SharePoint En Kraftig Plattform For Prosjektledelse

«Gruppeprosjekter er fullført med mindre frustrasjon, og alle er i stand til å få sine innspill på alle aspekter av et prosjekt. Dette programmet er definisjonen av teamarbeid.»

– SharePoint Gjennomgang, Capterra.

Egenskapene Til SharePoint Og Office 365 er uovertruffen, tilpasnings -, samarbeids-og dokumenthåndteringsfunksjonene i plattformen gjør det til løsningen for 80% Av Fortune 500-selskapene. SharePoint fungerer godt som et prosjektstyringsverktøy; prosjektledere kan opprette oppgavelister for bedre oppgavebehandling. Opprett en prosjektplan og et dokumentbibliotek for å lagre prosjektdokumenter på prosjektområdet. I denne artikkelen vil vi se gjennom brukstilfellene For SharePoint for prosjektstyring og komponentene som gjør Det til et kraftig prosjektstyringsverktøy.

SharePoint Prosjektledelse Oversikt

Fra prosjektstart til avslutning av prosjektet, forenkler SharePoint for alle de fem stadiene av samarbeidsprosjekt ledelse.

Prosjektinitiering

SharePoint hjelper prosjektledere til å bygge et solid fundament for fremtidig arbeid. På dette stadiet oppretter du et prosjektområde På SharePoint. området kan deles med sponsorer, noe som gjør det enklere å få godkjenning, sponsing eller ressurser. Prosjektområdet har opprinnelig SharePoint-funksjonalitet, slik at de involverte partene kan arbeide sammen for å definere målet eller tilnærmingen til prosjektet. Du kan bruke området til å opprette et prosjekt charter og angi objektet, omfanget av arbeidet, og tidslinjen for prosjektet.

Planlegging, Oppsett

når du har opprettet et angitt prosjektområde, kan gruppemedlemmer bruke SharePoint til å opprette et dokumentrepositorium på prosjektområdet og opprette oppgavelister. Etter hvert som prosjektet pågår, kan du oppdatere aktiviteter og tidslinjer. Du kan også bruke SharePoint til å kontrollere prosjektplanen ved å dele den med gruppemedlemmer og sponsorer. Du kan også varsle gruppemedlemmer om deres ansvar og aktivere bekreftelsesfunksjonen for å sikre at de er klar over sin tildelte rolle.

Arbeide

prosjektlederen kan vise oppgavelisten på hjemmesiden til prosjektstedet, noe som øker synligheten til oppgavene ved hånden. Teammedlemmer kan enkelt finne sitt arbeid og merke det fullført etter å ha fullført oppgaven. Du kan også generere rapporter og overvåke fremdriften av prosjektet.

Sporing Og Omplanlegging

SharePoint muliggjør kontinuerlig overvåking av prosjektet, noe som gjør det enklere for prosjektledere å planlegge prosjektet på nytt i tilfelle prosjektet ikke kjører i henhold til planen. Du kan feste Kpiene på hjemmesiden til prosjektstedet, noe som gjør det enklere for alle å sjekke og forstå statusen til prosjektet.

Lukking

SharePoint forenkler lukking av et prosjekt; prosjektledere kan opprette en punch liste, bestemme løpet av handlingen for fremtidige prosjekter ved å opprette en post mortem rapport. Prosjektledere kan merke oppgavene som er fullført på prosjektområdene og oppdatere de relevante dokumentene. Du kan også kjøre et prosjekt retrospektivt og legge til et leksjonsdokument på nettstedet.

SharePoint-Komponenter som gjør Det til et kraftig Prosjektstyringsverktøy

de fire nøkkelkomponentene som Gjør SharePoint til et kraftig prosjektstyringsverktøy, er som følger.

SharePoint-Lister

Prosjektledere må holde tritt med alle komponentene i prosjektet for effektiv prosjektledelse. SharePoint gir en praktisk måte for å administrere prosjekter; brukere kan opprette ulike lister for oppgaver for hånden. Hver gang du legger til en liste, legger du til en prosjektstyringsprosess På SharePoint-området. Disse listene kan omfatte;

• Oppgavelister med mulighet til å organisere Arbeidsnedbrytingsstruktur, overføre, blande og rykke inn eller ut oppgaver.
• Dokumentbibliotek med innfødte SharePoint-funksjoner, inkludert samtidig redigering, dokumentversjonskontroll, versjonskontroll, innsjekking, utsjekking, etc.
• Andre lister som prosjektledere kan opprette for effektiv prosjektledelse inkluderer prosjektoppgave, prosjektrisiko, prosjektproblemer, etc.

Webdeler

SharePoint-lister er en praktisk måte å holde oversikt over prosessen og angi prosjektoppdateringer. På Den Annen side Tillater SharePoint – webdeler brukere å spore prosjektets fremgang, med muligheten til å rapportere fremdriften direkte på listen. Webdeler gjør det enklere å spore og rapportere fremdriften av prosesser på listen ved hjelp av instrumentbord.

du kan bruke webdeler til for.

• trafikklysindikatorer
• Åpne problemer
• Statusrapporteringsdiagrammer
• Forsinket arbeid
• Kpier, etc.

SharePoint-Områder

SharePoint-områder gir en one-stop-shop ved å bringe sammen alle komponentene I SharePoint prosjektstyringsverktøy, inkludert biblioteker, webdeler, lister. Hvert av prosjektene dine kan ha et eget prosjektområde, hvor du enkelt kan få tilgang til rapporteringsverktøy (webdel) og oppdatere eller spore (lister) arbeidet ditt. Disse prosjektområdene er samarbeidende slik at prosjektmedlemmene kan arbeide sammen i henhold til rollene som er tildelt dem.

SharePoint – søkefunksjonalitet gjør det enklere å finne et dokument uten å miste tid på å utføre manuelle søk på tvers av flere mapper eller nettverk. Et prosjektområde har alle de viktigste funksjonene I Et SharePoint-område, inkludert maler, tillatelser og navigasjon.

SharePoint Områdesamling

Som navnet antyder, Er SharePoint områdesamling en samling Av SharePoint – prosjektområder. I prosjektledelse fungerer En sharepoint-områdesamling som en portefølje der informasjon fra en rekke kilder lagres på ett sted. Denne funksjonen er nyttig, spesielt hvis hver forretningsenhet i organisasjonen har sine egne unike prosjektkrav.

Konklusjon

SharePoint som et prosjektstyringsverktøy bringer mye til bordet; det gir en sentral plassering for å administrere, samarbeide og spore fremdriften av prosjektet.

Jessie Bell W., eieren av et byggefirma, har brukt SharePoint i over to år. Hun sier At SharePoint hjelper gruppemedlemmer holde orden, holder den eksterne gruppen tilkoblet, og holde prosjektfilene dokumentert. Hun sier Videre At SharePoint bidrar til å holde prosjektledere og administratorer ansvarlig. Teamet hennes har et stort antall teammedlemmer som jobber fra eksterne steder, men på grunn av mobil tilgang kunne de opprettholde dokumentflyten.