Software di monitoraggio del leasing per inquilini e locatari

Per inquilini e locatari, il monitoraggio dei contratti di locazione è certamente possibile con un foglio di calcolo Excel o fogli Google. Ma più contratti di locazione hai, più difficile è tenere il passo con importanti date di locazione, documenti e dati. Ciò è particolarmente vero se il numero di contratti di locazione che hai è nelle cifre doppie o triple. L’implementazione del software di gestione del lease semplifica i processi di amministrazione del lease e migliora le capacità di reporting, negoziazione e previsione.

La gestione del lease, a volte nota come lease tracking o lease administration, è necessaria perché ogni contratto ha le sue sfumature e complessità. La gestione delle locazioni comporta l’instradamento di un contratto ai reparti competenti, la creazione di un abstract di leasing, la preparazione del bene per l’uso e, infine, l’acquisizione. Qualcuno deve essere responsabile per l’esecuzione sui termini del contratto di locazione e servire come una persona punto per le parti interessate interne. Il software di gestione del leasing automatizza molte di queste attività e rende più accessibili le informazioni di cui hai bisogno.

Come sapere se avete bisogno di software per il leasing tracking

Se si dispone di più di dieci contratti di locazione, allora probabilmente avete bisogno di software di gestione di locazione. Le attività quotidiane di amministrazione del leasing possono comportare una buona dose di sforzo manuale se non si utilizza il software.

Nel corso della vita di un gestore di leasing, tutti questi scenari possono accadere: l’ufficio legale richiede copie dei contratti; i gestori di campo chiedono dettagli sulle date di possesso e sui punti di contatto; e il dipartimento finanziario ha bisogno di rapporti per aiutare a prevedere il budget del prossimo anno. Se si mantengono i documenti in file su un server locale, rispondere a tali richieste può facilmente occupare una parte significativa del vostro tempo. Il completamento di queste attività per un solo contratto di locazione può richiedere abbastanza tempo. Ecco perché le aziende con più di dieci leasing dovrebbero prendere in considerazione un software per risparmiare tempo e ridurre gli errori.

Molti gestori di leasing utilizzano Excel per tenere il passo con i dati più importanti relativi ai loro contratti di locazione. Excel può risparmiare tempo, ma solo così tanto. Inoltre, è soggetto a errori. È necessario creare il foglio di calcolo e determinare quali dati si desidera acquisire. Una volta che avete che in atto, è ancora necessario un processo separato per la memorizzazione di documenti di locazione. Quando è necessario creare report sui leasing, è necessario estrarre le informazioni appropriate da Excel. E devi sperare che nessuno abbia inserito dati errati nel tuo foglio di calcolo e che le tue formule siano accurate. Le organizzazioni che implementano software di gestione lease sono in grado di consolidare tali funzioni in un unico sistema ed eliminare gli errori umani che vengono con Excel.

Quali industrie hanno tipicamente bisogno di software di leasing?

Il leasing è una pratica comune in tutti i settori, ma ci sono alcuni settori che lo praticano più pesantemente di altri. Le aziende di vendita al dettaglio, petrolio e gas, sanità, produzione e logistica e trasporti in genere affittano un elevato volume di attività. I termini e le esigenze quotidiane della gestione dei contratti di locazione per aeromobili, terreni, attrezzature mediche, edifici o una flotta di veicoli possono essere complessi. E le aziende che affittano attrezzature specializzate o risorse distribuite geograficamente hanno particolarmente bisogno di sistemi che semplifichino il tracciamento delle locazioni.

Controlla le nostre guide di transizione contabilità locazione qui.

Scegliere il miglior software di gestione del leasing

Non c’è carenza di sistemi di gestione del leasing sul mercato. Alcuni sono su misura specificamente per immobili, attrezzature, o leasing di veicoli. Troverete anche libero e open source software di gestione lease. Cerca le seguenti funzionalità per assicurarti di scegliere un sistema che ti faccia risparmiare tempo e protegga la sicurezza dei tuoi dati di leasing.

Evita errori con gli avvisi di data critici

Uno degli aspetti più impegnativi dell’amministrazione del leasing è tenere il passo con le date importanti: possesso, inizio, terminazioni, rinnovi, ecc. Perdere una data importante può causare interruzioni negli affari e portare a pagamenti in eccesso. Senza avvisi per date importanti, è possibile dimenticare che un contratto di locazione contiene riduzione affitto, non riescono a prepararsi per i negoziati prima del rinnovo, o perdere le clausole di locazione che possono risparmiare denaro. E nel caso in cui uno di questi scenari si verifichi, è improbabile che il locatore ti avverta del tuo errore. Un sistema di gestione del leasing cattura date importanti e fornisce avvisi automatici prima di quelle date arrivano per risparmiare tempo, denaro e stress.

Traccia qualsiasi risorsa

Anche se la tua azienda in genere affitta un tipo di risorsa, è una buona idea ottenere un sistema indipendente dalle risorse che può crescere con te man mano che cambiano le tue esigenze. Investire in software di gestione di leasing attrezzature può sembrare una buona idea quando si affitta solo macchinari pesanti, per esempio. Ma cosa succede se decidi di cambiare il tuo modello di business e affittare uffici sul campo per vendere i tuoi prodotti? Si acquista un software di gestione di locazione di proprietà e monitorare i contratti di locazione separatamente? O si passa a un sistema in grado di gestire entrambi? A partire da un sistema di asset-agnostico impedisce di dover affrontare tale decisione.

Centralizza i documenti di leasing

Più contratti hai, più difficile è tenere il passo con tutti i contratti, addendum, report e memo per ciascuno di essi. Ecco perché avere un software di locazione che consente di caricare e memorizzare le informazioni di locazione, così come eseguire una rapida ricerca per trovare le informazioni necessarie su un determinato contratto di locazione, è la chiave. Il software ideale vi permetterà anche di impostare i controlli sull’accesso ai documenti di locazione. Se hai colleghi che hanno bisogno di visualizzare i documenti ma non vuoi che siano in grado di apportare modifiche, puoi dare loro accesso in sola lettura. Il software di gestione del leasing dovrebbe essere un’unica fonte di verità per tutti i documenti e questa funzionalità aiuta a prevenire gli errori.

Migliora la tua segnalazione

Utilizzando un software costruito appositamente per i contratti di locazione consente di accedere a funzioni di reporting che lo rendono facile da recuperare i dati di locazione. Il miglior software di gestione del leasing ti consentirà di generare report basati su metratura, geografia, tipo di leasing o qualsiasi attributo tu scelga. Quindi, quando il team finanziario chiede dati per aiutarli a pianificare il budget del prossimo anno, o quando il vice presidente delle operazioni vuole avere un’idea di quante risorse affittate in un particolare stato, puoi rispondere rapidamente e sentirti sicuro dell’accuratezza dei tuoi rapporti.

Perché lease tracking è più importante che mai

Negli ultimi due anni, i reparti contabili sono stati impegnati ad adottare nuovi standard per il modo in cui riferiscono sui contratti di locazione. A causa di questa nuova guida, le aziende e gli investitori stanno esaminando i contratti di locazione con maggiore attenzione rispetto a prima. Anche se non fanno parte del reparto contabilità, i gestori di leasing potrebbero trovarsi coinvolti nelle richieste di documenti e dati sui contratti di locazione.

Prima della nuova guida alla contabilità dei contratti di locazione, molte aziende avevano frammentato i dati dei contratti di locazione, con diverse parti interessate che tenevano ciascuna il proprio pezzo del puzzle. Ora, è imperativo per le aziende tenere traccia di tutte le informazioni finanziarie associate ai loro contratti di locazione per scopi di reporting e auditing. Mentre quel processo può richiedere molto tempo, ha i suoi benefici.

Con un inventario completo dei contratti di locazione catturati in un unico software, tutti in tutta l’organizzazione può ottenere un quadro più completo dei vostri obblighi di locazione. E per le aziende che non hanno ancora adottato i nuovi standard, trovare un software di gestione del leasing che si alimenta facilmente in un sistema di contabilità del leasing ti farà risparmiare tempo prezioso. Dovrai solo inventariare i tuoi contratti di locazione una volta e avrai solo un sistema da implementare.

Semplifica la comunicazione tra i reparti

Con il rapido (e potenzialmente duraturo) passaggio al lavoro remoto, il completamento delle attività collaborative è diventato complicato. Avere un sistema basato su cloud per accedere ai dati di leasing non è solo una comodità; è una necessità. Anche le risorse sono limitate e i ruoli di lease manager potrebbero essere stati tagliati o combinati con altre funzioni. Il software di gestione del lease consente agli stakeholder di tutta l’organizzazione di auto-servire quando hanno bisogno di documenti e report.

Avvolgendolo

Tra le nuove normative contabili e l’aumento del lavoro a distanza, ora è un buon momento per investire nel software di gestione del leasing. Avere la possibilità di accedere a tutta la documentazione in un unico luogo, insieme a ricevere avvisi regolari sulle date importanti, e facile reporting sono solo alcuni dei sottoprodotti di una soluzione completa. Assicurati di tenere a mente questi vantaggi mentre leggi le recensioni e cerchi la migliore soluzione software di gestione del leasing per la tua azienda.