SharePointでドキュメントテンプレートを保存して再利用する5つの方法

ドキュメントテンプレートを使用すると、組織内のプロセスを標準化する優れた方法 会議の議題テンプレート、予算テンプレート、プロジェクト憲章テンプレートのいずれであっても、これらのドキュメントは部門やプロジェクトサイトに一貫性をもたらすことができます。 素晴らしい共同作業環境であるSharePointには、ドキュメントテンプレートを保存して再利用するためのいくつかの異なるオプションがあります。 情報アーキテクチャをどのように設計したかによっては、ある方法を別の方法よりも使用することができます。 SharePointでドキュメントテンプレートを保存して再利用する場所の概要を次に示します:

1. サイト
2. ドキュメントライブラリ
3. コンテンツタイプ
4. ドキュメントセット
5. ドキュメントライブラリテンプレートメニュー

私の新しいお気に入りはオプション#5です（@##%簡単なので）が、SharePointでかなりの時間を持っていた他のすべてのものも紹介しましょう。

サイト

ここでは正確には、サイトに文書を直接埋め込むことはできません。 サイトにドキュメントを埋め込むことができると言うと、ドキュメントライブラリ内に存在する必要があります（つまり、サイト上に存在します）。 ただし、そうすることで、ドキュメントを含むサイトテンプレートを作成できます。 サイトテンプレートから作成された今後のすべてのサイトには、テンプレートドキュメントを含むドキュメントライブラリが含まれます。 この手法は、たとえば、異なるプロジェクトのサイトを使用し、新しいプロジェクト（プロジェクト憲章、議題、会議録、教訓など）を作成するときに特定のドキ). 私はこれらのすべての手順をここに文書化しました。

注意事項:

1. 上記の方法は、Office365グループに接続されている通信サイトまたはチームサイトでは機能しません。
2. 上記の手順を実行するには、サイトレベルでサイト所有者（フルコントロール）である必要があります

ドキュメントライブラリ

ドキュメントテンプレートを複製する別の方法は、それらをドキュメントライブラリの一部にすることです。 上記の手順のようにサイトを複製するのではなく、ドキュメントをテンプレートとして内部に保存するドキュメントライブラリを保存します。 テンプレートライブラリは、新しいwebパーツ/アプリを作成するときにアプリの一覧から使用できるようになります。 これらすべてのテンプレートライブラリでアプリ/webパーツリストを汚染したくないため、この手法は最適ではない場合があります。 ところで、それはあなたがテンプレートとして保存することができますだけでなく、ライブラリではありません–あなたはまた、同じ手法を使用して、テンプ これを行う方法は次のとおりです:

1. ギアアイコン>ライブラリ設定
2. ドキュメントライブラリをテンプレートとして保存をクリックします
3. 名前とテンプレート名を指定し、内容を含めるチェックボックスをオンにします(ドキュメントをテンプレートの一部として保存するには)、OKをクリックします
4. 上記のテンプレートライブラリに基づいて新しいライブラリを再作成するには、ギアアイコンをクリックします>アプリを追加
5. 次に、前の手順で作成したテンプレートを選択します（他のすべてのOotbアプリの横に表示されます)
6. それに名前を付けてヒット作成
7. Mazel Tov–私たちは完了です！

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1. 上記の方法は、Office365グループに接続されている通信サイトまたはチームサイトでは機能しません。
2. 上記の手順を実行するには、サイトレベルでサイト所有者（フルコントロール）である必要があります

コンテンツタイプ

タクソノミとメタデー コンテンツタイプの主な機能の1つは、ドキュメントを関連付ける機能です。 それは1:1の関係です。 たとえば、コンテンツタイプ「契約」があります。 ユーザーがドキュメントライブラリ内から新規ボタンをクリックするたびに、既定の空白のword文書ではなく、入力可能なWord文書が表示されるように、契約 テンプレートは、任意のファイルタイプ、Word、Excel、PowerPointなどにすることができます。

ここで、カスタムドキュメントテンプレートを設定するためにクリックする必要があります

そして、これは、（テンプレートに基づいて）新しいファイルを作成するときにエンドユーザーにどのように見えるかです

Document Set

私は以前にDocument Setについてブロ ドキュメントセットは、小規模で反復可能なプロジェクトを整理するのに最適な方法です。 ドキュメントセットは、特別なコンテンツタイプであるため、ドキュメントテンプレートの保存も可能です。 サイトテンプレートと同様に、新しいドキュメントセットを作成するたびに、ドキュメントテンプレートがその一部になります。 一つのスタークと非常に有益な違いは、あなたが文書セット名の接尾辞を運ぶために文書セット内のテンプレートを設定できることです。 これは、テンプレートファイルとドキュメントセット内の他のファイルを区別するのに最適な方法です。 たとえば、予算がある場合。文書テンプレートとしてのxlsxファイル文書セット内では、新しい文書セットが作成されると、ファイル名は-Budgetになります。xlsx。 私はここで文書セットを作成する（そしてそのテンプレートを設定する）方法についての指示を提供しました。

ここで、ドキュメントセットの既定のコンテンツ(ドキュメントテンプレート)を設定します)

そして、これは新しいドキュメントセットが作成されたときの外観です
（ドキュメントセット名の接頭辞が付いたファイル名）

ドキュメントライブラリテ これは、ドキュメントライブラリのフロントエンドからドキュメントテンプレートを追加する機能です。 この方法は、コンテンツタイプとドキュメントセットに付属するメタデータの一貫性を必要としない場合に、テンプレートを簡単に追加するためのも テンプレートをライブラリに直接追加する方法は次のとおりです:

1. 新規をクリックし、+ドキュメントライブラリヘッダーにテンプレートを追加
2. 次に、コンピュータ上のドキュメントテンプレートを参照してアップロードし、OK
3. テンプレートがアップロードされると、メニュー
4. 新しい編集メニューオプションを使用してドキュメントテンプレートを削除することもできますその他の選択肢（エンドユーザーのためにそれを容易にするために)
5. 必要に応じてメニューの選択をオフにするか再配置し、保存をクリックします
6. ユーザーが新しいドキュメントを作成したいときは、次のようにします。 テンプレート、彼らはちょうど新しいボタンを押す

注意事項:

1. 上記のオプションを行うには、サイトの所有者である必要はありません。 メンバー（編集）権限を持つ人もこれを行うことができます！