campioni del lavoro di ciascun fornitore. Guarda le fotografie di ogni fotografo. Assaggia il cibo di ogni catering. Assicurarsi che ciascun fornitore sia responsabile dei campioni. A volte ti verrà dato un portfolio del miglior lavoro di uno studio o di un ristorante; il che significa che il lavoro è una raccolta di più persone, non necessariamente quella che intendi assumere. Questo non vi darà una buona idea della qualità del lavoro da parte del venditore prima di fare eventuali raccomandazioni al vostro cliente.

Ogni volta che incontri un nuovo fornitore, chiedi una copia del suo contratto da conservare. Questo ti aiuterà a familiarizzare con la terminologia dei contratti nel settore della pianificazione di eventi speciali e ti aiuterà a valutare se un contratto che il tuo cliente deve firmare è equo.

Ricorda, quando firmi un contratto, devi entrambi accettare tutto nel contratto. In altre parole, se c’è qualcosa nel contratto che non ti piace, o il tuo cliente non piace, apporta la modifica prima che il contratto sia firmato.

La maggior parte del tempo, si consiglia di lavorare con i fornitori che sono stati in attività per un po’. È stato a lungo stabilito che la maggior parte delle nuove imprese falliscono entro il primo anno di attività. Non si desidera assumere un fornitore che è una nuova società per un evento che è più di un anno fuori solo per scoprire che l’azienda ha chiuso i battenti e preso il deposito del cliente con esso. La BBB ci ricorda anche che per le imprese che sono state in attività solo da un paio di mesi, non c’è stato abbastanza tempo per presentare denunce contro di loro.

Una forte raccomandazione è quella di pagare tutto con una carta di credito. Il Fair Credit Billing Act dice che entro tre mesi dal momento di un acquisto, le spese sulla carta di credito possono essere contestate. La società della carta di credito interverrà per tuo conto e cercherà di risolvere la questione, e non dovrai pagare il saldo dell’acquisto contestato o gli interessi maturati durante il periodo dell’inchiesta.

Infine, se alla fine sei insoddisfatto dei servizi di un fornitore o di qualsiasi azienda o azienda che assumi, scrivi una lettera per far sapere al proprietario. Inoltre, scrivi una lettera al BBB in modo che abbia il tuo reclamo in archivio per i futuri clienti che si informano sulla qualità del servizio di quel fornitore.

Matrimoni

I matrimoni sono probabilmente la celebrazione più comune nella vita di un organizzatore di eventi speciali. Perché la maggior parte delle spose non hanno idea di cosa devono fare per ottenere il loro matrimonio pronto, la maggior parte assumerà qualcuno come te per aiutarli con alcuni o tutti i piani per il loro matrimonio.

I matrimoni hanno alcune considerazioni speciali, come ad esempio:

• Budget: Quale famiglia paga per cosa?
• Festa nuziale: Chi starà con la sposa e lo sposo?
• Pianificazione: Inizia molto prima dell’evento.
• Feste di fidanzamento: chi le ospiterà e dove?
• Corrispondenza e inviti: Selezionare l’elenco degli ospiti e cancelleria.
• Abito da sposa: le scelte devono essere fatte per la sposa, lo sposo,assistenti, genitori, ecc.
• Catering: Chi gestirà tutte le esigenze di cibo e bevande per ogni evento associato al matrimonio?
• Torta nuziale: Selezionare da panetterie di specialità.
• Registrazione dell’evento: Prendere decisioni sulla fotografia e la videografia.
• Musica: Le scelte devono essere fatte per la cerimonia e il ricevimento.
• Fiori di nozze: Le selezioni sono necessarie per la sposa, damigelle, sposo, groomsmen, genitori, la cerimonia, e il ricevimento, così come per l’eventuale conservazione di alcuni fiori celebrativi.
• Anelli: Devono essere scelti e acquistati.
• Ospiti fuori città: Trasporto e sistemazione devono essere organizzati.
• Regali di nozze.
• Cerimonia di nozze: Il tipo, lo stile e la posizione devono essere scelti.
• Ricevimento di nozze: Scelte di posizione, cibo, musica e altro ancora devono essere fatte.
• Destination weddings: devono essere presi accordi per i partecipanti a viaggiare verso una destinazione unica.
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• Luna di miele: piani di viaggio, biglietti e alloggi devono essere prenotati.
• Problemi post-matrimonio: devono essere presi accordi per preservare l’abito da sposa, restituire l’abbigliamento e gli accessori a noleggio, ottenere le foto del matrimonio, ecc.

Mentre ogni matrimonio sarà unico, ci sono una serie di passi che si prenderà che sono familiari a voi. Quello che devi ricordare a te stesso è che un matrimonio è un giorno molto speciale per tutti e devi lavorare molto duramente per assicurarti che si riveli davvero speciale. I matrimoni, più di ogni altra celebrazione, dovrebbero andare via senza intoppi.

Eventi familiari: riunioni, compleanni e anniversari

Riunioni: le riunioni familiari sono diventate un grande evento nel settore. Questi di solito sono grandi, eventi casuali. Con sempre più famiglie sparse in tutto il paese, anche in tutto il mondo, le riunioni sono un modo per connettersi con parenti perduti da tempo. Ci sono molte famiglie che hanno istituito comitati di riunione per pianificare l’evento, supervisionare il budget e prendersi cura di ogni piccolo dettaglio. Più spesso, tuttavia, le persone oggi sono semplicemente troppo occupate con il loro lavoro e la loro vita per dedicare il tempo necessario alla pianificazione di una buona riunione. Di conseguenza, si rivolgono ai pianificatori di eventi. L’organizzatore di eventi si prenderà cura di tanto o poco del processo di pianificazione riunione come la vostra famiglia desidera.

Una riunione di famiglia di successo ha molti passi e, come un organizzatore di eventi, si può fare la maggior parte di loro per il vostro cliente:

• Determina quale famiglia deve essere invitata alla riunione. Questo passaggio avrà bisogno di input da parte della famiglia.
• In base al passaggio precedente, creare un elenco di ospiti. Ottieni i nomi di tutti: famiglia, coniugi e figli. Come organizzatore di eventi, dovrai entrare in contatto con diversi rami della famiglia per aiutare il tuo cliente a rintracciare i membri appropriati dell’albero genealogico.
• Con largo anticipo rispetto alla riunione, si desidera inviare un semplice sondaggio per i membri della famiglia invitati. Questo sondaggio aiuterà te e il tuo cliente a decidere una data e un luogo. Una discussione sul bilancio inizierà qui.
• Selezionare la data.
• Selezionare e prenotare il sito reunion. Poiché riunioni di solito includono un certo numero di bambini, trovare un luogo che è adatto alle famiglie di solito è una buona idea. Alcune riunioni di famiglia possono essere tenute negli zoo, nei parchi a tema o in strutture speciali, come un dude ranch.
• Stabilire un budget. Il vostro cliente dovrà determinare se lui o lei si farà carico di tutto l’onere finanziario della manifestazione, o se una tassa per famiglia sarà addebitato per coprire il costo della manifestazione.
• Determina il tema.
• Creare una mailing list, e-mail, servizio postale, o entrambi.
• Aiuta a determinare il menu. L’evento sarà soddisfatto? In tutto o in parte?
• Pianificare le attività. Poiché le riunioni di famiglia includono persone di tutte le età, trovare attività che coprano il divario generazionale è una parte importante del tuo lavoro. Questo potrebbe essere un buon momento per presentare il tuo cliente a clown, pittori di volti, maghi, artisti di caricature, ecc.
• Determina la necessità di fotografia e videografia.
• Inviare inviti e tenere traccia delle risposte.
• Stampa un programma.
• Decorare per l’evento.

Le persone in tutto il mondo prestano particolare attenzione ai vari riti di passaggio nella loro vita o nella vita dei loro figli. Comprensibilmente, questi sono pieni di emozioni altamente carica e può essere stressante. Questi eventi sono in genere basati sul raggiungimento di una certa età o fase nella propria vita. I riti tipici di passaggio includono battesimi, bar e bat mitzvah, cresime, Quincenera, lauree, pensionamenti e persino funerali. Tali cerimonie di solito sono ritualizzate e possono essere fortemente religiose o con il peso pesante dei valori culturali. Per questo motivo, è saggio imparare quanto più sull’evento possibile per evitare errori quando si interagisce con il cliente.

Tali celebrazioni possono essere ornate e coinvolte come pianificare un matrimonio, anche se l’ospite d’onore di solito è un adolescente:

• Bar e bat mitzvah: Queste celebrazioni onorano un ragazzo o una ragazza che ha raggiunto la maggiore età nella religione ebraica, di solito età 13 per il ragazzo e 12 per la ragazza. La cerimonia religiosa celebra la prima volta in cui il bambino partecipa da adulto a un normale servizio sabbatico. Dopo la cerimonia, la celebrazione può essere tenuta nella casa del bambino o in una sala banchetti.
• Quinceañera: Questa è una celebrazione del 15 ° compleanno di una ragazza, tipicamente da cattolici romani di lingua spagnola. La celebrazione inizia con una cerimonia religiosa in cui la ragazza afferma la sua fede. In seguito, si tiene un ricevimento, spesso in una sala per banchetti. La corte della Quinceañera comprende i suoi genitori, padrini, e il Chambelan, o giovane uomo che è la sua scorta per la sera. In genere i padrini della ragazza organizzano la celebrazione.
• Sweet 16: Di solito questa festa commemora il 16 ° compleanno di una ragazza. Può essere tradizionale o elaborato come il cliente desidera. Di solito non ci sono sfumature religiose a questa celebrazione.
• Ballo del debuttante: Questo evento, pur suonando datato, si verifica ancora oggi. Come storicamente indicato, un debuttante è una giovane donna che ha raggiunto l ” età della maturità, è ammissibile per il matrimonio, ed è introdotto alla società in questa presentazione formale. La maggior parte delle palle moderne sono state trasformate in eventi di beneficenza in cui i genitori del debuttante donano a una causa caritatevole, e le persone che sono state invitate pagano effettivamente i loro biglietti. Tali palle possono essere molto ornato e formale e richiedere mesi e mesi di pianificazione.

A volte il tuo cliente opterà per un cocktail party al posto della cena, nel qual caso di solito inizia più tardi la sera e avrà fino a sei o sette tipi di vassoi di antipasti e due o tre oggetti fissi. I cocktail party possono essere tenuti a casa del cliente o possono essere organizzati come un affare più formale in un luogo in affitto, come parte di un gala di raccolta fondi o anche di un matrimonio. Si può essere assunto per ospitare l’intero cocktail party, o il vostro cliente può scegliere di avere la festa in un ristorante locale. Se anche tu sei un ristoratore, potrebbe essere chiesto di pianificare e presentare l’intero cocktail party per il vostro cliente.

Cene intime

Questi sono eventi più piccoli ma in realtà possono darti una maggiore comprensione della tua attività rispetto ad alcuni degli eventi più grandi. La ragione di ciò è che sei più intimamente coinvolto nella pianificazione di ogni dettaglio della cena. In realtà si siederà con il vostro cliente e ottenere idee per la cena. Scopri piatti preferiti del vostro cliente e avere un’idea di simpatie e antipatie. Scopri se il tuo cliente ha una preferenza per un tipo specifico di cibo per ogni corso. Poi ti siederai con lo chef selezionato e chiederai a lui o lei di progettare un menu specifico per il tuo cliente. Una volta stabilito il menu, rispediscilo al tuo cliente completo di un elenco degli ingredienti necessari per la cena.

Altri eventi

Come organizzatore di eventi speciali, sarai chiamato a pianificare qualsiasi cosa, da un baby shower a una manifestazione politica. Guardate il seguente elenco e vedere la grande varietà di eventi che probabilmente farà il vostro lavoro. Non ci saranno mai due eventi uguali. Questo è uno dei migliori vantaggi di questo business!