RFP process and steps: The ultimate guide to streamline your process

6 essential RFP process steps

Per definizione, le RFP forniscono molte informazioni cruciali per consentire a un’azienda di prendere una decisione informata e strategica. Per raggiungere tale obiettivo richiede una notevole quantità di preparazione, ricerca ed esecuzione abile.

Anche se può sembrare complicato, il processo RFP è abbastanza semplice quando suddiviso nei sei passaggi essenziali.

1. Raccolta dei requisiti RFP
2. Creazione della tua RFP
3. Esecuzione della valutazione iniziale
4. Seguito dei fornitori selezionati
5. Selezione finale
6. Creazione e completamento del contratto

Raccolta requisiti aziendali

Una RFP di successo porta a una partnership. Con l’obiettivo di trovare il miglior partner in mente, è importante fornire ai fornitori lo sfondo e il contesto per comprendere le esigenze del business. Ciò garantisce che i fornitori sviluppino una comprensione e siano autorizzati a rispondere in modo appropriato.

La RFP dovrebbe informare i fornitori sui problemi che l’emittente spera di affrontare. Certamente, è nel migliore interesse dell’emittente rendere questo documento il più chiaro possibile. Più informazioni vengono fornite, più accurate e utili saranno le proposte.

Quando si raccolgono informazioni e requisiti di soluzione dai principali stakeholder, ci sono quattro aree principali di considerazione. La RFP dovrebbe dettagliare ciascuno di questi elementi in modo che i fornitori possano fornire risposte efficaci.

Considerazioni sulla scoperta degli stakeholder

Scopo

In primo luogo, chiedere alle parti interessate informazioni sulla necessità. Cosa state cercando? Sei interessato a un partner a lungo termine o a una soluzione per un progetto una tantum? Quale sfida stai risolvendo? Utilizzare tali informazioni per dettagliare lo scopo della RFP. Questo imposta le aspettative in anticipo e garantisce di ricevere solo proposte da fornitori qualificati.

Obiettivi

Quindi, spiega esattamente cosa vuole raggiungere l’azienda. Chiedi alle parti interessate come si aspettano che il fornitore risolva la sfida. Inoltre, chiedi quale ruolo avrà il venditore nell’aiutarti ad avere successo? Come sarebbe un risultato positivo?

Criteri di valutazione

Discutere con le parti interessate quali sono i fattori più importanti della soluzione. Quando riceverete le proposte, come le segnerete? Quali saranno le informazioni più importanti per aiutarti a prendere una decisione? Questo sarà diverso in quasi ogni RFP. Ad esempio, il fattore più importante può essere il prezzo, la disponibilità, la velocità della soluzione, l’esperienza del cliente o qualsiasi altro numero di considerazioni tecniche o immateriali.

Richieste aggiuntive

Raccogli eventuali note aggiuntive su ciò che potrebbe essere bello avere in una soluzione. Questi non dovrebbero necessariamente essere requisiti, ma invece una lista dei desideri di cose che potrebbero migliorare la tua visione dell’offerta di un fornitore. Ciò consente ai fornitori di evidenziare questi elementi se li offrono, senza scoraggiare le risposte da quelli che non lo fanno.

2. Creazione del documento RFP

Ogni RFP ha domande. Mentre alcuni hanno una dozzina di domande, altri possono avere centinaia. Per semplificare la valutazione, è utile mantenere il numero di domande RFP il più basso possibile. Non solo le RFP più brevi rendono molto più semplice la selezione del fornitore giusto, ma aumenteranno anche il completamento puntuale e impediranno ai fornitori utili di rifiutare di rispondere.

Utilizzando le informazioni raccolte dalle parti interessate, inizia a creare domande. Per i requisiti essenziali, formulare domande in un formato sì o no può aiutare a eliminare rapidamente i fornitori non qualificati o non qualificati. D’altra parte, se stai cercando un partner con una profonda comprensione del tuo settore e delle tue esigenze, le risposte open text possono incoraggiare i fornitori a condividere la loro creatività e visione.

Le domande chiave da porre in una RFP includono:

Offri una prova?
Le prove gratuite possono dare agli emittenti un quadro chiaro di ciò che il fornitore ha da offrire senza alcun rischio per la loro organizzazione.

Chi sono i tuoi concorrenti?
Porre questa domanda può aiutare gli emittenti a determinare l’integrità di un fornitore. Consente agli emittenti di sapere se i fornitori sono onesti su chi sono i loro concorrenti e perché perdono a loro. Può anche aiutare gli emittenti a determinare se ci sono altre opzioni che dovrebbero esplorare.

Qual è il tuo processo di implementazione?
Quando si acquista il software, impostarlo correttamente è fondamentale per massimizzare la sua efficacia. Gli emittenti RFP dovrebbero determinare quanto tempo impiegherà il processo di implementazione e quanto sarà coinvolto il fornitore.

Che tipo di formazione offri?
Più complessa è la soluzione, più importante è questa domanda. Certamente, se non capisci come utilizzare tutte le funzionalità e le funzionalità della soluzione, potresti perdere i principali vantaggi. Gli emittenti dovrebbero informarsi sul team di successo del cliente del fornitore, sull’ambito di offerta dei fornitori di formazione e sui formati disponibili. Ad esempio, il supporto verrà offerto solo per telefono o ci saranno anche self-service online ed e-mail?

Come gestisci l’assistenza clienti?
Quasi tutti gli utenti di software incontrano un problema ad un certo punto nel tempo. Gli emittenti dovrebbero determinare quanto tempo impiegano i fornitori per rispondere alle richieste di assistenza clienti e come possono inviare tali richieste.

Puoi fornire riferimenti, recensioni e casi di studio?
In assenza di una prova, non c’è modo migliore per determinare l’efficacia di una soluzione che apprendendo le esperienze di coloro che già la utilizzano. Chiedi di parlare direttamente con un cliente attuale. Se possibile, richiedere di parlare con uno che ha un business simile o un caso d’uso.

Ulteriori considerazioni quando si scrive un RFP

Infine, gli emittenti RFP dovrebbero porre domande relative al loro settore. È importante determinare se un fornitore comprende le sfide dell’azienda e può utilizzare la propria esperienza per avere successo.

Durante la creazione di RFP, potrebbe essere utile salvarli come modelli. Ricorda, rivedi sempre i tuoi modelli e rimuovi tutte le domande inutili o irrilevanti. Software RFP rende questo facile con modelli dinamici suddivisi in sezioni.

Valutazione iniziale per selezionare i fornitori selezionati

Dopo che i fornitori hanno presentato le loro proposte, l’emittente RFP può iniziare una valutazione preliminare. Durante questa fase, l’emittente identificherà un sottoinsieme di fornitori che sono più qualificati per soddisfare le loro esigenze. Questo sottoinsieme è noto come shortlist.

3 passaggi per selezionare la tua lista:

• Confronta fattori critici del fornitore punti di forza
• Eliminare i fornitori che non sono qualificati o non possono competere
• Identificare i fattori di differenziazione per un confronto approfondito

Domande per valutare le proposte del fornitore

• hanno permesso di fornire una puntuale e precisa proposta?
• Da quanto tempo il fornitore è in attività?
• Il fornitore è in grado di scalare man mano che il tuo business cresce? Saranno in grado di soddisfare le vostre esigenze in futuro?
• Il fornitore è stato consigliato da una connessione peer o di rete?
• Il venditore è membro di un’organizzazione di fiducia, di un’associazione di categoria o certificato da un’agenzia governativa?
• Hanno esperienza di lavoro con la concorrenza o altre imprese in un settore simile?

Follow-up con i fornitori selezionati

Una volta che l’emittente RFP ha determinato quali fornitori hanno fatto la lista, possono iniziare una valutazione più approfondita. Questo processo dovrebbe identificare quale fornitore alla fine vincerà l’offerta.

• Coinvolgere i finalisti fornitori
• Chiedere follow-up domande che si concentrano sui fattori critici
• Impostare criteri di scoring
• Richiesta di una RFP presentazione o dimostrazione finalisti

In questa fase, è importante per gli emittenti di differenziare tra i restanti fornitori, offerte, mantenendo la leva finanziaria. Secondo Computerworld:

“I venditori ancora in considerazione possono essere lodati per i loro sforzi finora, come un gesto di buona volontà. Ma devono anche essere detto che c’è ancora concorrenza e che devono affilare le loro matite. I tuoi obiettivi essenziali del cliente a questo punto sono mantenere la flessibilità, stabilire un certo potere negoziale e mantenere aperte le tue opzioni. Un passo falso qui può farti perdere un po ‘ di influenza.”

I venditori dovrebbero essere in grado di mostrare come le loro offerte differiscono dal resto della concorrenza. A questo punto, le esigenze e le preoccupazioni degli emittenti dovrebbero essere chiare, offrendo l’opportunità di inviare messaggi mirati.

Completamento della valutazione finale

In questa fase, l’emittente RFP dovrebbe avere una conoscenza approfondita di ciò che ogni fornitore ha da offrire. Ora, è il momento di decidere quale soluzione sarà meglio rispondere alle loro esigenze.

Per valutare correttamente i fornitori, l’emittente deve confrontare ciascun fornitore fianco a fianco. Questo spesso comporta un processo di punteggio strategico, come il punteggio ponderato — dove le sezioni o le singole domande che rappresentano le aree di maggiore preoccupazione sono valutate più pesantemente.

Le principali parti interessate dovrebbero impegnarsi nella valutazione e nel punteggio dei finalisti. Certamente, si può rivedere e segnare in un ambiente di gruppo o individualmente. Se vengono forniti punteggi individuali, le aree di disaccordo possono essere identificate e affrontate se necessario. Ciò migliora il buy-in da parte delle parti interessate e garantisce che ogni prospettiva sia contabilizzata.

In alcuni casi, potrebbero essere necessarie ulteriori parti interessate per il punteggio. Ad esempio, se si acquista una soluzione software, è consigliabile che il reparto IT riveda le specifiche tecniche e la sicurezza.

Dopo aver segnato i fornitori, gli emittenti dovrebbero avere una revisione interna del punteggio in cui fanno la loro selezione finale del fornitore. Se il processo di punteggio è inconcludente o il gruppo non ha raggiunto un consenso, potresti voler pianificare ulteriori interviste o demo di follow-up per rispondere a qualsiasi domanda persistente.

Creazione, emissione e firma del contratto

Una volta che l’emittente seleziona un fornitore, è il momento di documentare la decisione, così come il processo di go-forward. Questo dovrebbe includere:

• Che la RFP risultati per ufficio legale
• la Redazione di una dichiarazione di lavoro (SOW) dalle risposte raccolte
• Tra metriche di performance e il processo di revisione del contratto

Consigli per la vostra dichiarazione di lavoro

La SCROFA deve essere il più dettagliato possibile in quanto si definisce come la RFP emittente e venditori selezionati lavoreranno insieme. Questo è il motivo per cui è importante includere le metriche delle prestazioni e il metodo di revisione. Questi elementi chiave informano infine il fornitore di ciò che ci si aspetta da loro e proteggono l’emittente RFP nel caso in cui le aspettative concordate non siano soddisfatte.

L’importanza di creare un contratto attento

Il processo di creazione e firma di qualsiasi contratto richiede estrema cura. In effetti, sono cruciali se qualsiasi contenzioso diventa necessario.

1. Eliminare le incomprensioni e confusione
2. Rafforzando l’impegno di entrambe le parti
3. Fornire chiare aspettative finanziarie
4. Limitare e definire la vostra responsabilità
5. che Serve come un valido documento di riferimento

una Volta che il contratto è definitiva e completa, la richiesta di proposta può essere chiuso. A questo punto, è il momento di informare i fornitori del risultato e fornire un feedback sui motivi alla base della vostra decisione, se possibile. Certamente, apprezzeranno le informazioni e mantenere un rapporto positivo con i fornitori assicura che la prossima volta che hai una sfida, saranno desiderosi di aiutarti a trovare una soluzione.

Mentre vai avanti con la tua nuova partnership, ricorda di effettuare il check-in e valutare i risultati. È saggio rimanere impegnati a rivedere periodicamente il ROI e i risultati per garantire che le aspettative e le esigenze vengano soddisfatte.

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