完全な会議計画チェックリスト

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成功した会議をホストすることには多くの利点があります。 それらはマーケティングおよび企業の支持者を通してあなたの範囲の拡大に加えてあなたの構成およびネットワーキングを、促進するのを助けることを含んでいる。 すべてのベスト、あなたは収入を生成することができます！

最近のイベントマーケティングの統計によると、マーケティング担当者の41％が、イベントはデジタル広告、電子メールマーケティング、コンテンツマーケティングよりも最も効果的なマーケティングチャネルであると考えていることが示されています。 Bizzaboによると、これは2017年以来の32％の増加を反映しています。

会議を計画する際に考慮すべきさまざまな要因があります。 まず、2つの要因は、年と会場の時間です。 あなたの会議を開催するために今年の最高の時間を決定するときは、あなたの出席者のビジネスやプロの役割のためのピークシーズンについて考え あなたは、彼らが必ずしもあなたのイベントに出席することができなくなりますとき、彼らの忙しい期間から離れて滞在したいと思うでしょう。

予算の観点から、リゾート地で会議を開催する予定の地域では、1月から3月などの会議のピークシーズンに注意してください。 また、心に来る最初のものではないかもしれない目的地を考慮してください。 第二層と第三層の都市は、ユニークな魅力を提供するだけでなく、より多くの予算を意識している人のための偉大な料金を提供することができます。

参加者に優れた会議体験を提供したいのですが、これは挑戦である可能性があります。 計画プロセスには多くの側面があります。 これは、活動の多様なセットを処理するために、さまざまな会議計画分野の専門知識を持つ人々の専用チームが必要です。 これらの活動は、プロモーションや登録から会議の計画や議題の計画に至るまでの範囲をカバーしています。

会議計画のチェックリストを持って、すべてを整理することが不可欠です。 チェックリストは、あなたとあなたのチームが会議の前、中、後に完了する必要があるタスクのリストを包含する一つの、包括的な文書です。

チェックリストはまた、あなたが見逃したくないキーの日付とアイテムで、同じページにあなたのチームを維持するのに役立ちます。 あなたはそれを生きている文書を維持し、あなたが軌道に乗ることを確認するために、毎週チェックリストを更新する必要があります。

会議計画チェックリストにアプローチするには、さまざまな方法があります。 これは、アクティビティのカテゴリ別に、事前、オンサイトおよびポスト項目によって分割することができ、またはタイムラインの順にすることがで 形式に関係なく、期日と各広告申込情報の担当者を含める必要があります。

ここでは、会議計画チェックリストの例を示します。:

プロモーション

  • イベントマーケティング計画を策定
  • イベントブランド戦略を決定
  • 場所とイベントの目標に基づいてテーマを戦略化
  • スポン
  • ソーシャルメディアの投稿、コンテンツ、スケジュールの開発
  • プレスリリースの開発とその他の広報活動の調整
  • eBlastシリーズのリマインダとスケジュールの開発
  • チラシ

会議会場

  • コンベンション-アンド-ビジターズ-ビューロー（CVB）との提案要求（RFP）を希望する場所に開始
  • 研究会議センター会場オプション
  • 現場検査を実施
  • 選択の確定、詳細の確認、契約交渉
  • オーディオ/ビジュアルとWi-FiのRFPを開始
  • ホテルからの部屋ブロックレポートのスケジュールを確立
  • セキュリティを調整
  • 飲食を含むケータリング 目的地関連の活動
    • DMCパートナーのレビューと選択
    • オフサイトオプションを調査し、会議参加者に提供
    • オフサイト契約の確定
    • オフサイト数の確定
    • 交通機関の確認
    • ピックアップ時間と場所の確認

一般計画

  • イベント予算の策定
  • イベントキャンセルと賠償責任保険の手配
  • 音楽ライセンスの申請
  • スタッフ旅行の調整
  • 毎日のオンサイトアクション項目チェックリストと割り当てを作成
  • 内部の”ショーフロー”アジェンダを開発
  • ショー請負業者を雇う; 展示エリアのレイアウトの決定
  • エンターテイメントの決定と最終決定
  • 景品の決定と購入
  • プログラムブックの開発
  • モバイルアプリの実装
  • サイネージのオプションと注文の確認
  • 装飾の調整
  • 特別なニーズの調整
  • >スポンサースライド

登録

  • 登録料を設定
  • 登録システムとオンライン登録を設定
  • バッジを調整
  • ランヤードを注文し、最終的に決定 数量
  • 支払いを処理するために、正方形で準備ができている

スピーカー

  • スピーカー局に連絡し、基調講演のスピーカーをソースに
  • 業界のトピックとスピーカーを特定
  • トピックとスピーカーを確定
  • すべての連絡先情報を含むスピーカーのスプレッドシートを開発
  • ウェブサイトにスピーカーを追加
  • Vipホテルの予約を調整

イベント企画後

  • 会議のウェブサイトを更新する
  • スピーカーのプレゼンテーシ イベント
  • お礼の手紙を送る
  • イベント後のアンケートを配布する
  • 会場とCVBイベント後のアンケートに対応する
  • 財務情報と結果の会議後のレポートを作成する

私は最高の会議計画のヒントをいくつか共有しましたが、この広範なチェックリストからわかるように、イベント計画は多くの分野に触れ、多くの層を持っています。 時間とリソースによっては、すべてのタイプのイベントを処理するための専用チームと専門知識を持つ会議計画パートナーと協力することは理にかなって

イベント管理だけでなく、マーケティングを含むフルレンジのサービスを提供することができる会議企画会社があります。 すべてのコンポーネントを処理するために一つの会社を持つことは、よりシームレスで楽しく、成功した会議

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