30 Gratis proforma factuur sjablonen [Excel, Word, PDF]

het doel van een pro forma factuur template is om ervoor te zorgen dat beide partijen op dezelfde pagina over een overeenkomst die wordt overwogen voor zakelijke doeleinden.

Proforma factuur sjablonen

Wat is een pro forma factuur?

Pro forma is van toepassing op onvolledige facturen. Dit betekent dat een voorbeeld pro forma factuur geen factuurnummer heeft. Dit is een vereiste voor alle wettelijke facturen. Bovendien is deze factuur slechts een offerte of schatting waarin u een overzicht zou geven van de goederen of diensten die u verbindt te verkopen.

een pro forma factuursjabloon bevat ook de prijzen van de diensten of goederen. Met deze factuur in hun handen krijgen potentiële klanten een overzicht van de kosten van de producten of diensten zodat ze een beslissing kunnen nemen.

Wat is het verschil tussen een factuur en een pro forma factuur?

een factuur is een handelsinstrument dat doorgaans het totale bedrag voor diensten of producten bevat dat aan de klant verschuldigd is, terwijl een pro forma-factuur slechts een verklaring van de verkoper is om diensten of producten op een bepaalde datum en tijd aan de klant te leveren.

Proforma-Factuurmonsters

Waarom heb je een pro forma factuur nodig?

het belang van een pro forma-factuursteekproef wordt duidelijk wanneer twee ondernemingen van plan zijn voor de eerste keer samen zaken te doen, alsmede voor in-of uitvoertransacties. Hier zijn enkele redenen waarom u deze factuur nodig hebt:

• om details
  te verstrekken, specificeert dit type factuur alle details van uw transactie, zodat de klant het exacte bedrag weet dat hij zal betalen en als zodanig geen risico op verwarring of misverstand laat. Bovendien, de factuur helpt u sluiten deals, omdat het maakt klanten zich op hun gemak over de voorwaarden van uw transactie.
• het helpt betaling
  mogelijk te maken een belangrijk gebruik van een pro forma-factuur is het veiligstellen van krediet voor de klant voor de aankoop van de goederen of diensten die u aanbiedt. Als u internationale kopers hebt, kunnen zij dit krediet gebruiken voordat u de goederen verscheept. Zonder de factuur vinden veel internationale transacties nooit plaats.
• bij het overschrijden van de grenzen
  kunt u de factuur gebruiken om consulaire facturen, douanedocumenten te beveiligen en om de verzendingswaarden te bepalen die nodig zijn voor de berekening van invoerbelastingen en douanerechten. Dit geldt voor veel landen wereldwijd. Met dit document in de hand, kunnen de betrokkenen papierwerk verwerken, dus, het verminderen van de totale tijd transit.
• het versnelt facturering
  een handelsfactuur kan snel worden afgerond en vervolgens naar een klant worden verzonden voor betalingen zodra u de pro forma factuur hebt voltooid.

vereist dit type factuur een betaling?

de afdeling crediteuren van de klant kan vooruitbetalingen doen tegen een echt document met behulp van het pro forma factuursjabloon dat u hebt verstrekt. De aanwezigheid van deze factuur voorkomt verwarring over hoeveel of wat ze verschuldigd zijn.

na voltooiing van de transactie kunt u op een Standaardfactuur naar het factuurnummer verwijzen. Dit voorkomt elke verdubbeling van betalingen door de klant.

voorbeelden van Proforma-Facturen

Hoe maak ik een pro forma factuur?

hoewel het pro forma factuursjabloon niet wordt gebruikt door de afdelingen crediteuren of debiteuren, is het nog steeds een officieel document en bent u als verkoper wettelijk gebonden aan de Voorwaarden.

de pro forma factuur sample is een aanbod om te verkopen moet u niet onderschatten. Hier zijn de stappen om u te begeleiden bij het maken van dit document:

• Begin met de header
  het eerste deel van het document is de header en het moet de woorden “Pro Forma Invoice” bevatten.”Misschien wilt u ook de naam en het logo van uw bedrijf toevoegen. Deze maken uw bedrijf opvallen.
  in bijna alle gevallen drukt u het factuurformulier af op het officiële briefhoofd van het bedrijf en dient u de genoemde informatie al te bevatten. Voeg vervolgens uw contactgegevens toe, vervolgens de datum waarop u de factuur hebt aangemaakt en de vervaldatum.
• de contactgegevens van de koper
  de volgende informatie moet allemaal over uw koper gaan en dit omvat hun naam, telefoonnummer, Postadres, de naam van hun bedrijf en het e-mailadres van hun bedrijf.
• voeg het factuurnummer
  elke factuur vereist een nummer en u zult dit nummer gebruiken om de boekhoudkundige gegevens van uw bedrijf en die van uw koper te verwijzen. Het nummeringssysteem dat u kiest, is uw beslissing. Je kunt beginnen waar je maar wilt, zolang je maar sequentiële nummers hebt.
• vermeld de reden voor de uitvoer van de goederen
  indien u van plan bent de factuur te gebruiken voor de uitvoer van goederen, moet u in de factuur uw reden voor de uitvoer toelichten.
• vermeld de verzendinformatie
  vermeld de wijze van vervoer, het aantal pakketten dat u van plan bent te verzenden en het totale brutogewicht van de zending.
• Maak een specificatie van de kosten
  het is nodig de zending op te splitsen en in de specifieke details te treden. Je moet zo gedetailleerd mogelijk zijn.
  de meeste pro forma-facturen worden niet geaccepteerd omdat de verstrekte informatie ofwel onbelangrijk was voor de kopers, ofwel omdat de verkoper de kopers niet informeerde over alles wat ze moesten weten. Hoe specifieker u bent met de details, hoe minder kans dat de koper zal kiezen voor een andere leverancier.
• geef details aan zoals verzendkosten, belastingen en het totale verschuldigde bedrag
  voordat u berekeningen maakt over de juiste verkoopbelastingen, moet u eerst de belastingwetgeving controleren. Vergeet niet om de handling en verzendkosten nodig. Voor uitvoer omvat dit gewoonlijk de douanerechten die door een van de landen bij de douane worden geheven. Vermeld het totale bedrag en vermeld dit duidelijk op uw factuur.
• voeg de voettekst
  Gebruik deze ruimte om aanvullende informatie toe te voegen, zoals uw retourbeleid of garantie op de goederen die u verkoopt. Tot slot, en zo belangrijk, vergeet niet om de klant te bedanken voor hun bedrijf. Denk aan de waarde van een beetje hoffelijkheid.
• overweeg om extra items op te nemen als u ziet dat er behoefte is aan deze
  facturen die zijn gemaakt voor gebruik in de internationale handel, moeten informatie bevatten zoals het referentienummer van de koper, de datum van het onderzoek, de prijs van elk van de items, het afleverpunt, eventuele verzekeringsgegevens, kosten van douane en verzending, en de geschatte verzenddatum vanaf de luchthaven of haven.
  als u een sjabloon downloadt, kunt u uw factuursjabloon aanpassen als uw bedrijf aanvullende informatievelden nodig heeft.