SharePoint una potente piattaforma per la gestione dei progetti

BY admin
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“Progetti di gruppo sono completati con meno frustrazione, e tutti sono in grado di ottenere il loro contributo su ogni aspetto di un progetto. Questo programma è la definizione di lavoro di squadra.”

— Recensione di SharePoint, Capterra.

Le funzionalità di SharePoint e Office 365 non hanno eguali, la personalizzazione, la collaborazione e le funzionalità di gestione dei documenti della piattaforma ne fanno la soluzione ideale per l ‘ 80% delle aziende Fortune 500. SharePoint funziona bene come strumento di gestione del progetto; i project manager possono creare elenchi di attività per una migliore gestione delle attività. Creare un piano di progetto e una libreria di documenti per archiviare i documenti di progetto all’interno del sito del progetto. In questo articolo, esamineremo i casi d’uso di SharePoint per la gestione dei progetti e i componenti che lo rendono un potente strumento di gestione dei progetti.

SharePoint Project Management Overview

Dall’avvio del progetto alla chiusura del progetto, SharePoint facilita tutte le cinque fasi della gestione collaborativa del progetto.

Iniziazione del progetto

SharePoint aiuta i project manager a costruire una solida base per il lavoro futuro. In questa fase, si creerà un sito di progetto su SharePoint; il sito può essere condiviso con gli sponsor, rendendo più facile per ottenere l’approvazione, sponsorizzazione, o resourcing. Il sito del progetto dispone di funzionalità native di SharePoint, in modo che le parti coinvolte possano lavorare insieme per definire l’obiettivo o l’approccio del progetto. È possibile utilizzare il sito per creare una carta del progetto e impostare l’oggetto, l’ambito di lavoro e la timeline del progetto.

Pianificazione, impostazione

Dopo aver creato un sito del progetto designato, i membri del team possono utilizzare SharePoint per creare un repository di documenti nel sito del progetto e creare elenchi di attività. Come il progresso del progetto, è possibile aggiornare le attività e le scadenze. Puoi anche utilizzare SharePoint per controllare il piano di progetto condividendolo con i membri del team e gli sponsor. È inoltre possibile informare i membri del team circa le loro responsabilità e attivare la funzione di riconoscimento per assicurarsi che siano a conoscenza del loro ruolo assegnato.

Lavoro

Il project manager può visualizzare l’elenco delle attività sulla home page del sito del progetto, aumentando la visibilità delle attività a portata di mano. I membri del team possono facilmente trovare il loro lavoro e contrassegnarlo completo dopo aver terminato l’attività. È inoltre possibile generare report e monitorare lo stato di avanzamento del progetto.

Monitoraggio e riprogettazione

SharePoint consente il monitoraggio continuo del progetto, rendendo più facile per i project manager riprogettare il progetto nel caso in cui il progetto non sia in esecuzione secondo il piano. È possibile appuntare i KPI sulla home page del sito del progetto, rendendo più facile per tutti controllare e comprendere lo stato del progetto.

Chiusura

SharePoint semplifica la chiusura di un progetto; i project manager possono creare un elenco di punch, determinare la linea d’azione per i progetti futuri creando un rapporto post mortem. I project manager possono contrassegnare le attività completate nei siti del progetto e aggiornare i documenti pertinenti. È inoltre possibile eseguire una retrospettiva del progetto e aggiungere un documento imparato lezione al sito.

Componenti di SharePoint che lo rendono un potente strumento di gestione del progetto

I quattro componenti chiave che rendono SharePoint un potente strumento di gestione del progetto sono i seguenti.

Elenchi di SharePoint

I project manager devono tenere il passo con tutti i componenti del progetto per una gestione efficace del progetto. SharePoint fornisce un modo conveniente per la gestione dei progetti; gli utenti possono creare vari elenchi per le attività a portata di mano. Ogni volta che si aggiunge un elenco, si aggiunge un processo di gestione del progetto al sito SharePoint. Questi elenchi possono includere;

  • Elenchi di attività con la possibilità di organizzare la struttura di ripartizione del lavoro, il trasferimento, lo shuffle e le attività di rientro o outdent.
  • Libreria di documenti con funzionalità native di SharePoint, tra cui co-authoring, controllo delle versioni dei documenti, controllo delle versioni, check-in, check-out, ecc.
  • Altri elenchi che i project manager possono creare per una gestione efficace del progetto includono la dichiarazione del progetto, i rischi dei progetti,i problemi del progetto, ecc.

Web Part

Gli elenchi di SharePoint sono un modo conveniente per tenere traccia del processo e inserire gli aggiornamenti del progetto. D’altra parte, SharePoint web part consentono agli utenti di monitorare i progressi del loro progetto, con la possibilità di segnalare i progressi direttamente sulla lista. Le Web part semplificano la traccia e la segnalazione dell’avanzamento dei processi nell’elenco con l’aiuto dei dashboard.

È possibile utilizzare web part per per.

  • Indicatori semaforici
  • Problemi aperti
  • Stato reporting charts
  • Lavoro scaduto
  • KPI, ecc.

SharePoint Sites

SharePoint sites fornisce uno sportello unico riunendo tutti i componenti degli strumenti di gestione del progetto SharePoint, incluse librerie, web part, elenchi. Ognuno dei vostri progetti può avere un sito di progetto dedicato, da cui è possibile accedere facilmente strumenti di reporting (web part), e aggiornare o tenere traccia (liste) il vostro lavoro. Questi siti di progetto sono collaborativi in modo che i membri del progetto possano lavorare insieme in base ai ruoli loro assegnati.

La funzionalità di ricerca di SharePoint semplifica la ricerca di un documento senza perdere tempo nell’esecuzione di ricerche manuali su più cartelle o reti. Un sito di progetto dispone di tutte le funzionalità chiave di un sito SharePoint, inclusi modelli, autorizzazioni e navigazione.

SharePoint Site Collection

Come suggerisce il nome, SharePoint site collection è una raccolta di siti di progetto SharePoint. Nella gestione del progetto, una raccolta di siti SharePoint funziona come un portafoglio in cui le informazioni provenienti da una varietà di fonti sono memorizzate in un unico luogo. Questa funzione è utile, soprattutto se ogni business unit della vostra organizzazione ha i propri requisiti di progetto unici.

Conclusione

SharePoint come strumento di gestione del progetto porta molto al tavolo; fornisce una posizione centrale per gestire, collaborare e monitorare l’avanzamento del progetto.

Jessie Bell W., proprietaria di una società di costruzioni, utilizza SharePoint da oltre due anni. Dice che SharePoint aiuta i membri del team a rimanere organizzati, mantiene il team remoto connesso e mantiene documentati i file di progetto. Afferma inoltre che SharePoint aiuta a mantenere responsabili i project manager e gli amministratori. Il suo team ha un gran numero di membri del suo team lavorano da postazioni remote, ma a causa di accesso mobile, sono stati in grado di mantenere il flusso di documenti.