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HOAの取締役会に選出されたばかりの場合、それはエキサイティングで圧倒的な経験になることができます。 あなたは何が起こるかに少し精通しているかもしれませんが、あなたはまだあなたのHOAの役割と責任のすべてを実行することを心配しています。 成功への道は、しかし、あなたのHOA役員の仕事の説明の包括的な理解から始まります。
この記事の内容:
HOA役員の職務内容を分解する
HOA役員の職位のいずれかを受け入れるとき、あなたは多くの責任を取っていることを知っておくべきです。 しかし、それはあなたを怖がらせてはいけません。 取締役としてのあなたの役割も非常に充実しています。 しかし、あなたの職務を正常に遂行するためには、まず彼らが何であるかを知る必要があります。
理事会は協会全体の管理を担当しています。 時には、HOAsは特定の義務を履行するためにHOA管理会社に変わります。 それは板がちょうどぼんやり立つことができることを意味しない。 あなたの協会がHOA管理会社と協力している場合、ボードメンバーとしてのあなたの仕事は、タスクを監督することです。
HOA理事の具体的な職務は役員の肩書きに依存する。 HOA役員の職務内容は次のとおりです。
HOA理事長
あらゆる意味で、協会会長が運営の顔を務めています。 それは会社のCEOであることに似ています。 各協会は異なっていますが、HOA会長の職務と責任はほとんど同じままです。
一つには、社長はすべての取締役会を運営している。 彼らはまた、協会に代わって契約、注文、および文書を実行します。 会長はまた、協会の毎日の管理を処理します。 さらに、彼らはすべてのHOA理事会の職務がコミュニティの最善の利益を念頭に置いて満たされていることを確認します。
良いHOA社長になる方法を学ぶには努力が必要です。 社長の職務内容に基づいて、この役割を担う人は、優れたリーダーシップ、管理、コミュニケーションスキルを持っている必要があります。 彼らはチームプレーヤーを委任し、である方法を知らなければならない。 大統領は独裁者ではありません。 むしろ、社長は、ボード全体が心の中でコミュニティの最善の利益とよく油を塗ったマシンのように動作することを確認します。
HOA取締役副社長
HOA副社長は、簡単に言えば、何らかの理由でhoa副社長が社長の役割を担うことができない場合には、社長の役割を担います。 その場合、副社長は社長の責任を果たします。 もちろん、副大統領は大統領の不在下でのみこれらの権限を行使することができます。
その他のHOA副会長の職務は協会によって異なる場合があります。 しかし、ほとんどのHOAsは、敷地や建物、レクリエーション施設の管理などの責任をVPに割り当てます。 副社長はまた、HOAの他の活動を引き継ぎ、委員会をリードすることができます。 あなたのHOAが労働者を採用している場合、副社長は、従業員マネージャーのエグゼクティブディレクターとして機能することができます。
HOA理事会の責任
hoa理事会の責任の一部には、協会の記録の大部分を維持し、維持することが含まれます。 これは、会員記録、取締役会の記録、およびその他の公式HOA記録を指します。
秘書は会議の議事録を取り下げ、会議の通知を送信する。 それ以外にも、HOAの秘書の職務には、企業の年次報告書の提出と、HOAに代わって社長が署名した法的文書の証明が含まれます。
HOA理事会の幹事業務を遂行するには、しばしば課題があります。 したがって、それは偉大な組織スキルと詳細のための目を持つ人が必要です。
HOA理事
会計担当者は協会の財政を管理しています。 HOA財務担当者の職務の一環として、彼らはすべての財務記録を保持し、有価証券および資金の管理者として機能します。 財務担当者はまた、すべての財務諸表および報告書の準備を監督する、または公認会計士に委託する場合は、準備を担当します。 それに加えて、財務担当者は、年間予算を計画するために他の指導者と緊密に協力しています。
その他のHOA理事会の責任
自家所有者協会理事会が履行しなければならないいくつかの集団的責任もあります。 HOA取締役会は、役職に付随する特定の任務に加えて、以下のHOA取締役会メンバーの職務を遂行しなければならない。
1. 管理文書に従ってください
すべての住宅所有者協会は、彼らがどの州にいるかに関係なく、管理文書のセットを持っています。 これらには、協会の細則、定款、およびCC&Rsが含まれます。 このような文書には、理事会がコミュニティをどのように運営すべきかに関するガイ 彼らはまた、通常、理事会ができることとできないことに関する規定で構成されています。
これらの支配文書は、土地の法律に次ぐものであり、HOAにおいて最高の権限を保持している。 彼らは、理事会とコミュニティメンバーの両方が従わなければならない協会内の規則と規制を指示します。
HOA理事会はコミュニティの指導者として、統治文書に記載されている規定に従うことを確認する必要があります。 彼らは、これらの文書に記載されているプロセスと手順に従わなければなりません。 これを行わないことは、HOA理事会メンバーの受託者責任の違反とみなすことができます。
もちろん、HOA理事会も連邦法、州法、および地方法に従わなければならないことは言うまでもない。 それは住宅所有者団体に来るときすべての州が同じ法律を持っています。 したがって、行動や決定を進める前に州法を確認することをお勧めします。 疑問があるときは、常にあなたのHOA弁護士に相談することをお勧めします。 このようにして、責任のリスクを防ぐことができます。
2. 規則を強制する
協会のCC&Rsと運営規則は、住宅所有者がコミュニティでできることとできないことを指示します。 CC&Rsは、評価の計算方法と収集方法も通知します。
理事は、円滑な運営を可能にするために、これらの規約および規則を施行する義務があります。 例えば、自家所有者が会費を支払うことに失敗した場合、HOA理事会は罰金を課すか、支払いを奨励するために財産に先取特権を置くことができます。 もちろん、そのような規則を施行するときは、あなたの支配文書を遵守するようにしてください。
多くの団体が直面する問題は選択的強制である。 これは、HOAボードは、おそらく好意や個人的なバイアスのために、すべての住宅所有者の間で一貫してルールを適用しないことを意味します。 選択的な執行は法的措置のような深刻な悩みの板を得ることができる。 そのため、理事会は常に規則と契約の統一的な執行を実践しなければなりません。 優先順位に従って、利益相反から離れて滞在します。
3. 共通エリアの維持
HOA理事会の主要な任務の1つはコミュニティの維持である。 これはtiptopの形で共通区域を保つために売り手を雇うことを意味する。 ほとんどの団体は、しかし、あまりにも多くの修理や保守要求を持つことの難しさに直面しています。 そのような場合、理事会は優先順位を付ける方法を学ばなければなりません。 どの要求が最も重く、最も注意を必要としますか？ 優先順位の順にこれらの要求に取り組むための計画を策定する。
また、理事会はすべての共用エリアと建物の外観について定期的な検査を行わなければなりません。 理事会は必ずしも検査を自分で行う必要はありません。 実際には、それも、脆弱性の最も小さいを見つけることができる専門家に仕事を外部委託することは無限に優れています。 定期的な検査をスケジュールすることで、すべての地域が安全で良好な状態に保たれていることを確認できます。
4. 資金を扱う
協会の財務を管理することも、HOA理事会の職務のリストに該当します。 理事会のメンバーは、来年の年間予算を準備するために協力しています。 これを行うために、理事会は、サービスや保険のようなものを取って、今後の費用を予想しています。 取締役会はまた、前年の実際の費用を見て、ベンダーからの提案を取得する必要があります。
準備金も忘れずに。 協会の埋蔵量は、将来の大規模な交換や修理をカバーするためにそこにあります。 収集された評価の一部は、健全なレベルを維持するために準備基金に送られます。 あなたの準備金の最適なレベルを決定するには、定期的に準備金調査を実施してください。 いくつかの州では、数年ごとに予備調査を行う必要があります。
そこから、理事会は住宅所有者にどのくらいの会費を請求するかを計算する必要があります。 あなたが心の中で番号を持っていたら、あなたは量のすべての住宅所有者に通知する必要があります。 理事会はまた、住民が負担する可能性のある延滞料を含め、これらの評価の収集を担当します。 非行の自家所有者のために、板はHOAのコレクション代理店、管理会社と組むか、または問題を自身を扱うことができる。
知識は成功につながる
理事会の個々のメンバーは、それぞれHOAのリーダーシップの役割と義務を果たしています。 但し、全体として、あなたのHOA板はあなたの目的を達成するために協力するべきである。 あなたのHOA役員の仕事の説明を理解することは、成功に不可欠です。 あなたが何をする必要があるかを知ったら、あなたはあなたの目標を達成するための適切な措置を取ることができます。 理事になるのが面倒な人もいるかもしれませんが、仕事は報われ、最終的には役割を果たすことができます。