RFPプロセスとステップ:プロセスを合理化するための究極のガイド

BY admin
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6必須RFPプロセスステップ

定義によると、Rfpは、ビジネスが情報に基づいて戦略的な意思決定を行うことを可能にするために多くの重要な情報を提供します。 その目標を達成するためには、かなりの量の準備、研究、熟練した実行が必要です。

複雑に見えるかもしれませんが、RFPプロセスは基本的な六つのステップに分解するとかなり簡単です。

  1. RFP要件の収集
  2. RFPの作成
  3. 初期評価の実施
  4. 最終選考ベンダーとのフォローアップ
  5. 最終選考の実施
  6. 契約の作成と完了

ギャザリングビジネス要件

rfpの成功はパートナーシップにつながります。 最高のパートナーを見つけることを念頭に置いて、ビジネスのニーズを理解するための背景と文脈をベンダーに提供することが重要です。 これにより、ベンダーは理解を深め、適切に対応する権限を与えられます。

RFPは、発行者が対処したい問題についてベンダーに通知する必要があります。 確かに、この文書を可能な限り明確にすることは、発行者の最善の利益になります。 より多くの情報が提供されるほど、提案はより正確で有用になります。

ナレッジネットワーク

主要な利害関係者から情報とソリューション要件を収集する際には、主に四つの検討分野があります。 RFPは、ベンダーが効果的な応答を提供できるように、これらの各要素を詳細に説明する必要があります。

ステークホルダーの発見に関する考慮事項

目的

まず、ステークホルダーに必要性についての情報を尋ねます。 何を探してるの? あなたは長期的なパートナーやワンタイムプロジェクトのためのソリューションに興味がありますか？ あなたはどのような課題を解決していますか？ その情報を使用して、RFPの目的を詳細に説明します。 これは予想を早く置き、修飾された製造者からだけ提案を受け取ることを保障する。

目標

次に、ビジネスが達成したいことを正確に説明します。 ベンダーがどのように課題を解決することを期待しているかを利害関係者に尋ねます。 さらに、どのような役割は、ベンダーがあなたが成功するのを助けることで再生されます尋ねますか？ 成功した結果はどのように見えるでしょうか？

評価基準

ソリューションの最も重要な要素が何であるかを利害関係者と議論します。 あなたが提案を受け取ったとき、あなたはそれらをどのように得点しますか？ あなたが決定を下すのに役立つ最も重要な情報は何ですか？ これは、ほぼすべてのRFPで異なります。 たとえば、最も重要な要素は、価格、可用性、ソリューションの速度、顧客体験、またはその他の技術的または無形の考慮事項です。

追加の要求

ソリューションに何がいいかについての追加のメモを収集します。 これらは必ずしも要件ではなく、ベンダーの提供に対するあなたの見解を改善する可能性のあるもののウィッシュリストでなければなりません。 これにより、ベンダーはこれらの項目を提供した場合に強調表示することができますが、そうでないものからの回答を落胆させることはありません。

2。 RFP文書を作成する

すべてのRFPに質問があります。 いくつかはダースの質問を持っているが、他の人は何百も持ってい 評価を簡素化するには、RFPの質問の数をできるだけ少なくすることが役立ちます。 Rfpを短くすることで、適切なベンダーの選択がはるかに簡単になるだけでなく、オンタイムの完了が増加し、有用なベンダーが応答を拒否するのを防ぎま

利害関係者から収集した情報を使用して、質問を作成し始めます。 必須要件については、yesまたはno形式の質問をフレーズすることで、不適格または不適格なサプライヤーを迅速に排除することができます。 一方、業界やニーズを深く理解したパートナーを探している場合、オープンテキストの回答はサプライヤーに創造性とビジョンを共有するよう促すことがで

RFPで質問する主な質問は次のとおりです。

試用版を提供していますか？
無料トライアルは、発行者に、ベンダーが組織にリスクなしに提供しなければならないことを明確に把握することができます。

あなたの競争相手は誰ですか？
この質問をすることは、発行者がベンダーの完全性を判断するのに役立ちます。 これにより、発行者は、ベンダーが競合他社が誰であるか、なぜ彼らが彼らに負けるのかについて正直であるかどうかを知ることができます。 また、発行者が探索すべき他のオプションがあるかどうかを判断するのにも役立ちます。

あなたの実装プロセスはどのようなものですか？
ソフトウェアを購入する際には、その有効性を最大化するために正しく設定することが重要です。 RFP発行者は、実装プロセスにかかる時間とベンダーがどのように関与するかを決定する必要があります。

どのようなトレーニングを提供していますか？
解が複雑であればあるほど、この質問はより重要です。 確かに、すべてのソリューションの機能と機能を使用する方法を理解していない場合は、主な利点を逃す可能性があります。 発行者は、ベンダーの顧客成功チーム、ベンダーが提供するトレーニングの範囲、および利用可能な形式について問い合わせる必要があります。 たとえば、サポートは電話でのみ提供されますか、オンラインセルフサービスと電子メールもありますか？

顧客サポートはどのように処理しますか？
ほとんどすべてのソフトウェアユーザーがある時点で問題に遭遇します。 発行者は、ベンダーがカスタマーサポート要求に応答するのにかかる時間と、それらの要求を送信する方法を決定する必要があります。

参考文献、レビュー、ケーススタディを提供できますか？
試験がない場合、すでにそれを使用している人の経験について学ぶことよりも、解決策の有効性を判断する良い方法はありません。 現在の顧客に直接話をするように依頼してください。 可能であれば、同様のビジネスやユースケースを持っている人に話すように要求してください。

RFPを書く際の追加の考慮事項

最後に、RFP発行者は業界に関連する質問をする必要があります。 ベンダーがビジネスの課題を理解し、成功するために彼らの経験を使用できるかどうかを判断することが重要です。

Rfpをビルドするときに、テンプレートとして保存すると便利な場合があります。 覚えておいて、常にあなたのテンプレートを確認し、不要なまたは無関係な質問を削除します。 RFPソフトウェアは、セクションに分解された動的テンプレートでこれを容易にします。

初期評価最終候補ベンダーを選択する

ベンダーが提案を提出した後、RFP発行者は予備評価を開始することができます。 この段階では、発行者は、ニーズに対処するために最も資格のあるベンダーのサブセットを識別します。 このサブセットは、ショートリストとして知られています。

あなたの候補リストを選択するための3つのステップ:

  • 重要な要因をベンダーの強みと比較する
  • 資格がない、または競争できないベンダーを排除する
  • 詳細な比較のための差別化要因を特定する

ベンダーの提案を評価するための質問

  • 彼らはタイムリーかつ正確な提案を提供しましたか？
  • サプライヤーはどのくらいの期間営業していますか？
  • サプライヤーはあなたのビジネスの成長に合わせて拡張できますか？ 彼らは将来的にあなたのニーズを満たすことができるでしょうか？
  • サプライヤーはピアまたはネットワーク接続によってあなたに推奨されていますか？
  • ベンダーは信頼できる組織、業界団体のメンバーであるか、または政府機関によって認定されていますか？
  • 彼らはあなたの競争相手や類似の業界の他の企業と協力した経験がありますか？

最終選考ベンダーとのフォローアップ

RFP発行者が最終選考を行ったベンダーを決定したら、より詳細な評価を開始することができます。 このプロセスでは、最終的に入札に勝つベンダーを特定する必要があります。

  • 選考ベンダーに従事
  • 重要な要因に焦点を当てたフォローアップ質問をする
  • 加重スコアリング基準を設定する
  • ファイナリストからRFPプレゼンテーショ Computerworldによると:

    “まだ検討中のベンダーは、のれんのジェスチャーとして、これまでの努力のために賞賛することがで しかし、彼らはまた、競争がまだあり、彼らは彼らの鉛筆を研ぐ必要があることを言わなければなりません。 この時点であなたの本質的な顧客の目標は、柔軟性を維持し、いくつかの交渉力を確立し、あなたのオプションを開いたままにすることです。 ここの失策はあなたにいくつかのレバレッジを失う可能性があります。”

    ベンダーは、彼らの製品が競争の残りの部分とどのように異なるかを示すことができるはずです。 この時点までに、発行者のニーズと懸念が明確になり、ターゲットを絞ったメッセージングの機会が提供されるはずです。

    最終評価の完了

    この段階で、RFP発行者は、各ベンダーが提供しなければならないことを完全に理解する必要があります。 今、どの解決策が彼らのニーズに最も適しているかを決定する時が来ました。

    仕入先を適切に評価するには、発行者は各仕入先を並べて比較する必要があります。 これは、多くの場合、このような最大の懸念の領域を表すセクションや個々の質問が最も重く評価されている重み付けスコアリングなどの戦略的なスコアリングプロセスを、必要とします。

    主要な利害関係者は、ファイナリストの評価と得点に従事する必要があります。 確かに、あなたはレビューし、グループ設定で、または個別に得点することができます。 個々のスコアが提供されている場合、不一致の領域を特定し、必要に応じて対処することができます。 これにより、利害関係者からの購入が改善され、各視点が考慮されることが保証されます。

    場合によっては、スコアリングに追加の利害関係者が必要になることがあります。 たとえば、ソフトウェアソリューションを購入する場合は、IT部門に技術仕様とセキュリティを確認させることが賢明です。

    仕入先を採点した後、発行者は最終的な仕入先選択を行うところでスコアリングの内部レビューを行う必要があります。 スコアリングプロセスが決定的でない場合、またはグループが合意に達しなかった場合は、長引く質問に対処するために追加のインタビューやフォローア

    契約の作成、発行、署名

    発行者が仕入先を選択したら、決定とゴーフォワードプロセスを文書化します。 これには以下が含まれます:

    • RFP結果を法務部門に提供する
    • 収集された回答から作業声明（SOW）を起草する
    • 契約におけるパフォーマンス指標とレビュープロセスを含む

    作業声明のア一緒に動作します。 これが、パフォーマンス指標とレビュー方法を含めることが重要な理由です。 これらの重要な要素は、最終的にベンダーに期待されていることを通知し、合意された期待が満たされない場合にRFP発行者を保護します。

    慎重な契約を作成することの重要性

    契約を作成して署名するプロセスには細心の注意が必要です。 実際、訴訟が必要になった場合、それらは非常に重要です。

    1. 誤解と混乱の排除
    2. 両当事者のコミットメントの強化
    3. 明確な財務的期待の提供
    4. あなたの責任を制限し、定義する
    5. 貴重な参考文書とし….. この時点で、それは結果のベンダーに通知し、可能であればあなたの決定の背後にある理由についてのフィードバックを提供する時間です。 確かに、彼らは情報を認め、製造者との肯定的な関係を維持することは挑戦を有する次の時間が、解決を見つけるのを助けて熱望していることを保障

      新しいパートナーシップを進める際には、チェックインして結果を評価することを忘れないでください。 期待とニーズが満たされていることを確実にするために、ROIと成果を定期的にレビューすることに従事し続けることが賢明です。

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