Complete Conference Planning Checklist

Hosting en vellykket konferanse har mange fordeler. De inkluderer bidrar til å fremme din organisasjon og nettverk, i tillegg til å utvide rekkevidden gjennom markedsføring og industri talsmenn. Best av alt, du kan generere inntekter!

nylig statistikk for hendelsesmarkedsføring viser at 41 prosent av markedsførere mener at hendelser er den mest effektive markedsføringskanalen over digital annonsering, e-postmarkedsføring og innholdsmarkedsføring. Dette gjenspeiler en økning på 32 prosent siden 2017, ifølge Bizzabo.

Det er en rekke faktorer å vurdere når du planlegger konferansen. De to øverste faktorene til å begynne med er tiden av året og sted. Når du bestemmer deg for den beste tiden på året for å holde konferansen, tenk på høysesongen for deltakernes bedrifter og profesjonelle roller. Du vil holde deg borte fra sine travle perioder, når de ikke nødvendigvis vil kunne delta på arrangementet ditt.

fra et budsjettperspektiv, vær oppmerksom på toppkonferansesesongen i regionen du planlegger å holde konferansen, for eksempel januar-Mars, på feriesteddestinasjoner. Også vurdere destinasjoner som kanskje ikke er de første som kommer til hjernen. Andre og tredje tier byer kan tilby unik appell, samt levere gode priser for de som er mer prisbevisste.

du ønsker å tilby deltakerne en utmerket konferanseopplevelse, noe som kan være en utfordring. Det er mange fasetter til planprosessen. Det krever et dedikert team av mennesker, med kompetanse i ulike konferanseplanleggingsområder, for å håndtere det mangfoldige settet av aktiviteter. Disse aktivitetene dekker spekteret, fra forfremmelse og registrering, til møteplanlegging og dagsordenplanlegging.

det er viktig å ha en sjekkliste for konferanseplanlegging, for å holde alt i orden. Sjekklisten er et altomfattende dokument som omfatter en liste over oppgaver som du og teamet ditt må fullføre før, under og etter en konferanse.

sjekklisten vil også bidra til å holde teamet på samme side, med viktige datoer og elementer som du ikke vil gå glipp av. Du må oppdatere sjekklisten ukentlig, for å holde det et levende dokument og sikre at du holder deg på sporet.

det er forskjellige måter å nærme seg en sjekkliste for konferanseplanlegging. Det kan brytes ut av pre, stedet og post elementer, etter kategori av aktivitet, eller kan være i tidslinje rekkefølge. Uavhengig av formatet, må det inkludere forfallsdatoer og hvem som er ansvarlig for hver linje.

her er et eksempel på en sjekkliste for konferanseplanlegging, som inkluderer høydepunktene:

Kampanjer

• Utvikle en hendelse markedsføringsplan
• Bestem hendelsen merkevare strategi
• Strategi tema, basert på plassering og hendelse mål
• Initiere salg program for sponsorer og leverandører
• Lag en dedikert konferanse nettsted
• Utvikle annonser og tidsplan
• Utvikle Sosiale Medier Innlegg, Innhold Og Tidsplan
• utvikle pressemelding og koordinere andre pr-aktiviteter
• utvikle eblast-serien påminnelser og tidsplan
• distribuere salgsfremmende brosjyrer eller flyers

Konferansested

• Initier Forespørsel om Forslag (RFP) med Convention and Visitors Bureau (CVB) på ønsket sted(er)
• alternativer For forskningskonferansesenter
• Utfør befaring på stedet
• Fullfør valg, bekreft detaljer og forhandle kontrakt
• initiere rfp for lyd/visuell og wi-fi
• Etablere Tidsplan For Romblokkrapporter Fra Hotellet
• koordinere Sikkerhet
• planlegg catering-og bankettarrangement bestillinger, inkludert mat og drikke

off-site & Destinasjonsrelaterte Aktiviteter

• Se GJENNOM OG velg DMC-partner
• Undersøk alternativer utenfor stedet, for å tilby konferansedeltakere
• Fullfør avtaler utenfor stedet
• Bekreft transport
• Bekreft hentetider og-steder

Generell Planlegging

• utvikle hendelsesbudsjett
• arranger for avbestilling og ansvarsforsikring
• søk om musikklisens
• Koordinere personalreiser
• opprett en daglig sjekkliste og oppgaver på stedet
• Utvikle en intern» show flow » agenda
• Utleie vis entreprenør; bestemme utstillingsområde layout
• Bestemme og fullføre underholdning
• Bestemme Og kjøpe trekninger
• Utvikle program bok
• Mobil app implementering
• Gjennomgå skilting alternativer og orden
• Koordinere dekorasjoner
• Koordinere eventuelle spesielle behov
• utvikle en master slide deck, for å inkludere sponsor lysbilder

registrering

• Sett registreringsavgifter
• Sett opp et registreringssystem og elektronisk registrering
• koordinere merker
• bestill lanyards, bestem endelig mengder
• Vær Klar Med Kvadratet, for å behandle betalinger

Høyttalere

• Kontakthøyttalere Byråer, til kilde foredragsholdere
• Identifisere bransjeemner og høyttalere
• Sluttføre emner og høyttalere
• Utvikle regneark med høyttalere med all kontaktinformasjon
• planlegg prep-samtale Med høyttalere
• samle foredragspresentasjoner
• Legg Til Høyttalere På Nettstedet
• koordinere vip-hotellreservasjoner

legg til arrangementsplanlegging

• oppdater konferansenettstedet etter konferansen event
• Send takkebrev
• Distribuer spørreundersøkelser etter hendelsen
• Svar på venue og cvb post-event surveys
• Utvikle rapport etter konferansen om finansiell informasjon og resultater

selv om jeg delte noen av mine beste konferanseplanleggingstips, som du kan se fra denne omfattende sjekklisten, berører arrangementsplanleggingen mange områder og har mange lag med lag.. Avhengig av tid og ressurser, kan det være fornuftig å jobbe med en konferanseplanleggingspartner, som har sitt eget dedikerte team og ekspertisen til å håndtere alle typer arrangementer.

det er konferanse planlegging selskaper som spesialiserer seg ikke bare i event management, men også kan tilby et komplett spekter av tjenester, inkludert markedsføring. Å ha ett selskap til å håndtere alle komponenter vil resultere i en mer sømløs, hyggelig og vellykket konferanse.

trenger du hjelp med å planlegge din neste konferanse? Kontakt oss i dag for å få samtalen i gang.