RFP-prosess og-trinn: den ultimate veiledningen for å strømlinjeforme prosessen

BY admin
|

6 essensielle RFP-prosesstrinn

Rfp-er gir per definisjon mye viktig informasjon for å tillate en bedrift å ta en informert og strategisk beslutning. For å oppnå dette målet krever en betydelig mengde forberedelse, forskning og dyktig utførelse.

SELV om DET kan virke komplisert, ER RFP-prosessen ganske grei når den brytes ned i de essensielle seks trinnene.

  1. Samle RFP krav
  2. Lag DIN RFP
  3. Gjennomføre den første evalueringen
  4. Følge opp med kortlistede leverandører
  5. Gjør ditt endelige valg
  6. Opprette og fullføre kontrakten

Samle virksomhet krav

en vellykket rfp fører til ET PARTNERSKAP. Med målet om å finne den beste partneren i tankene, er det viktig å gi leverandørene bakgrunnen og konteksten for å forstå bedriftens behov. Dette sikrer leverandører utvikle en forståelse og er bemyndiget til å svare på riktig måte.

RFP skal informere leverandører om problemene utstederen håper å ta opp. Det er sikkert i utstederens beste interesse å gjøre dette dokumentet så klart som mulig. Jo mer informasjon som tilbys, desto mer nøyaktig og nyttig vil forslagene være.

Kunnskapsnettverk

ved innsamling av informasjon og løsningskrav fra sentrale interessenter er det fire hovedområder å vurdere. RFP bør detalj hvert av disse elementene slik at leverandører kan levere effektive svar.

Hensyn Til Funn av Interessenter

Formål

spør først interessenter om informasjon om behovet. Hva leter du etter? Er du interessert i en langsiktig partner eller en løsning for et engangsprosjekt? Hvilken utfordring løser du? Bruk denne informasjonen til å detaljere FORMÅLET MED RFP. Dette setter forventningene tidlig og sikrer at du kun mottar forslag fra kvalifiserte leverandører.

Mål

neste, forklar nøyaktig hva virksomheten ønsker å oppnå. Spør interessentene hvordan de forventer at leverandøren skal løse utfordringen. I tillegg spør hvilken rolle vil leverandøren spille i å hjelpe deg å lykkes? Hvordan ville et vellykket resultat se ut?

Evalueringskriterier

Diskuter med interessenter hva de viktigste faktorene i løsningen er. Når du mottar forslagene, hvordan vil du score dem? Hva vil være den viktigste informasjonen for å hjelpe deg med å ta en beslutning? Dette vil være forskjellig i nesten ALLE RFP. For eksempel kan den viktigste faktoren være pris, tilgjengelighet, løsningens hastighet, kundeopplevelse eller et annet antall tekniske eller immaterielle hensyn.

Tilleggsforespørsler

Samle eventuelle tilleggsnotater om hva som kan være fint å ha i en løsning. Disse bør ikke nødvendigvis være krav, men i stedet en ønskeliste over ting som kan forbedre visningen av en leverandørs tilbud. Dette gjør det mulig for leverandører å markere disse elementene hvis de tilbyr dem, mens de ikke fraråder svar fra de som ikke gjør det.

2. Lag RFP-dokumentet

Hver RFP har spørsmål. Mens noen har et dusin spørsmål, kan andre ha hundrevis. For å forenkle evalueringen er det nyttig å holde ANTALL RFP-spørsmål så lave som mulig. Ikke bare gjør kortere Rfp-Er det mye enklere å velge riktig leverandør, det vil også øke ferdigstillelsen på tid og forhindre at nyttige leverandører faller for å svare.

Begynn å lage spørsmål ved hjelp av informasjonen du har samlet fra interessenter. For grunnleggende krav kan formuleringsspørsmål i et ja eller nei-format bidra til raskt å eliminere ukvalifiserte eller underkvalifiserte leverandører. På den annen side, hvis du søker en partner med en dyp forståelse av din bransje og behov, kan open text answers oppmuntre leverandører til å dele sin kreativitet og visjon.

Viktige spørsmål å stille I EN RFP inkluderer:

tilbyr dere en prøveversjon?
gratis prøveversjoner kan gi utstedere et klart bilde av hva leverandøren har å tilby uten risiko for organisasjonen.

Hvem er dine konkurrenter?
Å Stille dette spørsmålet kan hjelpe utstedere med å fastslå leverandørens integritet. Det lar utstedere vite om leverandørene er ærlige om hvem deres konkurrenter er og hvorfor de mister dem. Det kan også hjelpe utstedere avgjøre om det finnes andre alternativer de bør utforske.

hvordan er implementeringsprosessen din?
når du kjøper programvare, er det avgjørende å sette den opp riktig for å maksimere effektiviteten. RFP-utstedere bør bestemme hvor lang tid implementeringsprosessen vil ta og hvor involvert leverandøren vil være.

hva slags trening tilbyr dere?
jo mer kompleks løsningen er, desto viktigere er dette spørsmålet. Sikkert, hvis du ikke forstår hvordan du bruker alle løsningens funksjoner og funksjonalitet, kan du gå glipp av viktige fordeler. Utstedere bør spørre om leverandørens kundesuksessteam, omfanget av opplæringsleverandørene, samt de tilgjengelige formatene. For eksempel vil støtte bare bli tilbudt via telefon eller vil det også være online selvbetjening og e-post?

hvordan håndterer dere kundesupport?
Nesten alle programvarebrukere støter på et problem på et tidspunkt. Utstedere bør bestemme hvor lang tid leverandører tar for å svare på kundestøtteforespørsler, samt hvordan de kan sende inn disse forespørslene.

kan du gi referanser, anmeldelser og case-studier?
i fravær av en prøve er det ingen bedre måte å bestemme effektiviteten av en løsning enn ved å lære om erfaringene til de som allerede bruker den. Be om å snakke direkte med en nåværende kunde. Hvis mulig, be om å snakke med en som har en lignende virksomhet eller brukstilfelle.

Ytterligere hensyn når du skriver EN RFP

TIL Slutt BØR RFP-utstedere stille spørsmål knyttet til deres bransje. Det er viktig å avgjøre om en leverandør forstår virksomhetens utfordringer og kan bruke sin erfaring til å lykkes.

når Du bygger RFPs, kan det være nyttig å lagre dem som maler. Husk, alltid gjennomgå maler og fjerne unødvendige eller irrelevante spørsmål. RFP programvare gjør dette enkelt med dynamiske maler brutt ned i seksjoner.

Innledende evaluering for å velge kortlistede leverandører

ETTER at leverandørene har sendt inn sine forslag, KAN RFP-utstederen starte en foreløpig evaluering. I denne fasen vil utstederen identifisere et delsett av leverandører som er mest kvalifisert til å møte deres behov. Denne undergruppen er kjent som en shortlist.

3 trinn for å velge shortlist:

  • Sammenlign kritiske faktorer med leverandørstyrker
  • Eliminer leverandører som ikke er kvalifiserte eller ikke kan konkurrere
  • Identifiser differensieringsfaktorer for en grundig sammenligning

Spørsmål for evaluering av leverandørforslag

  • ga de et rettidig og nøyaktig forslag?
  • hvor lenge har leverandøren vært i virksomhet?
  • kan leverandøren skalere etter hvert som virksomheten din vokser? Vil de kunne møte dine behov i fremtiden?
  • har leverandøren blitt anbefalt til deg av en peer eller nettverkstilkobling?
  • er leverandøren medlem av en klarert organisasjon, bransjeforening eller sertifisert av et offentlig organ?
  • har de erfaring med å jobbe med konkurrentene dine eller andre virksomheter i en lignende bransje?

Følg opp med kortlistede leverandører

NÅR RFP-utstederen har bestemt hvilke leverandører som gjorde kortlisten, kan DE begynne en mer grundig evaluering. Denne prosessen skal identifisere hvilken leverandør som til slutt vil vinne budet.

  • Engasjer de kortlistede leverandørene
  • Still oppfølgingsspørsmål som fokuserer på kritiske faktorer
  • Angi vektede scoringskriterier
  • Be OM EN RFP-presentasjon eller demo fra finalister

på dette stadiet er det viktig for utstedere å skille mellom de gjenværende leverandørenes tilbud, samtidig som giringen opprettholdes. Ifølge Computerworld:

«Leverandører som fortsatt er i betraktning, kan roses for deres innsats så langt, som en goodwill-gest. Men de må også bli fortalt at det fortsatt er konkurranse og at de må skjerpe blyantene sine. Dine viktigste kundemål på dette punktet er å opprettholde fleksibilitet, etablere noen forhandlingsmakt og holde mulighetene åpne. Et feilsteg her kan miste deg litt innflytelse.»

Leverandører skal kunne vise hvordan deres tilbud skiller seg fra resten av konkurransen. På dette punktet bør utstedernes behov og bekymringer være klare, noe som gir mulighet for målrettet melding.

Fullføre den endelige evalueringen

PÅ dette stadiet BØR RFP-utstederen ha en grundig forståelse av hva hver leverandør har å tilby. Nå er det på tide å bestemme hvilken løsning som best passer deres behov.

hvis du vil evaluere leverandører på riktig måte, bør utsteder sammenligne hver leverandør side ved side. Dette innebærer ofte en strategisk scoring prosess — for eksempel vektet scoring – der seksjoner eller individuelle spørsmål som representerer de områdene av største bekymring er verdsatt mest tungt.

viktige interessenter bør engasjere seg i evaluering og scoring av finalister. Sikkert, du kan gjennomgå og score i en gruppeinnstilling eller individuelt. Hvis individuelle poeng er gitt, kan områder av uenighet identifiseres og adresseres om nødvendig. Dette forbedrer innkjøp fra interessenter og sikrer at hvert perspektiv regnskapsføres.

i noen tilfeller kan flere interessenter kreves for scoring. Hvis DU for eksempel kjøper en programvareløsning, er DET lurt Å få it-avdelingen til å gjennomgå tekniske spesifikasjoner og sikkerhet.

etter å ha scoret leverandørene, bør utstedere ha en intern gjennomgang av scoringen der de gjør sitt endelige leverandørvalg. Hvis scoringsprosessen er ufullstendig eller gruppen ikke kom til enighet, kan det være lurt å planlegge flere intervjuer eller oppfølgingsdemoer for å løse eventuelle dvelende spørsmål.

Opprette, utstede og signere kontrakten

når utstederen velger en leverandør, er det på tide å dokumentere avgjørelsen, samt fremgangsprosessen. Dette bør inkludere:

  • Gi RFP-resultatene til juridisk avdeling
  • Utarbeide en arbeidserklæring (SOW) fra svar samlet
  • Inkludert ytelsesmålinger og gjennomgangsprosess i kontrakten

Råd for arbeidsoppgaven

SAGEN skal være så detaljert som mulig som den definerer HVORDAN RFP-utstederen og valgt leverandør vil arbeide sammen. Derfor er det viktig å inkludere resultatmålinger og metoden for gjennomgang. Disse nøkkelelementene informerer til slutt leverandøren om hva som forventes av DEM og beskytter RFP-utstederen dersom de avtalte forventningene ikke oppfylles.

viktigheten av å skape en forsiktig kontrakt

prosessen med å opprette og signere en kontrakt krever ekstrem forsiktighet. Faktisk er de avgjørende hvis eventuelle rettssaker blir nødvendige.

  1. Eliminere misforståelser og forvirring
  2. Forsterke forpliktelsen til begge parter
  3. Gi klare økonomiske forventninger
  4. Begrense og definere ditt ansvar
  5. Tjene som et verdifullt referansedokument

NÅR kontrakten er endelig og fullført, KAN RFP lukkes. På dette tidspunktet er det på tide å informere leverandørene om utfallet og gi tilbakemelding om årsakene til din beslutning om mulig. Sikkert, de vil sette pris på informasjonen og opprettholde et positivt forhold til leverandører sikrer at neste gang du har en utfordring, vil de være ivrige etter å hjelpe deg med å finne en løsning.

når du går videre med ditt nye partnerskap, husk å sjekke inn og evaluere resultatene. Det er lurt å være engasjert for å regelmessig gjennomgå AVKASTNING og utfall for å sikre at forventninger og behov blir møtt.

Utforsk Hvordan du bestemmer PROGRAMVARE ROI i denne ebok: Måle verdien AV RFP programvare.