Spesiell Arrangementsplanlegger: Typer Sosiale Arrangementer

BY admin
|

Spesiell Arrangementsplanlegger: Typer Sosiale Arrangementer

for de fleste arrangementsplanleggere er den sosiale arenaen deres forté. Å sette sammen en god fest krever mye kreativitet og evne til å planlegge, organisere og koordinere. Planleggere må være veldig detaljorienterte. Bryllupsplanleggere er åpenbart den mest kjente av de sosiale arrangementsplanleggerne; men de fleste arrangementsplanleggere er like glade for å sette sammen en familiegjenforening som å sette sammen et bryllup. Prosessen er i hovedsak den samme. Årsakene er bare litt annerledes, og så er noen av de nødvendige trinnene.

som med bedriftsarrangementer må du alltid huske at du ikke er vert eller gjest. Det er din jobb å lytte til og til slutt overgå kundens forventninger mens du sparer klienten alle hodepine forbundet med å sette sammen en sosial begivenhet.

Sosiale arrangementer, som med bedriftsarrangementer, må begynne med formålet og budsjettet. Hva er hendelsen? Hva blir feiret? Hvorfor ha et arrangement eller en fest? Så kommer spørsmålet om budsjett inn i spill. Du vil ofte bli bedt om å sette på en champagne og kaviar hendelse på en øl og pizza budsjett. Din jobb er ikke nødvendigvis å fortelle klienten du ikke kan gjøre det. Du må være kreativ og tilby alternativer. Vis kunden din hvor budsjettet kan justeres for å bruke mer penger på maten og mindre penger på underholdningen eller dé. Prøv å oppdage kundens visjon og se hvordan du kan hjelpe kunden med å oppnå dette innenfor rammene av det godkjente budsjettet.

selv om de ikke har helt samme betydning på den sosiale arenaen, er de ikke mindre viktige for klienten din. Hva du vil oppdage i den sosiale arena er at de fleste av dine kunder kommer til å ha en svært kraftig følelsesmessig tilknytning til årsaken til hendelsen. Målet ditt vil da være å tilfredsstille kundens behov for å gjøre arrangementet til en suksess. Det er lurt å vurdere dine evner og bestemme tidlig i prosessen om du kan gjøre denne hendelsen en vellykket. Det er alltid bedre å gå bort fra en kontrakt enn å ha en feil og en dårlig referanse om en jobb.

spesielt i den sosiale arenaen er din første oppgave å fastslå om du og din klient er en god kamp for hverandre. Tross alt, du er i ferd med å ta fatt på en ganske intens forhold med denne personen som kan vare i flere måneder. Vær sikker på at både du og din klient er godt egnet for hverandre. Det er bedre å finne ut nå at stilene dine er inkompatible enn etter at du har satt inn mange timer på arrangementet.

Velge Leverandører

når du først starter i spesielle arrangement planlegging virksomhet, du virkelig trenger å gjøre leksene dine for sosiale arrangementer. Inntil du har en liste over leverandører som du har bygget et samarbeid med, er det viktig at du fortsetter med forsiktighet.

Etter råd Fra BETTER Business Bureau (BBB), er det lurt å intervjue tre eller fire mulige leverandører for hver spesialitet. Snakk med tre eller fire catering, tre eller fire fotografer, og representanter for tre eller fire arenaer. Hold styr på disse samtalene. Deretter, tilbake på kontoret, kan du sammenligne dem alle, deres estimater, og hva de tilbyr for prisen.

Be om prøver av hver leverandørs arbeid. Se på bildene fra hver fotograf. Smak på maten til hver caterer. Sørg for at hver leverandør er ansvarlig for prøvene. Noen ganger vil du bli gitt en portefølje av det beste arbeidet til et studio eller restaurant; noe som betyr at arbeidet er en samling av flere personer, ikke nødvendigvis den du har tenkt å ansette. Dette vil ikke gi deg en god ide om kvaliteten på arbeidet fra leverandøren før du gjør noen anbefalinger til klienten.

hver gang du møter en ny leverandør, be om en kopi av hans eller hennes kontrakt for å beholde. Dette vil hjelpe deg å bli kjent med terminologien av kontrakter i spesielle arrangement planlegging virksomhet og vil hjelpe deg å vurdere om en kontrakt kunden må signere er rettferdig.

Husk at når du signerer en kontrakt, må du begge være enige om alt i kontrakten. Med andre ord, hvis det er noe i kontrakten du ikke liker, eller klienten din ikke liker, gjør endringen før kontrakten er signert.

Mesteparten av tiden anbefales det at du jobber med leverandører som har vært i virksomhet en stund. Det har lenge vært fastslått at de fleste nye bedrifter mislykkes i løpet av det første driftsåret. Du ønsker ikke å ansette en leverandør som er et nytt selskap for en hendelse som er mer enn et år ut bare for å oppdage at selskapet har lukket sine dører og tatt kundens innskudd med det. BBB minner oss også om at for bedrifter som har vært i virksomhet bare et par måneder, har det ikke vært nok tid til at klager mot dem har blitt innlevert.

en sterk anbefaling er å betale for alt med et kredittkort. Fair Credit Billing Act sier at innen tre måneder etter kjøpstidspunktet kan kostnadene på kredittkortet bestrides. Kredittkortselskapet vil gripe inn på dine vegne og forsøke å løse saken, og du trenger ikke å betale balansen i det omstridte kjøpet eller renter påløpt i undersøkelsesperioden.

Til Slutt, hvis du er til slutt misfornøyd med tjenestene til en leverandør eller et firma eller selskap som du leier, skrive et brev for å la eieren vet. Også skrive et brev TIL BBB slik at det vil ha klagen på filen for fremtidige kunder som spørre om at leverandørens kvaliteten på tjenesten.

Bryllup

Bryllup er trolig den vanligste feiringen i livet til en spesiell hendelse planner. Fordi de fleste bruder har ingen anelse om hva de må gjøre for å få deres bryllup klar, vil de fleste ansette noen som deg for å hjelpe dem med noen eller alle planlegging for deres bryllup.

Bryllup har noen spesielle hensyn, for eksempel:

  • Budsjetter: hvilken familie betaler for hva?
  • Bridal party: Hvem vil stå med bruden og brudgommen?
  • Planlegging: Start veien foran arrangementet.
  • Engasjement parter: Hvem vil være vert for dem og hvor?
  • Korrespondanse og invitasjoner: Velg gjestelisten og skrivesaker.
  • Bryllup antrekk: Valg må gjøres for bruden, brudgommen, deltagere, foreldre, etc.
  • Caterer: Hvem vil håndtere alle mat og drikke behov for hver hendelse i forbindelse med bryllupet?
  • Bryllupskake: Velg fra spesialbakerier.
  • Opptak av arrangementet: Ta beslutninger om fotografering og videografi.
  • Musikk: Valg må gjøres for seremonien og mottakelsen.
  • Bryllup blomster: Valg er nødvendig for bruden, brudepiker, brudgommen, groomsmen, foreldre, seremonien, og mottak, samt for mulig bevaring av noen fest blomster.
  • Ringer: Må velges og kjøpes.
  • Ut-av-byen gjester: Transport og overnatting må ordnes.
  • Bryllup gaver.
  • Bryllupsseremoni: type, stil og plassering må velges.
  • Bryllupsfeiring: Valg av sted, mat, musikk og mer må gjøres.
  • Destinasjon bryllup: Ordninger må gjøres for deltakerne å reise til et unikt reisemål.
    Vil du lære mer? Ta et online kurs I Spesielle Arrangementer Planlegging.
  • Bryllupsreise: Reiseplaner, billetter og overnattingssteder må bestilles.
  • Post-bryllup problemer: Ordninger må gjøres for å bevare brudekjole, retur leie klær og tilbehør, få bryllupsbilder, etc.

mens hvert bryllup vil være unik, er det en rekke skritt som du vil ta som er kjent for deg. Det du må minne deg på er at et bryllup er en veldig spesiell dag for alle, og du må jobbe veldig hardt for å sikre at det viser seg å være en spesiell, faktisk. Bryllup, mer enn noen annen feiring, bør gå av uten problemer.

Familiebegivenheter: Gjenforeninger, Bursdager Og Jubileer

Gjenforeninger: Familiegjenforeninger har blitt en stor begivenhet i bransjen. Disse er vanligvis store, tilfeldige hendelser. Med flere og flere familier spredt over hele landet, selv over hele verden, gjenforeninger er en måte å få kontakt med lang mistet slektninger. Det er mange familier som setter opp reunion komiteer for å planlegge arrangementet, overvåke budsjettet, og ta vare på hver lille detalj. Oftere, men folk i dag er rett og slett for opptatt med jobbene sine og liv til å sette den nødvendige tid til å planlegge en god gjenforening. Som et resultat vender de seg til hendelsesplanleggere. Arrangementet planner vil ta vare på så mye eller så lite av gjenforening planleggingsprosessen som familien ønsker.

en vellykket familiegjenforening har mange trinn, og som arrangementsplanlegger kan du gjøre de fleste av dem for klienten din:

  • Bestem hvilken familie som skal inviteres til gjenforeningen. Dette trinnet vil trenge innspill fra familien.
  • basert på forrige trinn, opprett en gjesteliste. Få navnene på alle: familie, ektefeller og barn. Som arrangementsplanlegger må du komme i kontakt med flere grener av familien for å hjelpe klienten med å spore opp passende medlemmer av slektstreet.
  • I god tid før gjenforeningen, vil du sende en enkel undersøkelse til de inviterte familiemedlemmene. Denne undersøkelsen vil hjelpe deg og din klient til å bestemme dato og sted. En diskusjon av budsjettet vil begynne her.
  • Velg datoen.
  • Velg og reserver gjenforeningsstedet. Fordi gjenforeninger vanligvis inkluderer en rekke barn, er det vanligvis en god ide å finne et sted som er familievennlig. Noen familiegjenforeninger kan holdes i dyreparker, på fornøyelsesparker eller på spesialfasiliteter, for eksempel en dude ranch.
  • Etablere et budsjett. Din klient må avgjøre om han eller hun vil bære all den økonomiske byrden av arrangementet, eller hvis en per-familie avgift vil bli belastet for å dekke kostnadene for arrangementet.
  • Bestem temaet.
  • Opprett en e-postliste, e-post, posttjeneste eller begge deler.
  • Hjelp til å bestemme menyen. Vil arrangementet bli tatt vare på? Helt eller delvis?
  • Planlegg aktiviteter. Fordi familiegjenforeninger inkluderer folk i alle aldre, er det en viktig del av jobben din å finne aktiviteter som spenner over generasjonskløften. Dette kan være en god tid å introdusere klienten til klovner, ansikt malere, magikere, karikatur kunstnere, etc.
  • Bestem behovet for fotografering og videografi.
  • Send invitasjoner og følg med på svarene.
  • Skriv ut et program.
  • Dekorer for arrangementet.
Bursdager og jubileer: Dette er hendelser som kan være så store eller så små som kunden ønsker. Flere og flere mennesker er å snu til hendelsen planleggere å opprette en» once in a lifetime » fest for en bursdag eller jubileum feiring. Hold deg på tærne og hold deg oppdatert på hva som skjer i bransjen. Når klienten kommer til deg for ideer for disse typer hendelser, vil du gi dem flere forslag som er langt forskjellig fra noe de kunne ha vurdert. Likevel, lytt til hva klienten ønsker og jobbe derfra.

Overgangsriter: Bar / Bat Mitzvahs, Quinceañ, Bekreftelse, etc.

Folk over hele verden legger særlig vekt på ulike overgangsritualer i deres liv eller i deres barns liv. Forståelig, disse er fulle av høyt ladede følelser og kan være stressende. Disse hendelsene er vanligvis basert på oppnåelse av en viss alder eller stadium i ens levetid. Typiske overgangsritualer inkluderer dåp, bar og bat mitzvahs, konfirmasjoner, Quincenera, eksamener, pensjonering og til og med begravelser. Slike seremonier vanligvis er ritualisert og kan være tungt religiøse eller med tung vekt av kulturelle verdier. På grunn av dette er det lurt å lære så mye om hendelsen som du muligens kan for å unngå feil når du samhandler med klienten.

slike feiringer kan være så utsmykkede og involvert som planlegger et bryllup, selv om æresgjest vanligvis er en tenåring:

  • Bar og bat mitzvahs: disse feiringene hedre en gutt eller jente som har kommet av alder i Den Jødiske religion, vanligvis alder 13 for gutten og 12 for jenta. Den religiøse seremonien feirer første gang barnet deltar som voksen i en vanlig Sabbatstjeneste. Etter seremonien kan feiringen holdes i barnets hjem eller i en bankettsal.
  • Quinceañ: Dette er en feiring av en jentes 15-årsdag, vanligvis av spansktalende Katolikker. Feiringen begynner med en religiøs seremoni der jenta bekrefter sin tro. Etterpå, en mottakelse holdes, ofte i en bankettsal. Den Quinceañ domstol består av hennes foreldre, faddere, Og Chambelan, eller ung mann som er hennes eskorte for kvelden. Vanligvis sørger jentens faddere for feiringen.
  • Søt 16: Vanligvis feirer denne festen en jentes 16-årsdag. Det kan være så tradisjonelt eller forseggjort som kunden ønsker. Det er vanligvis ingen religiøse overtoner til denne feiringen.
  • Debutante ball: denne hendelsen, mens den høres datert, skjer fortsatt i dag. Som det historisk indikerte, en debutant er en ung dame som har nådd en alder av modenhet, er kvalifisert for ekteskap, og er introdusert til samfunnet i denne formelle presentasjonen. De fleste moderne baller har blitt omgjort til veldedighetsarrangementer der foreldrene til debutanten donere til en veldedig sak, og folk som har blitt invitert faktisk betale for sine billetter. Slike baller kan være svært utsmykkede og formelle og ta måneder og måneder med planlegging.

Cocktailfester

Cocktailfester gjør et stort comeback. En av grunnene er at det er mye lettere å underholde en stor gruppe mennesker uten å måtte ha en formell sit-down middag. Cocktailfester vanligvis holdes rundt 5 eller 6 pm og kjøre for bare to timer. Cocktailer, øl og vin serveres, sammen med ulike forretter, tapas eller hors d ‘ oeuvres. Cocktailfester har mindre variasjon, med bare et par typer hors d ‘ oeuvres skuffer blir passert som inkluderer en eller to stasjonære elementer. Et stasjonært element er noe som er på ett sted, som et stort ostehjul som må barberes, eller en charcuterie plate, som er en tallerken som består av pølser, skinke, paté og annet kokt kjøtt.

noen ganger vil klienten velge et cocktailparty i stedet for middag, i så fall starter det vanligvis senere på kvelden og vil ha opptil seks eller syv typer hors d ‘ oeuvres skuffer og to eller tre stasjonære gjenstander. Cocktailfester kan holdes i kundens hjem eller kan settes opp som en mer formell affære på et leid sted, for eksempel en del av en innsamlingsgalla eller til og med et bryllup. Du kan bli ansatt for å være vert for hele cocktailparty, eller klienten kan velge å ha festen på en lokal restaurant. Hvis du også er en caterer, kan du bli bedt om å planlegge og presentere hele cocktailparty for klienten.

Vinsmaking Og Sammenkobling Av Måltider

Før du prøver denne typen hendelse, få litt trening. Ta vinsmaking og vin kunnskap klasser. Paring vin med mat er ofte ansett for å være en kunstform. For folk som liker den perfekte vinen med den perfekte parabolen, er en slik begivenhet utrolig tilfredsstillende. Du trenger ikke å være ekspert, men du må ha litt kunnskap om vin og mat før du planlegger en slik begivenhet.
de fleste planleggere utvikler et forhold til en kokk eller en master sommelier som vil hjelpe dem med å utarbeide menyer og viner for sine kunder. Kokker er opplært til å parre viner med mat i kulinarisk skole. En grunnleggende regel er at de fleste viner faktisk passer godt sammen med maten i samme region. Dette gjelder for en veldig grunnleggende grunn: både druer og mat kommer fra samme jord.

Intime Middager

dette er mindre arrangementer, men kan faktisk gi deg en større forståelse av virksomheten din enn noen av de større hendelsene. Grunnen til dette er at du er mer intimt involvert i planleggingen av hver eneste detalj av middagen. Du faktisk vil sitte ned med klienten og få ideer til middag. Finn ut kundens favorittretter og få en ide om liker og misliker. Finn ut om klienten din har en preferanse for en bestemt type mat for hvert kurs. Deretter setter du deg ned med den valgte kokken og ber ham eller henne om å designe en meny spesielt for klienten din. Når du har opprettet menyen, send den tilbake til klienten din komplett med en liste over ingrediensene som er nødvendige for middagen.

Dette gir deg en unik mulighet til å lære om prissetting av en meny. Du vil selvsagt ta hensyn til om middagen skal holdes rundt en stor ferie, om det vil være kjøkkenutstyr tilgjengelig, eller om du må leie den.

Andre Arrangementer

som en spesiell arrangementsplanlegger, vil du bli bedt om å planlegge for alt fra en baby shower til et politisk rally. Se på følgende liste og se det store utvalget av hendelser som sannsynligvis vil gjøre jobben din. Ingen to hendelser vil noensinne være like. Det er en av de beste perks av denne virksomheten!