Lease Sporing Programvare For Leietakere Og Leietakere
for leietakere og leietakere, sporing leieavtaler er absolutt mulig Med Et Excel-regneark eller Google Sheets. Men jo flere leieavtaler du har, desto vanskeligere er det å holde tritt med viktige leiedatoer, dokumenter og data. Dette gjelder spesielt hvis antall leieavtaler du har er i dobbel eller trippel sifre. Implementering av programvare for leasingadministrasjon effektiviserer leasingadministrasjonsprosessene og forbedrer rapporterings -, forhandlings-og prognosefunksjonene.
Lease management, noen ganger kjent som lease sporing eller lease administrasjon, er nødvendig fordi hver kontrakt har sine egne nyanser og kompleksiteten. Administrere leieavtaler innebærer å rute en kontrakt til relevante avdelinger, skape en leieavtale abstrakt, forberede eiendelen til bruk, og til slutt anskaffe den. Noen må være ansvarlig for gjennomføring på vilkårene i leieavtalen og tjene som et punkt person for interne interessenter. Lease management software automatiserer mange av disse oppgavene og gjør informasjonen du trenger mest tilgjengelig.
hvordan vite om du trenger programvare for lease sporing
hvis du har mer enn ti leieavtaler, så du sannsynligvis trenger lease management software. Daglige leieadministrasjonsoppgaver kan innebære en god del manuell innsats hvis du ikke bruker programvare.
på dagen i livet til en lease manager, alle disse scenariene kan skje: juridisk avdeling ber om kopier av kontrakter; feltledere be om detaljer om besittelse datoer og kontaktpunkter; og finansavdelingen trenger rapporter for å bistå med prognoser neste års budsjett. Hvis du opprettholder dokumentene dine i filer på en lokal server, kan det lett ta en betydelig del av tiden din å svare på disse forespørslene. Å fullføre disse oppgavene for bare en leieavtale kan være tidkrevende nok. Derfor bør selskaper med mer enn ti leieavtaler vurdere en programvare for å spare tid og redusere feil.
Mange leasingansvarlige bruker Excel til å holde Tritt med de viktigste dataene knyttet til leieavtalene sine. Excel kan spare tid, men bare så mye. I tillegg til, det er utsatt for feil. Du må opprette regnearket og bestemme hvilke data du vil fange opp. Når du har det på plass, trenger du fortsatt en egen prosess for lagring av leiedokumenter. Når du trenger å opprette rapporter om leieavtaler, må du hente riktig informasjon Fra Excel. Og du må håpe at ingen har oppgitt feilaktige data i regnearket ditt, og formlene dine er nøyaktige. Organisasjoner som implementerer lease management software er i stand til å konsolidere disse funksjonene i ett system og eliminere de menneskelige feilene Som Følger Med Excel.
Hvilke bransjer trenger vanligvis lease programvare?
Leasing er en vanlig praksis på tvers av bransjer, men det er visse sektorer som praktiserer Det tyngre enn andre. Detaljhandel, olje og gass, helse, produksjon, og logistikk og transport selskaper alle vanligvis leie et høyt volum av eiendeler. Vilkårene og de daglige kravene til å håndtere leieavtaler for fly, land, medisinsk utstyr, bygninger eller en bilflåte kan være komplekse. Og bedrifter som leier spesialisert utstyr eller eiendeler som er spredt geografisk er spesielt behov for systemer som effektivisere lease sporing.
Sjekk ut våre lease regnskap overgang guider her.
Velge den beste lease management software
det er ingen mangel på lease styringssystemer på markedet. Noen er skreddersydd spesielt for fast eiendom, utstyr, eller kjøretøy leieavtaler. Du vil også finne gratis og åpen kildekode lease management software. Se etter følgende funksjoner for å sikre at du velger et system som virkelig sparer deg tid og beskytter sikkerheten til leiedataene dine.
Forhindre feil med kritiske datovarsler
En av de mest utfordrende aspektene ved leieadministrasjon er å holde tritt med viktige datoer: besittelse, oppstart, avslutninger, fornyelser, etc. Mangler en viktig dato kan føre til avbrudd i virksomheten og føre til overpayments. Uten varsler for viktige datoer, er det mulig å glemme at en leieavtale inneholder leie minking, ikke klarer å forberede forhandlinger før fornyelse, eller gå glipp av leieavtalen bestemmelser som kan spare deg for penger. Og i tilfelle noen av disse scenariene kommer til å passere, er det lite sannsynlig at utleier vil varsle deg om feilen din. En lease management system fanger viktige datoer og gir deg automatiske varsler før disse datoene kommer til å spare tid, penger, og stress.
Spor hvilken som helst eiendel
Selv om virksomheten din vanligvis leier en type eiendel, er Det en god ide å få et aktiva-agnostisk system som kan vokse med deg etter hvert som behovene dine endres. Investering i utstyr lease management software kan virke som en god ide når du bare lease tunge maskiner, for eksempel. Men hva skjer hvis du bestemmer deg for å endre forretningsmodellen og leie feltkontorer for å selge produktene dine? Kjøper du en eiendom lease management software og spore leieavtaler separat? Eller bytter du til et system som kan håndtere begge deler? Å starte med et aktiva-agnostisk system hindrer deg i å møte den beslutningen.
Sentraliser leiedokumenter
jo flere leieavtaler du har, desto vanskeligere er det å holde tritt med alle kontrakter, tillegg, rapporter og notater for hver enkelt. Det er derfor å ha en lease programvare som lar deg laste opp og lagre lease informasjon, samt utføre et raskt søk for å finne den informasjonen du trenger om en bestemt lease, er nøkkelen. Den ideelle programvaren vil også tillate deg å sette kontroller over tilgang til lease dokumenter. Hvis du har kolleger som trenger å vise dokumenter, men du ikke vil at de skal kunne gjøre endringer, kan du gi dem skrivebeskyttet tilgang. Din lease management programvare bør være en enkelt kilde til sannhet for alle dokumenter, og denne funksjonaliteten bidrar til å forhindre feil.
Forbedre rapporteringen
ved hjelp av programvare som er laget spesielt for leieavtaler, får du tilgang til rapporteringsfunksjoner som gjør det enkelt å hente leiedata. Den beste lease management software vil tillate deg å generere rapporter basert på arealet, geografi, type leieavtale, eller noen attributt du velger. Så når økonomiteamet ber om data for å hjelpe dem med å planlegge neste års budsjett, eller når driftsdirektøren ønsker å få en ide om hvor mange eiendeler du leier i en bestemt stat, kan du raskt svare og føle deg trygg på nøyaktigheten av rapporteringen.
hvorfor lease sporing er viktigere enn noensinne
i løpet av de siste par årene har regnskapsavdelinger vært opptatt med å vedta nye standarder for måten de rapporterer om leieavtaler. På grunn av denne nye veiledningen undersøker selskaper og investorer leieavtaler mer nøye enn før. Selv om de ikke er en del av regnskapsavdelingen, kan leieforvaltere finne seg å bli involvert i forespørsler om dokumenter og data om leieavtaler.
før den nye veiledningen for leasingregnskap hadde mange selskaper fragmenterte leiedata, med varierende interessenter som hver hadde sin egen bit av puslespillet. Nå er det viktig for bedrifter å spore all finansiell informasjon knyttet til leieavtaler for rapportering og revisjon. Selv om denne prosessen kan være tidkrevende, har den sine fordeler.
med en komplett oversikt over leieavtalene dine samlet i en programvare, kan alle i organisasjonen få et mer komplett bilde av leieforpliktelsene dine. Og for selskaper som ennå ikke har vedtatt de nye standardene, vil det å finne en lease management-programvare som enkelt strømmer inn i et lease regnskapssystem spare deg for verdifull tid. Du må bare lagre leieavtalene dine en gang, og du har bare ett system å implementere.
Effektiviser kommunikasjon på tvers av avdelinger
med det raske (og potensielt langvarige) skiftet til eksternt arbeid, har det blitt komplisert å fullføre samarbeidsoppgaver. Å ha et skybasert system for å få tilgang til leiedata er ikke bare en bekvemmelighet; det er en nødvendighet. Ressurser er også begrenset, og lease manager roller kan ha blitt kuttet eller kombinert med andre funksjoner. Lease management software gjør det mulig for interessenter i hele organisasjonen å tjene seg selv når de trenger dokumenter og rapporter.
Innpakning det opp
mellom nye regnskapsforskrifter og økningen i eksternt arbeid, er det nå en god tid å investere i lease management software. Å ha muligheten til å få tilgang til all dokumentasjon på ett sted, sammen med å motta regelmessige varsler om viktige datoer, og enkel rapportering er bare noen av biproduktene til en helhetlig løsning. Sørg for å holde disse fordelene i tankene når du går om å lese anmeldelser og leter etter den beste lease management software løsning for din bedrift.