Menu

hvis du lige er blevet valgt til din HOA ‘ s bestyrelse, kan det være en spændende og overvældende oplevelse. Du er måske lidt bekendt med, hvad der sker, men du bekymrer dig stadig om at udføre alle dine HOA-roller og ansvar. Vejen til succes, selvom, begynder med en omfattende forståelse af dine HOA officerer jobbeskrivelser.

nedbrydning af Hoa Officers jobbeskrivelser

når du accepterer en af HOA board-stillingerne, skal du vide, at du påtager dig en masse ansvar. Men lad det ikke skræmme dig. Din rolle som bestyrelsesmedlem kan også være yderst tilfredsstillende. Men for at udføre dine opgaver med succes skal du først vide, hvad de er.

bestyrelsen er ansvarlig for at lede hele foreningen. Nogle gange vil HOAs henvende sig til et HOA-administrationsselskab for at opfylde visse forpligtelser. Det betyder ikke, at bestyrelsen bare kan stå idiotisk ved. Hvis din forening arbejder med et HOA-administrationsselskab, er dit job som bestyrelsesmedlem at føre tilsyn med opgaver.

HOA-bestyrelsesmedlemmernes specifikke opgaver afhænger dog af officerens Titel. Her er Hoa officers jobbeskrivelser:

HOA bestyrelsesformand

i enhver forstand fungerer foreningspræsidenten som operationens ansigt. Det svarer til at være administrerende direktør for en virksomhed. Selvom hver forening er forskellig, forbliver HOA-præsidentens pligter og ansvar stort set de samme.

for det første kører præsidenten alle bestyrelsesmøder. De udfører også kontrakter, ordrer og dokumenter på vegne af foreningen. Præsidenten varetager også den daglige administration af foreningen. Derudover sørger de for, at alle HOA-bestyrelsesopgaver er opfyldt med samfundets bedste i tankerne.

det kræver en indsats at lære at være en god Hoa-præsident. Baseret på præsidentens jobbeskrivelse skal enhver, der påtager sig denne rolle, have fremragende ledelses -, ledelses-og kommunikationsevner. De skal vide, hvordan de skal delegere og være en holdspiller. En præsident er ikke en diktator. Snarere sørger en præsident for, at hele bestyrelsen fungerer som en velsmurt maskine med samfundets bedste i tankerne.

HOA Board Vice President

HOA-vicepræsidenten påtager sig simpelthen rollen som præsident, når sidstnævnte af en eller anden grund ikke er i stand til det. I så fald opfylder VP præsidentens ansvar. Selvfølgelig kan vicepræsidenten kun udøve disse beføjelser i præsidentens fravær.

andre Hoa vicepræsidentopgaver kan variere afhængigt af foreningen. De fleste Hoa ‘ er tildeler dog VP med ansvar som styring af grunde og bygninger samt rekreative egenskaber. Vicepræsidenten kan også overtage andre aktiviteter i HOA og lede udvalg. Hvis din HOA beskæftiger arbejdstagere, kan vicepræsidenten fungere som administrerende direktør for medarbejderlederen.

HOA Bestyrelsessekretær

nogle af HOA-sekretæransvaret inkluderer vedligeholdelse og opbevaring af et flertal af foreningens optegnelser. Dette refererer til medlemsoptegnelser, bestyrelsesmødeoptegnelser og andre officielle HOA-poster.

sekretæren tager også mødereferater ned og sender meddelelser om mødet. Bortset fra Det omfatter HOA-sekretæropgaver arkivering af årsrapporter og attestering af juridiske dokumenter underskrevet af præsidenten på vegne af HOA.

udførelse af HOA bestyrelsessekretæropgaver kommer ofte med udfordringer. Således kræver det en person med store organisatoriske færdigheder og øje for detaljer.

Hoa bestyrelse kasserer

kasserer forvalter foreningens finanser. Som en del af HOA-kassereropgaverne fører de alle økonomiske poster og fungerer som depotmand for værdipapirer og fonde. Kassereren har også ansvaret for at forberede — eller, hvis du outsourcer til en CPA, føre tilsyn med udarbejdelsen af — alle regnskaber og rapporter. Derudover arbejder kassereren tæt sammen med andre ledere for at planlægge det årlige budget.

andet Hoa-Bestyrelsesansvar

der er også nogle kollektive ansvarsområder, som en boligejerforenings bestyrelse skal opfylde. Ud over de specifikke opgaver, der følger med deres jobtitler, skal HOA-bestyrelsen som helhed udføre følgende HOA-bestyrelsesmedlemsopgaver:

1. Følg styrende dokumenter

hver boligejerforening, uanset hvilken stat de er I, har et sæt styrende dokumenter. Disse omfatter foreningens vedtægter, vedtægter og CC&Rs. Sådanne dokumenter indeholder retningslinjer for, hvordan bestyrelsen skal drive samfundet. De består også typisk af bestemmelser om, hvad bestyrelsen kan og ikke kan gøre.

disse styrende dokumenter, kun overgået af landets love, har den højeste myndighed i en HOA. De dikterer regler og forskrifter inden for en forening, som både bestyrelsen og samfundsmedlemmerne skal følge.

som samfundsledere skal HOA-bestyrelsen sørge for at følge bestemmelserne i de styrende dokumenter. De skal følge de processer og procedurer, der er angivet i disse dokumenter. Undladelse af at gøre det kan betragtes som et brud på HOA ‘ s bestyrelsesmedlemmers betroede ansvar.

selvfølgelig siger det sig selv, at HOA-bestyrelsen også skal følge føderale, statslige og lokale love. Ikke alle stater har de samme love, når det kommer til boligejere foreninger. Derfor er det bedst at gennemgå dine statslige love, inden du fortsætter med handlinger eller beslutninger. Når du er i tvivl, er det altid en god ide at konsultere din HOA advokat. På denne måde kan du forhindre risikoen for ansvar.

2. Håndhæve regler

en forenings CC & Rs og driftsregler styrer, hvad husejere kan og ikke kan gøre i samfundet. CC&Rs informerer også om, hvordan man beregner og indsamler vurderinger.

bestyrelsesmedlemmer har pligt til at håndhæve disse pagter og regler for at muliggøre glatte operationer. For eksempel, hvis en boligejer ikke betaler deres gebyrer, HOA-bestyrelsen kan pålægge bøder eller placere en pant på deres ejendom for at tilskynde til betaling. Sørg selvfølgelig for stadig at overholde dine styrende dokumenter, når du håndhæver sådanne regler.

et problem, som mange foreninger står overfor, er selektiv håndhævelse. Dette betyder, at HOA-bestyrelsen ikke anvender reglerne konsekvent blandt alle husejere, måske på grund af favoritisme eller personlig bias. Selektiv håndhævelse kan få bestyrelsen i alvorlige problemer såsom retssager. Som sådan skal bestyrelsen altid udøve ensartet håndhævelse af regler og Pagter. Følg forrang og holde sig væk fra interessekonflikter.

3. Vedligehold fællesarealer

en af de primære Hoa-bestyrelsesopgaver er at opretholde samfundet. Dette betyder at ansætte leverandører for at holde fællesarealer i tiptop-form. De fleste foreninger står dog over for vanskeligheden ved at have for mange reparationer eller vedligeholdelsesanmodninger. I sådanne tilfælde skal bestyrelsen lære at prioritere. Hvilke anmodninger er de alvorligste og kræver mest opmærksomhed? Udvikle en plan for at tackle disse anmodninger i prioriteret rækkefølge.

derudover skal bestyrelsen udføre regelmæssige inspektioner af alle fællesarealer og bygningsudvendigt. Bestyrelsen behøver ikke nødvendigvis at foretage inspektionen selv. Faktisk er det uendeligt bedre at outsource jobbet til en professionel, der kan få øje på selv de mindste sårbarheder. Ved at planlægge regelmæssige inspektioner kan du sikre dig, at alle områder forbliver sikre og i god stand.

4. Håndtere midler

styring af foreningens økonomi falder også ind under listen over HOA-bestyrelsesopgaver. Bestyrelsesmedlemmer arbejder sammen om at udarbejde det årlige budget for det kommende år. For at gøre dette forventer bestyrelsen kommende udgifter, tager ting som tjenester og forsikring. Bestyrelsen skal også se på det foregående års faktiske udgifter og indhente forslag fra leverandører.

glem ikke også at redegøre for reservefonden. En forenings reserver er der for at dække fremtidige store udskiftninger eller reparationer. En del af de indsamlede vurderinger går til reservefonden for at opretholde et sundt niveau. For at bestemme det optimale niveau for dine reserver skal du sørge for at foretage en reserveundersøgelse med jævne mellemrum. Nogle stater kræver at udføre en reserveundersøgelse hvert par år.

derfra skal bestyrelsen derefter beregne, hvor meget der skal opkræves husejere i gebyrer. Når du har et nummer i tankerne, skal du underrette alle husejere om beløbet. Bestyrelsen tager også ansvaret for at indsamle disse vurderinger, inklusive eventuelle sene gebyrer, som beboere måtte pådrage sig. For kriminelle husejere, bestyrelsen kan samarbejde med et HOA collections-agentur, et administrationsselskab, eller håndtere problemet selv.

viden fører til succes

individuelle medlemmer af bestyrelsen har deres egne respektive HOA lederroller og pligter til at opfylde. Imidlertid, som helhed, dit HOA-bestyrelse skal arbejde sammen for at nå dine mål. At forstå dine HOA officers jobbeskrivelser er integreret i succes. Når du ved, hvad du skal gøre, kan du tage de rette skridt for at nå dine mål. Nogle finder det måske besværligt at blive bestyrelsesmedlem, men arbejdet lønner sig, og rollen kan til sidst opfyldes.